Bây giờ chúng ta thấy lờ mờ như trong một tấm gương, nhưng mai sau sẽ được giáp mặt. Bây giờ tôi chỉ biết có ngần có hạn; mai sau tôi sẽ được biết hết. Cô-rin-tô 13:12
Thật khó có thể đoán được Nguyên lý 80/20 đã được biết đến trong kinh doanh ở mức độ nào. Cuốn sách này hầu như chắc chắn là cuốn đầu tiên viết về đề tài này, tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu, tôi dễ dàng tìm thấy hàng trăm bài báo viết về việc áp dụng Nguyên lý 80/20 trong tất cả các loại doanh nghiệp trên thế giới. Nhiều cá nhân và công ty thành công tỏ ra tín nhiệm việc áp dụng Nguyên lý 80/20, và hầu hết những ai có bằng MBA đều đã được nghe về nguyên lý này.
Dẫu rằng Nguyên lý 80/20 đã có ảnh hưởng đối với cuộc sống của hàng trăm triệu người cho dù có thể họ không ý thức được điều đó, nhưng điều kỳ lạ là nguyên lý này vẫn không được nhiều người biết đến. Đã đến lúc phải nhìn nhận đúng vấn đề này.
Trào lưu đầu tiên của Nguyên lý 80/20: Cuộc cách mạng về chất lượng
Cuộc cách mạng về chất lượng diễn ra vào giai đoạn 1950- 1990 đã làm thay đổi chất lượng và giá trị của các loại hàng hóa tiêu dùng có nhãn hiệu và những ngành công nghiệp sản xuất khác. Trào lưu chất lượng là một cuộc vận động lớn để cùng lúc đạt được chất lượng cao hơn với chi phí thấp hơn, bằng việc áp dụng các kỹ thuật trong thống kê và nghiên cứu hành vi. Mục tiêu của nó, mà hiện nay hầu hết sản phẩm đều đạt được, là nhằm giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm hư hỏng xuống bằng zero. Có thể biện luận rằng trào lưu chất lượng là yếu tố quan trọng nhất dẫn đến tiêu chuẩn sống cao hơn trên thế giới kể từ năm 1950.
Trào lưu này có một lịch sử kỳ thú. Hai vị cứu tinh lớn của nó là Joseph Juran (sinh 1904) và W Edwards Deming (sinh 1900) đều là người Mỹ (mặc dù Juran sinh ở Rumani). Juran là kỹ sư điện, còn Deming là nhà thống kê. Họ đã cùng lúc phát triển ý tưởng của mình sau Thế chiến thứ 2, nhưng rồi họ nhận ra rằng khó có thể làm cho bất kỳ công ty lớn nào của Hoa Kỳ quan tâm đến việc theo đuổi chất lượng tuyệt hảo. Năm 1951, Juran xuất bản lần đầu cuốn sách Cẩm nang về quản lý chất lượng, một quyển kinh thánh của trào lưu chất lượng, nhưng được đón nhận một cách thờ ơ. Chỉ có người Nhật là quan tâm đến nó một cách nghiêm túc và cả Juran và Deming đều chuyển sang Nhật vào đầu thập niên 1950. Công việc tiên phong của họ đã đón lấy một nền kinh tế lúc bấy giờ được biết đến qua các sản phẩm nhái kém chất lượng và biến nó thành một cỗ máy tạo ra chất lượng và sản lượng cao.
Chỉ đến khi hàng hóa Nhật Bản như xe gắn máy và máy photo bắt đầu xâm nhập vào thị trường Hoa Kỳ thì hầu hết các công ty Mỹ (và những công ty phương Tây khác) mới bắt đầu quan tâm đến trào lưu chất lượng một cách nghiêm túc. Kể từ 1970, và đặc biệt là sau 1980, Juran, Deming và các học trò của mình đã thực hiện cuộc chuyển đổi các tiêu chuẩn chất lượng phương Tây thành công tương tự như ở Nhật Bản, dẫn đến những cải thiện to lớn về mức độ và tính ổn định của chất lượng, giảm thiểu đáng kể tỷ lệ hư hỏng và chi phí sản xuất.
Nguyên lý 80/20 là một trong những hòn đá tảng cho trào lưu chất lượng. Joseph Juran là người truyền bá nhiệt thành nhất cho nguyên lý này, mặc dù ông gọi nó là “Nguyên lý Pareto” hay là “Nguyên tắc thiểu số quan yếu”. Trong ấn bản đầu tiên cuốn Cẩm nang quản lý chất lượng, Juran nhận xét rằng “tổn thất” (có nghĩa là hàng hóa được sản xuất bị khước từ vì chất chượng kém) không phải phát sinh từ một số lượng lớn các nguyên nhân:
Thay vào đó, các tổn thất luôn phân bổ một cách không cân bằng, theo đó một tỷ lệ nhỏ các đặc điểm chất lượng luôn tạo ra một tỷ lệ cao về tổn thất chất lượng.*
Lời cước chú giải thích rằng:
* Nhà kinh tế học Pareto nhận thấy rằng tài sản cũng được phân bố không đồng đều như vậy. Có thể tìm thấy điều này ở nhiều ví dụ khác – sự phân bố tội phạm trong nhóm phạm nhân, sự phân bố các tai nạn trong các quy trình có nguy cơ tai nạn, v.v. Nguyên lý của Pareto về sự phân bố không đồng đều được áp dụng cho việc phân phối của cải và phân phối các tổn thất về chất lượng.1
Juran đã áp dụng Nguyên lý 80/20 vào việc quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê. Phương pháp tiếp cận này nhằm để xác định các vấn đề dẫn đến hiện tượng kém chất lượng và xếp hạng chúng từ loại quan trọng nhất – 20% hư hỏng dẫn đến 80% các vấn đề về chất lượng – cho đến loại kém quan trọng nhất. Cả Juran và Deming đều tiến đến việc sử dụng cụm từ 80/20 ngày càng nhiều, khuyến khích việc chẩn đoán những sai sót ít ỏi dẫn đến phần lớn các vấn đề rắc rối.
