Ngôn Ngữ Cơ Thể - Body Language

CÁC THỦ THUẬT TẠO QUYỀN LỰC Ở CƠ QUAN

 

Adam rời khỏi cuộc phỏng vấn và biết mình đã thất bại. Có phải những gì anh ta nói đã làm hỏng mọi chuyện? Hay có vẻ bộ com-lê màu sô-cô-la. Chòm râu dê, chiếc khuyên tai và cặp hồ sơ nhét quá đầy làm cho người phỏng vấn mất cảm tình? Hay chỉ vì anh ta ngồi nhầm ghế?

 

Không phải tất cả các buổi phỏng vấn xin việc đều diễn ra như mong đợi bởi vì các nghiên cứu cho thấy có sự liên hệ mạnh mẽ giữa việc người phỏng vấn có thích người được phỏng vấn và khả năng họ được nhận vào làm công việc đó hay không. Rốt cục, phần lớn những thông tin thực tế trong bản sơ yếu lý lịch – các thông tin thực sự hữu ích thể hiện năng lực của ứng viên – thì bị bỏ mặc. Những gì người ta còn nhớ là ấn tượng mà ứng viên đó để lại cho người phỏng vấn.

Ấn tượng ban đầu trong thế giới công việc là “sự thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên”.

Giáo sư Frank Bernieri thuộc trường Đại học Toledo đã phân tích cách đối đáp của các ứng viên xin việc ở nhiều độ tuổi và trình độ khác nhau trong những cuộc phỏng vấn dài 20 phút. Ông yêu cầu người phỏng vấn đánh giá từng ứng viên dựa vào các phẩm chất như hoài bão, trí thông minh và năng lực. Sau đó, một nhóm những người quan sát được yêu cầu xem đoạn phim quay 15 giây đầu tiên của từng cuộc phỏng vấn. Kết quả cho thấy, ấn tượng ban đầu của họ trên băng hình gần như trùng khớp với ấn tượng của người phỏng vấn. Kết quả nghiên cứu là bằng chứng đầy thuyết phục chứng tỏ bạn chắc chắn không có cơ hội thứ hai để tạo ra ấn tượng đầu tiên và cách tiến đến gần, bắt tay hay ngôn ngữ cơ thể nói chung của bạn là các yếu tố rất quan trọng quyết định kết quả.

Lý do tại sao James Bond trông có vẻ lãnh đạm, bình tĩnh và tự chủ

Các nghiên cứu trong lĩnh vực ngôn ngữ học cho thấy, có một mối quan hệ trực tiếp giữa địa vị, quyền lực hoặc uy tín của một người và khả năng tận dụng ngôn ngữ của họ. Người nào có địa vị xã hội càng cao thì họ càng có khả năng giao tiếp bằng từ và cụm từ tốt hơn. Những nghiên cứu ngôn ngữ cơ thể cũng cho thấy có một mối tương quan giữa trình độ sử dụng văn nói và lượng điệu bộ của một người nào đó khi họ diễn đạt ý. Người ở địa vị cao có thể sử dụng vốn từ của mình để diễn đạt điều muốn nói, trong khi người cso địa vị thấp ít được giáo dục hơn, có trình độ chuyên môn kém hơn sẽ sử dụng điệu bộ nhiều hơn là lời nói để diễn tả ý. Vì vốn từ không phong phú nên anh ta dùng điệu bộ thay cho lời nói. Thông thường, người có địa vị càng cao thì càng ít khoa tay hay cử động cơ thể.

Điệp viên James Bond đã áp dụng tối đa những nguyên tắc này, ta thấy anh ta sử dụng rất ít điệu bộ cơ thể, đặc biệt là khi bị căng thẳng. Khi bị kẻ thù đe dọa, xúc phạm hoặc trúng đạn, anh ta đều khá bình thản và nói các câu ngắn, giọng đều đều.

James Bond lạnh lùng đến độ thậm chí anh ta có thể làm tình ngay sau khi vừa giết chết 10 tên tội phạm.

Người có địa vị cao thường hay “lãnh đạm”, nghĩa là họ để lộ cảm xúc của mình càng ít càng tốt. Các diễn viên như Jim Carrey thì ngược lại, họ diễn xuất rất sinh động, nhấn mạnh việc thiếu quyền lực và thường đóng vai những người đàn ông không có địa vị, bị đe dọa.

9 bí quyết vàng để tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt

Giả sử bạn sắp đi phỏng vấn và bạn muốn tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt. Hãy nhớ là người khác hình thành 90% ý kiến về bạn trong 4 phút đầu tiên, và 60 đến 80% ấn tượng bạn tạo ra không phụ thuộc vào lời nói.

