1. BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁC TỶ PHÚ
Cách khai thác tối đa hiệu suất làm việc của bản thân và giúp đỡ nhân viên dưới quyền cùng thực hiện
Tôi đã phát triển hệ thống quản lý thời gian này trong thời gian điều hành chín doanh nghiệp cho tỷ phú Charlie Munger . Tôi luôn cố gắng thuê những người có óc sáng tạo, năng động và thông minh, cho nên những nhân viên này đã đem đến cho tôi nhiều ý tưởng, đề tài và những công việc hết sức mới mẻ. Sau này, tôi mới biết được rằng mỗi người chỉ nên có tối đa sáu bản báo cáo trực tiếp, vậy mà thời điểm ấy con số đó lại lên tới 22. Vì thế, tôi luôn nỗ lực đáp lại tất cả những nhu cầu của các nhân viên. Về cơ bản, tôi làm việc theo phương thức phản ứng trong suốt thời gian đó. Tôi làm việc bảy ngày một tuần – 10 đến 12 tiếng mỗi ngày ở văn phòng, giải quyết mọi công việc còn dang dở, trở về nhà và lại bắt tay thực hiện những nhiệm vụ đòi hỏi tính sáng tạo nhằm vận hành mọi thứ thật suôn sẻ.
Khi nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý thời gian cá nhân tôi đã tham gia một khóa học về cách thức quản lý thời gian. Ngay trong buổi học đầu tiên, chúng tôi được phát mỗi người một tờ giấy để lập kế hoạch sử dụng thời gian trong ba tháng tiếp theo. Đến cuối tháng thứ ba, chúng tôi được chỉ ra là mình đang lãng phí thời gian ở những điểm nào. Là một nhà điều hành doanh nghiệp, tôi nghĩ: “Nếu có thời gian để theo dõi cách sử dụng thời gian trong ba tháng thì tôi cần gì phải tham gia một khóa học quản lý thời gian.” Tôi bừng tỉnh và rời khỏi buổi xê-mi-na.
Tôi chia quy trình quản lý thời gian thành sáu bước đơn giản và mỗi bước chỉ mất năm phút để hoàn thành. Tại sao ư? Vì cách quản lý thời gian hiệu quả không nên tốn quá nhiều thời gian. Đó cũng là lý do tại sao đây là chương ngắn nhất trong cuốn sách này.
Chương này sẽ giới thiệu với độc giả sáu bước đơn giản trong công tác quản lý thời gian. Trình tự này rất logic và bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc hiểu trọn vẹn vấn đề. Bạn sẽ nhanh chóng đồng tình với tất cả những nguyên tắc được đưa ra và nhận ra rằng chúng sẽ cải thiện hoàn toàn hiệu suất làm việc của bạn. Nhưng liệu bạn có thể tuân thủ chặt chẽ quy định dành năm phút mỗi ngày cho quá trình kiểm soát thời gian của chính mình và thực hiện nghiêm chỉnh lịch trình đã lên trong suốt cả ngày không? Liệu các nhân viên của bạn có nên biết và thực hành những nguyên tắc này không? Nếu câu trả lời là có thì kết quả thu được sẽ vô cùng to lớn.
Hãy cùng xem xét vấn đề: bạn làm việc chủ yếu theo phương thức nào, bị động hay chủ động phản ứng? Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết các doanh nhân đều không hề dành thời gian cho việc lên kế hoạch và bắt tay vào hành động vì tất cả thời gian của họ đã dồn vào việc phản hồi lại những công việc họ đã tiến hành. Để xây dựng doanh nghiệp của mình thành Cỗ máy bán hàng tối ưu, bạn cần làm việc theo phương thức đi tiên phong mà trong đó, quản lý thời gian là một công việc có ý nghĩa quyết định.
Hãy tưởng tượng mọi chuyện sẽ thế nào nếu bạn đột ngột được trao quyền điều hành hay quản lý một công ty trị giá 50 triệu đô-la. Một ngày của các vị Giám đốc điều hành ở những tập đoàn lớn có nhiều giờ hơn so với một ngày của bạn không? Dĩ nhiên là không rồi. Vì vậy, họ cần phải là những chuyên gia quản lý thời gian. Họ không những cần phải quản lý thời gian của chính mình mà còn phải vận hành được hệ thống này ở nơi làm việc để chắc chắn rằng tất cả nhân viên trong công ty đều nắm vững kỹ năng này. Khi đã hiểu ra bí quyết quản lý thời gian để điều hành một công ty trị giá hàng tỷ đô-la, bạn sẽ không còn gặp phải bất cứ khó khăn gì trong việc quản lý hoạt động kinh doanh, điều hành công ty hoặc bộ phận của mình hoạt động với hiệu suất tối đa.