Một khi xác định được nguồn gốc “thiểu số quan trọng” của sản phẩm kém chất lượng, người ta sẽ tập trung nỗ lực vào việc giải quyết các vấn đề này hơn là cố gắng ngăn chặn tất cả các vấn đề cùng một lúc.
Khi trào lưu chất lượng tiến từ chỗ nhấn mạnh “quản lý” chất lượng đến việc quan niệm rằng điều đầu tiên là tất cả những nhà sản xuất phải xây dựng chất lượng từ bên trong sản phẩm, rồi đến việc quản lý chất lượng toàn diện và việc sử dụng ngày càng tinh tế các phần mềm, thì việc nhấn mạnh đến những kỹ thuật 80/20 cũng theo đó mà phát triển, để rồi ngày nay hầu hết những nhà quản lý chất lượng đều quen thuộc với Nguyên lý 80/20. Vài tài liệu tham khảo gần đây sẽ minh họa những cách thức mà hiện nay Nguyên lý 80/20 đang được áp dụng.
Trong một bài báo mới đây của tạp chí Năng suất Quốc gia (National Productivity Review), Ronald J Recardo đặt câu hỏi:
Những lỗ hổng nào ảnh hưởng bất lợi đến hầu hết khách hàng chiến lược của bạn? Cũng như với nhiều vấn đề về chất lượng khác, Quy luật của Pareto cũng được phát huy tác dụng ở đây: nếu khắc phục được 20% lỗ hổng chất lượng quan yếu nhất của mình, bạn sẽ nhận được 80% lợi ích. Thông thường, 80% lợi ích đầu tiên này bao gồm các cải tiến mang tính đột phá của bạn.2
Một tác giả khác, tập trung vào các vấn đề cải tiến doanh nghiệp bình luận rằng:
Đối với mỗi bước trong quá trình kinh doanh của bạn, hãy tự hỏi liệu nó có làm tăng giá trị hay cung cấp cho chúng ta những hỗ trợ quan yếu nào không. Nếu không, đó là một sự lãng phí. Hãy loại bỏ bước đó đi. Hóa ra đây chính là nguyên tắc 80/20, nhìn dưới một góc độ mới: Bạn có thể loại bỏ được 80% sự lãng phí bằng cách bỏ ra một khoản chi phí chỉ bằng 20% chi phí để loại bỏ hết 100% lãng phí. Hãy thực hiện ngay bây giờ để có được những lợi ích nhanh chóng ấy.3
Nguyên lý 80/20 cũng đã được Tập đoàn Sản xuất Điện tử Ford sử dụng trong chương trình chất lượng giành được giải thưởng Shingo:
Các chương trình “vừa kịp lúc” (just-in-time) đã được áp dụng theo đó sử dụng nguyên tắc 80/20 (80% giá trị phân tán ở 20% khối lượng) và những thói quen tốn kém nhiều đô-la không ngừng được phân tích. Hiệu quả nhân công và chi phí gián tiếp được thay bằng phân tích Thời gian Chu kỳ Sản xuất cho từng dòng sản phẩm, nhờ đó cắt giảm thời gian chu kỳ sản phẩm đến 95%.4
Các phần mềm mới áp dụng Nguyên lý 80/20 được sử dụng để nâng cao chất lượng:
[Nhờ vào bộ phần mềm Phân tích Dữ liệu ABC] dữ liệu được nhập vào vùng bảng tính, nơi mà bạn có thể đánh khối và chọn một trong sáu loại đồ thị: biểu đồ tần số/suất, biểu đồ quản lý, đồ thị chuỗi thời gian, đồ thị phân tán, biểu đồ hình tròn và biểu đồ Pareto.
Biểu đồ Pareto kết hợp quy tắc 80/20, có thể chỉ ra, ví dụ như trong số 1.000 khiếu nại của khách hàng ước chừng khoảng 800 khiếu nại có thể được loại trừ bằng cách chỉ cần khắc phục 20% các nguyên nhân dẫn đến khiếu nại.5
Nguyên lý 80/20 cũng được áp dụng ngày càng nhiều trong thiết kế và phát triển sản phẩm. Ví dụ, một bản đánh giá việc sử dụng phương pháp quản lý chất lượng toàn diện của Lầu Năm Góc giải trình rằng:
Các quyết định được đưa ra sớm trong quá trình phát triển ấn định cứng luôn phần lớn chi phí toàn bộ vòng đời sản phẩm. Nguyên lý 80/20 mô tả kết quả này, bởi vì chỉ sau 20% thời gian phát triển 80% chi phí toàn bộ vòng đời sản phẩm thường được cố định.6
Ảnh hưởng của cuộc cách mạng về chất lượng đối với sự thỏa mãn khách hàng và giá trị, đối với vị thế cạnh tranh của các hãng tư nhân và thật ra chính là vị thế cạnh tranh của các quốc gia ít được lưu ý nhưng thật sự có ảnh hưởng rất lớn. Nguyên lý 80/20 rõ ràng là một trong những yếu tố đầu vào “thiểu số quan yếu” đối với cuộc cách mạng chất lượng. Nhưng ảnh hưởng ngầm của Nguyên lý 80/20 không dừng lại ở đó. Nó còn đóng một vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng thứ hai, mà khi kết hợp với cuộc cách mạng đầu tiên đã tạo ra một xã hội tiêu dùng toàn cầu ngày nay.
