Khả năng tập trung sự chú ý vào những điều quan trọng là nét đặc trưng của sự thông minh.
- Robert J. Shiller(1)
HƠN 100 NĂM NGHIÊN CỨU và rất nhiều triệu đô la đã được đầu tư cho việc tìm kiếm nguyên nhân của thành công và thất bại trong việc bán hàng và trong hầu hết các lĩnh vực khác. Cuối cùng, chúng ta cũng có được câu trả lời.
Câu trả lời cực kỳ đơn giản. Người ta sẵn sàng trả giá cao vì họ dành nhiều thời gian của mình để làm những việc đem lại giá trị cao hơn. Người ta trả giá thấp hơn bởi vì người ta dành nhiều thời gian của mình để làm những việc có giá trị thấp hơn.
Những người bán hàng dành từng phút trong ngày để tập trung vào những hành động có giá trị cao cuối cùng sẽ tiến tới được vị trí đứng đầu trong lĩnh vực của mình và vừa bán được rất nhiều hàng vừa kiếm được rất nhiều tiền. Những người bán hàng lãng phí thời gian của họ vào những hoạt động có giá trị thấp hiếm khi đạt được bất cứ điều gì quan trọng, thậm chí là khi họ đại diện cho những công ty tốt nhất với những sản phẩm/dịch vụ tốt nhất trên thị trường.
Trong chương cuối cùng này, bạn sẽ học cách để nắm bắt được những ý tưởng trong cuốn sách này và sử dụng chúng ở cấp độ cao để có được nhiều kết quả tốt hơn so với tất cả những gì bạn có thể tưởng tượng ra.
Quy tắc Pareto, cũng được biết đến với cái tên quy tắc 80/20, là một trong số những khái niệm quản lý thời gian quan trọng nhất đã từng được khám phá ra, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng chuyên nghiệp. Bạn nên sử dụng quy tắc này mỗi ngày, với tất cả mọi việc bạn làm, như một quy tắc tổ chức thời gian nền tảng của bạn.
Quy tắc 80/20 nói rằng 20% trong số các hoạt động của bạn sẽ đem lại 80% giá trị của những gì bạn làm. 20% trong số khách hàng tiềm năng mà bạn đang chào bán sản phẩm/dịch vụ của mình sẽ trở thành 80% khách hàng của bạn. 20% trong số khách hàng của bạn sẽ mua 80% sản phẩm/dịch vụ của bạn. 20% số khách hàng của bạn sẽ chịu 80% trách nhiệm trong những giao dịch nhờ bán lại và nhờ được giới thiệu của bạn. Nó luôn luôn là 80/20.
Thay vì chạy theo mọi khách hàng tiềm năng theo phản xạ tự nhiên, bạn nên chia khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn thành các nhóm khác nhau dựa vào giá trị hay giá trị tiềm năng.
Mức giá trị cao – Khách hàng hay khách hàng tiềm năng giá trị ở mức “A”. Họ có khả năng sẽ mua rất nhiều và mua đi mua lại đồng thời giới thiệu người khác mua sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Mức giá trị trung bình – Khách hàng hay khách hàng tiềm năng giá trị ở mức “B”. Việc liên hệ với những người này vẫn rất quan trọng, nhưng chỉ sau khi bạn đã không còn một vị khách hàng hay khách hàng tiềm năng nhóm A nào khác.
Giá trị thấp – Khách hàng và khách hàng tiềm năng nhóm C. Thậm chí nếu họ có mua hàng đi chăng nữa, họ cũng chỉ mua rất ít thôi. Họ có thể chỉ mua một lần và có rất ít khả năng để tiến cử hay giới thiệu bạn với những khách hàng khác.
Tôi thấy rất ngạc nhiên trước việc có rất nhiều người bán hàng (trong đó có cả tôi khi còn trẻ) dành quá nhiều thời gian với những khách hàng không có giá trị hoặc có giá trị rất thấp, sử dụng quá nhiều thời gian và năng lượng của họ đến mức họ chẳng còn chút nào để tìm kiếm những khách hàng và khách hàng tiềm năng giá trị cao nữa.
Có lẽ kẻ trộm thời gian và cuộc sống lớn nhất chính là sự trì hoãn. Nó liên tục trì hoãn những phần khó khăn, gai góc của công việc bán hàng, đặc biệt là tìm kiếm khách hàng, bằng cách đưa ra tất cả các kiểu lý do tại sao bạn hoàn toàn chưa sẵn sàng để đi. Khả năng vượt qua sự trì hoãn của bạn sẽ là yếu tố có ý nghĩa quyết định với những thành công mà bạn gặt hái được trong cuộc sống. Nếu bạn tiếp tục trì hoãn, về cơ bản là bạn có rất ít tương lai trong việc bán hàng, hay trong bất cứ một lĩnh vực nào khác.
Tuy nhiên, trên thực tế, mọi người đều trì hoãn. Những người làm việc có hiệu suất cao và những người làm việc có hiệu suất thấp đều trì hoãn. Nhưng sự khác nhau là những người làm việc có hiệu suất cao trì hoãn những nhiệm vụ có giá trị thấp, trong khi những người làm việc có hiệu suất thấp trì hoãn những nhiệm vụ có giá trị cao.
Từ giờ trở đi, hãy luyện tập sự trì hoãn sáng tạo. Thận trọng lập kế hoạch trong ngày của bạn và quyết định những việc bạn sẽ trì hoãn. Một ví dụ rất tốt của việc trì hoãn sáng tạo là có một danh sách “những việc không làm”. Lập một danh sách những việc bạn sẽ không làm cho đến tận khi bạn hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng và có giá trị cao nhất.