TÔN CHỈ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA TÔI
Chắc hẳn bạn từng nghe tới thuật ngữ “nhà quản lý một phút”. Tôi chính là kiểu “nhà quản lý có một phút” như thế. Cả ngày dài, ngày nào cũng thế, hết người này đến người khác trong nhóm thay nhau tới gặp tôi và hỏi liệu tôi có thể dành một phút để nói chuyện với họ không, và buổi họp một phút sẽ diễn ra ngay sau đó và tại đúng vị trí đó. Trên thực tế, toàn bộ công ty luôn được điều hành bởi chính những kiểu họp có một phút như thế. Lúc nào nhân viên cũng có thể gặp gỡ nhau và buổi họp một phút lại diễn ra. Nhân viên của tôi đã làm việc theo phương thức phản ứng bị động. Mặc dù tôi đã thành công trong việc điều hành các công ty con phát triển ít nhất 100% trong vòng 12 tới 15 tháng, nhưng tình hình này lại nằm ngoài tầm kiểm soát của tôi và bản thân tôi lúc nào cũng phải làm việc theo kiểu phản ứng lại. Thậm chí trong kỳ nghỉ tại Hawaii, mỗi ngày tôi nhận được tới 15 bức fax (loại hình liên lạc phổ biến trước khi có e-mail).
Trái lại, khi muốn có một cuộc gặp với Charlie Munger, tôi phải gọi điện cho thư ký của ông và lên lịch hẹn. Tôi phải tuân theo lịch trình làm việc hết sức nghiêm ngặt. Tôi phải luôn đúng giờ và làm việc khoa học. Tất cả các buổi họp đều cực kỳ hiệu quả và luôn đạt được mục tiêu đề ra. Rồi tôi chợt hiểu ra rằng mình cần phải kiểm soát thời gian của bản thân và quản lý nhân viên. Cuối cùng, sau một vài năm làm việc 12 tiếng một ngày, không nghỉ cuối tuần, tôi nhận thấy để điều hành và quản lý công ty thành công hơn, tôi phải làm việc theo cách khoa học hơn và giảm phương thức phản ứng bị động. Tôi quyết định thảo ra một bản ghi nhớ để chấm dứt hoàn toàn phong cách quản lý “có – một – phút” của mình:
Người nhận: Toàn thể nhân viên công ty
Người gửi: Chet
Đừng đến gõ cửa phòng tôi và hỏi liệu tôi có thể dành một phút nói chuyện hay không. Câu trả lời sẽ là không. Trừ trường hợp khẩn cấp, còn lại mọi suy nghĩ, ý tưởng, các vấn đề, và sự vụ (không khẩn cấp) sẽ phải chờ tới cuộc họp giao ban hàng tuần. Dưới đây là quy định về cuộc họp và thời gian tổ chức. Ngoài ra, tôi sẽ dành ra hai lần mỗi ngày để thực hiện những buổi họp “một – phút” như thế. Nếu các bạn không thể đợi được tới cuộc họp hàng tuần, hãy viết tên mình lên bảng hẹn và tôi sẽ dành ra 10 phút họp nhanh.
Chúng tôi chia công ty thành chín bộ phận quan trọng và tổ chức các buổi họp chỉ dài một tiếng hàng tuần tại từng khu vực. Một bộ phận có ảnh hưởng là bộ phận có tác động trực tiếp tới kết quả làm việc chung của công ty. Ví dụ: các khu có ảnh hưởng bao gồm khu bán hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng, phát triển sản xuất và marketing. Để nâng cao hoạt động và hoàn thiện từng bộ phận này, bạn cần dành cho mỗi khu một giờ mỗi tuần nhằm tạo cơ hội cho tất cả cá nhân tham gia có thể tập trung hoàn toàn vào việc cải thiện khu vực đó.
Khi đã tổ chức được những buổi họp hàng tuần của các bộ phận quan trọng, các nhân viên trong nhóm của tôi phải học cách chờ đến buổi họp để phát biểu ý kiến của mình thay vì đến văn phòng của tôi như họ vẫn thường làm. Thậm chí, tôi còn đề nghị mỗi người có một mảnh giấy nhớ với dòng chữ “Những đề xuất với Chet” ở ngay phía đầu. Nhân viên sẽ phải ghi lại tất cả những điều họ cần nói với tôi vào tờ giấy và giữ nó ở ngăn kéo bàn làm việc cho tới buổi họp hàng tuần.
Bản thông báo được đưa ra vào thứ năm, và tôi nhận thấy một điều rõ ràng rằng không còn ai tới gõ cửa phòng tôi vào ngày thứ sáu. Đây là lần đầu tiên điều này xảy ra trong suốt những năm qua, tôi đã không còn bị làm phiền. Tôi có thể thật sự tập trung vào công việc và không cần mang theo một núi công việc về nhà để làm vào ban đêm hoặc cuối tuần. Tôi đã thật sự tìm ra một phương thức mới dẫn lối cho mình.
Không ai tới phòng tôi vào ngày thứ sáu, nhưng tới thứ hai, mọi việc lại lặp lại như cũ. Tôi phải đưa ra những quyết định và kỷ luật cứng rắn để rèn luyện các nhân viên của mình tuân thủ nguyên tắc đặt ra. Nếu một người tới phòng bạn với một cuộc hẹn “có – một – phút”, bạn cần phải lạnh lùng chặn họ lại và nói: “Có điều gì khiến anh/chị không chờ tới buổi họp hàng tuần được chăng?” Họ sẽ vẫn cố gắng thuyết phục bạn ngay lúc bấy giờ và ngay tại đó. Nếu không cứng rắn, chẳng mấy chốc bạn sẽ bị cuốn vào cuộc nói chuyện. Cho nên tôi phải đề ra kỷ luật thép cho chính mình và toàn thể nhân viên nhằm giữ đúng nội quy đặt ra, những vấn đề không thật sự cần thiết cần phải chờ tới buổi họp hàng tuần.