Làn sóng 80/20 thứ hai: cuộc cách mạng về thông tin
Cuộc cách mạng thông tin bắt đầu từ những năm 1960 đã làm thay đổi thói quen và hiệu quả làm việc của phần lớn các hoạt động kinh doanh. Đây chỉ là sự khởi đầu để làm được một việc tốt hơn nữa là: giúp thay đổi bản chất của các công ty đang là lực lượng chi phối trong xã hội ngày nay. Nguyên lý 80/20 đã, đang và sẽ là kẻ đồng hành quan trọng của cuộc cách mạng thông tin, giúp định hướng sức mạnh của cuộc cách mạng một cách thông minh.
Có lẽ bởi nó gắn liền với trào lưu chất lượng, những chuyên gia máy tính và phần mềm ủng hộ cuộc cách mạng thông tin này nhìn chung đều quen thuộc với Nguyên lý 80/20 và sử dụng nó một cách rộng rãi. Xét theo số lượng các bài viết về máy tính và phần mềm có đề cập đến Nguyên lý 80/20, hầu hết những nhà phát triển phần cứng và phần mềm đều hiểu và sử dụng nguyên lý này trong công việc hàng ngày của họ.
Cuộc cách mạng thông tin đạt hiệu quả cao nhất khi sử dụng các khái niệm về tính chọn lọc và tính đơn giản của Nguyên lý 80/20. Như hai vị giám đốc dự án độc lập xác nhận rằng:
Đừng nghĩ gì quá to tát. Đừng lên kế hoạch cấp độ thứ n trong ngày đầu tiên. Tỷ suất sinh lợi trên vốn đầu tư thường tuân theo nguyên tắc 80/20: 80% lợi ích sẽ được sinh ra từ 20% đơn giản nhất của hệ thống, và 20% lợi ích còn lại sẽ được sinh ra từ 80% phức tạp nhất của hệ thống đó.7
Apple đã sử dụng Nguyên lý 80/20 khi phát triển sản phẩm Apple Newton Message Pad, một thiết bị điện tử trợ giúp cá nhân:
Các kỹ sư Newton đã tận dụng phiên bản có sửa đổi đôi chút [của Nguyên lý 80/20]. Họ tìm ra rằng 0,01% vốn từ của một người là đủ để thực hiện 50% những việc họ muốn làm với một máy vi tính cầm tay loại nhỏ.8
Phần mềm ngày càng thay thế vai trò của phần cứng, qua cách sử dụng Nguyên lý 80/20. Phần mềm RISC được phát minh năm 1994 là một ví dụ:
RISC dựa trên một phiên bản của nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này giả định rằng hầu hết phần mềm đều tiêu hao 80% thời gian của nó để thực hiện chỉ 20% các chỉ dẫn có sẵn. Các bộ xử lý RISC... tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của 20% đó, giúp giảm kích cỡ của con chip và hạ giá thành bằng cách loại bỏ 80% còn lại. RISC làm được trong phần mềm điều mà hệ thống CISC (một hệ thống hàng đầu trước đó) làm được ở chất liệu silicon.9
Những ai sử dụng phần mềm đều biết rằng mặc dù phần mềm cực kỳ hiệu quả nhưng việc sử dụng vẫn tuân theo các mô hình 80/20. Như một chuyên gia phát triển phần mềm tuyên bố như sau:
Giới doanh thương lâu nay luôn bám sát theo nguyên tắc 80/20. Điều này đặc biệt đúng đối với phần mềm, lĩnh vực trong đó 80% ứng dụng của một sản phẩm tận dụng chỉ 20% năng lực của nó. Điều đó có nghĩa rằng đa số chúng ta đều phải trả tiền cho những thứ mà chúng ta không muốn hay không cần. Các chuyên gia phát triển phần mềm cuối cùng dường như hiểu được điều này, và nhiều người đang đánh cược rằng các ứng dụng module hóa sẽ giải quyết được vấn đề.10
Thiết kế phần mềm sao cho các chức năng hay sử dụng nhất của nó trở nên dễ sử dụng là yếu tố quyết định. Tiếp cận tương tự được áp dụng cho các dịch vụ mới về cơ sở dữ liệu:
Những chuyên gia phát triển WordPerfect và các phần mềm khác làm ra chúng bằng cách nào? Trướctiên, họ xác định khách hàng muốn điều gì nhất tại thời điểm đó và họ muốn làm nó như thế nào – nguyên tắc 80/20 cũ (con người sử dụng 20% các chức năng của chương trình phần mềm trong 80% khoảng thời gian sử dụng của họ). Những chuyên gia phát triển phần mềm giỏi làm cho các chức năng thường sử dụng nhất trở nên đơn giản, tự động và quen thuộc đến mức tối đa.