Bạn càng trì hoãn những việc có giá trị thấp, khả năng bạn tạo được thói quen chỉ làm những việc có giá trị cao sẽ càng lớn hơn.
Bản mô tả công việc của người bán hàng cũng giống như mục đích của một doanh nghiệp. Đó là tạo ra và giữ lại các khách hàng. Công việc của bạn là ra thị trường và tìm kiếm khách hàng, bán hàng cho họ, và rồi chăm sóc họ đủ tốt để họ tiếp tục mua hàng của bạn hết lần này đến lần khác, và mang bạn bè của họ tới cho bạn.
Bạn nên dành 80% thời gian của bạn để tạo ra khách hàng và chỉ 20% để giữ lấy họ. Một nghiên cứu được thực hiện tại trường Đại học Minneapolis vài năm trước đã xem xét con đường sự nghiệp thông thường của hầu hết những người làm công việc bán hàng. Nhà nghiên cứu quan sát và nhận thấy rằng những người bán hàng đều sẽ bắt đầu sự nghiệp của mình một cách chậm chạp, bắt đầu bán được hàng, bán hàng tốt hơn và tốt hơn nữa, và sau đó rơi vào trạng thái bình ổn, và tiếp theo là giảm kết quả kinh doanh của họ.
Điều mà họ nhận thấy là khi người bán hàng không có khách hàng, họ sẽ dành toàn bộ thời gian của mình để tìm kiếm khách hàng. Nhưng một khi đã bán được hàng cho vài người, anh ấy sẽ nhận ra rằng việc gặp lại vị khách hàng trước đó, vì nhiều lý do khác nhau, sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc chịu đựng sự khắc nghiệt của những lý do phản đối xuất hiện trong quá trình tìm kiếm khách hàng mới.
Những gì mà bạn làm, theo thời gian, cuối cùng sẽ trở thành thói quen. Nếu phát triển thói quen liên tục gặp gỡ những khách hàng cũ để chào hàng, bạn sẽ sớm phát triển một thói quen không phát triển thị trường mới. Bạn ngày càng cảm thấy thoải mái với việc gặp lại những khách hàng cũ thay vì đối mặt với việc bị phản đối xuất hiện khi bạn tìm đến gặp một khách hàng mới.
Mỗi phút trong ngày, bạn nên chống lại xu hướng này bằng cách tự hỏi bản thân: “Giao dịch tiếp theo của tôi sẽ đến từ đâu?”. Đó là nơi bạn cần hướng nỗ lực của mình đến và đó là những gì bạn cần làm trong suốt cả ngày. Tất nhiên, việc chăm sóc khác hàng một cách tốt nhất có thể cũng vô cùng quan trọng, nhưng chỉ khi bạn đồng thời làm cả công việc tìm kiếm khách hàng mới nữa.
Công việc của người bán hàng luôn luôn bao gồm ba hoạt động cơ bản: tìm kiếm, chào bán và chăm sóc sau bán hàng.
Tìm kiếm đồng nghĩa với việc bạn giữ cho chiếc phễu bán hàng của mình luôn đầy bằng cách liên tục tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới. Một trong số những cách thức sử dụng thời gian tốt nhất của bạn là dành khoảng 90 phút đầu tiên mỗi ngày để tìm kiếm khách hàng – trong hoạt động phát triển khách hàng mới. Đừng kiểm tra thư, gọi điện thoại, uống cà phê hay nói chuyện phiếm với đồng nghiệp của bạn. Thay vào đó, từ 8h30 hoặc 9h, hãy dành toàn bộ tâm sức của mình vào trọn vẹn 90 phút để tìm kiếm và nói chuyện với khách hàng mới.
Chào bán là khi giao dịch thực sự được thực hiện. Đa số (95%) các bài chào bán có thể được cải thiện. Đôi khi một thay đổi nhỏ, đơn giản trong bài chào bán có thể dẫn đến một bước nhảy vọt trong kết quả bán hàng của bạn. Trong quá trình chào bán, bạn chỉ cho khách hàng thấy sản phẩm/dịch vụ của bạn là một giải pháp lý tưởng cho nhu cầu và vấn đề của họ. Việc bạn thực hiện quá trình này tốt tới đâu quyết định phần lớn thu nhập của bạn.
Sau khi đã thực hiện được một bài chào bán hiệu quả, bạn phải tiến lên và hoàn tất giao dịch. Như họ đã nói trong trò chơi gôn: “You drive for show but you putt for dough – bạn chuyển động để trình diễn nhưng bạn đánh bóng để ghi bàn.” Trong bán hàng, “đánh” là khi bạn kết thúc cuộc chào bán, khiến khách hàng đồng ý mua và ký vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán hàng với một tấm séc.
Áp dụng quy tắc Pareto, bạn nên dành 80% thời gian của mình để tìm kiếm và chào bán, và chỉ dành 20% thời gian để chăm sóc sau bán hàng. Và đừng trộn lẫn hai việc này với nhau.
Đừng rơi vào cái bẫy mà phần lớn các nhân viên kinh doanh (bao gồm cả bản thân tôi của rất nhiều năm trước) đã rơi vào, đó là việc cứ liên tục gọi lại cho một khách hàng tiềm năng sẽ không nói có mà cũng sẽ chẳng nói không. Những khách hàng tiềm năng không quả quyết khiến bạn cứ phải gọi lại, tiêu tốn ngày càng nhiều thời gian của bạn, chỉ vì bạn không muốn lãng phí khoảng thời gian đã đầu tư vào họ.