Và điều tuyệt vời nhất là từ chỗ phải dành 70 đến 80 giờ một tuần phản ứng với công việc, giờ đây, tôi đã thật sự chủ động trong việc điều hành, quản lý và phát triển công ty hiệu quả hơn chỉ với chín giờ một tuần vì tôi phân chia trách nhiệm của mình cho chín bộ phận quan trọng. Những buổi họp như thế hiệu quả hơn kiểu họp “có-một-phút” rất nhiều vì chúng mang tính trang trọng hơn, được lên chương trình cụ thể và hướng tới kết quả đạt được. Buổi họp gồm những thành viên chủ chốt của mỗi khu vực cho nên mọi người có thể cùng nhau đưa ra những ý tưởng, đề xuất giúp khu vực của mình ngày càng phát triển và tiến bộ. Tôi giữ chín bản ghi nhớ (mỗi bản dành cho một khu vực quan trọng) và trên đó ghi lại những gì chúng tôi đã làm được và người nào đã hứa sẽ hoàn thành công việc gì trước khi buổi họp tiếp theo được tổ chức.
Đúng vậy – những việc phải làm, các nhiệm vụ và hạn chót cho mỗi công việc phải được phân công sau mỗi buổi họp. Nhưng chìa khóa của vấn đề chính là ở chỗ không nên yêu cầu mọi người hoàn thành quá nhiều việc. Kết quả thu được nhỏ thôi nhưng phải liên tục. Nếu hàng tuần bạn đều tổ chức được buổi họp giao ban và những kết quả nhỏ của từng tuần và tất cả các tuần cứ ngày một nhiều lên thì hãy nghĩ tới sự chuyển mình lớn lao mà bạn làm được cho công ty của mình sau 52 tuần. Hoạt động của công ty, khu vực và phòng ban bạn quản lý sẽ được cải thiện rất nhiều sau một năm. Và sau đó, tình hình sẽ còn tốt hơn nữa.
Nếu điều hành một công ty lớn, bạn nên chia doanh nghiệp thành nhiều khu vực có ảnh hưởng. Tôi đã giúp một giám đốc chia công ty của anh ta thành các khu vực ảnh hưởng chính, và anh ta đã chia công ty của mình thành 17 khu – có nghĩa là 17 buổi họp hàng tuần, mỗi buổi một giờ. Điều này nghe có vẻ khá điên rồ với một giám đốc hay người quản lý của một công ty nhỏ, nhưng đó chính là cách mà bạn có thể điều hành công ty mình phát triển lên mức cao hơn nếu bạn có quá nhiều việc phải giải quyết. Vị giám đốc kể trên đang phải làm việc 70 giờ một tuần và kết quả thu được không đáng là bao. Nhưng sau khi tôi hướng dẫn anh chia công ty thành 17 khu vực thì anh chỉ phải bỏ ra 17 giờ cho 17 cuộc họp ‒ mỗi cuộc họp dành cho một khu vực quan trọng.
Quyết định được đưa ra hàng tuần. Tất cả nhiệm vụ quan trọng đều được giải quyết hàng tuần. Mọi người đều cảm thấy vui vẻ hơn. Nhân viên cảm thấy mình quan trọng hơn. Một vài người trong số họ phải đeo bám ông chủ hàng tuần liền để có được câu trả lời hay quyết định cho các vấn đề còn khúc mắc. Cho nên, hãy chia nhỏ các đầu công việc.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Hãy xác định những bộ phận quan trọng trong công ty của bạn. Ví dụ điển hình là bạn đang điều hành một bộ phận, và bộ phận này là một khu vực có ảnh hưởng. Nhưng nếu bạn là giám đốc điều hành của một công ty hạng trung hoặc công ty lớn, có thể bạn sẽ phải chia công ty của mình thành nhiều khu vực có ảnh hưởng. Để giúp công việc xác định dễ dàng hơn, tôi xin được đưa ra danh sách gồm 15 khu vực có ảnh hưởng do một giám đốc điều hành khác mà tôi từng có điều kiện làm việc cùng cung cấp:
1. Bộ phận kinh doanh
2. Bộ phận marketing từ xa
3. Hoạt động marketing
4. Dịch vụ khách hàng
5. CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
6. Mua bán và cung cấp
7. Xếp hàng xuống tàu và nhận hàng
8. Quản lý kho hàng
9. Nợ cần thu
10. Tổ chức cán bộ
11. Công nghệ
12. Quan hệ cổ đông/ bên bán
13. Quan hệ cổ đông/ chi nhánh
14. Doanh thu xuất khẩu
15. Chiến lược tiên phong California
Khu vực ảnh hưởng quan trọng cuối cùng là chiến lược tấn công vào một thị trường mới. Bạn có và nên đưa ra những chiến lược gì? Bây giờ, hãy liệt kê những khu vực có ảnh hưởng của công ty bạn.
SÁU BƯỚC ĐẠT TỚI NĂNG LỰC QUẢN LÝ THỜI GIAN TUYỆT VỜI
Có sáu bước cơ bản để đạt tới năng lực quản lý thời gian tuyệt vời. Hãy đưa sáu bước này vào kế hoạch luyện tập hàng ngày của bạn, và bạn sẽ không thể tin nổi bạn và các đồng sự lại có thể hoàn thành khối lượng công việc nhiều đến thế nào cho một ngày lao động bình thường.