Sau đây là 9 bí quyết vàng để tạo ra ấn tượng tốt nhất trong một cuộc phỏng vấn.

1. Tại khu vực tiếp khách

Cởi ảo khoác ngoài và nếu có thể thì đưa nó cho người tiếp tân. Tránh bước vào trên phòng khi trên tay mang đầy những thứ không cần thiết, vì nó có thể khiến bạn lóng ngóng và có vẻ không lịch thiệp. Tại sảnh tiếp khách, bạn hãy luôn đứng chứ đừng bao giờ ngồi. Các nhân viên tiếp tân cứ mời bạn “ngồi” bởi vì khi bạn ngồi, họ khỏi nhìn thấy bạn và không phải tiếp bạn nữa. Hãy đứng chắp tay sau lưng (tự tin), chầm chậm lắc lư thân người (tự tin, tự chủ) hoặc sử dụng điệu bộ chắp tay hình tháp chuông. Kiểu ngôn ngữ cơ thể này nhằm liên tục nhắc người khác nhớ bạn rằng bạn vẫn chờ ở đó. Tuy nhiên, đừng bao giờ làm như vậy tại phòng thuế!

2. Cách bước vào

Cách bạn bước vào phòng cho người khác biết bạn mong đợi được đối xử như thế nào. Khi nhân viên tiếp tân mời bạn vào, hãy đi vào không chút do dự. Đừng chần chừ ở cửa ra vào giống như cậu học sinh ngỗ nghịch đợi gặp thầy hiệu trưởng. Khi bạn tiến vào văn phòng của người nào, hãy bước đi với cùng một tốc độ. Những người thiếu tự tin hay thay đổi tốc độ và hơi chùn chân khi bước vào.

3. Tiến đến gần

Cho dù người đang nói chuyện điện thoại, lục lọi ngăn kéo hoặc buộc dây giày, hãy nhẹ nhàng tiến thẳng đến một cách tự tin. Đặt cặp hồ sơ, bìa kẹp hồ sơ hay bất cứ thứ gì bạn cầm trên tay xuống, bắt tay người đó và ngồi xuống ngay. Hãy để người kia thấy bạn quen với việc bước vào căn phòng một cách tự tin và bạn không mong bị bắt chờ đợi. Những người đi chậm hoặc sải bước dài cho thấy là họ có nhiều thời gian, không quan tâm đến việc họ đang làm hoặc không có việc gì khác để làm. Tư thế này chỉ thích hợp với những triệu phú về hưu và những người sống ở Florida và Queensland. Nó không phải là ý hay nếu bạn muốn thể hiện quyền lực, thẩm quyền hay năng lực hoặc muốn chứng tỏ bạn là người bạn đời tương lại trẻ trung, khỏe mạnh. Những người muốn gây ảnh hưởng đối với người khác và muốn được chú ý nên bước đi nhanh nhẹn với tốc độ trung bình và sải những bước dài vừa phải.

4. Bắt tay

Giữ lòng bàn tay thẳng và siết tay bằng với lực nắm của người kia. Hãy để đối phương quyết định khi nào ngừng bắt tay. Hãy bước qua phía bên trái bàn chữ nhật để lòng bàn tay không bị hướng xuống lúc bắt tay. Đừng bao giờ bắt tay ngang qua mặt bàn. Hãy nhắc đên tên của người đó 2 lần trong 15 giây đầu tiên và mỗi lần không nên nói quá 30 giây.

5. Khi ngồi

Nếu bạn buộc phải ngồi ghế thấp đối diện với người kia, hãy xoay ghế chếch 45 độ so với họ để tránh vị trí “bị khiển trách”. Còn nếu không thể xoay ghế thì hãy xoay người.

6. Khu vực ngồi

Nếu bạn được mời ngồi ở khu vực thân mật trong văn phòng của người đó, chẳng hạn như tại bàn uống trà thì đây là dấu hiệu tích cực bởi vì 95% lời từ chối được đưa ra khi người phỏng vấn ngồi phía sau bàn làm việc. Đừng bao giờ ngồi trên ghế sofa lún xuống quá sâu đến nỗi trông bạn như một cặp chân khổng lồ mang một cái đầu bé tí ở phía trên. Nếu cần, hãy ngồi thẳng ở mép ghế để bạn có thể kiểm soát ngôn ngữ cơ thể lẫn điệu bộ của mình và xoay người 45 độ so với người đó.

