Lần đầu làm sếp, một trong những nhiệm vụ quan trọng của bạn đó là hiểu rõ các quy định, thủ tục và nguyên tắc về luật lao động hiện hành được ban hành bởi bang, liên bang và chính quyền địa phương nhằm tránh xảy ra bất kỳ nguy cơ pháp lý nào. Bạn không nhất thiết phải là một chuyên gia, bởi đó là nhiệm vụ của phòng Nhân sự. Ví dụ, nếu bạn còn nghi ngờ về việc mình có thể hay không thể làm gì, hay bạn không chắc hành động nào có thể cấu thành tội danh quấy rối tình dục nơi công sở, thì bạn cần phải tìm hiểu.
Việc có một bảng tổng kết chung về những cạm bẫy pháp luật chủ yếu mà các nhà quản lý cần phải tránh cũng như những trách nhiệm pháp lý của một nhà quản lý sẽ rất hữu ích cho bạn. Bạn cần tập trung vào một số vấn đề về pháp luật như tình trạng quấy rối tình dục, không đủ tư cách pháp nhân, nghỉ ốm, lý do gia đình hoặc cá nhân. Một lần nữa, bạn không nhất thiết phải trở thành chuyên gia về luật pháp. Tuy nhiên, ở khía cạnh luật pháp, việc thiếu hiểu biết về những điều này là sự biện giải không thể chấp nhận được. Rất nhiều công ty đã bị đệ đơn kiện và phải đền bù rất nhiều tiền chỉ vì các nhà quản lý của họ thiếu kiến thức pháp luật hoặc/và không làm gì để nâng cao hiểu biết của mình về vấn đề này.
QUẤY RỐI TÌNH DỤC
Quấy rối tình dục là một hành vi không được chấp nhận liên quan đến vấn đề giới tính ảnh hưởng đến công việc của một cá nhân. Theo Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng, hành vi quấy rối tình dục được định nghĩa là “Khi một thái độ liên quan đến giới tính thể hiện dưới hình thức ngôn từ, phi ngôn từ hay bằng cơ thể có mục đích, hoặc có tác động đến hiệu quả công việc của một người và tạo ra một môi trường làm việc thù địch, chống đối.
Bất kỳ tổ chức nào cũng phải chịu trách nhiệm pháp lý về môi trường làm việc thù địch, trừ khi tổ chức đó có thể chứng minh được rằng đây là hành động để ngăn chặn và điều chỉnh các hành vi quấy rối tính dục. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là nếu bạn cho phép, không nhận ra hay không làm gì trước vấn đề quấy rối tình dục tại bộ phận của mình, công ty bạn phải có trách nhiệm pháp lý về vấn đề này. Bạn có thể chắc chắn một điều rằng họ chẳng vui vẻ gì với bạn đâu!
NHỮNG DẤU HIỆU NGUY HIỂM
Để giúp bạn ngăn chặn và hiểu rõ về những hành vi quấy rối tình dục trong môi trường làm việc, bạn cần nhận thức rõ những dấu hiệu nguy hiểm dưới đây:
• Kể những câu chuyện đùa liên quan đến tình dục;
• Tạo ra âm thanh khêu gợi;
• Bàn luận về chủ đề tình dục;
• Gọi đồng nghiệp là “cục cưng”, “bé yêu” hay “cô em”;
• Đưa ra những nhận xét khiếm nhã về một người khác giới;
• Treo những bức tranh không phù hợp trong phòng, quần áo, các vật dụng cá nhân;
• Bất kỳ một hình thức động chạm nào mà đối tác cảm thấy không thích hợp (kể cả việc bắt tay người khác);
• Giao những trách nhiệm ít quan trọng hơn cho các nhân viên khác giới;
• Không tạo cơ hội thăng tiến công bằng cho tất cả mọi nhân viên;
• Đối xử thiên vị do khác biệt giới.