Hãy tiếp tục tập trung vào việc tìm kiếm và chào bán. Trong quá trình phát triển các hoạt động kinh doanh mới, bạn sẽ tìm thấy những khoảng thời gian trống mà bạn có thể sử dụng để tiếp tục làm việc với những khách hàng chưa cho bạn một câu trả lời, theo cách này hay cách khác.
Các nhà quản lý bán hàng và tiếp thị đã thực hiện nhiều cuộc khảo sát nhằm tìm hiểu xem những người bán hàng thực sự làm việc bao lâu trong một ngày bình thường. Trong một cuộc khảo sát được thực hiện năm 1928, sau khi theo dõi các đối tượng phỏng vấn bằng đồng hồ bấm giờ, các nhà quản lý kết luận rằng trung bình một người bán hàng làm việc khoảng 90 phút mỗi ngày, tương đương với khoảng từ một đến một tiếng rưỡi trên tám tiếng theo quy định. Phần thời gian còn lại đã được dành để đi loanh quanh trong văn phòng, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp, ra ngoài ăn trưa và nghỉ uống cà phê. (Ngày nay, chúng ta còn phải làm việc trên máy tính, kiểm tra thư điện tử và đi lại.)
Qua nhiều năm, bất chấp những lợi ích của các khóa học quản lý thời gian chuyên sâu, các buổi hội thảo và diễn thuyết chuyên về truyền cảm hứng và động lực cùng sự chỉ dẫn ở hầu hết những hệ thống quản lý thời gian, những người bán hàng bình thường vẫn làm việc khoảng 90 phút mỗi ngày, theo một nghiên cứu được thực hiện gần đây ở Đại học Columbia.
Bất cứ khi nào tôi chia sẻ thông tin này với người bán hàng, họ cũng luôn luôn phản đối và khẳng định rằng kết quả nghiên cứu này không áp dụng được với họ. Do vậy sau đó tôi hỏi họ: “Đâu là khoảng thời gian bạn thực sự làm việc trong ngày?”
Bạn chỉ thực sự làm việc khi bạn đang tìm kiếm, chào bán hoặc chăm sóc khách hàng. Bạn không làm việc khi bạn đang lái xe đến gặp gỡ khách hàng, uống cà phê, kiểm tra thư điện tử hoặc ra ngoài ăn trưa với bạn bè. Bạn đang không làm việc khi bạn ngồi trong văn phòng, đọc hoặc chuẩn bị tài liệu cho việc bán hàng. Tất cả những hoạt động đó đều là những hoạt động khởi động. Nhưng chúng không thực sự là công việc bán hàng.
Bạn chỉ đang thực sự làm việc khi bạn mặt đối mặt với một vị khách hàng thực sự tiềm năng. Chúng tôi gọi đó là “thời gian gặp mặt”. Tất cả những việc khác đều không phải là làm việc. Nó chỉ đơn thuần là hoạt động khởi động và điều hòa, giống như một vận động viên trước và sau khi tham gia cuộc đấu thật sự.
Năm 2009, khi cuộc đại khủng hoảng kinh tế toàn cầu càn quét qua Mỹ, tôi đã được mời tới làm diễn giả tại một tập đoàn truyền thông chuyên bán các vị trí quảng cáo trên đài, báo, ti vi và những phương tiện truyền thông khác. Công ty lớn này có tới hơn 200 nhân viên kinh doanh.
Vị chủ tịch phụ trách marketing của công ty đã nói với tôi rằng công ty mong đợi doanh số năm đó sẽ giảm khoảng 30%. Lý do? Thị trường đã sụt giảm nghiêm trọng và nhanh chóng, khách hàng đã cắt giảm chi phí dành cho quảng cáo, và nền kinh tế đang rơi vào tình trạng đình trệ. Tôi hỏi anh ấy: “Tại sao anh lại không đặt mục tiêu tăng doanh số lên 30% thay vì cho phép bản thân mình chấp nhận rằng con số này sẽ bị giảm 30%?”
Sau đó tôi tiếp tục nói: “Sau tất cả, những người bán hàng của anh chỉ làm việc có 90 phút mỗi ngày, khoảng 20% thời gian. Nếu anh có thể khiến họ làm việc ba giờ mỗi ngày, tương đương với 40% thời gian của họ, doanh số của anh sẽ tăng thay vì giảm.”
Vị chủ tịch này khá thông minh và dễ nhìn. Anh ấy nghĩ rằng đó là một con số tuyệt vời, nhưng anh ấy nói nó không thể áp dụng được với lực lượng nhân viên kinh doanh của công ty. Anh ấy nói với tôi rằng họ đều là những chuyên gia với trung bình khoảng 10 năm kinh nghiệm, họ sử dụng thời gian của họ rất tốt và hiệu quả trong tất cả mọi ngày làm việc.
Mặc dù vậy, chúng tôi vẫn quyết định sẽ đưa cho mỗi người một chiếc đồng hồ bấm giờ trong buổi hội thảo và khuyến khích họ tính toán chính xác số phút họ dành để gặp trực tiếp khách hàng trong một ngày bình thường, rồi sau đó báo cáo con số đó với công ty vào ngày cuối cùng của tháng.
Buổi hội thảo được diễn ra rất tốt đẹp. Tôi giải thích những thông tin và con số này với các chuyên viên kinh doanh của công ty. Tất cả đều nhận những chiếc đồng hồ bấm giờ và tất cả đều đồng ý sẽ báo cáo chính xác số phút mỗi ngày và mỗi tuần họ dành cho việc gặp trực tiếp khách hàng.