7. Các điệu bộ của bạn

Những người bình tĩnh, tự chủ và kiểm soát được cảm xúc của mình thường sử dụng các động tác rõ ràng, đơn giản và thong thả. Người có địa vị cao ít sử dụng điệu bộ hơn người có địa vị thấp. Đây là một quy ước thương lượng có từ lâu đời – những người có quyền lực không phải cử động nhiều! Người Đông Âu làm điệu bộ từ khuỷu tay trở xuống nhiều hơn người phương Tây, còn người Nam Âu hay làm điệu bộ với toàn bộ cánh tay và vai. Hãy bắt chước các điệu bộ và biểu hiện của người kia vào thời điểm thích hợp.

8. Khoảng cách

Hãy tôn trọng không gian riêng của người đối diện. Vào những phút đầu của cuộc gặp gỡ, nhu cầu về không gian này thường lớn nhất. Nếu bạn tiến đến quá gần, người kia sẽ phản ứng bằng cách ngồi thụt vào trong, ngả ra sau hoặc sử dụng các điệu bộ lặp đi lặp lại như là nhịp ngón tay. Thông thường, bạn có thể tiến đến gần người quen và lùi ra xa người mới gặp. Tuy nhiên, đàn ông thường tiến đến gần phụ nữ hơn, ngược lại, phụ nữ lại hay lùi ra xa khi họ làm việc cùng đàn ông. Hãy làm việc với khoảng cách gần với những người bằng tuổi và xa hơn với những người lớn hoặc nhỏ hơn nhiều tuổi.

9. Hành động đi ra

Nhẹ nhàng và thong thả gói ghém đồ đạc chứ đừng hấp tấp, hãy bắt tay nếu có thể và quay người bước đi. Nếu khi bạn bước vào mà cửa đóng thì khi đi ra bạn hãy khép cửa lại. Khi bạn bước ra, mọi người luôn quan sát bạn từ phía sau, vì vậy nếu bạn là đàn ông, hãy nhớ đánh bóng phần gót giày. Đây là chỗ mà nhiều người đàn ông không ngó ngàng gì đến, còn phụ nữ lại luôn luôn để ý. Khi phụ nữ quyết định bước ra khỏi phòng, họ sẽ hướng bàn chân về cửa ra vào và bắt đầu sửa lại quần áo và đầu tóc để tạo ấn tượng đẹp từ phía sau. Như đã đề cập ở các phần trước, máy quay bí mật cho thấy nếu bạn là phụ nữ, người khác sẽ quan sát phía sau lưng bạn khi bạn bước ra cửa – mặc cho bạn thích hay không. Khi bạn đi đến cửa, hãy xoay người chầm chậm và mỉm cười. Tốt hơn là hãy để họ nhớ đến gương mặt mỉm cười của bạn thay vì những gì phía sau lưng bạn!

Khi ai đó bắt bạn đợi

Nếu ai đó bắt bạn đợi hơn 20 phút, điều đó cho thấy hoặc họ có đầu óc tổ chức kém hoặc đây là hình thức của 1 “trận đấu quyền lực”. Bắt ai đó đợi nâng cao địa vị của người bắt đợi và làm giảm vị thế của người đợi. Điều này được thể hiện qua việc người ta xếp hàng đợi tại nhà hàng hoặc rạp chiếu phim vì cho rằng đợi chờ là điều đáng làm chứ nếu không thì sao họ lại phải chờ?

Hãy luôn mang theo một quyển sách, chiếc PDA, máy tính xách tay hoặc công việc văn phòng, điều này cho thấy bạn bận rộn đến nỗi không thấy bất tiện vì phải đợi. Khi người bắt bạn đợi bước ra gặp bạn, hãy để họ mở lời trước, khi đó bạn mới chầm chậm rời mắt khỏi việc đang làm dở, ngẩng đầu lên rồi chào hỏi họ, sau đó nhẹ nhàng và thật tự tin thu dọn đồ đạc. Một chiến thuật hay khi bị bắt đợi chờ đó là lấy ra một số giấy tờ tài chính và cái máy tính rồi làm vài bài tính. Khi họ gọi bạn, hãy nói: “Tôi sẽ xong ngay. Tôi sắp làm xong những con tính này rồi.” Hoặc bạn có thể gọi điện thoại di động. Cách này giúp bạn gửi đi một thông điệp cho thấy bạn là người bận rộn và không lấy làm ái ngại về khả năng tổ chức kém cỏi của họ. Còn nếu bạn nghi ngờ người kia đang chơi trò chơi quyền lực trong cuộc gặp gỡ, hãy sắp xếp một cuộc gọi khẩn cấp gọi vào máy di động của bạn. Hãy nhận cuộc gọi đó, lớn tiếng đề cập những khoản tiền lớn, nhắc đến một hai cái tên nổi tiếng, bảo người gọi điện rằng bạn không bao giờ chấp nhận làm qua loa và họ phải báo cáo lại với bạn ngay khi có thể. Sau đó, hãy gác máy, xin lỗi vì sự gián đoạn và tiếp tục như thể không có gì xảy ra. Này, James Bond vấn chơi trò này, nó sẽ có tác dụng với bạn đấy!

