Các nhà quản lý lần đầu tiên có thể thuộc nhiều độ tuổi khác nhau. Có rất nhiều người trở thành quản lý khi mới chỉ ở độ tuổi 20, trong khi cũng có nhiều người ở độ tuổi 30, 40 và một số là 50, 60.
Ba trường hợp dưới đây thể hiện sự khác biệt tuổi tác giữa các nhà quản lý và nhân viên cấp dưới:
1. Nhà quản lý trung tuổi với nhân viên cấp dưới trẻ hơn;
2. Nhà quản lý trẻ tuổi với nhân viên lớn tuổi hơn;
3. Một nhà quản lý trẻ hoặc già lãnh đạo một nhóm nhân viên với nhiều độ tuổi khác nhau, một số trẻ hơn, một số già hơn và một số cùng thế hệ.
Sự xung đột lớn nhất diễn ra khi một nhà quản lý trẻ giám sát một cấp dưới nhiều tuổi hơn. Vì một số lý do, những người nhiều tuổi thường bất mãn khi phải làm việc dưới trướng nhà quản lý trẻ hơn mình. Lý do thường được đưa ra là vì các nhà quản lý trẻ không đủ tuổi đời và kinh nghiệm. Vấn đề lớn trong chuyện này là thái độ của những nhân viên đứng tuổi, họ thường thấy cáu tiết trước sự mạnh mẽ, hăng hái của giới trẻ. Vì thế, chúng ta cần ưu tiên giải quyết vấn đề xảy ra khi một nhà quản lý trẻ giám sát những nhân viên lớn tuổi hơn họ.
Phương pháp của bạn nên nhẹ nhàng và dễ thực hiện. Bạn muốn nhân viên của mình nghĩ rằng bạn trưởng thành hơn so với tuổi thực. Nếu tất cả mọi điều bạn làm đều tạo được ấn tượng đó, thì sớm hay muộn ấn tượng đó cũng biến thành suy nghĩ thật sự của nhân viên.
Thời gian sẽ tạo ra thay đổi, vì thế hãy từ từ. Đừng cố ép buộc nhân viên hay gây ảnh hưởng đến họ bằng cách đưa ra những quyết định ngay tắp lự. Các nhân viên lớn tuổi sẽ coi những quyết định nhanh chóng đó là sự bốc đồng, hấp tấp (dù có thể họ sẽ không nghĩ như vậy nếu quyết định đó được đưa ra bởi một nhà quản lý đứng tuổi hơn). Hành động nhanh chóng khiến một nhà quản lý được coi là người “quyết đoán”, nhưng với một nhà quản lý trẻ, nó lại được coi “hấp tấp”. Điều đó không công bằng, nhưng mọi việc vẫn cứ diễn ra như thế. Điều bạn cần làm là cho mọi người thời gian để làm quen với việc bạn là nhà quản lý của họ. Vì thế, đừng tạo ra bất cứ rào cản nào mà sau này bạn sẽ lại phải mất công dỡ bỏ.
Những sai lầm cần tránh
Thông thường, các nhà quản lý mới sẽ ngay lập tức thực hiện các thay đổi và sử dụng triệt để quyền lực mới của mình. Điều đó gây thất vọng cho tất cả mọi người xung quanh, và đặc biệt khiến cho những nhân viên phải làm việc trực tiếp với những nhà quản lý này tức giận.
Bạn không cần phải biết câu trả lời cho tất cả các câu hỏi mà mọi người đặt ra. Bịa ra một câu trả lời khi không biết rõ sự thật là một sai lầm và những nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ ngay lập tức nhận ra điều đó. Nếu bạn không thể trả lời một câu hỏi, hãy nói: “Tôi không biết, nhưng tôi sẽ tìm hiểu và trả lời anh sau.” Sự thành thật này sẽ giúp bạn tránh được hình ảnh một “đứa trẻ biết tuốt”. Trong suy nghĩ của những nhân viên lớn tuổi cũng như nhiều người khác, bạn chưa đủ tuổi đời để biết hết tất cả các câu trả lời.
