Đối với rất nhiều nhà quản lý, “động lực thúc đẩy” có nghĩa là “khiến cho người khác làm những điều mà tôi muốn, với rắc rối ở mức tối thiểu”. Đó là uy quyền, rõ ràng và đơn giản. Nhưng nó hoàn toàn không phải là động lực. Nó là việc sử dụng quyền lực của bạn để buộc họ làm những điều họ không muốn mà do bắt buộc phải làm.
Động lực là khiến mọi người muốn làm những việc họ mong đợi, sẵn lòng thực hiện mà không hề bị ép buộc. Các nhà quản lý hàng đầu sẽ dành thời gian để tìm hiểu xem điều gì là động lực thúc đẩy nhân viên của họ, sau đó nỗ lực tạo ra một môi trường có thể giúp nhân viên tự thúc đẩy bản thân. Có rất nhiều cách để tìm ra động lực thúc đẩy nhân viên. Bạn có thể quan sát hành vi của nhân viên rồi tìm ra câu trả lời sau một vài tháng hoặc yêu cầu nhân viên thực hiện một phiếu điều tra hay bảng câu hỏi.
TỰ THÚC ĐẨY
Động lực duy nhất mang lại kết quả tốt đẹp là tự thúc đẩy bản thân. Khi bạn làm công việc yêu thích, động lực của bạn là sự tự tồn tại. Bạn không muốn chết bẹp trong đó. Một trong những trách nhiệm ưu tiên hàng đầu của một nhà quản lý đó là thay đổi cảm giác của các thành viên trong nhóm từ “phải làm” sang “muốn làm”.
Nhà quản lý giỏi là người có thể nhận biết được những phản hồi khác nhau của mọi người. Nếu là những người có động lực tự thúc đẩy, họ sẽ tìm mọi cách để hoàn thành hoặc kết thúc công việc. Nhân viên phản ứng theo những cách thức khác nhau, do đó bạn phải hiểu họ đủ để biết họ sẽ phản ứng như thế nào và với điều gì.
Một số người đôi khi tự thúc đẩy bởi mục tiêu thăng tiến. Ngay khi nhận thấy mối tương quan giữa hiệu suất công việc hiện tại của họ với sự thăng tiến, họ sẽ nỗ lực thể hiện năng lực bản thân. Những người khác tự thúc đẩy để tìm kiếm lời khen ngợi của nhà quản lý. Do hiệu suất thỏa mãn tiêu chuẩn là cách để họ nhận được sự khen ngợi, đánh giá cao từ người quản lý, vì thế đây chính là lộ trình mà họ theo đuổi. Những người còn lại tiếp tục cạnh tranh hòa bình với các đồng nghiệp. Kiểu người này thích trở thành người giỏi nhất trong bộ phận của mình và sẽ nỗ lực hết mình để đạt được mục tiêu đó.
Rất nhiều người lại chỉ làm việc vì nhu cầu kiếm tiền, và cách để kiếm được nhiều tiền hơn là thể hiện toàn bộ năng lực để tối đa hóa khả năng tăng lương. Một số người khác lại cảm thấy rất tự hào khi thực hiện những việc mà họ làm tốt. Ngoài ra, tùy thuộc vào điều kiện lao động, nhiều người làm việc chăm chỉ để tránh cho mình khỏi nguy cơ thất nghiệp.
Một số người lại đem cảm xúc cá nhân đối với gia đình vào trong thái độ làm việc, nhưng thường cũng chỉ liên quan đến một trong những nguyên nhân đã được đề cập đến – kiếm tiền. Họ mong muốn mang lại nhiều thứ hơn cho gia đình – điều đòi hỏi họ phải có nhiều tiền hơn.