Khoảng sáu tuần sau đó, khi công ty đã nhận được báo cáo từ tất cả các nhân viên kinh doanh, tôi nhận được một cuộc điện thoại từ vị chủ tịch. Với một chút ngượng nghịu, anh ấy nói: “Tôi đã rất kinh ngạc khi cộng tất cả các con số lại, và nhận ra là một nhân viên kinh doanh trung bình ở công ty chúng tôi thực sự chỉ làm việc 90 phút 42 giây mỗi ngày.
Để thành công trong kinh doanh, bạn phải thực hiện “quy tắc phút” trong các hoạt động bán hàng của mình. Quy tắc này khẳng định rằng chỉ có những phút đối mặt trực tiếp với khách hàng tiềm năng và khách hàng mới được tính là thời gian bán hàng. Khi bạn tăng số phút dành để gặp gỡ trực tiếp, bạn sẽ tăng doanh số và thu nhập của mình lên. Bởi bán hàng dựa rất nhiều vào quy tắc xác suất hay quy tắc trung bình, nếu bạn đơn giản là tăng số phút, bạn sẽ và bạn phải tăng cấp độ bán hàng.
Bạn cũng nên sử dụng một chiếc đồng hồ bấm giờ để tính toán cấp độ hiện tại của bạn trong hoạt động bán hàng. Một chiếc đồng hồ bấm giờ cho phép bạn tích lũy thời gian, bởi bạn có thể bấm nút bắt đầu khi muốn tính giờ và bấm nút dừng mỗi lần bạn đến gặp một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Vào cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, bạn sẽ biết được bạn đã thực sự “làm việc” bao nhiêu phút trong ngày hoặc tuần đó (Lần đầu tiên bạn sử dụng công cụ tính toán này, kết quả mà bạn nhận được chắc chắn sẽ khiến bạn bị sốc!)
Ngay lập tức ra quyết định về việc tăng số phút bạn dành cho khách hàng lên trung bình 10% mỗi tuần. Nếu con số trung bình của bạn là 90 phút mỗi ngày, bạn nên đặt mục tiêu dành 100 phút mỗi ngày để gặp gỡ khách hàng trong tuần tới. Trong tuần tiếp theo, bạn nên tăng lên 110 phút, rồi 120 phút, rồi 135 phút, và rồi 150 phút, 165 phút và cuối cùng là 180 phút mỗi tuần – gấp đôi con số trung bình – trong vòng bảy tuần.
Tất cả những người bán hàng đã từng được tôi chia sẻ ý tưởng này đều đã nhân đôi thu nhập của mình lên chỉ trong vòng hai tháng. Rất nhiều người bán hàng, bằng cách tổ chức lại thời gian của họ ngay lập tức, đã có đủ khả năng để nhân đôi số phút họ dành để gặp gỡ trực tiếp khách hàng của mình trong vòng một tuần. Và thu nhập của họ cũng tăng gấp đôi chỉ trong một tuần ngắn ngủi đó. Họ đến gặp tôi trong các buổi hội thảo của tôi, lắc đầu và nói: “Tôi chưa bao giờ nhận ra được việc nhân đôi thu nhập của mình lên lại dễ dàng đến thế cho tới khi tôi nghe được quy tắc này. Và nó hiệu quả tại mọi thời điểm.”
Nếu bạn cũng nỗ lực cải thiện số phút bạn dành để gặp gỡ trực tiếp khách hàng mỗi ngày, và đồng thời tiếp tục cải thiện những kiến thức và kỹ năng bán hàng của mình, bạn sẽ thực sự khiến kết quả bán hàng cũng như thu nhập của mình tăng vọt. Việc nhân đôi thu nhập lên chỉ trong vòng 30 ngày chẳng có gì là bất thường đối với những người bán hàng, thậm chí là ở một thị trường đang bị chững lại hay tụt giảm, với những chiến lược đơn giản này.
Điểm khởi đầu để nhân đôi hoặc nhân ba doanh số bán hàng của bạn đơn giản là nhân đôi hoặc nhân ba số phút bạn dành cho việc gặp gỡ trực tiếp những vị khách hàng thực sự tiềm năng. Lập kế hoạch gặp gỡ khách hàng tiềm năng dựa trên yếu tố địa lý, để giảm thiểu thời gian đi lại. Nhóm các cuộc gặp gỡ của bạn theo từng khu vực cụ thể để bạn có thể gặp gỡ nhiều người hơn với thời gian đi lại ít hơn.
Vì sợ bị từ chối, nên việc những người bán hàng lập kế hoạch gặp gỡ khách hàng ở rất xa nơi làm việc của họ đã trở nên rất bình thường, và do vậy họ có thể sẽ phải dành gần như cả ngày để đến gặp khách hàng rồi trở lại văn phòng. Nhưng những người bán hàng giỏi nhất chia khu vực bán hàng của họ thành các góc phần tư và sau đó dành cả ngày để làm việc ở một góc phần tư trong số đó. Khi một vị khách hàng sẵn sàng gặp mặt người bán hàng, họ đặt vị khách hàng đó vào một góc phần tư cụ thể và bố trí làm việc với khách hàng đó trong một ngày cụ thể.
Bắt đầu sớm hơn mỗi ngày để bạn có thể gặp gỡ được nhiều người hơn. Thực hiện cuộc gặp gỡ đầu tiên vào lúc khoảng 7 hay 8 giờ sáng nếu có thể. Thường thì, những khách hàng tiềm năng nhất không rảnh rỗi trong suốt cả ngày làm việc. Nhưng họ sẽ sẵn sàng gặp gỡ bạn trước hoặc sau giờ làm việc thông thường.