Nếu bạn nhận thấy tất cả những dấu hiệu nguy hiểm trên, thì rõ ràng hành vi quấy rối tình dục đã diễn ra hoặc diễn ra theo một cách thức khôn khéo, tinh vi hơn.
Ngày nay, hầu hết các tổ chức đều có những lớp đào tạo, giáo dục về hành vi quấy rối tình dục và đưa ra những cách thức ngăn ngừa nó trong môi trường công sở. Nhiều tổ chức cho nhân viên theo học những lớp học trực tuyến ngắn hạn, sau đó yêu cầu họ đọc các thông tin về vấn đề này và cam kết tuân theo những quy định đó. Họ cũng có thể phải thực hiện một bài kiểm tra. Việc thực hiện các bài kiểm tra và tránh cho nhân viên khỏi những vấn đề đó thể hiện cho chính quyền thấy công ty đã rất nỗ lực đào tạo cho nhân viên của mình về vấn đề này. Là một nhà quản lý, bạn cần làm tất cả mọi thứ trong phạm vi kiểm soát của mình để đảm bảo nhân viên hiểu rằng quấy rối tình dục là điều không thể dung thứ được, dù dưới bất kỳ hình thức nào. Và với tư cách là một nhà quản lý, bạn cũng phải thông báo ngay những tác động tiêu cực của hành vi quấy rối tình dục. Nếu không làm như vậy, bạn và tổ chức của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
KHUYẾT TẬT
Cụm từ “khuyết tật” có nghĩa là sự suy yếu, hư hại về mặt thể chất hoặc tinh thần, khiến một cá nhân không thể thực hiện được một hoặc nhiều hoạt động trong cuộc sống. Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật (ban hành năm 1990) đã cấm phân biệt đối xử với những người khuyết tật. Nhưng bạn được phép thông báo với một ứng viên (bạn phải làm như vậy với tất cả các ứng viên cho một vị trí) rằng công việc đòi hỏi những yêu cầu nhất định về mặt thể chất và tinh thần, và hỏi các ứng viên xem liệu họ có sẵn sàng và có đủ khả năng đảm nhiệm công việc đó hay không. Hầu hết các công ty ngày nay đều đã nỗ lực để điều tiết nhu cầu của những người khuyết tật.
Việc không để xảy ra sự phân biệt hay quấy rối tình dục đối với người khuyết tật tại bộ phận của bạn là một nhiệm vụ cấp bách và thiết yếu. Ví dụ dưới đây đề cập đến sự phân biệt đối xử với người khuyết tật. Tại một chi nhánh địa phương của một tổ chức ngân hàng toàn cầu, có hai nhân viên, đều là thư ký ngân hàng, là ứng viên cho vị trí giám đốc chi nhánh. Họ có hiệu suất công việc, thâm niên, kỹ năng làm việc tương đương nhau. Tuy nhiên, một trong hai ứng viên, Henry, rất giỏi trong khía cạnh dịch vụ khách hàng. Khách hàng luôn nhấn mạnh rằng Henry mới thật tốt bụng và chuyên nghiệp làm sao. Vì thế, có thể bạn nghĩ rằng Henry sẽ được lựa chọn bởi anh ấy có lợi thế hơn so với ứng viên còn lại, Marcia. Nhưng bạn đã sai. Henry không có được vị trí đó bởi anh ấy là người khuyết tật.
Giám đốc hiện tại của chi nhánh đó đã đưa ra quyết định về nhân sự dựa trên nhiều lý do. Cô ấy cho rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của công việc này đó là sự “xã hội hóa” mà người giám đốc cần thực hiện sau mỗi buổi làm việc hoặc dịp cuối tuần cùng với nhân viên. Thông thường, những hoạt động đó đòi hỏi tình trạng thể chất tốt – đua thuyền mạo hiểm, đua xe đạp, bóng chuyền… Do Henry không thể tham gia những hoạt động đó nên giám đốc chi nhánh đã quyết định bổ nhiệm Marcia. Chắc chắn bạn cũng không ngạc nhiên khi biết rằng Henry đệ đơn kiện và giành chiến thắng.