Bước 1: Chạm đến tức thì
Hãy đọc câu chuyện sau và cho tôi biết liệu câu chuyện đó có quen thuộc với bạn không. Bạn bước vào văn phòng và trên bàn có sẵn sáu tập tài liệu và hai lá thư đang chờ bạn trả lời. Bạn đọc lướt qua lá thư và đặt nó sang một bên vì không có đủ thời gian để giải quyết nó ngay bây giờ. Sau đó, khi bạn xem những tập tài liệu và bắt đầu xử lý công việc đó thì điện thoại đổ chuông. Bạn trả lời điện thoại và có một vụ việc mới cần bạn giải quyết trong vòng 10 đến 15 phút. Rồi bạn quay trở lại với tập tài liệu, nhưng khi vừa mới cầm đến nó thì bạn lại nhận được một e-mail. Bạn dừng lại để đọc e-mail, trong đó sẽ lại bao gồm một nhiệm vụ khác đòi hỏi phải được giải quyết ngay.
Nếu bạn chỉ dành 15 phút mỗi ngày cho việc xem lại, giải quyết lại và đọc lại tài liệu hay e-mail thì bạn cũng đã lãng phí tới 97 giờ mỗi năm cho những việc vô ích. Rất nhiều người trong số nhân viên của bạn sẽ lãng phí tới một giờ mỗi ngày (rải rác trong cả ngày) cho việc xem xét lại những thứ chẳng đưa tới việc thực hiện một hành động có ý nghĩa nào cả. Điều này tương đương với sáu tuần đã bị bỏ phí mỗi năm. Bạn có muốn thêm vào mỗi năm sáu tuần làm việc năng suất không? Quy tắc chạm đến tức thì và hệ thống cơ sở hỗ trợ cho nó trong công ty bạn sẽ nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Nếu đã chạm đến nó, thì phải hành động ngay. Đây là bước đầu tiên của năng lực quản lý thời gian tuyệt vời. Đừng mở e mail hay những bức điện tín cho tới khi bạn đã sẵn sàng giải quyết nó. Nếu áp dụng quy tắc này vào thực tiễn, bạn sẽ nhận thấy nhiều công việc sẽ được tiến hành nhanh hơn và quá trình này càng được thực hiện có tổ chức bao nhiêu thì bạn càng làm việc có hiệu quả bấy nhiêu. Vì thế, ví dụ, giả sử tôi mở e-mail do phòng Quan hệ công chúng (PR) gửi yêu cầu tôi chấp thuận phát hành một ấn bản mới thì trên danh sách những việc phải làm, tôi sẽ viết: “Chấp thuận phát hành ấn bản. Xem tài liệu PR”. Đó chính là cách thức tổ chức công việc cần làm hàng ngày.
Quy tắc chạm tới – tức thì có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý dữ liệu e-mail. E-mail là một công cụ vô giá, nhưng nó có thể giết chết khả năng quản lý thời gian của bạn nếu bạn để nó kiểm soát lại mình. Chìa khóa để quản lý e-mail một cách hiệu quả là thiết lập một chính sách trong toàn công ty về việc tất cả e-mail nhất thiết phải có dòng chủ đề rõ ràng. Một quy tắc nữa phải được thực thi trong công ty là khi chủ đề của e-mail thay đổi, dòng chủ đề cũng phải thay đổi theo. Điều này rất cần thiết.
Giả sử, bạn gửi tới ai đó một e-mail với dòng chủ đề “Về chuyến tập huấn sắp tới của Chet Holmes” và cô ấy có thể trả lời lại như sau:
Gửi tới: Sherry
Từ: Marcia
Chủ đề: Về chuyến tập huấn sắp tới của Chet Holmes
Vâng, tôi chuẩn bị lên đường rồi. Tôi đã đặt chỗ trước. Nhân tiện, cậu đã nói chuyện với Dave về hạng mục ngân sách tôi đã đề cập với cậu chưa?
E-mail này cứ trả lời qua trả lời lại về vấn đề liên quan đến Dave, nhưng nó vẫn mang chủ đề “Về chuyến tập huấn sắp tới của Chet Holmes”.
Một tuần hoặc hai tuần sau đó, có thể có ai đó sẽ hỏi bạn điều gì đã xảy ra với Dave. Một trong bảy e-mail có chứa thông tin quan trọng, nhưng bạn phải mở tất cả mới mong thấy được dữ liệu cần tìm. Vậy nên, hãy thay đổi dòng chủ đề khi bạn thay đổi nội dung lá thư. Tất cả khách hàng và nhân viên của tôi đều phải tuân thủ quy tắc này nếu muốn liên hệ với tôi. Theo cách này, tất cả nhân viên công ty đều có thể liếc qua một e-mail vừa gửi tới và đưa ra quyết định xem: “Mình có thể giải quyết nó bây giờ không nếu mình mở nó ra?” Nếu bạn mở một dữ liệu nào đó mà không thể giải quyết ngay được, hãy lưu nó lại trong tập tài liệu thích hợp và chuyển phần công việc vào danh sách những việc phải làm (thường là danh sách việc cần làm sắp tới).