SẮP XẾP ĐỂ ĂN SÁNG CÙNG KHÁCH HÀNG
Khi bạn gọi cho một khách hàng tiềm năng, và người đó quá bận rộn để có thể gặp bạn, hãy mời vị khách hàng này cùng bạn ăn sáng ở một nhà hàng gần nơi làm việc của anh ấy. Chúng tôi đã nhận thấy rằng mọi người có thể đã có hẹn ăn trưa, nhưng chẳng có ai có hẹn ăn sáng cả. Trên thực tế, khi bạn mời ai đó ăn sáng, họ sẽ vừa cảm thấy dễ chịu vừa cảm thấy thích thú. Có thể chưa ai từng nhận được lời mời như thế trước đó.
Khi bạn gặp gỡ và ăn sáng với một khách hàng tiềm năng, khoảng một giờ trước khi người đó bắt đầu ngày làm việc của mình, hãy cẩn thận kìm chế việc nói về công việc. Hỏi những câu hỏi chung chung và mang tính chất cá nhân. Hỏi về tình trạng công việc hiện tại của người đó. Hỏi xem nền kinh tế có ảnh hưởng như thế nào đến công việc cũng như hoạt động bán hàng. Nhưng đừng có nói chút nào về sản phẩm/dịch vụ của bạn. Toàn bộ mục đích của việc mời một người đi ăn sáng là để tạo dựng lòng tin. Đó là nhằm xây dựng một mối quan hệ thân thiện giữa hai người. Vào cuối bữa sáng, thông thường, khách hàng tiềm năng sẽ gợi ý rằng hai người nên cùng nhau đến văn phòng làm việc để thảo luận về sản phẩm/dịch vụ của bạn, thậm chí mặc dù bạn không hề đả động chút nào đến việc đó.
GỌI LẠI SAU
Nếu khách hàng tiềm năng không đưa ra đề nghị về một cái hẹn khác, gọi lại cho khách hàng sau khoảng hai, ba ngày, hãy kể cho họ nghe bạn đã cảm thấy vui thích thế nào trong bữa ăn sáng cùng với họ hôm trước, và nói rằng bạn có một số ý tưởng có thể giúp họ cải thiện đáng kể công việc kinh doanh hoặc cuộc sống cá nhân. Sau đó đề nghị được gặp vị khách hàng tiềm năng này một vài phút để chia sẻ những ý tưởng đó.
Công cụ gặp gỡ khách hàng trước khi ngày làm việc bắt đầu và/hoặc mời họ ăn sáng được một trong những người bán hàng được trả lương cao nhất trên thế giới sử dụng, nhằm mục đích gặp gỡ những người bận bịu hoặc nhằm xây dựng những mối quan hệ với mục đích bán hàng vốn đã rất khó để có thể bắt đầu.
LÀM VIỆC MUỘN HƠN MỘT GIỜ
Để tăng thời gian gặp gỡ trực tiếp của mình, hãy quyết định làm việc muộn hơn một giờ. Đề nghị được gặp gỡ những người ra quyết định sau giờ làm việc thông thường. Đặc biệt là khi bạn nói chuyện với các ông chủ doanh nghiệp hoặc các nhà quản lý cao cấp, bạn sẽ thấy họ bắt đầu sớm hơn và làm việc muộn hơn nhân viên của họ. Họ có thể không rảnh rỗi trong suốt cả ngày làm việc, nhưng họ thường rảnh rỗi sau 5 hoặc 6 giờ chiều.
Đôi khi, người mà bạn đề nghị được gặp gỡ sau giờ làm việc sẽ gợi ý rằng các bạn nên đi uống một chút cùng nhau. Tất nhiên, bạn chấp nhận. Nhưng khi cùng nhau đi uống rượu, bạn phải tuyệt đối tránh việc nói về sản phẩm/dịch vụ của mình. Hãy coi quãng thời gian này chỉ đơn thuần là một cơ hội gặp gỡ, giao lưu mang tính chất xã hội. Sử dụng khoảng thời gian này để phát triển một mối quan hệ thân thiết, để xây dựng mối quan hệ và lòng tin.
Thường thì, sau khi các bạn đã dành 30 đến 60 phút ngồi cùng nhau vào cuối một ngày làm việc, khách hàng tiềm năng sẽ gợi ý là hai người nên gặp nhau ở văn phòng làm việc của anh ấy vào một thời điểm khác, khi bạn có thể nghiêm túc thảo luận về sản phẩm/ dịch vụ của mình.
KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG CỦA BẠN
Thực tế là trong bán hàng, bạn không thể dự đoán được giao dịch tiếp theo của bạn sẽ đến từ đâu. Mọi người sẽ mua hay không mua vì vô số những lý do khác nhau, một vài lý do liên quan đến bạn và sản phẩm của bạn và một vài lý do khác thì liên quan đến những yếu tố mà bạn hoàn toàn không kiểm soát được.
Do vậy, bạn phải tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát, và đó là những hoạt động bán hàng mà bạn thực hiện mỗi ngày. Bạn có thể kiểm soát bản thân bạn và những việc bạn làm từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Và bằng cách này, bạn có thể kiểm soát kết quả bán hàng của mình, thứ duy nhất không trực tiếp chịu sự kiểm soát của bạn.