Vai trò của nhà quản lý
Biết được cách tối đa hóa năng lực nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Bạn sẽ có nhiều cuộc trao đổi, tuyển dụng nhân sự và điều này mang đến cho bạn rất nhiều nhân viên mới. Bạn cần biết và hiểu rõ những nhân viên mới này. Trách nhiệm của bạn trong vấn đề này rất quan trọng. Nhân viên muốn được thấu hiểu. Họ muốn được cảm thấy quan trọng như những con người, chứ không phải như một trong những nhân tố góp phần hoàn thành công việc. Sự quan tâm thật lòng của bạn đối với họ sẽ được thể hiện trong tất cả những việc bạn làm. Hiểu và đánh giá đúng mức vai trò của nhân viên không có nghĩa là bạn cần phải trở thành người bảo hộ của họ. Và bạn không được thỏa hiệp với những nguyên tắc của bản thân chừng nào chất lượng công việc vẫn còn là một mối lo lắng lớn.
Quan tâm, lo lắng cũng như thấu hiểu nhân viên là biểu hiện của sức mạnh quản lý. Một ông chủ chuyên quyền, độc đoán và cứng nhắc có thể đạt được kết quả mong đợi trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng về lâu dài, những kẻ hủy hoại chắc chắn sẽ lại bị hủy hoại.
Rất nhiều nhà quản lý tin rằng nếu bạn công bằng, quan tâm và thấu hiểu, bạn sẽ không thể cứng rắn khi xảy ra những tình huống đòi hỏi sự cứng rắn. Điều này hoàn toàn không đúng. Ngược lại, nó còn khiến cho việc thể hiện quyền lực trở nên hiệu quả hơn bởi quyền lực đó ít khi được áp dụng.
Đặc biệt có một lĩnh vực mà bạn cần giải quyết bằng kỹ năng và khả năng ngoại giao khéo léo. Hãy nhớ rằng một số nhân viên của bạn tự thúc đẩy bản thân bởi họ nghĩ đến những điều mà họ có thể mang lại cho gia đình mình. Trong nhóm này, một số người sẽ phản ứng tích cực trước sự quan tâm của bạn đối với gia đình họ, nhưng một số người sẽ coi đó là sự điều tra, xâm phạm thái quá sự riêng tư của họ. Vậy nhà quản lý nên giải quyết tình huống đầy mâu thuẫn này như thế nào? Nếu một nhân viên chủ động kể về gia đình của họ, thì sau đó bạn có thể hỏi thăm gia đình họ. Trong cuộc trò chuyện, bạn có thể biết được về bạn đời, con cái, thói quen và cả những sở thích khác của họ. Với những nhân viên này, bạn có thể hỏi những điều như: “Jeff và đội của cậu bé đã thể hiện như thế nào tại cuộc thi Little League tối qua vậy?”. Đây là một ví dụ điển hình cho việc hiểu rõ nhân viên, tất nhiên với sự hưởng ứng của họ, và nó trùng với ý tưởng rằng mọi người không được tạo động lực bởi những điều tương tự.
Ngược lại, nếu bạn có một nhân viên không sẵn lòng bày tỏ bất cứ điều gì về bản thân, hãy để họ một mình và đừng xâm phạm nhu cầu riêng tư đó của họ.
Khi tìm hiểu nhân viên, các nhà quản lý thường có xu hướng trò chuyện với các nhân viên mới và phớt lờ những nhân viên thâm niên dày dạn kinh nghiệm. Tất nhiên, việc giúp nhân viên mới theo kịp tiến độ như mong đợi rất quan trọng, nhưng bạn cũng quên đánh giá cao hay thể hiện sự trân trọng đối với những nhân viên cũ nổi bật. Những nhân viên này luôn muốn biết thành tích của họ được chú ý và đánh giá cao như thế nào.
Vai trò được thể hiện qua chức danh
Tại rất nhiều tổ chức, chức danh thường không được coi trọng và đánh giá đúng mức.
Chức danh không khiến công ty phải mất bất kỳ chi phí nào, vì thế hãy hào phóng sử dụng chúng miễn là bạn duy trì được sự công bằng, hợp lý trong tổ chức. Ví dụ, bạn không thể để một bộ phận tự do phong cấp chức danh trong khi lại hạn chế bộ phận khác.
