Mục tiêu của bạn với tư cách một nhà quản lý là khai thác được 50% hiệu suất mà nhân
viên còn chưa tận dụng hết. Bạn đạt được mục tiêu này bằng cách thúc đẩy họ thể hiện năng lực của bản thân ở các cấp độ cao hơn bởi họ muốn thế, chứ không phải bởi họ phải làm thế.
Hãy nhớ rằng, bạn không thể tác động đến người khác từ bên ngoài. Bạn chỉ có thể tạo ra môi trường kích thích người khác từ bên trong để họ làm việc nhiều hơn và tốt hơn. Quản lý bằng ngoại lệ (MBE) là một công cụ quản lý tuyệt vời được áp dụng trong mọi trường hợp. Đó là một động lực to lớn về hiệu suất bởi nó đưa mọi người lên cấp độ tự tin và năng lực cao hơn. MBE cũng cho phép bạn đạt được hiệu suất cao hơn và nhân rộng các kỹ năng cũng như tài năng của bản thân với tư cách một quản lý nhiều lần so với các nhân viên của bạn.
Hãy để họ làm việc
Quản lý bằng ngoại lệ được sử dụng khi bạn giao toàn bộ một công việc cụ thể cho những người khác. Bạn và người đó thảo luận và thống nhất về những gì cần được thực hiện, cách đánh giá nó và kết quả cần đạt được. Bạn sắp xếp một lịch trình để đánh giá tiến độ trong khoảng thời gian chuẩn bị trước, nếu cần thiết. Sau đó bạn để người đó tự làm việc một mình, trừ khi có thay đổi về các tiêu chuẩn đã thống nhất hoặc họ bất ngờ gặp khó khăn.
Nhân viên chỉ cần báo cáo khi có các sai lệch so với kế hoạch. Miễn là tất cả mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và công việc theo đúng tiến độ, họ không cần phải báo cáo. Nếu không nghe thấy tin gì từ người này, bạn mặc nhiên cho rằng mọi thứ đang diễn ra theo đúng kế hoạch.
Ví dụ, nếu bạn đặt ra mục tiêu bán hàng cụ thể là 1.000 đơn vị mỗi tuần, sau đó người chịu trách nhiệm cho dự án đó chỉ nên đến gặp bạn khi doanh thu hàng tuần thấp hơn 1.000 đơn vị. Ngoài ra, nhân viên đó không phải báo cáo gì với bạn. Họ được hoàn toàn tự do và tự chủ để làm việc và hoàn thành nó theo cách riêng của mình. Với quản lý bằng ngoại lệ, đôi khi bạn có thể kiểm tra để xem công việc đang diễn ra thế nào. Nhưng giống như quản lý theo mục tiêu, bạn phải chống lại sự cám dỗ can thiệp vào công việc dưới bất kỳ hình thức nào. Bạn trao cho nhân viên sự tự do và trách nhiệm càng nhiều, bạn càng để các nhân viên làm công việc theo cách riêng của họ, họ sẽ càng tích cực và được thúc đẩy hơn.
Như với quản lý theo mục tiêu, quản lý bằng ngoại lệ có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Khi bạn có thể giải phóng mình khỏi việc giám sát và kiểm soát liên tục một công việc và chắc chắn rằng nó được thực hiện đúng tiến độ, bạn sẽ có thêm thời gian dành cho các công việc khác. Và khi nhân viên của bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình, anh ta sẽ cảm thấy tự hào và hài lòng khi nói rằng, “Tôi đã tự làm điều đó.” Một người quản lý xuất sắc là người liên tục tạo ra các điều kiện để người lao động có thể cảm thấy rằng họ đã tự làm được việc với sự hướng dẫn, chỉ đạo, hoặc giám sát ở mức tối thiểu. Kết quả là, họ có cảm giác như những người chiến thắng. Họ cảm thấy yêu đời và hạnh phúc hơn. Họ có động lực và nhiệt tình làm nhiều việc hơn cũng như hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn. Khổng Tử đã từng nói rằng điểm nhấn của một nhà lãnh đạo tuyệt vời là, khi công việc được hoàn thành, mọi người nói, “Chúng tôi đã tự làm điều đó.”
MBE là một công cụ mà bạn có thể sử dụng thường xuyên để đạt được tất cả các mục tiêu quản lý. Tất nhiên, nó được áp dụng tốt nhất với những người có năng lực, giống như trong quản lý theo mục tiêu. Bạn chỉ muốn sử dụng kỹ thuật này khi mọi người đã chứng minh được khả năng của họ trong việc thường xuyên hoàn thành tốt công việc.
Đáp ứng 2 nhu cầu cơ bản
Để thể hiện năng lực tối đa, các cá nhân có hai nhu cầu cơ bản trong công việc. Đầu tiên là “nhu cầu về quyền tự chủ”, vốn cần phải được biết đến và tôn trọng khi một cá nhân muốn thể hiện hiệu suất vượt trội của bản thân. Đó là nhu cầu được công nhận về thành tích cá nhân, hay nhu cầu, “Tôi là người đặc biệt.” Nhu cầu thứ hai mà mỗi người có tại nơi làm việc là “nhu cầu về sự phụ thuộc.” Mọi người muốn biết họ là một phần trong một cái gì đó lớn hơn bản thân họ. Mọi người muốn là một phần của một đội. Nhà tâm lý học Abraham Maslow gọi đó là “nhu cầu liên kết”. Đó là nhu cầu được công nhận và chấp nhận như một phần của một nhóm người tại nơi làm việc.
Các tổ chức và nhà quản lý hoạt động hiệu quả tạo ra các môi trường mà mọi người cảm thấy vừa được thoải mái làm việc vừa được đề cao nhưng cũng có nhu cầu phụ thuộc với cảm giác họ là một phần của một nhóm hoặc một phần của một tổ chức lớn hơn. Các cấu trúc phần thưởng trong những tổ chức xuất sắc được thiết kế để khen thưởng không chỉ hiệu suất cá nhân mà cả tinh thần đồng đội.
Quản lý theo mục tiêu và quản lý bằng ngoại lệ là hai cách tiếp cận cho phép nhân viên thỏa mãn nhu cầu về quyền tự chủ cơ bản vốn khuyến khích họ đạt được hiệu suất cao nhất.
Bài tập thực hành
1. Tìm kiếm mọi cơ hội để sử dụng quản lý bằng ngoại lệ với các nhân viên của bạn. Giao nhiệm vụ và nói với các nhân viên rằng họ không cần phải báo cáo lại cho bạn miễn là mọi thứ theo đúng tiến độ.
2. Hãy khuyến khích nhân viên gặp bạn để được giúp đỡ và hướng dẫn nếu vì bất cứ lý do gì, có vấn đề xảy ra khiến nhiệm vụ không được hoàn thành đúng thời hạn.