Các hoạt động bán hàng hoàn toàn có thể kiểm soát được trong khi bản thân việc bán hàng thì không. Khi bạn làm một việc cụ thể, bạn tăng khả năng bán được hàng của mình lên. Số lượng và mức độ thường xuyên liên lạc quyết định phần lớn chất lượng và khối lượng của kết quả bán hàng mà bạn tạo ra. Nếu bạn nói chuyện và gặp gỡ nhiều người hơn, bạn sẽ tạo ra được những cơ hội để thực hiện được nhiều bài chào bán với chất lượng tốt hơn, kỹ năng của bạn sẽ được cải thiện, và doanh số cũng như thu nhập của bạn sẽ tăng lên. Đó là một vấn đề mang tính logic, một vấn đề mang tính quy luật, và nó hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Một trong số những định nghĩa tốt nhất của việc quản lý thời gian là “kiểm soát một chuỗi các sự kiện”. Trong quản lý thời gian, bằng cách thiết lập thứ tự ưu tiên, bạn có thể quyết định việc gì cần làm đầu tiên, việc gì cần làm thứ hai, và việc gì không cần phải làm. Bạn luôn luôn được tự do lựa chọn chuỗi những sự kiện làm bạn sẽ tham gia trong đời sống công việc của mình. Và bằng cách lựa chọn một chuỗi phù hợp, bằng cách làm những việc quan trọng nhất trước, bạn sẽ gián tiếp kiểm soát đẳng cấp cũng như thu nhập của mình từ công việc bán hàng.
TẬP TRUNG VÀO CHỦ ĐỀ CHÍNH
Đây là câu hỏi quản lý thời gian chủ chốt: “Liệu những gì tôi đang làm có mang lại một giao dịch?” Nếu những gì bạn đang làm không đem tới một giao dịch, hãy đạp mạnh phanh và dừng việc đó lại ngay lập tức.
Hãy nhớ, khi bạn làm việc vì lương hay thưởng, bạn sẽ được trả tiền chỉ để “có mặt”. Nhưng khi bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng, bạn chỉ có thể được trả tiền khi có được những kết quả bán hàng. Bạn sẽ không được trả tiền chỉ để cư xử hòa nhã nơi công sở. Bạn sẽ không được trả tiền chỉ để đến và về đúng giờ. Bạn sẽ chỉ được trả tiền khi thực hiện được giao dịch, và bạn cần hoàn toàn tập trung vào việc bán hàng.
Trong bán hàng, bạn càng gặp gỡ nhiều người thì kết quả bạn đạt được sẽ càng tốt hơn, có nhiều kinh nghiệm hơn và chúng sẽ cải thiện khả năng của bạn và bạn sẽ trở nên tốt hơn mỗi ngày.
Mức độ hoạt động bán hàng của bạn càng cao, năng lượng mà bạn có được sẽ càng nhiều. Bạn càng gặp và nói chuyện được với nhiều người, bạn càng bán được nhiều hàng. Bạn càng bán được nhiều hàng, bạn càng có nhiều động lực để gặp gỡ nhiều người hơn nữa và bán được nhiều hàng hơn nữa. Sự nghiệp kinh doanh của bạn sẽ phát triển vượt bậc với ngày càng nhiều thành công hơn.
Có bốn câu hỏi mà bạn nên tự hỏi và trả lời mỗi ngàyđể giữ cho mình luôn tập trung và không bị chệch hướng.
1. Đâu là những hoạt động đem lại giá trị gia tăng cao nhất của tôi? Câu trả lời khá dễ. Những hoạt động có giá trị cao nhất của bạn là hoạt động tìm kiếm, chào bán, kết thúc chào bán và hoàn tất giao dịch. Bạn nên dành 80% thời gian của mình để thực hiện những hoạt động này, mỗi ngày.
2. Tại sao tôi được trả lương? Hãy tưởng tượng cảnh con của bạn hỏi rằng: “Bố/mẹ, tại sao người ta lại trả tiền cho bố/mẹ khi bố/ mẹ đi làm?” Bạn sẽ nói gì? Một cách chân thành nhất, bạn sẽ nói: “Họ trả tiền cho bố mẹ vì bố mẹ bán được hàng. Thu nhập của bố/ mẹ phụ thuộc vào số giao dịch và độ lớn của mỗi giao dịch mà bố/ mẹ hoàn tất.” Tự hỏi và tự trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn luôn tập trung và đi đúng hướng.
3. Điều gì tôi có thể, và chỉ mình tôi có thể, làm, và nếu làm tốt, sẽ tạo ra một sự khác biệt thực sự? Đây là một trong số những câu hỏi hay nhất để quản lý chính bản thân mình. Mỗi ngày, mỗi giờ, sẽ có những nhiệm vụ mà chỉ mình bạn có thể làm. Nếu bạn không làm những việc đó, sẽ chẳng ai làm thay cho bạn cả. Nếu những nhiệm vụ đó được bạn hoàn thành tốt, chúng sẽ tạo ra sự khác biệt thực sự cho bản thân và tương lai của bạn. Đôi khi những nhiệm vụ đó bao gồm cả việc thăm dò và tìm kiếm người mới để nói chuyện. Chúng còn bao gồm cả việc bổ sung kiến thức và cải thiện các kỹ năng để bạn có thể nhận ra những vị khách hàng tiềm năng mà trước đây bạn chưa nhận ra, bạn trở nên xuất sắc trong tất cả các phần của quy trình bán hàng. Đôi khi những việc mà chỉ mình bạn có thể làm còn là lập kế hoạch cho một ngày của bạn và tổ chức thời gian hợp lý để có được những kết quả tốt nhất.