Nếu trong cuộc gặp gỡ, người kia nhận một cuộc điện thoại hoặc có một người thứ ba bước vào và họ bắt đầu một cuộc trò chuyện có vẻ lâu thì bạn hãy lấy sách hoặc các công việc cần chuẩn bị ra nghiên cứu. Việc này mang lại cho họ sự riêng tư và chứng tỏ rằng bạn không lãng phí thời gian của mình. Trong trường hợp bạn cảm thấy người đó cố ý làm như vậy, hãy lấy điện thoại di động gọi tiếp vài cuộc gọi quan trọng và bàn bạc về những công việc kinh doanh mà bạn đã thực hiện trước đó.

Có nên làm bộ rồi sẽ thành quen?

Phải chăng là nếu bạn tránh thực hiện các điệu bộ của tay, mặt và thường xuyên dùng những dấu hiệu mở thì bạn có thể nói dối không ngượng miệng mà không bị phát hiện? À… chưa chắc, bởi vì nếu bạn sử dụng các tư thế mở khi đang nói dối thì có khả năng lòng bàn tay của bạn sẽ đổ mồ hôi, hai má co giật và con ngươi thu lại. Những người nói dối tài tình nhất là những người có thể nhập vai và diễn như thể họ thực sự tin vào lời nói dối. Một diễn viên chuyên nghiệp có thể làm điều này tốt hơn bất kỳ ai thì đáng được nhận giải Oscar đấy! Mặc dì chúng tôi không khuyên bạn nên nói dối, nhưng có một bằng chứng mạnh mẽ cho thấy nếu bạn tập luyện các kỹ năng tích cực mà chúng tôi đã đề cập đến trong cuốn sách này, chúng sẽ trở thành “bản năng thứ hai” của bạn và sẽ giúp bạn rất nhiều trong cuộc sống của mình.

Các nhà khoa học đã chứng minh quan điểm “làm bộ rồi sẽ thành quen” bằng cách thử nghiệm trên loài chim. Ở nhiều loài chim, con chim càng khỏe thì bộ lông của nó càng sậm màu. Những con chim có màu sậm hơn luôn giành được vị trí đầu tiên khi lấy thức ăn và tìm bạn tình. Các nhà nghiên cứu đã bắt một số con chim có lông màu sáng hơn, yếu hơn rồi nhuộm bộ lông của chúng sậm màu để những con chim này “nói dối” những con chim khác rằng chúng mạnh mẽ. Nhưng kết quả là những con chim “nói dối” vẫn bị những con chim mạnh thật sự tấn công bởi chúng đã để lộ ngôn ngữ cơ thể yếu kém, phục tùng. Ở các cuộc kiểm tra kế tiếp, những con chim yếu hơn, cả con trống lẫn con mái, không những được nhuộm lông mà còn được tiêm hoocmon testosteron để chúng mạnh mẽ hơn. Lần này, những con chim “nói dối” đã thành công vì chúng bắt đầu bước đi một cách oai vệ và hành động bạo dạn hơn hẳn. Chúng hoàn toàn đánh lừa được những con chim mạnh mẽ thật sự. Điều này cho thấy bạn cần tạo cho mình vẻ ngoài đáng tin cậy trong buổi phỏng vấn và hãy suy nghĩ trước cách cư xử của bạn nếu muốn người khác coi trọng bạn.

7 chiến thuật đơn giản để tạo thêm lợi thế

1. Đứng lên khi họp

Hãy đứng lên để đưa ra quyết định khi tiến hành tất cả các cuộc họp trong thời gian ngắn. Những cuộc nghiên cứu cho thấy, các cuộc trò chuyện khi đứng ngắn hơn rất nhiều so với các cuộc trò chuyện khi ngồi và một người đứng khi điều khiển cuộc họp được cho là có địa vị cao hơn những người ngồi. Đứng dậy bất cứ lúc nào có người bước vào phòng làm việc của bạn cũng là một phương án tuyệt vời để tiết kiệm thời gian, vì vậy đừng để ghế ngồi cho khách ở khu vực làm việc của riêng bạn nhé. Ra quyết định khi đứng thường nhanh chóng đi thẳng vào vấn đề và hạn chế trường hợp người khác lãnh phí thời gian của bạn bằng các câu hỏi huyên thuyên mang tính xã giao như: “Gia đình anh khỏe không?”