Áp dụng cách tiếp cận này vào các dịch vụ cơ sở dữ liệu ngày nay sẽ có nghĩa là phải luôn quan sát việc sử dụng của khách hàng... Khách hàng gọi vào dịch vụ hỗ trợ tìm kiếm bao nhiêu lần để hỏi xem lấy tệp tin nào hay có thể tìm một tệp tin nào đó ở đâu? Thiết kế phần mềm tốt có thể loại trừ được những cuộc gọi như thế.11
Dù ta có nhìn vào đâu đi nữa, những cải tiến hiệu quả trong lĩnh vực thông tin – lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu – đều tập trung chủ yếu vào 20% hoặc ít hơn các nhu cầu quan yếu.
Cuộc cách mạng thông tin còn cả một hành trình dài phía trước
Cuộc cách mạng thông tin là một động lực có sức đảo lộn mọi thứ lớn nhất mà giới sản xuất kinh doanh từng biết đến. Hiện tượng “quyền lực thông tin vào tay con người” đã đem lại kiến thức và quyền lực cho các kỹ thuật viên, các công nhân ở cấp trực tiếp sản xuất, xóa bỏ quyền lực và lấy mất công việc của cấp quản lý trung gian, những người trước đây được bảo vệ bởi các kiến thức hoặc bí quyết độc quyền. Cuộc cách mạng thông tin cũng phân quyền các tập đoàn về mặt vật lý: điện thoại, máy fax, máy vi tính cá nhân, modem và sự vi hóa, tính di động ngày càng tăng của những kỹ thuật này đã bắt đầu hủy diệt quyền lực các cung điện doanh nghiệp và tác động đến những kẻ ngồi, hay đã từng ngồi, trong đấy. Cuối cùng, cuộc cách mạng thông tin sẽ góp phần hủy diệt cấp quản lý, từ đó giúp những “người làm thật sự” trong các tập đoàn tạo ra giá trị trực tiếp lớn hơn cho các khách hàng quan yếu của họ.12 Giá trị của các thông tin tự động hóa đang tăng theo cấp số nhân, nhanh hơn tốc độ chúng ta có thể sử dụng chúng rất nhiều. Chìa khóa để sử dụng sức mạnh này một cách hiệu quả, hiện nay và trong tương lai, nằm ở khả năng biết chọn lọc: trong việc áp dụng Nguyên lý 80/20.
Peter Drucker chỉ ra con đường:
Một cơ sở dữ liệu, cho dù phong phú đến thế nào chăng nữa, cũng không phải là thông tin. Nó chỉ là một quặng thông tin. Nguồn thông tin mà một doanh nghiệp chủ yếu dựa vào chỉ tồn tại dưới dạng thô và hỗn độn. Những gì mà một doanh nghiệp cần nhất cho việc ra quyết định – đặc biệt đối với các quyết định chiến lược – là dữ liệu về những gì diễn ra bên ngoài doanh nghiệp đó. Chỉ ở bên ngoài doanh nghiệp mới có những kết quả, cơ hội, và mối đe dọa.13
Drucker biện luận rằng chúng ta cần những phương cáchmới để đo lường việc tạo ra của cải vật chất. Ian Godden và tôi gọi những công cụ mới này là “các biện pháp đánh giá tự động về hiệu quả hoạt động”,14 chúng chỉ mới bắt đầu được tạo lập bởi một số doanh nghiệp. Nhưng trên 80% (có lẽ gần 99%) nguồn lực của cuộc cách mạng thông tin thì vẫn đang được áp dụng vào việc tính toán tốt hơn những gì mà trước đây chúng ta đã từng tính hơn là tạo ra và đơn giản hóa các biện pháp tạo ra của cải doanh nghiệp thật sự. Cái phần tỷ lệ nhỏ nỗ lực biết sử dụng cuộc cách mạng thông tin để tạo ra một loại hình tập đoàn khác sẽ có một ảnh hưởng to lớn.
Nguyên lý 80/20 vẫn là một bí quyết kinh doanh được giấu kín
Mặc dù rõ là có một tầm quan trọng và cũng đã được các nhà quản lý biết đến, Nguyên lý 80/20 vẫn còn chưa được phổ biến rộng rãi. Thậm chí bản thân thuật ngữ 80/20 chỉ được đón nhận rất chậm chạp và chưa thấy có những bước ngoặc rõ rệt. Với tình trạng được sử dụng còn manh mún và loan truyền chỉ ở mức độ dần dần, Nguyên lý 80/20 vẫn chưa được khai thác hết, kể cả những người thừa nhận ý tưởng này. Nguyên lý này cực kỳ linh hoạt. Nó có thể được áp dụng một cách hiệu quả đối với bất kỳ ngành nghề hay loại hình tổ chức nào, với bất kỳ chức năng nào thuộc nội bộ tổ chức hoặc bất kỳ công việc cá nhân nào. Nguyên lý 80/20 đều có tác dụng với các giám đốc điều hành, cán bộ quản lý ở các cấp, các chuyên viên chức năng và bất cứ người làm công việc trí óc nào, đến các công nhân có tay nghề thấp nhất hoặc những nhân viên học việc mới nhất. Và mặc dù việc áp dụng nó là muôn hình vạn trạng, vẫn có một lô-gích nền tảng thống nhất giải thích tại sao Nguyên lý 80/20 lại có thể phát huy tác dụng và có giá trị lớn đến thế.
Tại sao Nguyên lý 80/20 có thể phát huy tác dụng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh
Nguyên lý 80/20 được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh có một chủ đề chính – tạo ra nhiều lợi nhuận nhất với chi phí và công sức thấp nhất.