4. Đâu là cách sử dụng thời gian giá trị nhất của tôi cho đến lúc này? Đây là một câu hỏi cha đẻ trong quản lý thời gian. Tất cả các cuốn sách và nghiên cứu về quản lý thời gian trên thế giới đều nhằm thực hiện một mục đích đơn giản. Đó là giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, và sau đó là để giúp bạn tổ chức, bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ đó trước khi làm bất cứ một việc gì khác. Cho dù câu trả lời cho câu hỏi này của bạn có là gì đi chăng nữa, hãy nhớ chắc chắn là những gì bạn đang làm tại thời điểm này có giá trị và rằng bạn sẽ không làm bất cứ một việc gì khác cho đến khi hoàn thành việc đang làm.
Hãy học cách quản lý thời gian. Hãy đọc sách, nghe các chương trình băng đĩa, và tham gia những khóa học hay những buổi hội thảo. Chất lượng thực sự của việc quản lý thời gian sẽ quyết định chất lượng cuộc sống của bạn.
Đừng lãng phí thời gian. Hãy tránh xa những người đang lãng phí thời gian. Hãy ra khỏi văn phòng làm việc. Hãy ăn trưa nhanh lên, uống cà phê rồi đi thôi.
Từ lúc bạn bắt đầu vào buổi sáng cho tới khi bạn dừng làm việc vào buổi chiều, hãy quyết tâm làm việc tất cả các thời gian làm việc. Chỉ mình quyết định này thôi cũng có thể khiến bạn trở thành một trong số những chuyên viên bán hàng làm việc hiệu quả nhất và được trả lương cao nhất trong lĩnh vực của bạn trong một khoảng thời gian cực kỳ ngắn.
Ngày xửa ngày xưa, có một đại lý bán hàng nằm trong Fortune 500 đã liên tục bị xếp hạng là một đại lý bán hàng kém hiệu quả nhất trên thế giới. Trong số 2000 văn phòng, nó liên tục đứng thứ 2000 khi xem xét hiệu quả và thành tích bán hàng, thậm chí mặc dù nó được đặt ở một thành phố lớn và rất phồn vinh.
Một ngày, trong sự tuyệt vọng, công ty cử một nhà quản lý kinh doanh từ West Coast thay đổi tình trạng hiện tại của công ty, thậm chí mặc dù nhà quản lý kinh doanh trước đã thất bại hoàn toàn. Công ty gửi một thông báo đến tất cả các nhân viên kinh doanh rằng người quản lý kinh doanh mới sẽ có mặt ở văn phòng vào đầu giờ sáng ngày thứ Hai, lúc 8 giờ, và mọi người đều phải có mặt ở đó để tham dự cuộc họp của bộ phận kinh doanh.
Lúc 8 giờ sáng ngày thứ Hai, những người bán hàng bắt đầu xuất hiện, mang theo cốc cà phê của mình trên tay, nói chuyện, cười đùa. Lúc 8h15, hầu hết những người thuộc đội ngũ bán hàng đã có mặt.
Người quản lý bán hàng mới giới thiệu bản thân với từng người, hỏi và nhớ tên của họ, và sau đó triệu tập cuộc họp bộ phận kinh doanh. Anh ấy mở đầu với một câu hỏi: “Điều gì các anh chị không nhìn thấy trong văn phòng này?”
Những người bán hàng nhìn xung quanh và đi tới đi lui, không hiểu người quản lý kia đang muốn nói đến cái gì. Sau đó anh ấy nói: “Các anh chị không nhìn thấy bất cứ một khách hàng nào trong văn phòng này. Công việc của các anh chị là đến gặp gỡ khách hàng. Do vậy, nếu không có một khách hàng nào trong văn phòng, các anh chị cũng không nên ở văn phòng.
Sau đó anh ấy đứng lên và nói: “Cuộc họp bộ phận kinh doanh đã kết thúc. Tôi muốn tất cả mọi người ra khỏi văn phòng và gặp gỡ khách hàng trong suốt cả ngày. Cám ơn các anh chị rất nhiều.” Lịch sự nhưng đầy thuyết phục, anh ấy đẩy tất cả mọi người ra khỏi văn phòng, đến hành lang và vào thang máy.
Những người bán hàng rất khó chịu. Họ đã quen với việc sử dụng nửa ngày thứ Hai để nói về kỳ nghỉ cuối tuần của họ và những chương trình trò chơi trên ti vi. Giờ đây, không một lời cảnh báo trước, họ bị đẩy ra ngoài để tìm kiếm khách hàng. Họ nên làm gì bây giờ?
Một số người nói: “Đồ chết tiệt, tôi sẽ ra phố và uống nốt cốc cà phê của mình.” Những người khác nói: “Đồ quỷ tha. Chúng ta đã tìm kiếm khách hàng đủ rồi, giờ thì tôi sẽ đi gặp gỡ họ.”
Ngày tiếp theo, khi họ đến văn phòng và tham gia cuộc họp bộ phận kinh doanh lúc 8 giờ sáng, họ nhận thấy tất cả bàn ghế của họ đã bị rời đi. Chẳng còn chỗ nào để ngồi cả. Người quản lý bán hàng chỉ đạo một cuộc họp đứng, nói: “Vì không có khách hàng nào ở trong văn phòng này cả, mà công việc của anh chị lại là dành thời gian với khách hàng, nên tôi đã bán tất cả bàn ghế đi rồi vì các anh chị sẽ không cần đến chúng nữa. Chúng tôi đã đặt một số bộ bàn ghế trong những căn phòng nhỏ trong trường hợp các anh chị tiếp khách ở văn phòng nhưng quan trọng hơn, tôi muốn các anh chị ra ngoài gặp gỡ khách hàng trong suốt cả ngày. Chúc một ngày tốt lành!”