LẠM DỤNG THUỐC
Ngày nay, hầu hết các công ty đều có một cuốn sổ tay nhân viên. Trong cuốn sổ này có một danh sách những hành vi có thể dẫn đến sự sa thải ngay lập tức, mà mỗi nhân viên phải cam kết trước khi bắt đầu công việc. Trong đó, sử dụng thuốc gây nghiện hoặc đồ uống có cồn nằm trong tốp đầu. Tuy nhiên, theo Đạo luật Phục hồi Chức năng Liên bang ban hành năm 1973, những người nghiện thuốc hay đồ uống có cồn được xem là bất lợi về thể chất và vì thế, cần phải được bảo vệ trước sự phân biệt đối xử. Là một nhà quản lý, bạn cần phải nắm rõ những điều sau:
Thứ nhất, bạn không thể buộc tội một người vì say rượu hay nghiện thuốc. Bạn chỉ có thể hỏi nhân viên xem liệu người đó có uống rượu hay lạm dụng thuốc hay không. Nếu nhân viên không thừa nhận, bạn cần mô tả những triệu chứng của cô ấy khiến bạn phải đưa ra những câu hỏi như vậy. Những triệu chứng đó có thể là ngủ gật khi làm việc, nói năng líu nhíu, va chạm lung tung vào đồ đạc, thiết bị làm việc, các vấn đề về chất lượng và hiệu suất công việc, v.v… Tốt nhất hãy tập trung vào hành vi của nhân viên. Nếu họ không có lý do gì cho cách xử sự như vậy, bạn được phép gửi trả cô ấy về gia đình để đảm bảo sự an toàn cho cô ấy, và cho cả những người xung quanh. Nhưng đừng để cô ấy tự lái xe về nhà. Bạn và công ty sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với nhân viên hoặc có tai nạn xảy ra trên đường họ trở về nhà.
Thứ hai, không được loan truyền thông tin về những nhân viên có vấn đề với chất gây nghiện hoặc cồn. Điều đó có thể dẫn đến một cuộc kiện tụng vì bị xúc phạm danh dự. Những người mà bạn cần thông báo tin tức này là sếp của bạn, phòng Nhân sự hoặc một luật sư cố vấn.
Thứ ba, theo luật pháp, bạn và tổ chức có trách nhiệm tìm ra hướng đi cho sự phục hồi chức năng của nhân viên này. Hãy thử trao nhân viên này cho một nhân viên khác phụ trách chuyên môn của chương trình. Người này có thể đưa ra những hướng dẫn đúng đắn cho vấn đề. Nếu nhân viên vẫn không tiến bộ và chưa sẵn sàng cho một chương trình phục hồi chức năng, bạn có thể bắt đầu quy trình kỷ luật.
SỰ RIÊNG TƯ
Hầu hết các công ty đều có quyền hợp pháp trong việc kiểm tra khu vực làm việc của nhân viên, theo dõi thư thoại, thư điện tử, các tệp tin trên máy tính nếu họ cảm thấy có vấn đề. Tuy nhiên, sự riêng tư là quyền được bảo vệ bởi Hiến pháp Mỹ và hiến pháp của hầu hết các nước. Vì thế, bạn cần tìm hiểu tất cả các thông tin về nhân viên mà bạn có thể và không được tiết lộ những thông tin đó cho người khác. Ví dụ, bạn không thể tiết lộ kết quả bài kiểm tra chất gây nghiện, thông tin lương hoặc thông tin tài khoản tín dụng như các khoản nợ của khách hàng. Ngược lại, bạn có thể giới thiệu những thông tin cơ bản về một nhân viên tương lai. Nhưng tại hầu hết các công ty hiện nay, cam kết có chữ ký của nhân viên trước khi nghỉ việc là điều bắt buộc.
