Brainstorming là một trong những cách nhanh nhất để mở ra tư duy sáng tạo và xây
dựng động lực trong bất kỳ tổ chức nào. Ở cương vị một nhà quản lý, đó là một trong những công cụ quan trọng nhất mà bạn có thể sử dụng để giải quyết vấn đề, vượt qua trở ngại, đạt được các mục tiêu kinh doanh và xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ gồm những người cam kết gắn bó. Quá trình brainstorming lần đầu tiên được mô tả bởi Alex Osborn, một giám đốc quảng cáo, vào năm 1946. Trong những năm qua, nó đã được phát triển và cải tiến để bây giờ được sử dụng một cách thường xuyên trong các tổ chức phát triển nhanh chóng và cạnh tranh. Nếu bạn không đang sử dụng brainstorming để thúc đẩy hoạt động kinh doanh, thì việc bắt đầu sử dụng nó không có gì khó. Mục đích của brainstorming là khai mở ra sự sáng tạo của tất cả mọi người trong tổ chức của bạn. Và bạn sẽ thường xuyên tỏ ra bất ngờ.
Đôi khi, các nhân viên không phải là những người thân thiện hoặc nói nhiều hóa ra lại là
những người có các ý tưởng bất ngờ có khả năng tác động sâu sắc đến kết quả kinh doanh
của bạn.
Bài tập brainstorming
Cách đây vài năm, IBM đã yêu cầu tôi thực hiện một loạt các cuộc hội thảo về giải quyết vấn đề và ra quyết định trên toàn quốc, mà tôi đã làm trong năm sau đó. Trong chương trình hội thảo một ngày này, một trong những bài tập tôi đưa ra là hướng dẫn quá trình brainstorming. Những người tham gia hội thảo ngồi ở các bàn tròn, với sáu hoặc bảy người mỗi bàn. Sau đó, tôi sẽ giao cho họ các bài tập để họ cùng làm với nhau.
Trong bài tập brainstorming, những người tham gia phải đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt để giải quyết một vấn đề cụ thể. Trong trường hợp này, vấn đề là một nhà máy sản xuất gạch đã sản xuất quá quy định hàng ngàn viên gạch không thể bán trên thị trường hiện nay. Nhà máy sản xuất đang tìm kiếm các cách khác nhau để sử dụng gạch ngoài việc xây những bức tường bằng xi măng hoặc vữa. Những người tham gia đã có 20 phút để đưa ra nhiều ý tưởng nhất có thể. Họ sẽ phải cạnh tranh với các bàn khác về số lượng ý tưởng hoặc câu trả lời họ có thể đưa ra. Tại mỗi bàn, một người được giao nhiệm vụ viết ra những
ý tưởng nhanh nhất có thể. Các nhóm có cấp bậc và chức vụ tương đối giống nhau ở mỗi bàn. Một số bàn chỉ bao gồm các quản lý hoặc giám đốc điều hành; có bàn gồm toàn các kỹ thuật viên. Tôi nhớ, có một bàn có bảy thư ký, tất cả đều là nữ.
Số lượng so với chất lượng
Tôi đi khắp các cơ sở của IBM trong nước để cung cấp các hội thảo và số lượng trung bình các câu trả lời mà mỗi bàn đưa ra trong quá trình brainstorming là 70-80 ý tưởng. Nhưng trong buổi hội thảo đặc biệt này, bàn chỉ gồm các thư ký đưa ra gần 200 ý tưởng về cách xử lý tình trạng thừa cung gạch này. Họ đưa ra rất nhiều ý tưởng trong 20 phút đến mức phải cần đến ba người liệt kê các câu trả lời. Hóa ra, họ sáng tạo hơn nhiều bàn toàn các quản lý cấp cao hoặc các giám đốc điều hành khác. Vấn đề là bạn không bao giờ được đánh giá thấp khả năng sáng tạo của nhân viên. Đôi khi, một người duy nhất sẽ đưa ra một ý tưởng hay cái nhìn sâu sắc có thể thay đổi hướng đi của doanh nghiệp của bạn, miễn là bạn tác động đến khả năng sáng tạo của họ.
Bảy phần trong quá trình brainstorming
1. Chọn quy mô nhóm tối ưu. Quy mô lý tưởng cho các nhóm brainstorming là từ bốn đến bảy người. Ít hơn bốn người hoặc nhiều hơn bảy người hoặc là sẽ không mang lại đủ ý tưởng hay sẽ không cung cấp cho mỗi người cơ hội đóng góp công sức tối đa.
1. Chọn một nhà lãnh đạo và một người ghi chép cho mỗi bàn. Công việc của người lãnh đạo là giữ cho nhịp của nhóm diễn ra liên tục, đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội đóng góp và không ai kiểm soát cuộc trao đổi. Công việc của người ghi chép là ghi lại những ý tưởng nhanh nhất có thể. Hãy để những người tham gia trong bàn đưa ra lựa chọn của họ trước khi bắt đầu quá trình brainstorming.
3. Đưa ra thời hạn cụ thể cho các buổi brainstorming. Khoảng thời gian này từ 15 đến 45 phút là phù hợp. Bắt đầu và dừng lại đúng lúc. Khi mọi người biết thời hạn được đưa ra, họ có xu hướng tập trung nhanh hơn và đóng góp ý kiến tốt hơn và nhiều hơn.