Ngân hàng là ngành nổi tiếng về việc sử dụng các chức danh, và mặc dù rất nhiều nhà điều hành tại các doanh nghiệp khác phê phán vấn đề này, nhưng tôi cho rằng các ngân hàng hiểu rõ họ đang làm gì. Khi một khách hàng giao dịch với phó giám đốc phụ trách mảng cho vay khách hàng, chắc chắn họ sẽ cảm thấy hài lòng hơn so với việc chỉ giao dịch với một thư ký mảng này. Vợ/chồng của một phó chủ tịch mảng cho vay khách hàng chắc chắn sẽ có động cơ quảng bá cho ngân hàng hơn nhiều so với vợ của một thư ký. Tóm lại, dù thế nào thì vị thế của ngân hàng cũng được nâng cao hơn rất nhiều nhờ sự hào phóng trong việc sử dụng chức danh.
Điều thú vị là vị phó chủ tịch trong ví dụ trên cũng chỉ có nhiệm vụ tương đương như một thư ký. Vậy nhưng chức danh nào sẽ mang lại hình ảnh tích cực hơn cũng như động cơ thúc đẩy mạnh mẽ hơn? Câu trả lời dường như đã quá rõ ràng.
Khi tiến lên trên nấc thang chức vụ trong doanh nghiệp, bạn sẽ có cơ hội thuyết phục công ty sử dụng những chức danh này. Tuy nhiên, phải sử dụng những chức danh này một cách quy củ. Bạn không thể phong cho một nhân viên mới chức danh thư ký cho hợp thủ tục. Chức danh đó phải dành cho người thật sự khát khao và mong mỏi nó.
Tinh thần của công ty có thể đột ngột lên cao chỉ nhờ cách sử dụng các chức danh thoáng hơn. Những chức danh này có thể khiến khách hàng cảm thấy vững tâm và được coi trọng. Lần tới, nếu công ty bạn buộc phải ngừng tăng lương cho nhân viên, thay vào đó hãy nghĩ tới việc phong cho nhân viên chủ chốt một chức danh mới. Bạn sẽ ngạc nhiên trước những phản ứng tích cực từ điều này. Nhân viên đã biết rõ rằng mình sẽ không được tăng lương, nhưng thông qua việc trao cho cô ấy một chức danh mới, bạn đã thể hiện rằng bạn đánh giá cao những việc làm của cô ấy cũng như tạo động lực thúc đẩy cô ấy tiếp tục hoàn thành tốt công việc.
Tất cả chúng ta đều muốn được coi là người quan trọng, và nhân viên của chúng ta cũng thế. Vì thế, hãy để họ được trải nghiệm cảm giác đó.
Biểu tượng cấp bậc
Một trong những vấn đề quan trọng khác của việc thúc đẩy đó là biểu tượng cấp bậc.
Rõ ràng, giờ đây biểu tượng cấp bậc đang rất thịnh hành trong thế giới kinh doanh.
Chìa khóa để vào nhà vệ sinh dành riêng cho các nhà điều hành rõ ràng là một trò cười, nhưng nó vẫn làm cho người ta được lên mặt. Quy mô của phòng làm việc, sự xa hoa của những tấm thảm, đồ đạc bằng gỗ quý, nơi đỗ xe dành riêng cho nhà điều hành, phòng ăn, thẻ câu lạc bộ do công ty trả phí, sử dụng ô tô của công ty, sử dụng phi cơ – sự gia tăng của những biểu tượng này chỉ được giới hạn bởi trí tưởng tượng không ngừng phát triển của con người.
Tất cả những điều này được xem như những nỗ lực nhằm thúc đẩy và gợi cảm hứng cho con người tiếp tục nâng cao hơn nữa khát vọng của mình. Bản thân những thứ này không hề quan trọng, nhưng chúng là biểu tượng cho thấy một người đã đạt tới mức độ nhất định nào đó trong tổ chức. Những biểu tượng cấp bậc này quan trọng đối với những người chưa đạt được nó hơn nhiều so với những người đã có được chúng. Có một câu cách ngôn rằng: “Vì cớ gì mà hầu hết những người nói tiền không quan trọng lại chính là những người có quá nhiều tiền?”. Điều này cũng đúng với biểu tượng cấp bậc.