Thể hiện ngay từ đầu và thường xuyên, như những nhà quản lý giỏi khác, rằng bạn quan tâm đến cuộc sống của tất cả các nhân viên. Là một nhà quản lý, bạn cũng cần là một nhân viên kinh doanh. Công việc của bạn là “bán” cho nhân viên của mình khái niệm rằng tất cả họ đều thật may mắn khi có bạn.
CHIẾN LƯỢC CHO CÁC NHÀ QUẢN LÝ MỚI
Làm cho nhân viên lớn tuổi hơn cảm thấy thoải mái với sự giám sát của bạn bằng cách trì hoãn những quyết định rõ ràng rất chính đáng và khôn ngoan là việc bạn cần làm trên cương vị một nhà quản lý mới. Bạn biết rõ rằng mình có thể thi hành những quyết định đó ngay lập tức, nhưng khi vừa nhận một nhiệm vụ mới, việc trì hoãn những quyết định sẽ không gây ra bất kỳ thiệt hại nào trong tương lai cho thấy suy nghĩ của bạn về vấn đề.
Ví dụ, một nhân viên lớn tuổi hơn đến hỏi bạn một vấn đề mà họ cho là rất nghiêm trọng, nhưng ngay cả khi có thể đưa ra quyết định ngay lập tức, thì bạn cũng hãy nói: “Hãy để tôi suy nghĩ một chút về vấn đề này và tôi sẽ trả lời anh vào sáng mai.” Cách thể hiện này cho thấy bạn là người chu đáo, chín chắn, đồng thời xóa bỏ hình ảnh một “đứa trẻ biết tuốt”. Bạn cũng cho mọi người thấy rằng mình không phải là người hấp tấp, bốc đồng – điều mà mọi người thường phàn nàn về các nhà quản lý trẻ.
Cũng trong trường hợp đó, bạn có thể cân nhắc đặt câu hỏi: “Anh có gợi ý nào không?” hoặc “Anh nghĩ việc này nên được tiến hành thế nào?” Nếu người đưa ra vấn đề này chỉ thử thách bạn theo cách thông thường, hãy cho họ cơ hội. Còn nếu họ là người “lắp ráp cho bạn chiếc đồng hồ khi bạn hỏi họ về thời gian” thì tốt hơn hết, hãy bỏ qua ý tưởng đó.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn xem xét lại những đánh giá về thành tích công việc của nhân viên cấp dưới khi tiếp nhận công tác quản lý, nhưng hãy nhớ không nên đưa ra bất kỳ quyết định nào cho đến khi tìm hiểu rõ sự thật. Những đánh giá đó nhìn chung có thể đúng, nhưng chúng ta đã biết rất nhiều nhà quản lý có những “điểm mù” khi nhìn nhận một số nhân viên nhất định. Chúng ta từng nghe tới chuyện một nhà quản lý kế thừa những ý tưởng của một nhân viên mà dường như chưa từng có bất cứ ý tưởng độc đáo nào, nhưng bằng cách tiếp cận khác biệt, nhà quản lý này vẫn có thể thu nhận được những ý tưởng tuyệt vời từ nhân viên đó. Vì thế, đừng vội mất niềm tin vào con người, bạn sẽ thấy rằng mình có khả năng tiếp cận được với họ.
Hơn nữa, trừ khi bạn đã biết rõ về nhân viên lớn tuổi của mình, còn nếu không hãy sử dụng phần họ trong tên của nhân viên đó cho đến khi họ gợi ý một cách gọi khác. Một số nhân viên lớn tuổi cho rằng các nhà quản lý mới dường như quá thân thiết hoặc quá táo bạo. Tất nhiên, nếu bạn được đề bạt quản lý ở nơi mà tất cả mọi người đều sử dụng tên chính của mình, thì hãy làm theo truyền thống đó. Tuy nhiên, nếu bạn đến từ một bộ phận khác, hãy sử dụng cách gọi Cô Jones hoặc Anh Smith cho đến khi bạn hoàn toàn được chấp nhận.