CHÍNH SÁCH NGHỈ ỐM VÀ NGHỈ PHÉP VÌ VIỆC GIA ĐÌNH
Đạo luật Nghỉ ốm và Nghỉ phép vì việc gia đình cho phép nhân viên được nghỉ phép không lương đến ba tháng mỗi năm. Nhân viên có thể đăng ký nghỉ sinh hoặc chăm con nhỏ, chăm sóc con cái, bạn đời hay người thân, hoặc khi sức khỏe của chính họ có vấn đề. Theo luật, vị trí của nhân viên hoặc một vị trí tương đương phải được đảm bảo cho đến khi họ quay trở lại. Trong thời gian nghỉ này, nhân viên được quyền nhận tất cả các phúc lợi y tế. Tuy nhiên, nhân viên phải làm việc cho tổ chức 12 tháng thì mới đủ điều kiện hưởng chế độ nghỉ này. Ngoài ra còn một số vấn đề liên quan tới luật pháp khác mà nhóm các nhà quản lý nhân sự sẽ biết.
BẠO LỰC NƠI CÔNG SỞ
Các thống kê chỉ ra rằng bạo lực nơi công sở đang ngày càng gia tăng và các nhà quản lý, các tổ chức nên quan tâm đến vấn đề này. Bạo lực nơi công sở bao gồm đe dọa, bắt nạt, ức hiếp, xô đẩy, các hành vi gây hấn như phá hoại máy tính cá nhân hoặc sử dụng vũ khí nguy hiểm gây chết người.
Các tổ chức và nhà quản lý cần thể hiện rõ rằng họ sẽ làm mọi điều có thể để duy trì một môi trường làm việc hòa bình. Những dấu hiệu cảnh báo dưới đây có thể cho thấy bộ phận hoặc tổ chức của bạn có xu hướng dính tới bạo lực công sở:
• Nhân viên có rất ít hoặc không có cơ hội được chia sẻ quan điểm.
• Không tiến hành các đợt đào tạo nhằm phát triển các kỹ năng mới.
• Giám sát kém – các nghiên cứu đã chỉ ra rằng đây là nguyên nhân hàng đầu khiến tình trạng bạo lực công sở ngày càng gia tăng. Bạo lực công sở thường liên quan trực tiếp đến nhà quản lý tồi.
• Thiếu tôn trọng nhân viên ở mọi cấp độ.
• Nhân viên có tiền sử với bạo lực nơi công sở.
• Nhân viên từng có những vấn đề cá nhân tồi tệ.
• Lạm dụng thuốc.
• Nhân viên từng trải qua những biến động lớn về ngoại hình, giao tiếp cá nhân hoặc những hành vi khác.
• Một môi trường khuyến khích sự cạnh tranh khốc liệt giữa các nhân viên hoặc các nhóm nhân viên gây ra kết quả là họ có cảm giác rằng mình là kẻ thua cuộc.
• Một hệ thống an ninh không đủ đảm bảo che chắn trước những “kẻ bên ngoài”.
Nếu bạn phải tự giải quyết một vấn đề bạo lực cá nhân tại bộ phận của mình, hãy giữ bình tĩnh, không sử dụng những từ ngữ mang tính đe dọa, cố gắng để người đó nói và thông báo cho bộ phận an ninh của công ty.
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ
Bạn có vai trò quan trọng và có tính quyết định trong việc xây dựng và duy trì một môi trường công việc an toàn và tôn trọng. Đó là một trong những trách nhiệm quản lý quan trọng nhất đồng thời cũng là trách nhiệm pháp lý của bạn. Hãy nhớ rằng, khi bạn không biết phải làm gì với bất kỳ vấn đề nào được thảo luận trong chương này, hãy liên hệ với người có thể làm được việc đó.