Công ty không nên quá quan tâm đến biểu tượng cấp bậc, nhưng nếu điều này khiến công ty tuyệt vời hơn trong mắt nhân viên thì công ty không nên phê phán những nhân viên khát khao biểu tượng cấp bậc này sau khi đã sử dụng phương pháp “duy trì điểm số”. Thực tế, đối với nhiều người, việc giành được biểu tượng cấp bậc không quan trọng, nó chỉ là thứ để họ thể hiện cho những người khác biết về vị trí của họ. Hầu hết các biểu tượng cấp bậc sẽ mất hết giá trị nếu như không ai biết rằng bạn đã đạt được nó.
Rõ ràng việc bạn mong muốn đạt được cấp bậc cao là hoàn toàn hợp lý, nhưng việc nhìn nhận nó một cách đúng đắn còn quan trọng hơn rất nhiều. Đừng quá coi trọng đến mức phải rơi nước mắt khi không đạt được nó nhanh chóng như mong đợi.
Bạn không thể dùng các biểu tượng cấp bậc để thay thế cho mức lương thỏa đáng hay một phương pháp quản lý tốt. Không may là rất nhiều nhà quản lý, thậm chí là nhiều công ty, lại có suy nghĩ như vậy. Họ đối xử tệ và trả lương thấp cho nhân viên rồi sau đó cho rằng họ có thể bù đắp bằng các biểu tượng cấp bậc. Thái độ này là sự sỉ nhục đối với trí tuệ của nhân viên. Nhưng nếu nhân viên bỏ tiền ra mua các biểu tượng cấp bậc, thì sự sỉ nhục đó là xứng đáng.
Biểu tượng cấp bậc chỉ là lớp kem phủ chiếc bánh chứ không phải là toàn bộ chiếc bánh. Khi được kết hợp với trí tuệ và sự sáng suốt, biểu tượng cấp bậc có thể trở thành một công cụ giá trị.
Nhu cầu đạt được thành tích
Rất nhiều nhân viên có nhu cầu đạt thành tích. Thông thường, họ là những nhân viên có sự đảm bảo tốt về công việc, mức lương, điều kiện làm việc, cấp bậc, phần thưởng, v.v… Những nhân viên có nhu cầu này thường muốn được tham gia vào quá trình ra quyết định, phát triển kỹ năng cũng như tài năng của bản thân, tìm kiếm những dự án và nhiệm vụ đầy thách thức mới cũng như thăng tiến trong tổ chức. Nếu bạn có thể thỏa mãn những nhu cầu này, bạn không chỉ có một nhân viên đầy động lực mà còn có năng suất làm việc cao.
Tính chủ quan của động lực
Nhiều nhà quản lý có động lực rất cao và điều đó thật tuyệt vời. Nhưng họ lại nhầm lẫn khi tin rằng nhân viên của mình cũng được thúc đẩy bởi những động lực đã thúc đẩy họ. Điều này không đúng. Hãy nhớ rằng những điều thúc đẩy nhân viên cấp dưới trực tiếp của bạn có thể rất khác. Và nó hoàn toàn có thể chấp nhận được. Bạn đừng cố gắng áp đặt niềm tin cũng như giá trị của bản thân lên người khác. Cũng cần nhớ rằng những điều thúc đẩy một con người hôm nay có thể khác xa những điều thúc đẩy họ trong chỉ một vài tuần tới. Ví dụ, hôm nay động lực thúc đẩy bạn là thành tích.
Tuần sau, bạn mua một ngôi nhà với khoản thế chấp lớn hơn. Vậy thì giờ đây việc có được một công việc đảm bảo với mức lương cao lại trở thành động lực của bạn. Vì thế, đừng đưa ra giả định về những động lực thúc đẩy nhóm của bạn. Thay vào đó, bạn cần tìm ra và hành động dựa trên những động lực đó.