Những nhà kinh tế học cổ điển thế kỷ thứ XIX và đầu thế kỷ XX đã xây dựng một lý thuyết về cân bằng kinh tế và mô hình một doanh nghiệp chiếm được vị trí thống lĩnh trong suy nghĩ, tư duy từ lúc nó ra đời đến nay. Thuyết này cho rằng trong một môi trường cạnh tranh hoàn hảo, các doanh nghiệp sẽ không tạo ra lợi nhuận vượt trội, và khả năng sinh lợi hoặc bằng zero hoặc bằng chi phí vốn “bình thường”, cụm từ đi sau thường được xác định bởi một mức lãi suất rất khiêm tốn. Xét về mặt nội tại lý thuyết này rất nhất quán và có một nhược điểm duy nhất là nó không thể áp dụng đối với bất kỳ loại hoạt động kinh tế thực tiễn nào, đặc biệt là đối với hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân.
Thuyết 80/20 cho doanh nghiệp
Ngược lại với thuyết cạnh tranh hoàn hảo, thuyết 80/20 cho doanh nghiệp vừa có thể kiểm chứng được (và trong thực tế đã được kiểm chứng nhiều lần) vừa hữu dụng như là một cẩm nang hành động. Thuyết 80/20 cho doanh nghiệp đưa ra những nhận định sau:
Trong bất kỳ thị trường nào, có vài nhà cung ứng luôn làm tốt hơn những nhà cung ứng khác trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Những nhà cung ứng này sẽ đạt được mức giá bán cao nhất cũng như thị phần cao nhất.
Trong bất kỳ thị trường nào, có vài nhà cung ứng luôn làm tốt hơn những nhà cung ứng khác trong việc giảm thiểu tỷ lệ chi phí trên doanh thu. Nói cách khác, sản phẩm của những nhà cung ứng này sẽ có giá thành thấp hơn sản phẩm của những nhà cung ứng khác, với cùng sản lượng và doanh thu; hoặc là họ có khả năng tạo ra sản lượng tương đương nhưng với chi phí sản xuất thấp hơn.
Một số nhà cung ứng luôn tạo ra nhiều giá trị thặng dư hơn những nhà cung ứng khác. (Tôi sử dụng cụm từ “giá trị thặng dư” thay cho “lợi nhuận” bởi vì cụm từ sau thường ám chỉ lợi nhuận để chia cho các cổ đông. Khái niệm giá trị thặng dư ám chỉ đến nguồn ngân quỹ sẵn có để chia lợi nhuận và tái đầu tư, ngoài những thứ cần thiết thông thường để đảm bảo cho bộ máy hoạt động). Giá trị thặng dư cao sẽ dẫn đến một hay nhiều thứ sau đây: (1) tái đầu tư nhiều hơn cho sản phẩm và dịch vụ, nhằm sản xuất ra sản phẩm/ dịch vụ ưu việt hơn và hấp dẫn khách hàng hơn; (2) đầu tư vào việc giành thị phần thông qua nỗ lực tiếp thị và bán hàng nhiều hơn, và/hoặc thôn tính các hãng khác; (3) đem lại lợi ích cao hơn cho người lao động, điều này thường có khuynh hướng ảnh hưởng đến việc giữ chân và thu hút nhân tài trên thị trường; và/hoặc (4) đem lại lợi ích cao hơn cho cổ đông, điều này thường có khuynh hướng làm tăng giá cổ phiếu và làm giảm chi phí vốn, làm thuận lợi cho hoạt động đầu tư và/hoặc thôn tính.
Qua thời gian, 80% thị trường có khuynh hướng được đáp ứng bởi 20% hay một tỷ lệ ít hơn các nhà cung ứng, và các nhà cung ứng này thông thường cũng đạt lợi nhuận nhiều hơn.
Tại điểm này, cơ cấu thị trường có lẽ đạt được điểm cân bằng, mặc dù nó sẽ rất khác với loại cân bằng từ mô hình cạnh tranh hoàn hảo được ưa thích của các nhà kinh tế học. Tại điểm cân bằng 80/20, chỉ một vài nhà cung ứng lớn nhất sẽ cung cấp cho khách hàng giá trị tốt hơn và có được lợi nhuận cao hơn những đối thủ cạnh tranh nhỏ. Điều này thường được quan sát trong đời sống thực tế, mặc dù theo thuyết cạnh tranh hoàn hảo thì không thể. Chúng ta có thể đặt tên cho lý thuyết mang tính thực tiễn cao hơn này là quy luật cạnh tranh 80/20.
Nhưng thế giới thực tiễn thường không ngừng nghỉ lâu dài trong trạng thái cân bằng tĩnh lặng. Sớm hay muộn (thường thì sớm) luôn luôn có những sự thay đổi cơ cấu thị trường do các đổi mới, cải tiến của các đối thủ cạnh tranh gây ra.
Cả những nhà cung ứng hiện hữu và những nhà cung ứng mới sẽ tìm tòi để cải tiến và giành được thị phần cao hơn từ phần nhỏ nhưng có khả năng bảo vệ được của mỗi thị trường (“phân khúc thị trường”). Sự phân khúc này có thể xảy ra bằng việc cung cấp sản phẩm hay dịch vụ chuyên môn hóa cao hơn phù hợp một cách lý tưởng đối với vài loại khách hàng cụ thể. Qua thời gian, các thị trường sẽ có khuynh hướng phân ra thành nhiều phân khúc thị trường hơn.