Sẽ không phải là nói quá khi tuyên bố rằng: e-mail có thể là điểm chết của quá trình quản lý thời gian. Những công ty luôn có thông báo e-mail mới trong tình trạng khẩn cấp thường khiến tất cả nhân viên phải làm việc theo phương thức phản ứng lại. Nếu máy tính báo bạn có thư, thì cũng đừng đọc ngay và trả lời bất kỳ lúc nào thư đến. E-mail đem đến sự tiện lợi cho bạn. Nếu nó không tiện lợi, đừng trả lời.
Khi tập trung hơn, bạn sẽ thấy sự tập trung giống như cơ bắp và sức mạnh của nó. Nếu không tập trung mỗi lần có e mail hoặc điện thoại, thì bạn đã tự làm giảm khả năng tập trung của mình và khiến công việc trở nên kém hiệu quả hơn.
Chú ý: Khi đọc sáu điều này, đừng băn khoăn xem liệu trước đây mình đã đọc chúng hay chưa. Hãy suy ngẫm xem liệu bạn có đang áp dụng các quy định để thực hiện chúng không.
Bước 2: Lên danh sách
Việc lên danh sách là cách để giữ mọi thứ hoạt động có tổ chức. Nếu không lập một danh sách, bạn có xu hướng trở thành người thụ động. Các danh sách giúp bạn tập trung hơn vào những công việc cần ưu tiên thực hiện và những nhiệm vụ mang tới hiệu quả cao. Luôn giữ bên mình một danh sách công việc sẽ giúp nhân đôi hiệu suất làm việc của bạn tức thì.
Khi tiến hành một buổi xê-mi-na về vấn đề này, tôi đi quanh phòng và hỏi có bao nhiêu người lập cho mình một danh sách công việc. Rồi tôi hỏi tiếp: “Bạn thường đề ra bao nhiêu mục trong danh sách của mình?” Có rất ít người trong phòng có được bản danh sách với 25 mục công việc hoặc hơn thế.
Chìa khóa để làm việc hiệu quả là luôn trung thành với sáu công việc bạn cho là quan trọng nhất cần thực hiện trong ngày. Bạn sẽ nhận thấy rằng một danh sách dài gồm nhiều công việc sẽ là công cụ quản lý thời gian hữu ích. Khi muốn cảm thấy mình làm việc hiệu quả, hãy nhìn vào danh sách và đánh dấu một việc nào đó và bắt tay làm nó. Điều đó sẽ mang tới cho bạn những cảm xúc tích cực. Khi có một danh sách dài những công việc cần làm, bạn thường chọn thực hiện những việc dễ hơn, ít hiệu quả hơn trước, chỉ với mục đích thu gọn danh sách. Cuối ngày làm việc, bạn sẽ nhận thấy những việc quan trọng nhất trong danh sách thường không được hoàn thành vì chúng là những việc khó khăn nhất hoặc tốn nhiều thời gian nhất hoặc cả hai.
Danh sách dài cũng có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được nó. Việc này sẽ tác động tiêu cực tới tâm lý bạn. Nhưng sẽ có một lời ngợi khen có ý nghĩa khích lệ to lớn tinh thần khi bạn đặt bút gạch đi mục thứ sáu trong danh sách của mình, đặc biệt khi tất cả sáu mục này đều là những phần việc quan trọng nhất bạn cần hoàn thành trong ngày hôm đó.
Vì thế, đây chính là quy tắc của việc lập kế hoạch: liệt kê sáu nhiệm vụ quan trọng nhất cần làm và bằng cách này hay cách khác, hãy hoàn thành sáu mục công việc này mỗi ngày. Điều đó không có nghĩa rằng bạn sẽ không lên danh sách những việc cần phải làm khác. Khi lập kế hoạch mỗi ngày, hãy lấy bản danh sách công việc dài ra và sử dụng nó như một menu để lựa chọn ra sáu mục quan trọng nhất có thể thực hiện trong ngày.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Hãy làm bài tập sau và chúng tôi dựa vào nó để phát triển ý tưởng của mình khi bạn đọc phần còn lại của chương này. Hãy lấy ra một tờ giấy trắng và viết lại sáu phần việc quan trọng nhất bạn cần thực hiện ngày mai. Danh sách công việc của bạn có thể phần nào tương đồng với danh sách của tôi:
1. Giải quyết các đề xuất gửi khách hàng
2. Hợp đồng fax
3. Lên lịch các cuộc họp
4. Gọi điện cho Heidi để bàn luận công việc
5. Xem xét lại kế hoạch marketing tháng này
6. Viết và gửi e-mail
Bước 3: Lập kế hoạch phân chia thời gian cho từng công việc
Đừng vội nghĩ về thời điểm bạn sẽ thực hiện từng công việc mà hãy quyết định lượng thời gian dành để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đây là một bước quan trọng nhằm đảm bảo sáu mục trong danh sách của bạn có thể được hoàn thành trong một ngày. Nếu các công việc trong danh sách quá lớn và khó hoàn thành trong một ngày, hãy viết rõ lượng thời gian bạn sẽ dành để thực hiện nó ngày hôm đó. Bạn sẽ phải để tâm tới những đầu công việc lớn hơn với lượng thời gian nằm trong tầm kiểm soát. Cuốn sách này là một ví dụ rõ ràng cho điều đó. Tôi đã nhận được nhiều lời đề nghị viết sách trong suốt hơn 10 năm. Nhưng tôi xem cuốn sách này như một nhiệm vụ vĩ đại. Do đó, tôi dành một giờ mỗi tuần trong lịch trình làm việc để phác thảo cuốn sách. Trong vòng ba tháng, tôi đã có được bản thảo để phát triển cuốn sách. Bạn đã hoãn thực hiện những điều gì trong suốt những năm qua? Hoặc có công việc quan trọng nào mà bạn không thực hiện được vì chúng tốn quá nhiều thời gian không? Hãy làm chúng mỗi lần một ít.
