Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất trong việc thúc đẩy nhân viên của bạn đạt hiệu suất cao nhất là khiến họ tập trung vào việc bắt đầu và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất của họ. Việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng là một nguồn năng lượng chính, ẩn chứa sự nhiệt tình và lòng tự trọng cao. Warren Buffett, người đàn ông giàu thứ ba thế giới, đã ăn tối với Bill Gates, người giàu nhất thế giới và cha của ông ấy, Bill Gates Sr. Họ đã thảo luận về các nhân tố thiết yếu của thành công. Gần như một cách tự nhiên, họ đều đồng ý rằng “tập trung, tập trung, tập trung” là chìa khóa để đạt được hiệu quả cao, đặc biệt là trong kinh doanh. Động lực là điều hiển nhiên khi những người tài năng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và lần lượt hoàn thành chúng. Nhân tố làm giảm động lực xảy ra khi mọi người vô tình tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị thấp, chứa đựng rất ít giá trị động lực vốn có và ngay cả khi họ hoàn thành các nhiệm vụ, họ cũng không nhận được “thành quả xứng đáng với công sức đã bỏ ra.”
Quy tắc 80/20
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, được phát hiện bởi Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế người Ý, vào năm 1895. Sau nhiều năm nghiên cứu, ông kết luận rằng xã hội đã được tạo nên bởi 2 nhóm người, mà ông đặt tên cho là số ít quan yếu ( 20% phía trên) và số nhiều tầm thường (80% dưới). Pareto quan sát thấy rằng trong mỗi xã hội, 20% cá nhân và các gia đình số ít quan yếu kiểm soát 80% tài sản xã hội hoặc giàu có hơn. 80% số người số nhiều tầm thường kiểm soát 20% sự giàu có. Trong hơn 100 năm, quy tắc 80/20 đã được áp dụng cho hầu như mọi lĩnh vực hoạt động của con người và có vẻ đúng với hầu hết các hoạt động kinh doanh. 20% khách hàng sẽ chiếm 80% doanh số bán hàng và lợi nhuận của bạn. 20% các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ chiếm 80% hoạt động bán hàng của bạn. 20% nhân viên góp phần tạo nên 80% doanh thu và 80% kết quả. Nguyên tắc Pareto cũng có thể được áp dụng cho các vấn đề tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
Theo đó, 20% các hoạt động của bạn sẽ chiếm 80% giá trị của mọi hoạt động hoặc tổng số kết quả mà bạn sẽ nhận được. Điều này có nghĩa rằng nếu bạn thực hiện một danh sách 10 điều mà bạn phải làm trong ngày, 2 trong 10 điều trong danh sách của bạn sẽ có giá trị hơn tất cả những điều khác cộng lại.
Quy luật số 3
Trong quá trình làm việc với các chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành và các nhân viên của các công ty lớn lẫn nhỏ, tôi đã phát hiện ra “Quy luật số 3”, một quy luật gần như hoàn toàn có thể áp dụng vào các hoạt động trong công việc. Quy Luật số 3 tuyên bố rằng nếu bạn thực hiện một danh sách mọi thứ bạn làm trong 1 tuần hay 1 tháng – có thể là trung bình từ 20 đến 30 hoạt động đối với mỗi người – bạn sẽ thấy rằng chỉ có 3 trong số những hoạt động này chiếm đến 90% giá trị của mọi việc bạn đã làm. Trong bối cảnh này, từ quan trọng nhất trong công việc là đóng góp. Nhân viên có trách nhiệm đóng góp tối đa hiệu suất trên số giờ làm việc của anh ta ở bất cứ cấp nào trong doanh nghiệp. Và chỉ có 3 hoạt động chiếm đến 90% đóng góp của một người. Làm thế nào bạn phát hiện ra 3 nhiệm vụ hoặc hoạt động này? Rất đơn giản: Hãy đặt ra 3 “câu hỏi kỳ diệu”.
Xác định hoạt động có giá trị nhất
Câu hỏi đầu tiên là: “Nếu chỉ có thể làm một việc trong cả ngày, hoạt động nào sẽ đóng góp nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn?”
