Điện thoại có thể là một công cụ tuyệt vời hoặc một người chủ tồi tệ – nhất là khi bạn cảm thấy buộc phải trả lời mỗi khi chuông reo. Để đạt được năng suất tối đa, bạn phải giữ điện thoại ở vai trò thích hợp nhằm không để bản thân bị phụ thuộc vào bất kỳ ai gọi đến. Cách tốt nhất để quản lý các cuộc điện thoại là hãy để trợ lý hành chính sàng lọc tất cả những cuộc gọi đó, nếu không hãy để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại. Có rất ít cuộc gọi hay tin nhắn không thể chờ đến khi bạn thấy thuận tiện hơn để xử lý chúng. Một trong những lý do khiến chúng ta đang trở thành nô lệ của sự xao nhãng đó là tính tò mò. Chúng ta không thể kìm lại việc tự hỏi ai đang gửi tin nhắn cho mình hay ở bên kia đầu dây. Cách duy nhất để vượt qua cám dỗ về sự phân tán sự chú ý này là bạn cần tắt bỏ điện thoại để không nghe thấy chuông. Bất cứ khi nào bạn gặp các nhân viên và cấp dưới của mình, với sếp hay khách hàng, hãy để các cuộc gọi ở chế độ chờ. Hãy tắt điện thoại di động của bạn. Hãy loại bỏ mọi sự xao nhãng. Hiếm khi có điều gì quan trọng đến mức không thể chờ tới lúc khác. Mười phút trò chuyện với người khác mà không bị gián đoạn sẽ có hiệu quả hơn 30 hoặc 40 phút với các cuộc điện thoại trong khi trò chuyện. Bạn có thể gọi lại cho từng người sau khi xong việc.
Nhóm các cuộc gọi của bạn
Nếu bạn cần thực hiện nhiều cuộc gọi trong ngày, hãy làm việc đó vào cùng một thời điểm. Hãy chọn ra một khoảng thời gian mà bạn có thể tắt các thiết bị và tập trung vào gọi điện cho những người quan trọng trong danh sách của mình. Hãy viết ra những cái tên, số điện thoại và chủ đề cuộc nói chuyện bạn cần thực hiện. Hãy lên kế hoạch cho các cuộc gọi một cách tận tâm như khi lên kế hoạch gặp sếp của mình. Nếu đó là một cuộc gọi quan trọng, hãy viết ra lịch trình trao đổi cho cuộc gọi với một danh sách những điều cần nói. Không gì gây bực mình bằng việc khi kết thúc một cuộc gọi quan trọng với một nhân vật khó tiếp cận và phát hiện ra rằng bạn đã quên không nhắc đến một điểm quan trọng bởi đã quên viết ra lịch trình.
Hãy lịch sự và chuyên nghiệp
Khi gọi cho một ai đó, hãy luôn luôn hỏi: “Anh/chị có tiện nói chuyện không?” Các nhà lãnh đạo hàng đầu đều sử dụng cụm từ lịch sự và chuyên nghiệp này để mở đầu một cuộc điện thoại, ngay cả với những cuộc gọi đã được sắp đặt và lên kế hoạch từ trước. Xét cho cùng, nếu có một vấn đề cấp bách xảy ra trước đó thì đây có thể không phải là lúc thích hợp để nói chuyện. Nếu bạn cố gắng bắt đầu câu chuyện vào lúc này, người kia sẽ không thể tập trung chú ý được. Vì thế hãy luôn hỏi: “Bây giờ có tiện cho anh/chị không?”
Nếu người bạn gọi nói rằng đây không phải là lúc thích hợp, hãy đề nghị gọi lại sau hoặc hỏi xem họ có thể gợi ý một thời điểm thuận tiện hơn không. Đây là một việc đơn giản để thể hiện sự lịch thiệp và tôn trọng, và đương nhiên nó sẽ được đánh giá cao. Đừng bao giờ giả định rằng người đó có thời gian để nói chuyện với bạn vào lúc này, dù trước đó bạn đã thỏa thuận với họ.
Tránh gọi nhiều lần
Hãy cố hết sức để tránh phải gọi nhiều lần cho nhau. Hãy sắp xếp các cuộc hẹn qua điện thoại cũng như cách mà bạn thu xếp các cuộc gặp trực tiếp tại văn phòng. Khi bạn gọi cho ai đó, hãy để lại số điện thoại và thời gian cụ thể mà bạn có thể nghe máy. Khi người khác gọi bạn nhưng bạn không thể nhận điện thoại, hãy để thư ký của bạn chọn một thời điểm gọi lại thuận tiện cho đối phương. Thời điểm đó nên là trong giờ làm việc khi bạn có mặt tại văn phòng hoặc có thể nghe điện thoại kịp thời. Hãy sử dụng điện thoại như một công cụ trong công việc. Hãy nghe và kết thúc các cuộc gọi một cách nhanh chóng. Hãy đi thẳng vào vấn đề. Hãy lịch sự và thân thiện, đồng thời cũng thực tế và hướng đến kết quả.
Bạn càng chuẩn bị kỹ càng và chính xác về thời gian và nội dung của cuộc điện thoại, bạn sẽ càng hoàn thành được nhiều việc một cách nhanh chóng hơn, và trở nên hiệu quả hơn trong mọi cuộc gọi.