Có tới 25 đến 50% thời gian quản lý được dùng vào việc họp hành. Đó có thể là những cuộc họp trực tiếp với một người, những cuộc gặp ngắn ở hành lang hay khi ra vào văn phòng hoặc những cuộc họp trang trọng hơn trong văn phòng hay phòng họp. Thật không may là ít nhất 50% thời gian họp hành bị lãng phí. Các cuộc gặp mặt tiêu tốn rất nhiều thời gian mà ít khi mang lại giá trị về lâu dài. Tuy nhiên các cuộc họp cũng là một công cụ quản lý quan trọng và cần phải được sử dụng một cách hiệu quả.
Tính toán chi phí của cuộc họp
Hãy chắc chắn rằng bạn có lý do chính đáng để triệu tập hay tham dự một cuộc họp. Hãy coi mỗi cuộc họp như một khoản đầu tư trong kinh doanh với các chi phí đi kèm về thời gian và tiền lương của nhân viên và lãnh đạo. Hãy tính tổng tiền lương theo giờ của những người tham dự cuộc họp và xác định rằng bạn cần phải thu về một khoản lợi nhuận từ khoản đầu tư này. Nếu bạn có 10 người tham dự cuộc họp và trung bình mỗi người có thu nhập 50 đô-la một giờ, thì tài khoản ngân hàng của công ty sẽ tốn 500 đô-la với một cuộc họp trong một giờ đồng hồ. Nếu có ai đó muốn chi 500 đô-la cho một dự án và gặp bạn để xin phê duyệt, bạn sẽ muốn biết công ty sẽ nhận được gì từ khoản chi này. Có lẽ bạn sẽ cần suy nghĩ về nó trước khi phê duyệt. Thậm chí bạn có thể yêu cầu bổ sung thông tin và chi tiết trước khi cảm thấy thoải mái với việc cho phép một khoản chi ở mức này. Hãy đối xử với các cuộc họp một cách cẩn trọng như vậy. Hãy tránh những cuộc họp không cần thiết. Luôn đặt câu hỏi rằng cuộc họp này có cần diễn ra hay không. Bất cứ khi nào một cuộc họp là không cần thiết, bạn phải tránh không tham dự nó. Nếu cá nhân bạn không cần tham dự cuộc họp thì đừng tham dự. Nếu là người tổ chức cuộc họp, hãy tự hỏi ai là người cần tham dự cuộc họp và chỉ mời những người đó. Hãy tránh việc mời những người không cần tham gia chỉ để khiến họ cảm thấy hài lòng hoặc quan trọng.
Chuẩn bị trước lịch trình
Hãy chuẩn bị một lịch trình cho mọi cuộc họp và luôn tuân theo chương trình đã lập ra. Hãy ưu tiên cho những đề mục trong chương trình và xử lý những vấn đề quan trọng nhất trước tiên, phòng khi bạn bị hết thời gian. Là người chủ tọa cuộc họp, nhiệm vụ của bạn là giữ cho việc thảo luận đi đúng hướng và thúc đẩy việc hoàn tất mỗi đề mục trước khi tiếp tục. Hãy bắt đầu và kết thúc các cuộc họp đúng giờ. Nếu có những người thường xuyên đến muộn, bạn có thể cân nhắc việc khóa cửa ít phút sau giờ bắt đầu. Một chiến thuật khác là giả định rằng người đến muộn sẽ không tham dự và bắt đầu họp ngay. Một khi cuộc họp bắt đầu, hãy đảm bảo sẽ không có sự gián đoạn nào trong thời gian họp.
Trong cuốn sách bán chạy của mình có tên What Got You Here Won’t Get YouThere (Điều mang bạn đến đây sẽ không đưa bạn đến đó), Marshall Goldsmith nói rằng một trong những khuyết điểm lớn nhất trong quản lý là xu hướng lấn át trong những cuộc họp mà người tham dự là cấp dưới. Bởi bạn là cấp trên, nên tất cả mọi người đều lắng nghe bạn nói. Dần dần mọi người sẽ quen với việc không nói gì hoặc xen ngang mà để bạn muốn nói gì và bao lâu tùy ý.
Đặt nhiều câu hỏi hơn
Trong cuộc họp, hãy hành động như một chú chim cú già thông thái. Hãy đặt nhiều câu hỏi hơn và lắng nghe chăm chú hơn khi bạn nói hay đóng góp cho chương trình họp. Hãy sử dụng cuộc họp để khơi gợi những ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự, điều không thể xảy ra nếu như bạn nói quá nhiều. Những cuộc họp hiệu quả và thành công nhất là những cuộc họp mà mọi người đều đứng. Bạn có thể tổ chức hình thức họp này tại văn phòng, sẽ không có ai được phép ngồi và những gì cần trao đổi được thảo luận một cách nhanh chóng và ngắn gọn để mọi người có thể quay lại làm việc. Việc triệu tập một cuộc họp như vậy rất đơn giản. Bạn có thể nói “Để tiết kiệm thời gian – vì tôi biết mọi người đều bận – hãy tổ chức một cuộc họp đứng. Như thế chúng ta có thể bàn bạc về mọi vấn đề và quay trở lại làm việc nhanh hơn”. Bởi mọi người thường rất bận rộn, bạn sẽ thấy rằng với thời gian và địa điểm thích hợp, hình thức họp này sẽ được các nhân viên đánh giá rất cao. Như Peter Drucker từng viết, “Nếu trên 25% thời gian quản lý được dành để tham gia các cuộc họp thì đó là dấu hiệu của một tổ chức yếu kém.”