Hãy thêm vào tổng số giờ cần dùng để thực hiện những nhiệm vụ đạt hiệu suất cao của bạn. Với lịch trình trên thì con số này là 6,5 giờ. Tôi đã tiến hành thực hiện bài tập này trong nhiều buổi xê-mi-na và thường chỉ có rất ít người mất tới 11 tiếng cho những việc vặt. Sẽ không thực tế chút nào khi bạn phải làm sáu việc này trong khoảng thời gian còn lại của ngày. Một hướng dẫn rất hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc là hãy dành sáu giờ để thực hiện sáu việc quan trọng nhất. Tôi sẽ giải thích lý do của việc này ở phần sau.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bên cạnh mỗi đề mục công việc, hãy viết khoảng thời gian dự định để thực hiện công việc đó. Bây giờ, danh sách của bạn có thể có dạng:
1. Giải quyết đề xuất gửi khách hàng – 5 giờ
2. Kiểm tra và ký hợp đồng fax – 1,5 giờ
3. Lên lịch họp – 5 giờ.
4. Gọi điện thoại – 1 giờ.
5. Giải quyết kế hoạch marketing – 1 giờ.
6. Viết và gửi e-mail – 2 giờ.
Bước 4: Lập kế hoạch cho ngày làm việc
Khi đã dự định được lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn cần lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Đây không phải là một hướng dẫn chung về cách lập kế hoạch cho một ngày làm việc. Ngược lại, hướng dẫn này phải hết sức cụ thể và có thời gian chi tiết dành cho các công việc. Nó bao gồm khoảng thời gian dành cho mỗi phần việc trong sáu nhiệm vụ quan trọng nhất bạn đề ra, cũng như thời gian để kiểm tra và mở e-mail. Hãy nhớ phải luôn áp dụng nguyên tắc đầu tiên, chỉ nên chạm tới những đầu việc này một lần và bạn cần dành một khoảng thời gian cụ thể để giải quyết chúng.
Hãy lưu ý, trong bản kế hoạch làm việc hoàn chỉnh dưới đây có hai khoảng thời gian dành cho việc vặt và các buổi họp trong một phút. Khoảng thời gian dành cho những việc này cũng rất quan trọng vì tất cả chúng ta đều biết rằng ngày làm việc của bạn có thể bị gián đoạn. Có những việc buộc bạn phải giải quyết ngay và điều đó sẽ làm bạn bị lệch khỏi lịch trình của mình. Nếu đã lên kế hoạch dành ít nhất hai khoảng thời gian, mỗi khoảng nửa giờ cho những việc như thế này thì khi bị chệch khỏi quỹ đạo làm việc, bạn cũng đã có lượng thời gian điều tiết nhằm quay trở lại với lịch làm việc. Nhưng, điều quan trọng nhất là, hãy luôn tuân thủ lịch trình dù bất cứ chuyện gì xảy ra. Hãy chú ý rằng trong kế hoạch dưới đây, ngày làm việc thật sự kéo dài 10 giờ, nhưng chỉ có 6,5 giờ dành cho sáu việc quan trọng nhất:
8:00 8:30: Gửi dự kiến công việc cho khách hàng và kiểm tra e-mail.
8:30 9:00: Kiểm tra danh sách quản lý thời gian của nhân viên.
9:00 10:30: Kiểm tra, xem lại, ký hợp đồng fax.
10:30 11:00: Họp giải quyết việc vặt (buổi họp một phút đã nằm trong lịch trình), kiểm tra e-mail.
11:00 12:00: Duyệt lại kế hoạch marketing.
12:00 1:00: Ăn trưa với khách hàng.
1:30 2:00: Gọi điện thoại.
2:00 3:00: Các buổi gặp một phút, giải quyết việc vặt, kiểm tra e-mail.
3:00 5:00: Viết và gửi e-mail.
5:00 6:00: Kiểm tra và trả lời e-mail.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Hãy lập kế hoạch làm việc cho ngày mai, trong đó bạn có đủ thời gian để hoàn thành tất cả sáu mục công việc trong danh sách những việc cần làm và vẫn giải quyết được những việc liên quan tới e-mail và các nhiệm vụ khác.
Bước 5: Ưu tiên
Khi đã hoàn thành bài tập trên, hãy nhìn lại một lượt lịch làm việc ngày mai của bạn và xem xem bạn đặt những nhiệm vụ khó khăn nhất ở đâu. Trong các buổi xê-mi-na, tôi thường thấy mọi người để việc quan trọng nhất ở vị trí cuối cùng vì nó đòi hỏi độ tập trung cao nhất. Nhưng đến cuối ngày làm việc, thường còn lại rất ít thời gian hoặc năng lượng để thực hiện việc này. Vì vậy, hãy dành vị trí đầu tiên cho nhiệm vụ quan trọng nhất. Bước đơn giản này sẽ đem đến cho bạn khả năng kiểm soát và hoàn thành công việc cực kỳ to lớn.