2. Để các đối thủ ngồi quay lưng ra cửa

Như đã thảo luận, các cuộc nghiên cứu cho thấy khi lưng của chúng ta hướng về phía không gian mở thì chúng ta trở nên căng thẳng, huyết áp tăng, tim đập nhanh hơn, cường độ của sóng não tăng lên và chúng ta thở gấp hơn vì cơ thể phải căng ra để sẵn sàng cho một cuộc tấn công từ phía sau. Đây là một vị trí tuyệt vời để sắp xếp cho đối thủ của bạn ngồi.

3. Chụm các ngón tay lại với nhau

Người nào hay chụm các ngón tay sát nhau và để bàn tay phía dưới cằm khi nói chuyện thường khiến người nghe chú ý nhiều nhất. Ngược lại, người xòe ngón tay ra hoặc đặt bàn tay phía trên cằm bị coi là ít có quyền lực hơn.

4. Giữ khuỷu tay hướng ra

Khi bạn ngồi trên ghế, hãy giữ cho khuỷu tay hướng ra hoặc tựa trên tay ghế. Những người phục tùng, rụt rè thường khép khuỷu tay vào để tự vệ và họ bị cho là đang sợ hãi.

5. Dùng những từ có sức mạnh

Một cuộc nghiên cứu tại trường Đại học California cho thấy những từ giàu sức thuyết phục nhất trong văn nói là các từ: khám phá, đảm bảo, yêu thương, chứng minh, kết quả, tiết kiệm, dễ dàng, sức khỏe, tiền bạc, mới mẻ, an toàn và bạn/anh/chị. Hãy tập sử dụng những từ này! Những kết quả mới thu nhận được qua việc sử dụng những từ này sẽ giúp bạn có được nhiều tình yêu hơn, sức khỏe tốt hơn và tiết kiệm tiền bạc. Mà những từ này lại rất an toàn và dễ sử dụng [Xin lưu ý các từ được sử dụng trong chính câu này].

6. Xách cặp hồ sơ mỏng

Cặp hồ sơ mỏng có khóa số thường được những nhân vật quan trọng mang bên mình chứng tỏ họ chỉ quan tâm đến các chi tiết cốt yếu. Những người mang cặp hồ sơ to, cồng kềnh là người hay ôm việc và bị cho là có đầu óc tổ chức kém, khó đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.

7. Quan sát nút áo khoác của người kia

Phân tích những cuộc đối đầu được ghi hình, chẳng hạn như giữa các tổ chức công đoàn và ban lãnh đạo công ty cho thấy, tỷ lệ đạt được thỏa thuận cao hơn khi người ta không cài nút áo khoác. Ngược lại, những người thường cài nút áo vét, khoanh tay trước ngực hay có thái độ tiêu cực. Nếu ai đó đột nhiên cởi nút áo vét của họ trong cuộc họp thì bạn có thể tin rằng họ đang trở nên cởi mở.

 

Tóm tắt

Trước khi bạn tham dự một buổi phỏng vấn hay cuộc họp quan trọng, hãy ngồi yên lặng trong 5 phút, tưởng tượng bạn đang làm những việc trên và làm rất tốt. Khi đầu óc bạn hình dung ra các việc đó một cách rõ ràng thì bạn sẽ có thể thực hiện chúng và những người khác cũng sẽ phản ứng theo như vậy.

Những thủ thuật tạo quyền lực tại cơ quan

Bạn đã bao giờ đến dự phỏng vấn xin việc và cảm thấy bị áp đảo hoặc bất lực khi ngồi vào ghế dành cho khách mời chưa? Ở vị trí nào người phỏng vấn có vẻ to lớn và nổi trội hơn, còn bạn cảm thấy mình nhỏ bé và kém cỏi? Rất có thể người phỏng vấn đã khôn khéo sắp xếp đồ đạc trong văn phòng để nâng cao địa vị và quyền lực của họ, đồng thời hạ thấp địa vị và quyền lực của bạn. Một số chiến thuật dùng ghế và bố trí chỗ ngồi có thể làm được điều này.

Có ba yếu tố giúp nâng cao địa vị và quyền lực được cảm nhận khi dùng ghế: kích cỡ của ghế và vật trang trí trên nó, độ cao của ghế so với sàn và vị trí của ghế so với người kia.

