Bộ phận Nhân sự (thường được gọi là HR) có thể trở thành một trong những đồng minh lớn nhất khi bạn bắt đầu sự nghiệp quản lý của mình. Bộ phận này có thể giúp đỡ bạn rất nhiều trong các lĩnh vực mà các nhà quản lý mới chưa quen như: tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo và phát triển, các chương trình hỗ trợ nhân viên, phúc lợi, khen thưởng hiệu suất, đối phó với những ông chủ khó tính, sa thải nhân viên, và tất cả những vấn đề pháp lý liên quan đến việc quản lý. Trở nên thân thiết với bộ phận Nhân sự hoặc nhân viên phòng Nhân sự là một ý tưởng tuyệt vời đối với bạn. Vì thành công của bản thân cũng như của cả nhóm, bạn cần xây dựng một mối quan hệ tốt với phòng Nhân sự.
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ TRONG TUYỂN DỤNG
Sự tương tác giữa bạn với bộ phận Nhân sự phụ thuộc vào phạm vi quyết định trong quá trình tuyển dụng của bạn. Tại hầu hết các công ty, bộ phận Nhân sự sẽ kiểm tra, xem xét các ứng viên tiềm năng đầu tiên, nhưng quyết định cuối cùng lại do nhà quản lý bộ phận trực tiếp đưa ra. Quá trình tuyển dụng tổng thể sẽ trở nên hiệu quả hơn nếu quyết định cuối cùng được đưa ra bởi chính cấp quản lý hoặc hoạt động trực tiếp. Nếu nhà quản lý không có ý kiến gì hoặc không vui vẻ, hài lòng với lựa chọn được đưa ra, nhân viên mới sẽ trở thành nạn nhân của một trường hợp mà không phải do lỗi của cô/anh ấy. May mắn là, hầu hết các công ty đều cho phép các bộ phận quản lý/hoạt động trực tiếp đưa ra quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng những ứng viên tiềm năng. Số lượng ứng viên tiềm năng thường là từ 3-5 người.
Đôi khi, các nhà quản lý cấp cao không để cho những nhà quản lý mới tham gia quá trình tuyển dụng này. Mặc dù việc này hoàn toàn có chủ đích tốt, song nó thật sự là một sai lầm nghiêm trọng. Các nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm nên để các nhà quản lý mới tham gia quá trình này, dù chỉ ở mức độ tối thiểu. Hơn nữa, nên để họ được lựa chọn nhân viên do mình quản lý.
Nhà quản lý sẽ đảm bảo khả năng thành công của nhân viên mới nếu họ là người được trực tiếp lựa chọn, thay vì có người khác tuyển dụng nhân viên mới và rồi giao phó nhân viên mới cho họ. Đừng bao giờ để tư tưởng “Tôi sẽ không bao giờ tuyển một thằng đần như thế này” xuất hiện trong suy nghĩ của nhà quản lý. Đó là suy nghĩ thường xuất hiện khi nhà quản lý không được tham gia vào quá trình tuyển dụng.
Mặc dù những người làm ở bộ phận Nhân sự luôn tự coi mình là chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng, nhưng nếu người mà họ cho rằng tuyệt vời nhất lại không phải là người mà bạn muốn/cần thì điều đó cũng chẳng có ý nghĩa gì hết. Tuy nhiên, thái độ phản ứng của bạn trước sự tiến cử của bộ phận Nhân sự rất quan trọng. Bạn cần đón nhận sự tiến cử của họ một cách nghiêm túc và cẩn thận. Điều này có nghĩa là thông qua cuộc trò chuyện với bạn, họ sẽ hiểu được những yêu cầu công việc của bộ phận bạn là gì. Nhưng nếu họ không hiểu được, thì đó là do bạn đã chưa cung cấp cho họ tất cả những thông tin cần thiết. Họ không thể là chuyên gia trong một lĩnh vực ở công ty, thậm chí ngay cả khi họ đã tìm hiểu tất cả các bản mô tả công việc. Bạn là chuyên gia về những công việc trong lĩnh vực mà bạn chịu trách nhiệm, và bạn phải biết yêu cầu của công việc đó là gì.
SỰ THĂNG TIẾN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC CỦA NHÂN VIÊN
Bạn cũng sẽ tham gia cùng bộ phận Nhân sự trong quá trình tiến cử và thăng chức cho nhân viên. Trong phần lớn thời gian, nhiệm vụ của bạn là tiến cử nhân viên từ bộ phận của mình, song khi bạn cần tìm kiếm nhân sự từ các bộ phận khác, bộ phận Nhân sự sẽ giúp đỡ bạn. Ví dụ, họ có thể cung cấp cho bạn những dữ liệu cơ bản được thu thập khi nhân viên đó được tuyển dụng và cả những thông tin lưu trữ lại sau đó. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ phải hỏi ý kiến và thảo luận với bộ phận đã tuyển dụng nhân viên mà bạn muốn đề cử cho bộ phận của mình và tìm kiếm được những thông tin mà có thể bạn chưa biết.
Tương tự, tại hầu hết các công ty, bộ phận Nhân sự quản lý và theo dõi các chương trình phúc lợi của nhân viên, vì thế bạn có thể đến gặp bộ phận Nhân sự với lý do nhân viên cấp dưới trực tiếp của mình đang gặp khúc mắc với chương trình này.
Nếu trước đây bạn chưa từng quản lý nhân viên, thì bộ phận Nhân sự chính là nguồn hỗ trợ lớn cho bạn. Bạn có thể đến đó để xin lời khuyên, chỉ dẫn về những vấn đề quản lý mà bạn chưa từng gặp phải. Bộ phận Nhân sự luôn là kho thông tin, kiến thức về vấn đề quản lý con người.
Tại hầu hết các công ty, bộ phận Nhân sự sẽ giải quyết các vấn đề về đào tạo và giáo dục các nhà quản lý. Vì bộ phận này làm việc với toàn bộ công ty, nên bạn có thể trao đổi với một người nào đó trong bộ phận về “vấn đề con người” mà bạn không muốn trao đổi với cấp trên của mình. Tóm lại, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của bộ phận Nhân sự không chỉ trong khía cạnh tuyển dụng mà còn cả trong việc quản lý nhân viên. Bộ phận Nhân sự cũng có thể hỗ trợ quá trình phát triển sự nghiệp quản lý của bạn. Họ có thể gợi ý cho bạn những chương trình hoặc khóa học mà bạn nên tham gia để nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Họ cũng có thể gợi ý, thảo luận với bạn về những kế hoạch hành động phát triển và các cơ hội thăng tiến để giúp bạn có thể đạt được những mục tiêu đó.
Rất nhiều công ty coi bộ phận Nhân sự là nơi nhân viên tìm đến bất cứ khi nào họ có những rắc rối không muốn thảo luận với quản lý của mình. Đây là sự hỗ trợ không chỉ tốt cho nhân viên mà còn hữu ích với cả công ty. Hy vọng rằng bộ phận Nhân sự của bạn được đào tạo theo đúng những chức năng của mình.
Tóm lại, bộ phận Nhân sự có thể hỗ trợ công việc quản lý chung cũng như những vấn đề cá nhân. Nhận được sự tôn trọng và quan tâm của bộ phận Nhân sự thật sự là một tài sản lớn, vì thế đừng trở thành người xa lạ đối với bộ phận này trong công ty.