Chúng ta đều đã từng nghe đi nghe lại nhận định: chỉ cần 20% nỗ lực của bạn cũng có thể đem tới 80% kết quả công việc. Nhiều người chìm trong đống công việc bề bộn nhưng lại thu được hiệu quả rất thấp. Họ bận tới mức không biết nên ưu tiên và tập trung thực hiện việc nào trước. Họ là những người bận rộn. Rất nhiều người như thế đã làm việc cho tôi trong nhiều năm – tận tụy, cống hiến hết mình và thậm chí luôn thể hiện rằng mình thật sự bận rộn. Nhưng hiệu suất làm việc thực tế của họ thì lại rất thấp. Những người này cần có một phương pháp làm việc. Và bạn cần phải kiểm soát và giúp họ dừng lại tất cả những công việc bận bịu để tập trung vào hiệu suất làm việc.
Điều gì sẽ xảy ra nếu 80% nỗ lực của bạn được dành cho những hoạt động có kết quả cao? Nếu sử dụng 80% thời gian cho những việc hướng tới kết quả đạt được và chỉ 20% cho những thứ khác, bạn có thể sẽ nhận thấy năng suất làm việc của mình đã tăng lên gấp bốn lần! Tất cả những gì bạn cần là một kỷ luật thép và lòng quyết tâm cao.
Bí quyết cho người bán hàng và nhóm làm việc một người
Mọi nhân viên bán hàng đều cần ít nhất 2,5 giờ mỗi ngày để khai thác nguồn khách hàng tiềm năng. Và nguyên tắc này chỉ dành riêng cho những người bán hàng đã có đủ lượng khách hàng hiện tại. Còn những ai chưa có được danh sách khách hàng hiện tại đủ lớn thì cần phải dành bốn giờ một ngày cho việc chào hàng qua điện thoại. Thật bất ngờ vì khi chúng tôi tiến hành điều tra thì kết quả thu được là không phải chỉ có một người trong đội ngũ nhân viên dành nhiều hơn một giờ để thực hiện các cuộc điện thoại chào hàng trong ngày. Khi được hỏi, các nhân viên đều nghĩ rằng họ thực hiện từ 40 đến 60 cuộc điện thoại như thế mỗi ngày. Tuy nhiên, thực tế chỉ có khoảng 11 đến 28 cuộc điện thoại mỗi ngày. Với những người mới tham gia bán hàng, họ nên dành cả ngày cho việc khai thác nguồn khách hàng tiềm năng.
Nếu bạn chỉ làm việc một mình hoặc làm việc cho một công ty rất nhỏ và giữ vai trò là người đứng đầu, là người chịu trách nhiệm chính trong việc phát triển hoạt động của công ty thì bản thân bạn phải dành ra ít nhất 2,5 giờ mỗi ngày cho mục tiêu phát triển doanh nghiệp.
Phải làm gì nếu công việc của bạn mang tính phản ứng bị động
Giả sử bạn là một nhân viên bán hàng với công việc thường ngày là nhận điện thoại của khách hàng. Hoặc bạn là đại diện của phòng dịch vụ khách hàng mà công việc duy nhất của bạn là trả lời các cuộc điện thoại của khách hàng. Hoặc nếu bạn là nhân viên quầy lễ tân làm nhiệm vụ trả lời điện thoại hoặc là người trợ lý luôn phải phục vụ mọi yêu cầu của sếp. Thậm chí như vậy thì những người làm ở các vị trí có tính phản ứng bị động như vậy vẫn có thể lên kế hoạch rất thực tế cho một số nhiệm vụ cần được hoàn thành mỗi ngày. Bạn nên đặt ra cho mình một số nhiệm vụ cần làm mỗi ngày có tác dụng thúc đẩy hoặc cải thiện hoạt động của công ty hoặc công việc của mình. Hãy lên kế hoạch sử dụng thời gian để nâng cao kỹ năng, cải thiện kết quả, quy trình làm việc và tổ chức hoạt động cho bạn và văn phòng hoặc công ty của bạn. Những người làm ở các vị trí có tính phản ứng nhiều hơn sẽ có ít thời gian hơn để làm những việc cần sự tích cực – nhưng vẫn cần phải có những công việc như thế mỗi ngày.
Nếu là một nhân viên lễ tân và công việc chính của bạn là trả lời điện thoại, bạn cũng có thể làm việc hiệu quả bằng cách lên một danh sách khách hàng tiềm năng cho nhóm bán hàng được không? Tôi dường như phát sốt lên khi đến thăm một công ty và chứng kiến cảnh nhân viên lễ tân đang đọc sách vì có rất ít cuộc gọi. Thay vì thế, những nhân viên lễ tân này hoàn toàn có thể dành thời gian rỗi đó để tìm hiểu công việc của mình trên Internet? Hoặc gửi e-mail? Bạn cũng có thể áp dụng những giải pháp này nếu làm việc ở bộ phận chăm sóc khách hàng. Trong các buổi họp hàng tuần (được thiết kế hoàn chỉnh trong Chương 3), hãy lưu ý tới vấn đề này và khiến những người thụ động phải làm việc trong thời gian rảnh rỗi của họ.