1. Kích cỡ của ghế và các vật trang trí ghế

Chiều cao của lưng ghế có tác dụng nâng cao hoặc hạ thấp địa vị của một người nào đó. Lưng ghế càng cao thì người ngồi được cảm nhận là có càng nhiều quyền lực và địa vị. Lưng ngai vàng của Nhà Vua, Nữ hoàng, Đức Giáo Hoàng hay lưng ghế của những người có địa vị có thể cao từ 2,5m trở lên cho thấy địa vị của họ so với người khác. Giám đốc điều hành thường ngồi ghế bằng da có lưng tựa cao, còn ghế của khách có lưng tựa thấp. Nữ hoàng hoặc Đức Giáo hoàng có quyền lực đến đâu nếu họ luôn ngồi ở ghế đẩu nhỏ, loại dùng khi đánh đàn piano?

Ghế xoay có nhiều quyền lực và địa vị hơn ghế cố định. Nó cho phép người sử dụng có thể tự do di chuyển khi họ bị căng thẳng. Ghế cố định khó di chuyển hoặc không di chuyển được nên người ngồi phải sử dụng các điệu bộ tiết lộ thái độ và cảm xúc của họ. Ghế có tay vịn, ghế có lưng ngả ra sau và ghế có bánh xe làm tăng thêm quyền lực cho người ngồi.

2. Chiều cao của ghế

Chương 16 có nói đến việc sử dụng chiều cao để làm gia tăng quyền lực. Tuy nhiên cần lưu ý là địa vị của bạn cũng có thể được nâng lên nếu ghế của bạn được chỉnh cao hơn ghế của người khác. Một số vị giám đốc quảng cáo nổi tiếng với việc ngồi trên những chiếc ghế có lưng tựa được điều chỉnh chiều cao tối đa trong khi khách ngồi đối diện, ở vị trí phòng thủ, trên ghế sofa hoặc ghế thấp đến nỗi tầm mắt của họ ngang với mặt bàn của vị giám đốc.

3. Vị trí của ghế

Như đã đề cập ở chương nói về việc bố trí chỗ ngồi, phần lớn quyền lực của chủ sẽ tác động lên khách khi ghế của họ đặt đối diện, ở vị trí cạnh tranh. Thủ thuật thường gặp là đặt ghế của khách vào trong khu vực xã giao hoặc công cộng, cách bàn làm việc của giám đốc càng xa càng tốt. Điều này càng làm giảm địa vị của khách nhiều hơn.

Cách để chuyển đổi lãnh thổ trên bàn

Khi hai người ngồi đối diện nhau qua một cái bàn, vô tình họ chia cái bàn thành hai lãnh thổ bằng nhau. Mỗi bên xác định nửa cái bàn là lãnh thổ riêng của mình và không cho người kia xâm phạm lãnh thổ đó.

Giấy được đặt giữa ranh giới.

Tuy nhiên có những trường hợp bạn thấy khó mà ngồi được vào vị trí góc để trình bày vấn đề. Giả sử bạn có một tập hồ sơ, cuốn sách, bảng báo giá hoặc hàng mẫu cần giới thiệu với người khác. Lúc này, người đó đang ngồi ở bàn hình chữ nhật và bạn ngồi giới thiệu ở vị trí tốt nhất. Trước hết, hãy đặt món đồ đó lên bàn, người đó sẽ cúi về phía trước nhìn nó và kéo nó về phía mình, hoặc sẽ đẩy trở lại lãnh thổ của bạn.

Nếu người đó chỉ cúi về phía trước để nhìn mà không cầm nó lên thì bạn buộc phải trình bày ngay tại chỗ bởi vì anh ta không muốn bạn ngồi cùng bên với anh ta. Trong trường hợp này, hãy xoay người 45 độ để trình bày vấn đề của bạn. Tuy nhiên, nếu anh ta cầm món đồ về phía mình thì bạn có cơ hội xin phép bước vào lãnh thổ của anh ta và ngồi ở vị trí góc hoặc vị trí hợp tác.

Người này cầm tờ giấy về lãnh thổ của mình ngụ ý chấp thuận

Nhận được sự chấp thuận, bạn bước vào không gian của người kia.

Tuy nhiên, trường hợp anh ta đẩy nó trở lại phía bạn thì bạn hãy ngồi yên tại chỗ. Đừng bao giờ xâm phạm lãnh thổ của người kia trừ phi người đó yêu cầu hoặc có biểu hiện cho thấy bạn được phép làm như thế, nếu không bạn sẽ đưa họ vào thế việt vị.