Trong mỗi phân khúc thị trường này, quy luật cạnh tranh 80/20 sẽ phát huy tác dụng. Những công ty đứng đầu trong mỗi phân khúc chuyên biệt có thể hoặc là những công ty hoạt động trên phạm vị lớn hoặc độc quyền trong phân khúc đó hoặc là các công ty trung gian của ngành đó, nhưng trong mỗi phân khúc thành công của chúng sẽ phụ thuộc vào việc đạt được doanh thu lớn nhất với chi phí thấp nhất. Trong mỗi phân khúc, vài công ty sẽ làm điều này tốt hơn những công ty khác và kết quả là sẽ có khuynh hướng tích lũy thêm nhiều thị phần phân khúc.
Các công ty lớn sẽ hoạt động trong một số lượng lớn các phân khúc thị trường, có nghĩa là trong một số lớn các phân khúc kết hợp khách hàng/sản phẩm trong đó đòi hỏi phải có một công thức khác để tối đa hóa doanh thu trên một đơn vị nguồn lực, và/hoặc nơi mà các đối thủ cạnh tranh khác giáp mặt nhau. Các hãng tư nhân lớn sẽ tạo ra giá trị thặng dư lớn trong một vài phân khúc này, trong khi tạo ra giá trị thặng dư thấp hơn (thậm chí thâm hụt) trong một số phân khúc khác. Do đó thực tế có xu hướng là 80% giá trị thặng dư hay lợi nhuận được sinh ra từ 20% các phân khúc thị trường, từ 20% khách hàng và từ 20% sản phẩm. Phân khúc thị trường đem lại lợi nhuận cao nhất thường là (nhưng không phải luôn là) nơi mà công ty chiếm thị phần cao nhất, và nơi mà công ty có nhiều khách hàng trung thành nhất (sự trung thành được định nghĩa là sử dụng dịch vụ/sản phẩm lâu dài và ít có khả năng bỏ đi để chuyển sang các đối thủ cạnh tranh).
Trong nội bộ bất kỳ một công ty nào, như với những đơn vị phụ thuộc vào tự nhiên và sự nỗ lực của con người, thường tồn tại một tình trạng bất cân xứng giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra, sự mất cân đối giữa nỗ lực bỏ ra và những thành quả thu được. Bên ngoài công ty, điều này thể hiện ở chỗ có một số thị trường, sản phẩm và khách hàng có khả năng sinh lợi nhiều hơn các thị trường, sản phẩm và khách hàng khác. Trong nội bộ công ty, nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ có một số nguồn lực, có thể là con người, nhà xưởng, máy móc hay sự hoán vị những nguồn lực này sẽ đem lại nhiều giá trị trên một đơn vị chi phí hơn là những nguồn lực khác. Nếu chúng ta có thể đo lường được nó (như có thể làm với một số công việc, như công việc của các nhân viên bán hàng chẳng hạn), chúng ta sẽ nhận ra rằng một số nhân viên tạo ra giá trị thặng dư rất lớn cho công ty (họ góp phần tạo ra doanh thu lớn hơn nhiều so với toàn bộ chi phí công ty phải bỏ ra cho họ), trong khi đó những nhân viên khác lại tạo ra giá trị thặng dư thấp hơn hoặc gây ra thâm hụt. Các công ty tạo ra giá trị thặng dư lớn nhất thường có giá trị thặng dư bình quân trên mỗi nhân viên cao nhất, nhưng ở mọi công ty, giá trị thặng dư được tạo ra bởi mỗi nhân viên thường rất không đồng đều: 80% giá trị thặng dư thường được tạo ra chỉ bởi 20% số lượng nhân viên.
Ở cấp độ thấp nhất của sự tổng hợp các nguồn lực trong một công ty, chẳng hạn như một cá nhân người lao động, thì 80% giá trị thu được có thể được tạo ra từ một phần nhỏ, xấp xỉ 20% khoảng thời gian làm việc, khi người lao động đang hoạt động với năng suất cao gấp nhiều lần mức hiệu quả trung bình của người ấy, thông qua một sự phối hợp các yếu tố bao gồm các cá tính và bản chất thật sự của công việc.
Do đó, nguyên tắc bất cân đối giữa nỗ lực bỏ ra và phần thưởng nhận vào có mặt ở mọi cấp độ trong kinh doanh: thị trường, phân khúc thị trường, sản phẩm, khách hàng, các bộ phận và người lao động. Sự mất cân bằng này, chứ không phải là khái niệm cân bằng, mới chính là đặc trưng của mọi hoạt động kinh tế. Hiển nhiên rằng những khác biệt nhỏ lại tạo ra những hậu quả lớn. Một sản phẩm chỉ cần tốt hơn sản phẩm cạnh tranh của nó 10% là có thể tạo ra được 50% khác biệt về doanh số và 100% khác biệt về lợi nhuận.
Ba ý nghĩa hành động
Ý nghĩa thứ nhất của thuyết 80/20 là các công ty thành công thì hoạt động trong những thị trường có khả năng giúp cho công ty đó tạo ra doanh thu cao nhất với công sức thấp nhất. Điều này đúng một cách tuyệt đối lẫn tương đối, tuyệt đối trong mối tương quan với lợi nhuận bằng tiền; và tương đối trong mối tương quan với cạnh tranh. Một công ty không thể được xem là thành công trừ phi đạt được giá trị thặng dư tuyệt đối cao (theo thuật ngữ truyền thống, là tỷ suất sinh lợi trên vốn đầu tư cao) đồng thời cũng có thặng dư cao hơn so với đối thủ cạnh tranh của nó (lợi nhuận biên tế cao hơn).
