Rất nhiều nhà quản lý, bao gồm cả mới lẫn giàu kinh nghiệm, cảm thấy hết sức hài lòng khi biết được điều gì đó mà những người khác không biết. Họ cho rằng nếu bạn không nói với ai một tin tức nào đó, thì có nghĩa là họ sẽ không thể biết được. Đây thật sự là một kết luận hoàn toàn sai lầm. Nếu mọi người không biết chuyện gì đang diễn ra, họ chỉ đơn giản thừa nhận những gì đang diễn ra. Điều tồi tệ là họ có thể giả định rằng điều đó không quá tệ đến mức họ có thể hành động dựa trên những giả định sai lầm đó.
Có rất nhiều nhà quản lý tồi không bao giờ muốn chia sẻ thông tin với nhân viên cấp dưới. Họ tin rằng nếu giữ những thông tin đó cho mình, họ sẽ trở nên quyền lực hơn. Tuy vậy, tất cả những điều đó là sai lầm. Những nhà quản lý quyền lực nhất là những người biết chia sẻ thông tin với nhân viên cấp dưới, bằng cách đó họ đã trao cho nhân viên cấp dưới quyền lực để tự định hướng và chỉ đạo bản thân.
Có thể bạn đã từng nghe đến điều này trước đây – và thực tế là các nhà quản lý cần biết rõ điều này – rằng con người không hành động dựa trên thực tế, mà hành động dựa trên nhận thức, cảm nhận của họ về thực tế. Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản lý là biết rằng thực tế và nhận thức nhìn chung là giống nhau.
Trong một tổ chức, rất ít thông tin cần được giấu kín. Thông thường, những thông tin được giấu kín hiếm khi về vấn đề thời gian: “Chúng ta cần giữ nguyên mọi thứ trong vài tuần cho đến khi mọi thông tin chi tiết được làm sáng tỏ.”
Tuy nhiên, niềm vui sướng mà một số nhà quản lý cảm nhận thấy khi giữ kín những bí mật không cần thiết với nhân viên của mình cuối cùng lại có thể trở thành vấn đề rắc rối. Nếu các giả định của mọi người về những điều được thảo luận trong cuộc họp của các nhà quản lý không đúng với thực tế, họ sẽ hành động dựa trên những giả định sai lầm đó, và có nghĩa là bạn đang xây dựng sự nghiệp quản lý của mình dựa trên nền tảng mục nát. Việc sửa chữa những hiểu biết sai lầm của mọi người về những điều không đúng còn khó khăn hơn nhiều so với việc cho họ biết đó là gì ngay từ đầu.
MỘT TÌNH HUỐNG ĐIỂN HÌNH
Hầu hết các tổ chức đều có một cuộc họp định kỳ giữa các nhà quản lý – thường là vào 8 giờ 30 thứ Hai hàng tuần. Cuộc họp này được biết đến với tên gọi Cuộc họp của các Nhà quản lý Sáng thứ Hai. Các cuộc họp này được tổ chức đều đặn mỗi sáng thứ Hai, trừ khi trùng vào ngày lễ, thì cuộc họp sẽ được chuyển sang sáng thứ Ba. (Khi đó tất cả chúng ta đều đọc được thông báo: “Cuộc họp sáng thứ Hai sẽ được chuyển sang thứ Ba.”)
Nếu một cuộc họp bình thường vừa diễn ra và bạn cùng một nhà quản lý khác đi về phòng làm việc, một số nhân viên có thể sẽ nghĩ và đưa ra những bình luận như sau: “Ồ, tôi phân vân không biết hôm nay họ đã quyết định điều gì” hoặc “Họ đã họp 3 tiếng, chắc phải có điều gì quan trọng lắm.” Có thể, điều thật sự diễn ra là nhà điều hành tổ chức United Way địa phương đã đề nghị tổ chức một cuộc họp để trình bày về một số thay đổi trong tổ chức của mình. Vì công ty của bạn là một doanh nghiệp quan trọng, nên United Way chỉ đơn giản là muốn xây dựng sự hỗ trợ từ phía đoàn thể. Mặc dù điều này không ảnh hưởng trực tiếp đến công ty bạn, nhưng nó lại liên quan đến truyền thông cộng đồng. Tổ chức này đã tiến hành rất nhiều cuộc họp tương tự trên toàn thành phố. Cuộc họp về United Way rõ ràng vô thưởng vô phạt, nhưng nếu bạn không thông báo gì cho nhân viên, rất nhiều người sẽ cho rằng có điều gì đó rất nghiêm trọng đang diễn ra.
Tất cả mọi người đều có nhu cầu muốn biết điều gì đang diễn ra. Trong các bản điều tra về vấn đề thông tin nào được nhân viên mong đợi nhất, một trong những mục được xếp hạng cao nhất đó là “nhu cầu cần biết về những thay đổi có thể ảnh hưởng đến tôi”. Mọi người có nhu cầu được biết thậm chí cả những điều không ảnh hưởng đến họ, nếu không, họ sẽ đặt ra giả định nào đó. Thông thường, những giả định đó hoàn toàn sai lầm, và thậm chí nó còn không gần đúng với thực tế.
Là một nhà quản lý hoặc điều hành, tốt hơn là bạn nên truyền thông nhiều thay vì quá ít.
Hãy giả định rằng bạn quản lý khoảng 30 nhân viên trong bộ phận của mình, và bạn có 3 giám sát viên khu vực, mỗi người chịu trách nhiệm về 10 người. Ba giám sát viên này được giao những công việc tương đương nhau. Bạn trở về từ cuộc họp sáng thứ Hai và thông báo tóm tắt cho ba người này những thông tin cơ bản trong cuộc họp. Sau đó, họ có thể thông báo lại cho 10 nhân viên mà họ giám sát. Bạn không được để những giám sát viên này “giữ thông tin cho riêng mình”. Họ cần phải thông báo cho những người còn lại.
Nếu liên tục áp dụng phương pháp này, bạn sẽ xây dựng được một đội ngũ nhân viên – những người sẽ nói với những người bạn trong các bộ phận khác rằng: “Sếp thật tốt khi cho chúng tôi biết chuyện gì đang diễn ra.” Nếu không làm như vậy, bạn sẽ có rất nhiều thông tin sai lầm trôi nổi cần phải đính chính – tất nhiên với điều kiện bạn biết đến chúng.