Đến giờ, công việc kinh doanh của bạn đã tăng trưởng, vận hành tốt và có lợi nhuận. Đã đến lúc kiểm tra lại tình trạng tài chính của bạn.
Có một sự khác nhau khá lớn giữa lợi nhuận và vòng quay tiền mặt. Có khá nhiều ví dụ đáng buồn về những doanh nghiệp tuyệt vời, có những sản phẩm tuyệt vời, lợi nhuận tốt và lượng khách hàng lớn, nhưng lại bị phá sản vì họ không có đủ tiền trong ngân hàng để quay vòng vốn trong khoảng thời gian ngắn.
Khi khởi nghiệp, bạn sẽ nghe rất nhiều về điều này, và nó hoàn toàn chính xác:
Doanh số là hư ảo, lợi nhuận là sự tỉnh táo, tiền mặt là thực tế.
Tiền của bạn có thể bị khách hàng chiếm dụng khi họ không thanh toán đúng hạn (hoặc không thanh toán), quá nhiều hàng tồn kho hay chi phí quá nhiều vào trang thiết bị và các chi phí cố định. Thực tế là những doanh nghiệp phát triển nhanh nhất lại là những doanh nghiệp chịu rủi ro nhiều nhất từ vấn đề này – mà thuật ngữ là “kinh doanh vượt quá khả năng vốn’.
Vòng quay tiền mặt tốt sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn thành công và có một điều chắc chắn:
Vòng quay tiền mặt kém sẽ hủy hoại doanh nghiệp nhanh hơn bất kỳ thứ gì.
Vậy thì làm thế nào để điều này không xảy ra với bạn?
Bạn phải học cách kiểm soát tiền của mình giống như là gà mẹ bảo vệ đàn gà con trước lũ diều hâu. Thật không may, có một vài doanh nghiệp tinh ranh và họ có thể quậy phá những doanh nghiệp mới nổi. Hãy nhớ, cái gì có vẻ quá tốt thì lại là thứ mà bạn cần phải thận trọng.
Bạn vẫn chưa bán được gì cho đến khi khách hàng chuyển tiền ở trong ngân hàng (và séc được thanh toán).
1. Công khai bản báo cáo tài chính: Ở mỗi giai đoạn của quá trình kinh doanh, bạn nên có một cảm quan mạnh mẽ về việc mình có bao nhiêu tiền trong tài khoản và tháng tiếp theo sẽ như thế nào. Đừng coi nhẹ điều này. Tất nhiên, bạn cần phải có sổ sách kế toán phù hợp, nhưng tiền nên luôn ở trong suy nghĩ của bạn.
2. Thuê người quản lý: Trong công ty bạn phải có người chịu trách nhiệm để theo đuổi những khoản nợ quá hạn. Nếu không, chắc chắn bạn dành một khoảng thời gian cố định trong tháng để tự làm. Hãy xem xét việc thuê nhân viên kế toán hoặc một đơn vị ngoài làm công việc này.
3. Đừng đưa thẻ tín dụng ngay lập tức:
Khi tôi làm cuốn kỷ yếu đầu tiên, tôi là một sinh viên nghèo không xu dính túi nhưng rồi đã có thể đến lấy sách ở nhà in với tiền mặt trong túi. Điều kỳ lạ là không ai hỏi tôi tiền và tôi cũng không nói gì. Họ lập tức cho tôi thanh toán chậm 30 ngày. Tôi không thể tin điều đó. Họ thật sự mù tịt về rủi ro tài chính của một sinh viên 20 tuổi đang đói khát và chỉ có 800 bảng ở cái tuổi đó. Tôi luôn ghi nhớ trong đầu là không gia hạn tín dụng cho khách hàng nếu không nhất thiết phải làm như vậy.
Đưa thẻ tín dụng cho ai đó cũng giống như việc cho họ vay tiền. Hãy thử nghĩ xem bao nhiêu khách hàng mới sẽ cảm thấy hạnh phúc khi làm điều này. Thực tế, hãy nghĩ về bạn bè và thành viên của gia đình mà bạn có thể làm điều đó với họ!