Ý nghĩa thực tiễn thứ hai cho các công ty là luôn có khả năng nâng cao thặng dư kinh tế với cấp độ lớn bằng cách chỉ tập trung vào những đối tượng khách hàng và phân khúc thị trường hiện đang đem lại giá trị thặng dư lớn nhất. Điều này hàm ý việc bố trí lại các nguồn lực vào các phân khúc tạo ra giá trị thặng dư nhiều nhất, đồng thời ngụ ý việc giảm thiểu mức tổng nguồn lực và chi phí (nói cách khác, là giảm thiểu nhân công và các chi phí khác).
Các công ty hiếm khi đạt được mức thặng dư cao nhất mà họ có thể đạt được hoặc chỉ gần đạt được, bởi vì cấp quản lý thường không ý thức được tiềm năng tạo ra thặng dư cũng như họ thường thích điều hành những công ty lớn hơn là những công ty có khả năng sinh lợi khác thường.
Hệ luận thứ ba là mọi doanh nghiệp đều có thể nâng cao mức thặng dư bằng cách giảm thiểu sự bất cân xứng giữa sản lượng và phần thưởng trong nội bộ công ty. Điều này có thể thực hiện được bằng cách xác định những bộ phận nào trong công ty (con người, phân xưởng, cửa hàng, bộ phận quản lý, quốc gia) tạo ra giá trị thặng dư cao nhất và tăng cường những nguồn lực này, làm cho chúng mạnh thêm; và ngược lại, xác định những nguồn lực nào tạo ra giá trị thặng dư thấp hoặc gây thâm hụt, tạo điều kiện thuận lợi để cải thiện mạnh mẽ những bộ phận đó, và nếu không thể cải thiện được thì ngưng tài trợ kinh phí cho những bộ phận này.
Các nguyên tắc trên tạo nên một lý thuyết 80/20 rất hữu ích cho doanh nghiệp, nhưng không nên diễn giải chúng một cách quá cứng nhắc và giáo điều. Các nguyên tắc này phát huy được tác dụng bởi vì chúng là sự phản ánh các mối quan hệ trong tự nhiên, vốn là một sự pha trộn phức tạp giữa trật tự và hỗn độn, giữa cái thường quy và cái bất thường.
Hãy tìm những ý tưởng “khác thường” từ Nguyên lý 80/20
Điều quan trọng là phải nắm bắt tính linh động và các yếu tố tác động các mối quan hệ 80/20. Nếu không coi trọng điều này, bạn sẽ diễn giải Nguyên lý 80/20 một cách quá cứng nhắc và sẽ không khai thác được hết tiềm năng của nó.
Thế giới đầy rẫy những nguyên nhân nho nhỏ, mà khi kết hợp lại có thễ dẫn đến những kết quả to lớn. Hãy xét ví dụ một cái xoong nấu sữa, khi đun quá một nhiệt độ nhất định, sữa trong xoong bất ngờ thay đổi trạng thái, dâng lên và sôi sùng sục. Mới đó bạn có một lượng sữa nóng, nằm gọn gang trong xoong mà giờ đây bạn có hoặc là món cà phê ca-pu-chinô tuyệt vời, hoặc, bạn nếu để chậm đi một giây, một mớ hổ lốn đổ tràn ra bếp lò. Trong sản xuất kinh doanh mọi chuyện diễn ra có chậm hơn đôi chút, nhưng biết đâu trong năm này bạn thấy công ty IBM tuyệt vời ăn nên làm ra với nhiều lợi nhuận thống trị ngành máy tính để rồi, chẳng bao lâu sau, một tích hợp những nguyên nhân nhỏ có thể sẽ làm cho người khổng lồ này loạng choạng mất phương hướng và đang phải đi dò dẫm để tránh bị diệt vong.
Những hệ thống sáng tạo luôn hoạt động vượt ra khỏi trạng thái cân bằng. Nguyên nhân và kết quả, tác động và kết quả, hoạt động theo một phương cách phi tuyến tính, phi tuần tự. Thường bạn không gặt hái những gì mà bạn đã đầu tư; nhiều khi có thể bạn thu về một lượng ít hơn hoặc nhiều hơn nhiều. Những biến chuyển lớn lao trong một hệ thống doanh nghiệp có thể xảy ra do kết quả của những nguyên nhân xem ra chỉ là bé cỏn con. Ở bất kỳ thời điểm nào, những con người với một trí thông minh, trình độ kỹ năng, và sự tận tụy công việc ngang nhau có thể làm ra những kết quả không bằng nhau, do những khác biệt nhỏ về cấu trúc. Các sự kiện không thể đoán biết trước được, mặc dù những quy luật có thể đoán biết dường như vẫn thường hay lặp đi lặp lại.
Xác định các vận may
Do đó, kiểm soát là không thể được. Tuy nhiên, có thể ảnh hưởng đến các sự kiện, và có lẽ quan trọng hơn là có thể phát hiện ra những điều trái với quy luật và khai thác chúng. Nghệ thuật áp dụng Nguyên lý 80/20 là xác định được cách thức mà xu hướng thực tế đang diễn ra và khai thác nó càng nhiều càng tốt.
Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một sòng bạc rất “cà chớn” với toàn những bánh ru-lét không cân bằng. Mọi con số đều có giá cược là 1 ăn 35, nhưng tần suất xuất hiện của từng con số lại khác nhau ở những bàn chơi khác nhau. Tại một bàn, số 5 có tần suất xuất hiện là 1/20, ở bàn khác thì tỷ lệ đó là 1/50. Nếu bạn “theo” đúng con số cần đánh ở đúng bàn cược, bạn có thể phát tài. Nếu bạn cứ ngoan cố đặt cược vào con số 5 ở bàn cược có tần suất xuất hiện của nó chỉ là 1/50 thì bạn sẽ thua sạch tiền dù cho bạn có số vốn ban đầu nhiều đến cỡ nào đi nữa.
Nếu bạn xác định được công ty của bạn đang sinh lợi nhiều hơn ở khâu nào, bạn có thể bỏ thêm vốn vào và thu được một khoản lợi nhuận khổng lồ. Ngược lại, nếu bạn phát hiện ra công ty bạn đang bị thua lỗ ở khâu nào thì bạn có thể cắt giảm mức lỗ.
Trong ngữ cảnh này, “khâu” có thể là bất cứ thứ gì. Nó có thể là một sản phẩm, một thị trường, một khách hàng hay một loại khách hàng, một công nghệ, một kênh phân phối, một phòng hay bộ phận, một quốc gia, một loại giao dịch hay một nhân viên, loại nhân viên hay một nhóm. Mục tiêu của trò chơi là ở chỗ phát hiện ra vài khâu thiểu số đang tạo ra giá trị thặng dư lớn và khuếch đại chúng đến mức tối đa; và nhận diện được những khâu đang bị thua lỗ và loại bỏ chúng ra.
Chúng ta đã được đào luyện tư duy theo kiểu tương quan nhân quả, về các mối quan hệ có quy tắc, mức sinh lợi trung bình, cạnh tranh hoàn hảo, và các kết quả có thể dự đoán trước. Nhưng đó không phải là thế giới thực. Thế giới thực bao gồm một loạt các ảnh hưởng, ở đấy nguyên nhân và kết quả trở nên lu mờ, các vòng lặp phản hồi phức tạp làm méo mó các yếu tố đầu vào; ở đấy trạng thái cân bằng chỉ mang tính tạm thời và thường chỉ là ảo giác; ở đấy có những khuôn mẫu hoạt động dẫu bất thường lại mang tính lặp đi lặp lại; ở đấy các công ty không bao giờ cạnh tranh trực diện và phát đạt nhờ vào sự chênh lệch; ở đấy một vài tay được ưu ái có khả năng thâu tóm thị trường để thu lợi cao.
Nhìn dưới góc độ này, các công ty lớn là các liên minh cực kỳ phức tạp và liên tục thay đổi, trong đó một số công ty đang đi đúng hướng và làm ăn phát đạt, trong khi một số công ty khác thì hoạt động trái với “quy luật” và bị lỗ lã. Sự bất lực của chúng ta khi xử lý cái thực tế phức tạp và các hiệu ứng bình ổn và hay gây nhiều sai lệnh của các hệ thống kế toán làm cho tất cả những điều này khó nhận ra. Nguyên lý 80/20 rất phổ biến nhưng hầu như không được nhận biết. Cái mà chúng ta thường được nhìn thấy trong kinh doanh là hiệu ứng cuối cùng của những điều đang diễn ra, chứ thật sự không phải là toàn bộ bức tranh. Bên dưới bề mặt này là những yếu tố đầu vào tích cực lẫn tiêu cực đầy mâu thuẫn kết hợp với nhau để tạo ra hiệu ứng mà chúng ta có thể nhìn thấy trên bề mặt của nó. Nguyên lý 80/20 có tác dụng lớn nhất khi chúng ta xác định được tất cả các lực tác động bên dưới bề mặt, để có thể ngăn chặn các ảnh hưởng tiêu cực và tập trung sức mạnh tối đa cho các yếu tố có năng suất cao nhất.
Làm thế nào các công ty có thể sử dụng Nguyên lý 80/20 để tăng lợi nhuận
Phần lịch sử, triết lý và lý thuyết của Nguyên lý 80/20 trình bày như thế là đã quá đủ! Bây giờ chúng ta chuyển sang vấn đề thực hành. Bất kỳ một công ty riêng lẻ nào cũng có thể thu hoạch được rất nhiều thông qua việc vận dụng thực tế Nguyên lý 80/20. Đã đến lúc phải vạch ra cho bạn thấy phương cách thực hiện.
Chương 4 đến Chương 7 bao gồm những phương pháp quan trọng nhất để tăng lợi nhuận thông qua Nguyên lý 80/20. Chương 8 kết thúc Phần hai với một số bí quyết về cách thức nắm bắt Nguyên lý 80/20 vào trong đời sống kinh doanh của bạn, giúp bạn có được ưu thế hơn so với các đồng nghiệp cũng như đối thủ cạnh tranh của mình.
Chúng ta bắt đầu chương kế tiếp với ứng dụng quan trọng nhất của Nguyên lý 80/20 vào trong bất kỳ công ty nào: ấy là khu biệt bộ phận nào mà bạn đang thật sự có lãi và, cũng quan trọng không kém, xác định bộ phận nào bạn đang thực sự bị thua lỗ. Mọi doanh nhân đều nghĩ rằng họ đã thừa biết điều này, và gần như tất cả đều sai lầm. Nếu quả họ đã có một bức tranh chính xác thì toàn bộ doanh nghiệp của họ đã thay đổi rồi.