Hướng cơ thể khi ngồi

Hãy xem tình huống sau đây: bạn là cấp trên và chuẩn bị góp ý với một nhân viên cấp dưới làm việc không hiệu quả. Bạn thấy mình cần sử dụng những câu hỏi thẳng và đòi hỏi câu trả lời thẳng thắn nhưng điều này có thể tạo áp lực cho cấp dưới. Đôi khi bạn cũng cần thể hiện sự cảm thông hay tán thành với suy nghĩ và hành động của họ.

Bỏ qua các kỹ thuật phỏng vấn và đặt câu hỏi cho những trường hợp này, hãy xem xét các điểm sau đây: (1 buổi góp ý đó sẽ diễn ra trong văn phòng của bạn; (2) nhân viên cấp dưới sẽ ngồi ở ghế có chân cố định nhưng không có tay vịn, buộc anh ta phải sử dụng các tư thế và điệu bộ của cơ thể, chúng sẽ giúp bạn hiểu được thái độ của anh ta; (3) bạn sẽ ngồi trên ghế xoay có tay vịn để không phải thể hiện một số điệu bộ của mình và dễ dàng di chuyển qua lại.

Bạn có thể sử dụng 3 vị trí góc chủ yếu. Giống như vị trí đứng hình tam giác, việc ngồi ở góc 45 độ tạo không khí thân mật, thoải mái trong cuộc gặp gỡ và là vị trí mở đầu thích hợp cho buổi góp ý với nhân viên.

Sử dụng vị trí góc 45 độ khi bắt đầu buổi góp ý với nhân viên làm cho tình hình bớt căng thẳng.

Từ vị trí này, bạn có thể ngầm biểu lộ thái độ đồng tình với nhân viên cấp dưới bằng cách bắt chước động tác và điệu bộ của họ. Điều này cũng giống như trường hợp tư thế mở lúc đứng, cơ thể hướng về một điểm thứ ba và tạo thành hình tam giác biểu thị sự đồng tình.

Tương tự, khi bạn quay ghế chĩa cơ thể thẳng vào người nào, điều đó ngụ ý rằng bạn muốn có được câu trả lời thẳng thắn cho những câu hỏi trực tiếp của bạn.

Chĩa thẳng cơ thể vào người khác làm cho tình hình trở nên nghiêm trọng.

Còn khi hướng cơ thể cách người kia một góc 45 độ, cuộc phỏng vấn sẽ không còn áp lực. Đây là vị trí tuyệt vời để đặt những câu hỏi tế nhị, khuyến khích người kia trả lời câu hỏi của bạn cởi mở hơn mà không làm họ cảm thấy căng thẳng.

Vị trí góc quay sang phải 45 độ.

Cách bố trí lại văn phòng

Đọc đến phần này của cuốn sách, có lẽ bạn đã nắm được cách bố trí văn phòng khi muốn tạo ảnh hưởng quyền lực, giảnh quyền kiểm soát hoặc để tạo sự thoải mái và thân thiện. Sau đây là một ví dụ minh họa cho thấy cách bố trí lại văn phòng của một người nào đó có thể giúp giải quyết một số vấn đề về quan hệ giữa giám đốc và nhân viên.

John làm việc cho một công ty tài chính lớn. Anh ta được bổ nhiệm vào vị trí giám đốc và được cấp một văn phòng. Sau vài tháng nhậm chức, John nhận thấy các nhân viên khác không giao thiệp với mình. Mối quan hệ giữa anh ta và họ thường căng thẳng, đặc biệt khi họ ở trong văn phòng của anh ta. John khó bắt họ làm theo chỉ dẫn của mình, thậm chí, anh còn nghe họ nói xấu sau lưng. Quan sát tình trạng khó xử của John, chúng tôi thấy khi các nhân viên ở trong văn phòng của anh ta thì việc giao tiếp sẽ trở nên tệ hại nhất.

Vì mục đích của bài tập này, chúng ta sẽ bỏ qua kỹ năng quản lý của John mà chỉ tập trung vào các khía cạnh phi ngôn từ của vấn đề. Sau đây là phần tóm tắt những ghi nhận của chúng tôi về cách bố trí văn phòng của John:

1. Ghế của khách bị đặt ở vị trí cạnh tranh so với John.

2. Các bức tường trong văn phòng là những tấm thép kiên cố, ngoại trừ cửa sổ hướng ra ngoài và một bức vách ngăn bằng kính trong suốt. John có thể quan sát toàn cảnh văn phòng từ tấm kính này và những nhân viên còn lại cũng nhìn thấy anh ta từ đây. Việc nhân viên có thể nhìn thấy John làm giảm địa vị của anh ta và làm tăng quyền lực cho bất kỳ nhân viên cấp dưới nào đang ngồi ở ghế khách, bởi vì những nhân viên còn lại ngồi ngay sau ghế của khách và ở vào vị trí có địa vị kém hơn.