Khi nhìn qua danh sách những việc mà bạn làm trong tuần hoặc tháng, nhiệm vụ quan trọng nhất bạn thấy là gì. Nếu còn nghi ngờ về nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy tìm ra nó ngay lập tức. Hãy hỏi sếp, đồng nghiệp và cả bản thân. Nhưng bạn phải biết rõ điều có giá trị nhất và quan trọng nhất mà bạn phải làm là gì. Sau đó, bạn đặt câu hỏi đó lần hai, nhưng theo một cách khác một chút: “Nếu tôi có thể làm hai việc trong một ngày, thì thứ có giá trị thứ hai mà tôi cần làm là gì?” Câu trả lời của bạn thường sẽ trở nên khá rõ ràng sau một vài giây suy nghĩ. Sau đó bạn đặt câu hỏi này thêm một lần nữa: “Nếu tôi có thể làm ba việc trong một ngày, thì việc thứ ba sẽ giúp tôi mang lại đóng góp có giá trị nhất là gì?” Một khi bạn đã xác định được “ba điều quan trọng”, hãy tìm cách tập trung thời gian và sự chú ý của bạn vào ba hoạt động trên từ điều quan trọng đầu tiên vào buổi sáng đến điều cuối cùng vào buổi tối.
Dưới đây là quy tắc để có đóng góp tối đa: Hãy làm ít việc hơn, nhưng làm những việc quan trọng hơn và dành cho chúng nhiều thời gian hơn để nhận về kết quả tốt hơn ở mỗi việc.
Chia sẻ quy Luật số 3 cho những người khác
Một trong những điều có giá trị nhất bạn có thể làm như một người quản lý là gặp gỡ các nhân viên và giúp họ xác định ba nhiệm vụ chính hoặc trách nhiệm quan trọng nhất. Gặp gỡ họ ở những nơi mà tất cả mọi người có thể thảo luận về trách nhiệm công việc của họ. “Áp lực ngang hàng” là một động lực mạnh mẽ trong kinh doanh. Khi mọi người đều biết công việc của những người khác thứ tự quan trọng của chúng, một áp lực tự nhiên trong tổ chức sẽ xuất hiện nhằm khiến mọi người luôn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của bản thân. Suy cho cùng, ai cũng có thể dễ dàng thấy các thành viên khác có đang thực sự làm những điều quan trọng nhất mà họ có thể làm để giúp đội và công ty phát triển hay không.
Xét lại Quy tắc 80/20
Để mọi người có được động lực tối đa và hoàn thành tối đa công việc, bạn phải đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang làm 20% các hoạt động chiếm 80% giá trị đóng góp của họ. Lặp lại và tái khẳng định nguyên tắc này liên tục trước các nhân viên của bạn. Thiết lập các ưu tiên rõ ràng cho nhân viên của bạn để họ luôn tập trung vào các nhiệm vụ đại diện cho việc sử dụng thời gian của họ một cách có giá trị nhất. Với tư cách một quản lý, một trong những công việc của bạn là hướng dẫn nhân viên luôn phân tích công việc và thiết lập các ưu tiên với nguyên tắc Pareto và quy Luật số 3. Hãy nhớ rằng, mọi người chỉ cảm thấy tích cực và năng động khi họ tập trung và hoàn thành các nhiệm vụ có giá trị cao – các nhiệm vụ tạo ra sự khác biệt, được công nhận và tôn trọng như những đóng góp có giá trị cho công việc.
Tránh mất tập trung
Ngày nay, kẻ thù lớn nhất của hiệu suất cao trong công việc là sự mất tập trung. Mọi người bị vây quanh bởi quá nhiều việc gây mất tập trung: thông báo e-mail mới, các cuộc điện thoại, tin nhắn văn bản và đặc biệt là các gián đoạn bởi những người khác, những người cũng đang sống và làm việc trong một thế giới mất tập trung. Công việc của bạn là tối đa hóa hiệu suất của loại tài sản quan trọng nhất và đắt tiền nhất – nguồn nhân lực. Bạn phải liên tục lặp đi lặp lại và tái khẳng định tầm quan trọng của việc khiến các nhân viên tập trung vào những công việc có giá trị nhất của họ đồng thời thúc ép bản thân hoàn thành những công việc này đúng thời gian với lượng ngân sách cho phép.
Bài tập thực hành
1. Lập một danh sách mọi thứ bạn làm trong một tháng và sau đó tự hỏi ba câu hỏi kỳ diệu về danh sách nhiệm vụ và hoạt động của riêng bạn. Bạn nên xác định rõ ba điều quan trọng nhất mà bạn phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng.
2. Hãy tập hợp các nhân viên lại và yêu cầu họ mang một danh sách các hoạt động của họ đến cuộc họp. Hãy giúp từng người một xác định rõ ba điều quan trọng nhất mà họ làm để có đóng góp giá trị nhất cho tổ chức. Từ đó, khuyến khích mọi người bắt đầu và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất của họ trước khi làm bất cứ điều gì khác.