4. Xác định một vấn đề hoặc câu hỏi cụ thể đòi hỏi các câu trả lời thực tế. “Làm thế nào chúng ta có thể đếm được số lần phản hồi của khách hàng?” thì tốt hơn nhiều so với câu hỏi, “Làm thế nào chúng ta có thể khiến khách hàng vui vẻ hơn?” Câu hỏi càng cụ thể, các câu trả lời càng có giá trị hơn.
5. Tập trung vào số lượng các ý tưởng thay vì chất lượng của chúng. Biến nó thành một trò chơi hoặc một cuộc thi để tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, càng nhanh càng tốt, trong khoảng thời gian cho phép.
6. Nghiêm cấm mọi đánh giá. Tập trung vào việc đưa ra các ý tưởng. Đừng nhạo báng, nhận xét hoặc đánh giá bất kỳ ý tưởng nào trong buổi brainstorming. Khuyến khích những ý tưởng mới lạ, hài hước và tư duy thoát khỏi lối mòn. Xây dựng dựa trên các ý tưởng của người khác. Bổ sung các ý tưởng của những người khác. Kết hợp các ý tưởng để đưa ra nhiều ý tưởng hơn. Nếu những người tham gia không được cười và vui vẻ trong buổi brainstorming này, thì hẳn là có vấn đề.
7. Thu thập tất cả các ý tưởng được đưa ra để đánh giá sau. Bước này giúp đảm bảo rằng sẽ không có những ý kiến phiến diện hay ý tưởng cá nhân nào được coi trọng hơn so với các
ý tưởng của người khác.
Brainstorming hoạt động như thế nào?
Mỗi lần, mỗi bàn tạo ra 50-80 ý tưởng cho một câu hỏi cụ thể, hãy dừng thảo luận lại và nghỉ giải lao. Sau giờ nghỉ, yêu cầu người ghi chép của nhóm này chuyển các ý tưởng của họ sang cho ngời trưởng bàn bên cạnh. Các trưởng bàn sau đó chỉ đạo một bài tập thảo luận và đánh giá chất lượng của mỗi ý tưởng được tạo ra bởi các bàn khác. Trong tình huống này, không có sự tham gia của cái tôi cá nhân, bởi không ai trong bàn đưa ra ý tưởng nào trong cuộc thảo luận đó. Vào cuối buổi thảo luận, các ý tưởng tốt nhất, được xác định bởi sự đồng thuận, sẽ được trình bày cho cả nhóm bởi mỗi bàn.
Tôi đã sử dụng định dạng này ngay cả khi có từ 8 người trở lên tham gia vào buổi brainstorming. Sau đó bạn có thể chia những người này thành từ 2 nhóm trở lên, mỗi nhóm đánh giá các ý tưởng được đưa ra bởi một trong những nhóm khác.
Lợi ích của brainstorming
Có rất nhiều lợi ích của brainstorming. Brainstorming xây dựng sự gắn kết, sự cam kết, lòng trung thành và sự nhiệt tình.
Tham gia vào buổi brainstorming kích thích và khai mở tài năng sáng tạo của con người. Brainstorming cũng xây dựng ý thức về bản thân mỗi cá nhân bởi mọi người được yêu cầu tham gia và đưa ra ý tưởng của họ.
Với brainstorming, bạn có thể tạo ra một môi trường hợp tác và làm việc theo nhóm tốt hơn. Bạn khuyến khích tình bạn và giao tiếp tốt hơn khi mọi người cùng suy nghĩ. Phần thưởng quan trọng nhất là bạn sẽ đưa ra rất nhiều ý tưởng hay và đôi khi là cả những ý tưởng thay đổi hướng đi của doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm của tôi, các bài tập brainstorming đã dẫn đến một loạt các ý tưởng hàng đầu nhằm gia tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận của một tổ chức. Đó là trách nhiệm chính của các nhà quản lý trong việc tổ chức các cuộc brainstorming một cách thường xuyên. Nếu không đang làm điều đó, bạn đang bỏ qua một công cụ quản lý cực kỳ mạnh mẽ và lãng phí trí tuệ chưa được khai thác, các nguồn tài nguyên công ty quý giá nhất.
Khi bạn tiến hành brainstorming thường xuyên, chẳng hạn như một lần một tuần, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy số lượng ý tưởng hay mà một người bình thường có thể tạo ra nhằm giúp bạn thực hiện công việc và khiến hoạt động công ty của bạn tốt hơn.
Bài tập thực hành
1. Ngay hôm nay, hãy tiến hành một buổi brainstorming như đã được trình bày và giải thích trong chương này. Viết ra các hướng dẫn trên một mảnh giấy để mọi người biết chính xác phải làm gì và làm điều đó bằng cách nào.
2. Từ bây giờ, bất cứ khi nào bạn có một câu hỏi hoặc một vấn đề trong doanh nghiệp, hãy nhanh chóng tập hợp một nhóm brainstorming từ 15-45 phút để tập trung vào phát triển số lượng lớn nhất các ý tưởng có thể giải quyết vấn đề. Bạn sẽ có thể rất ngạc nhiên trước kết quả.