3. Bàn làm việc của John có phần trước chắc chăn, che kín phần dưới cơ thể của anh ta khiến nhân viên không quan sát được các điệu bộ bên dưới để đánh giá thái độ của John.

4. Ghế của khách được đặt ở vị trí xoay lưng ra cửa.

5. John thường ngồi ở tư thế hình cái ná, chân gác lên tay ghế hoặc thực hiện cả hai điệu bộ trên khi có mặt nhân viên cấp dưới trong văn phòng.

6. John ngồi trên ghế xoay có lưng tựa cao và có tay vịn. Ghế của khách có lưng tựa thấp, chân ghế cố định và không có tay vịn.

Cách bố trí văn phòng ban đầu của John.

Căn cứ theo quan điểm bố trí văn phòng mang tính thân thiện thì văn phòng của John là vả một rừng tai họa! Nó không có vẻ gì là thân thiện đối với bất cứ ai ghé vào cả. Cách bố trí lại sau đây đã khắc phục được điều này:

1. Đặt bàn làm việc của John ngay sau tấm vách ngăn bằng kính để văn phòng trông có vẻ rộng ra và cho phép khách vào phòng nhìn thấy anh ta. Theo cách bài trí này, cách vị khách bước vào sẽ gặp chính John chứ không phải bàn làm việc của anh ta.

2. Ghế của khách – “Vị trí ngồi dễ bị tổn thương được đặt ở góc giúp việc giao tiếp trở nên cởi mở hơn. Ngoài ra, góc ngồi này phần nào đóng vai trò là lá chắn, che chở cho những nhân viên cảm thấy bất an.

3. Tấm vách bằng kính được phủ một lớp hóa chất, cho phép John quan sát bên ngoài nhưng người khác lại không nhìn thấy bên trong. Điều này làm tăng địa vị của anh ta và tạo không khí riêng tư hơn bên trong văn phòng.

Cách bố trí tại văn phòng

4. Một cái bàn tròn thấp và ba cái ghế xoay giống nhau được đặt ở cuối phòng và tạo không khí thân mật cho những cuộc gặp gỡ.

5. Ở cách bố trí ban đầu, phần không gian trên mặt bàn làm việc của John chia nửa cho khách nhưng cách bố trí mới đã trả lại toàn bộ mặt bàn cho John.

6. John tập ngồi ở những tư thế mở, khéo léo dùng điệu bộ chắp tay hình tháp chuông và cố ý để lộ lòng bàn tay khi nói chuyện với người khác.

Kết quả ra sao? Quan hệ giám đốc-nhân viên đã cải thiện đáng kể. Một số nhân viên bắt đầu thấy John “dễ gần”  và cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc với anh ta.

Tất cả những việc cần làm là để nâng cao địa vị, làm tăng quyền lực và sức ảnh hưởng đối với người khác là hãy để ý một chút đến ngôn ngữ phi lời nói trong văn phòng hoặc ở nhà bạn. Tiếc thay, đa số văn phòng của các nhà quản lý đều được bố trí như văn phòng ban đầu của John, bởi chúng đều do các kiến trúc sư chứ không phải những người hiểu rõ mối quan hệ tương tác giữa con người thiết kế. Người ta ít khi xét đến các dấu hiệu phi ngôn ngữ mang tính tiêu cực mà những người khác cảm nhận.

Hãy nghiên cứu cách bố trí nơi làm việc của bạn và sử dụng các thông tin ở trên để tạo ra những thay đổi tích cực cần thiết.

Tóm tắt

Điều đặc biệt ở các trò chơi quyền lực và thủ thuật tạo quyền lực trong văn phòng là bạn có thể đoán trước hiệu quả và thậm chí có thể tạo sự sắp đặt. Adam không hề biết rằng, ở các nền văn hóa phương Tây, đàn ông mặc comple màu socola khiến cho phụ nữ mất hứng thú, còn chòm râu dê có thể là mốt nhưng theo tiềm thức, nó làm cho những người lớn tuổi hơn thấy tởm lợm vì nó làm liên tưởng tới quỷ Satan, rồi chiếc khuyên tai, cặp hồ sơ nhét quá đầy… Chỉ những người không am hiểu ngôn ngữ cơ thể mới mang các thứ này vào buổi phỏng vấn.