4. Thận trọng với khách hàng mới: Nếu một khách hàng mới yêu cầu thẻ tín dụng và bạn cảm thấy không an tâm về họ:
Hỏi về những giao dịch thương mại họ có và kiểm tra lại. Nếu họ không thể cung cấp một số người giới thiệu thì bạn cần đặt câu hỏi về vấn đề này.
Yêu cầu họ đặt cọc hoặc tạm ứng một phần. Việc này thường giúp bạn loại bớt những khách hàng không có tiềm năng.
Đừng thay mặt cho khách hàng mới đặt các đơn đặt hàng lớn với nhà cung cấp. Đến một lúc nào đó, bạn sẽ phải giải quyết khoản tiền mà họ không thanh toán cho nhà cung cấp. Hãy để họ đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp. Bạn có thể nói về khoản chiết khấu mà họ sẽ được hưởng khi liên lạc trực tiếp. Về lâu dài, bạn có thể làm điều này cho họ.
5. Lập hóa đơn theo giai đoạn: Nếu bạn cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm mà cần có thời gian để hoàn thành, hãy làm hóa đơn ngay từ khi bắt đầu công việc. Điều khoản thanh toán sẽ là tạm ứng 30% khi bắt đầu công việc, 35% khi hoàn thành sản xuất và 35% sau khi giao hàng. Điều này giúp bạn cải thiện đáng kể vòng quay tiền mặt.
6. Thương thuyết: Thương thuyết các điều khoản thanh toán cũng giống như thương thuyết giá cả vậy.
Một chủ doanh nghiệp cung cấp hàng cho một siêu thị lớn. Sau khi đã thống nhất thương vụ này, anh bắt đầu kết thúc thương thuyết và họ đưa ra cách thức thanh toán. Điều khoản cơ bản của họ là thanh toán trong vòng 90 ngày. Nếu thanh toán trong vòng 30 ngày, họ sẽ giảm phí cho khách hàng. Giảm phí khi thanh toán tiền trước hạn cũng là một ý kiến hay.
7. Đừng chờ đợi: Các khoản nợ cũ rất khó thu hồi, vậy thì đừng có đợi 90 ngày rồi mới đuổi theo một hóa đơn quá hạn. Ngay khi một hóa đơn đã quá hạn thanh toán, hãy xây dựng quy trình kiểm soát tín dụng:
8. Phát huy sức mạnh của sự đeo bám: Hãy học kỹ năng của một đứa trẻ đang chập chững biết đi – đứa trẻ nào hét to nhất sẽ được phục vụ sớm nhất. Nhiều khách hàng cũng có thể áp dụng chính sách không trả cho đến khi bị thúc giục. Điều này được Heseltine (cựu Bộ trưởng Bộ Công thương Anh) rút ra từ kinh nghiệm bản thân trong những ngày đầu kinh doanh:
Chúng tôi chia khách hàng nợ thành ba cấp độ: (1) những người đã nhận thư của luật sư; (2) những người đã nhận giấy đòi nợ; (3) những người đã nhận giấy đòi nợ trong 14 ngày. Lời khuyên đầu tiên của tôi khi làm việc với những con nợ này là làm việc trước tiên với nhóm thứ ba.
Bạn cần có những bước như sau:
Trước tiên, hãy gọi điện. Lịch sự hỏi họ về thời gian thanh toán cho bạn (thường thì họ sẽ chờ một cuộc gọi trước khi ủy quyền thanh toán). Họ cũng thường trì hoãn bằng những câu như: “Chúng tôi đã gửi yêu cầu thanh toán tới ngân hàng” hay “Lịch thanh toán séc của chúng tôi là vào tuần tới”. Trong trường hợp đó:
Hãy chấp thuận đề nghị đó. Nếu họ nói 5 ngày sau thì sau 5 ngày, bạn tiếp tục gọi điện hỏi họ đã thanh toán chưa. Cứ như vậy cho đến khi họ thanh toán. Nếu vẫn không tiến triển, vậy thì:
Gửi cho họ “bức thư 7 ngày”. Một luật sư hoặc một công ty thanh toán nợ sẽ có thể làm điều này cho một công ty nhỏ. Họ sẽ gửi một bức thư hợp pháp gián tiếp nói đến những hậu quả xấu nếu bên nợ không trả trong 7 ngày. Hành động này khiến họ phải ghi nhớ một cách thuyết phục!