Cuộc họp bộ phận kinh doanh kết thúc, anh ấy đứng đó và chờ cho đến khi tất cả mọi người đều rời đi rồi trở lại với công việc của mình.
Trong số 32 nhân viên kinh doanh làm việc trong văn phòng đó, có 10 người từ chối việc chấp nhận chế độ cai trị này. Họ bỏ việc và tìm những công việc khác có thể dễ dàng hơn rất nhiều. 22 người rời đi và bắt đầu gặp gỡ khách hàng, bắt đầu bán được hàng, thậm chí là nhiều hàng hơn nữa. Họ càng bán được nhiều hàng, họ càng trở nên tích cực và tận tụy hơn, vì một động cơ rất rõ rệt.
Trong vòng sáu tháng, tình hình bán hàng của đại lý này bắt đầu được cải thiện so với các đại lý khác. Vào cuối năm đó, nó đứng thứ 1000 trong số 2000 đại lý. Vào cuối năm thứ hai, nó đứng vào top 10, và vào cuối năm thứ ba, nó là đại lý bán hàng số một trên thế giới trong danh sách Fortune 500.
Lý do rất đơn giản, người quản lý kinh doanh, người đã trở thành một ngôi sao sáng trong ngành này, có một công thức cực kỳ đơn giản: Buộc các nhân viên kinh doanh phải ra ngoài và tham dự những cuộc gặp gỡ trực tiếp với khách hàng trong suốt cả ngày. Mọi vấn đề khác đều sẽ tự vận hành. Và nó đã thực sự hiệu quả.
Hãy nhớ, bạn là chủ tịch tập đoàn bán hàng cá nhân của chính bạn. Bạn là chủ tịch của công ty với một nhân viên – chính bản thân bạn. Bạn chịu trách nhiệm bán một sản phẩm, dịch vụ cá nhân bạn. Những phần thưởng của bạn được quyết định bởi kết quả của bạn – trình độ cá nhân của bạn trong công việc bán hàng. Bạn không cần phải ngồi đợi ai đó đến và bảo bạn ra ngoài và dành thời gian để gặp gỡ trực tiếp khách hàng. Bạn có thể tự mình ra quyết định đó, và luyện đi luyện lại cho đến khi nó trở thành một thói quen, tự động và dễ dàng. Bằng cách tập trung vào việc bán hàng, bạn sẽ sớm trở thành một trong số những người bán hàng giỏi trong thế hệ của bạn.
Trong cuốn sách tuyệt vời có tên là The checklist manifesto của mình, Atul Gawande đã mô tả cách những người giỏi nhất trong mọi lĩnh vực sử dụng danh sách việc cần làm để quản lý những nhiệm vụ phức tạp. Các chuyên gia như kỹ sư, bác sĩ và phi công đều sử dụng danh sách việc cần làm để giảm thiểu sai lầm, tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Các chuyên gia kinh doanh cũng có thể nhận được rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng danh sách những việc cần làm giống như một công cụ quản lý thời gian chiến đấu thử nghiệm.
Tạo ra năm danh sách những việc cần làm:
• Danh sách những việc cần làm hàng năm
• Danh sách những việc cần làm hàng quý
• Danh sách những việc cần làm hàng tháng
• Danh sách những việc cần làm hàng tuần
• Danh sách những việc cần làm hàng ngày
Một khi bạn đã tạo ra được danh sách những việc cần làm hàng năm của mình, hãy sử dụng nó để tạo ra danh sách những việc cần làm hàng quý. Sử dụng danh sách những việc cần làm hàng quý để tạo ra danh sách những việc cần làm hàng tuần và sử dụng danh sách những việc cần làm hàng tuần để tạo ra danh sách những việc cần làm cho mỗi ngày.
Luôn luôn tuân thủ danh sách này, đặc biệt là danh sách những việc cần làm hàng ngày. Bạn có thể tăng hiệu suất và giảm căng thẳng đáng kể bằng cách luôn giữ cho mình đi đúng hướng mỗi ngày. Sử dụng một danh sách để lập kế hoạch cho công việc của bạn và làm việc theo kế hoạch đã lập. Đó là một trong số những công cụ quản lý thời gian tốt nhất đã được khám phá.
Dưới đây là một số những câu hỏi chủ chốt nhằm giúp bạn lập kế hoạch hành động nhằm kiểm soát được thời gian và cuộc sống với tư cách là một người bán hàng của chính mình:
Ba yếu tố có tính chất quan trọng nhất quyết định thu nhập của bạn là gì?
Ba lợi ích của việc trở nên xuất sắc trong khu vực kết quả chủ chốt trong bán hàng là gì?
Bạn nên áp dụng quy tắc 80/20 trong vùng hoạt động nào với các hoạt động bán hàng hiện tại của mình?
Đâu là ba việc quan trọng nhất bạn làm có thể quyết định số tiền bạn kiếm được?
Đâu là ba việc quan trọng nhất bạn có thể làm mỗi ngày để tối đa hóa doanh số bán hàng cũng như thu nhập của bạn?
Đâu là ba lần bạn thực sự làm việc trong một ngày?
Đâu là ba việc bạn có thể thay đổi trong công việc bán hàng của mình để tăng thời gian bạn dành cho công việc mỗi ngày?
Cuối cùng, nếu có một việc mà bạn sẽ làm ngay sau những gì đã học được từ chương này, bạn sẽ làm gì?