Mọi người thường làm việc chăm chỉ hơn nếu bị kiểm tra, giám sát
Nếu muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả, mỗi ngày, bạn nên có một cuộc kiểm tra cách sắp xếp công việc và kế hoạch làm việc hàng ngày của họ. Trước khi có Internet, hàng ngày, tôi đều đi một vòng quanh văn phòng và kiểm tra xem các nhân viên lên kế hoạch làm việc như thế nào. Tôi làm việc này trong nhiều tháng cho đến khi tất cả mọi người trong công ty đều thực hiện kế hoạch làm việc của họ. Tôi đã mất sáu tháng để áp dụng kỷ luật thép với quyết tâm cao và tiến hành kiểm tra liên tục trước khi toàn thể nhân viên thực hiện đều đặn sáu bước này. Tôi tập trung phát huy năng lực quản lý thời gian ở các cán bộ điều hành chủ chốt và rồi họ lại truyền nó cho nhân viên của mình. Tôi thậm chí còn tạo một trang web trên mạng để mọi người đều có thể đăng nhập và lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Sếp sẽ nhận được một thư thông báo tự động mỗi khi có một nhân viên hoàn thành bản kế hoạch của họ.
Dù có hay không một chương trình như thế thì việc tiến hành kiểm tra cách nhân viên lập kế hoạch và ưu tiên lựa chọn những công việc cần làm trước sẽ khiến họ coi trọng việc quản lý thời gian hơn, đồng thời gia tăng hiệu suất làm việc của họ.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Hãy nhìn vào bản kế hoạch của bạn.
• Bạn làm việc theo cách phản ứng chủ động và bị động bao nhiêu thời gian trong ngày?
• Bạn đặt nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày ở vị trí nào? Đầu tiên? Giữa? Hay cuối cùng?
• Viết lại kế hoạch của mình sao cho bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách vào buổi sáng.
• Tập hợp các công việc có tính phản ứng bị động, bao gồm trả lời e mail và điện thoại.
• Chắc chắn rằng bạn đang dành phần lớn thời gian cho những việc mang tính phản ứng chủ động như tìm hiểu khách hàng tiềm năng hoặc kết thúc hoạt động giao dịch.
Bước 6: Cân nhắc xem liệu có gì thiệt hại không nếu bỏ một thứ gì đó đi
80% số thông tin được lưu trữ hoặc cất giữ không bao giờ được dùng lại. Vậy tại sao phải giữ chúng lại? Để quyết định giữ hay bỏ thứ gì, bạn hãy tự hỏi: “Liệu có thiệt hại gì không nếu mình bỏ nó đi?” Bạn có thể lấy lại nó khi cần đến được không? Nếu bạn là ông chủ, câu trả lời sẽ luôn là có. Cứ vất nó đi. Nếu tôi không chủ định giữ lại một e-mail, nó sẽ bị hệ thống của tôi tự động loại bỏ sau 45 ngày. Thỉnh thoảng tôi mới thấy cần phải lấy lại một e-mail. Và thường là tôi có thể tìm được nó. Một nhân viên của tôi gần đây gặp vấn đề với hòm thư của mình vì nó làm việc khá chậm chạp. Nhân viên kỹ thuật xem xét hòm thư của cô ấy và phát hiện ra nó lưu trữ rất nhiều e-mail cũ. Sau khi xóa bỏ những dữ liệu không cần thiết, tốc độ làm việc của hòm thư lại trở lại bình thường.
KẾT LUẬN
Như bạn có thể thấy, không cần tới 4.000 bước mới nắm được nguyên tắc quản lý thời gian và cũng không cần phải theo dõi kế hoạch công việc của mình trong ba tháng trước khi đưa việc quản lý thời gian vào cuộc sống và công việc. Chỉ có sáu bước đơn giản là:
• Chạm tới tức thì.
• Lên danh sách sáu nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành.
• Dự định thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ.
• Xác định lượng thời gian cụ thể để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
• Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
• Tự hỏi bản thân xem liệu có thiệt hại gì không nếu bỏ một thứ gì đó đi.
Hãy nắm vững sáu bước này và bạn sẽ thấy sự khác biệt. Hãy triển khai thực hiện công việc quản lý thời gian trên phạm vi toàn công ty và bạn sẽ nhanh chóng thu được năng suất làm việc cao nhất.
Dĩ nhiên, thậm chí khi đã tuân thủ chặt chẽ sáu nguyên tắc này thì công việc và mọi người vẫn có thể gây trở ngại cho bạn, và kế hoạch bạn đề ra cũng rất dễ bị sụp đổ. Những công việc khẩn cấp sẽ lấy đi của bạn một giờ, thậm chí là hai giờ làm việc mỗi ngày. Nếu có dự tính một số khoảng thời gian linh động trong ngày, một vài khoảng trống trong lịch trình thì bạn hoàn toàn giải quyết được những vụ việc phát sinh này. Chìa khóa thành công nằm ở chỗ: khi có điều gì xen vào làm cản trở lịch làm việc, hãy giải quyết nó và rồi quay trở lại với kế hoạch của bạn!