Nếu họ vẫn không trả, bạn có thể nhờ cậy luật sư hoặc tòa án. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, bạn cần phải xem xét liệu họ có định trả hay không. Bởi vì bạn có thể tốn nhiều thời gian và tiền bạc khi cố gắng gìn giữ danh dự của mình. Tốt hơn hãy coi đó là một kinh nghiệm đáng nhớ và siết chặt chính sách tín dụng của mình.
Một số công ty đã biến việc đòi nợ thành một nghệ thuật. Một công ty quảng cáo lớn ở London đã cho một người đòi tiền ăn mặc rách rưới, hôi hám và có vẻ hung hãn đến ngồi ngay khu vực tiếp khách sang trọng của công ty khách hàng cho đến khi người này nhận được séc thanh toán của khách hàng.
Hoặc bằng cách ưa thích của tôi, bạn có thể tham gia dịch vụ Payment Chicken (www.paymentchicken.com). Họ đòi nợ bằng cách cho một chú gà cao khoảng 1,8m, ăn mặc sặc sỡ đi theo con nợ của bạn cho đến khi họ trả tiền. (‘Con gà này không làm gì cả và luôn cư xử rất tốt trong bất kỳ trường hợp nào).
9. Đừng dựa vào quy định: Bạn có thể đưa ra quy định tính lãi khoản thanh toán chậm. Nhưng liệu một ngày nào đó, bạn có thể kiện khách hàng ra tòa không? Nếu họ không có ý định thanh toán cho bạn thì điều khoản này có thể cũng không giúp ích gì.
10. Cân nhắc chiết khấu hóa đơn/bán các khoản phải thu với giá đã được khấu trừ: Nó liên quan đến việc ký gửi tất cả hóa đơn cho ai đó (thường là ngân hàng) để họ theo đuổi. Họ sẽ trả cho bạn một khoản ngay lập tức, và sau đó là khoản cân đối – trừ đi hoa hồng của họ – khi hóa đơn đã thanh toán.
Và trong khi bạn đang ở đó…
Cùng hội cùng thuyền: Điều này nghe rất lạ nhưng bạn khó có thể trở thành khách hàng tuyệt vời của nhà cung cấp nếu khách hàng của bạn không thanh toán cho bạn. Vì vậy, với những quy định dưới đây, hãy thiết lập một chính sách không trả cho đến khi bạn được thanh toán.
Một doanh nghiệp đúc kim loại đã trải qua một cơn khủng hoảng tài chính. Người quản lý nói với nhân viên kế toán ghi 63 tấm séc để thanh toán nợ cho các nhà cung cấp, nhưng hãy để chúng trong két cho đến khi họ gọi đến yêu cầu thanh toán. Vài tháng sau, người quản lý này được thăng cấp và ông quay lại hỏi nhân viên kế toán về những tấm séc này. Vẫn còn 57 cái trong két.
Các quy định này là:
Luôn thanh toán đúng thời hạn cho các cá nhân và nhà cung cấp nhỏ nhất. Có thể, cũng giống như bạn, đây là nguồn thu nhập duy nhất của họ. Nếu bạn không trả – họ sẽ không có cái gì để ăn.
Luôn thanh toán cho nhà cung cấp chính của bạn ngay lập tức. Bạn muốn có mối quan hệ tốt với họ. Nếu bạn không thanh toán cho họ thì họ sẽ không cung cấp sản phẩm, dịch vụ tốt cho bạn.
Nếu có nguồn tiền mặt kha khá trong ngân hàng, hãy thanh toán các hóa đơn ngay lập tức.