Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả

Bộ phận của James bắt đầu một tuần làm việc mới trong tâm trạng phấn khởi, gương mặt mọi người đều toát lên vẻ yêu đời. James hiểu những công việc còn lại mà anh sắp sửa giao cho các nhân viên của mình sẽ khó khăn hơn trước. Vì thế, anh bắt tay vào chuẩn bị thật kỹ những phạm vi yêu cầu đối với từng công việc trước khi giao việc cho họ. Anh cũng không quên xác định rõ thời hạn hoàn thành dựa vào quỹ thời gian tương ứng.

Tuy thế, James vẫn tỏ ra hơi thiếu kiên nhẫn với việc chuẩn bị này. Có lúc anh vẫn muốn tự mình làm lấy mọi công việc hoặc giao hẳn cho ai đó đáng tin cậy và yên tâm đón chờ một kết quả tốt đẹp. Thế nhưng James đã biết hậu quả sẽ như thế nào nếu anh làm như thế. Anh vẫn chưa quên cảm giác lo âu và thất vọng thường xuyên trước đây, và anh cũng nhớ những gì mình đã nói với con gái cuối tuần trước, khi hai cha con anh cùng chơi cầu lông: “Càng được chuẩn bị kỹ lưỡng, công việc sẽ càng trôi chảy và con sẽ càng cảm thấy vui hơn khi công việc hoàn tất”.

Khi đã chuẩn bị xong, James gặp từng nhân viên để giao việc cho họ. Các nhân viên đều hiểu đúng ý James và đa số đều nắm bắt tốt yêu cầu công việc. Nếu có điểm nào còn vướng mắc, mọi người cởi mở bàn bạc, trao đổi với nhau cho đến khi tất cả được thông suốt. Nhờ thế, bản thân các nhân viên của anh cũng tỏ ra phấn khích và tự tin hơn hẳn.

James bất giác mỉm cười khi nhớ lại một buổi sáng nọ, Jason đến phòng của anh thật sớm chỉ để nói với anh rằng, “càng ngày tôi càng cảm thấy bộ phận của chúng ta thật sự là một tập thể gắn bó, còn bản thân tôi nhận thấy rằng mình cũng là một thành viên có những đóng góp tích cực”. Đối với một người quản lý, không có lời khen ngợi nào có ý nghĩa hơn thế!

Thế nhưng tâm trạng vui vẻ của James chỉ tồn tại cho đến cuộc gặp gỡ với Josh vào ngày thứ tư. Josh hoàn thành công việc đúng hạn, nhưng James vô cùng ngạc nhiên khi nhận ra Josh đã vượt quá giới hạn thẩm quyền của mình khi thực hiện những việc mà James đã giao. Josh đã ra một quyết định không chỉ ảnh hưởng đến bản thân anh ta mà còn đến uy tín của cả bộ phận. James cảm thấy thất vọng hơn là xấu hổ vì những hành động của Josh. Làm thế nào điều này có thể xảy ra nhỉ? Anh đã hết sức cẩn trọng cơ mà. Anh đã trao đổi với Josh rất cụ thể và rõ ràng về những yêu cầu công việc và Josh cũng đã rất hiểu những mong muốn của anh.

Lần này, trước khi tới văn phòng của Jones, James rẽ sang quán cà phê Starbuck’s để mua hai ly Americano và hai chiếc bánh nướng. Anh thành thật chia sẻ với Jones những sai lầm mà các nhân viên của mình đã gây ra.

– Tớ không hiểu,

– James kể ngay trước khi kịp ngồi xuống ghế để mở túi bánh. – Cậu nói cho tớ nghe đi, tớ đã sai ở điểm nào? Tớ đã phác thảo công việc rất rõ ràng cho Josh biết. Tớ cũng đã xác định cụ thể thời gian hoàn thành công việc cho cậu ấy. Cậu ta cũng đã làm rất đúng. Duy chỉ có một điều là Josh đã vượt quá phạm vi thẩm quyền của mình khi giải quyết những việc mà tớ đã giao. Cậu ta đã ra một quyết định không thuộc thẩm quyền của cậu ấy. Sự việc vỡ lở, sắp tới hẳn tớ phải tốn nhiều công sức để khắc phục hậu quả này.

– Thế ư! – Jones nói với vẻ thản nhiên.

– Cậu đừng xem thường như thế! –

James nhấn mạnh.

– Ai cũng có lúc phạm sai lầm. Xét cho cùng, trường hợp này cũng chưa gây ra thiệt hại gì lớn, đúng không? Tớ tin là mọi việc rồi sẽ ổn cả thôi. Và, thật ra tớ cũng đã gặp một chuyện tương tự như thế này. Nó liên quan đến… Cậu đoán thử xem là chuyện gì nào?

– Lại Jennifer nữa sao? Cậu không đùa đấy chứ! Sao cậu cứ hay gặp vấn đề với cô ta thế?

– Tớ cũng không hiểu nữa. Thật ra, Jennifer không ngừng chứng tỏ năng lực tuyệt vời của mình và cô ấy luôn sẵn sàng đảm nhận bất kỳ công việc gì. Một hôm, tớ giao cho cô ấy một dự án khá quy mô, phức tạp hơn hẳn những dự án cô ấy từng làm trước kia. Khi giao việc, tớ cũng làm những việc cần thiết như thường lệ.

Thế nhưng khi báo cáo kết quả, tớ suýt đánh rơi cái gạt tàn thuốc khi nghe cô ấy báo cáo về những điều đã cam kết nhưng lại không nằm trong thẩm quyền của mình, đồng thời còn tự ý liên hệ với những người hoàn toàn không nên đặt mối quan hệ. Mọi chuyện rối lên như tơ vò!

James nuốt vội miếng bánh để nói:

– Theo tớ biết thì bộ phận của cậu lúc nào cũng hoàn thành tốt công việc. Vậy cậu đã làm gì để ổn định trở lại?

– Tớ không muốn lặp lại tình huống lần trước, vì thế tớ chọn cách nói khác. Tớ yêu cầu cô ấy nhắc lại tất cả những gì mà tớ đã nói với cô ta khi giao dự án đó. Jennifer đã lặp lại rất chính xác, cho nên tớ biết là cô ấy hoàn toàn hiểu mình đang làm gì. Nhưng khi tớ hỏi vì sao cô ấy lại tự quyết những điều không thuộc thẩm quyền của mình và liên hệ với những người đó mà không hỏi ý kiến tớ, cô ta cho rằng dựa trên những gì tớ đã dặn dò thì cô ta có toàn quyền quyết định đối với dự án đó, và cô ấy có thể làm bất cứ điều gì cần thiết để đảm bảo dự án được thành công. Theo Jennifer, cô ấy chỉ làm những gì cần phải làm…

– Quả là cô ta cũng khéo biện hộ đấy chứ? – James gật gù.

– Dĩ nhiên tớ không đồng tình với cô ấy, nhưng tớ còn biết nói gì bây giờ? Rõ ràng, tớ đã thiếu sót khi không vạch rõ phạm vi thẩm quyền của nhân viên khi giao việc. Tớ nghĩ, sai lầm mà cậu đang mắc phải cũng tương tự như chuyện của tớ, đúng không?

James im lặng. Chẳng lẽ điều này đúng như vậy sao? Chẳng lẽ sau biết bao nỗ lực dặn dò thật rõ ràng, cụ thể khi giao việc cho nhân viên, anh lại thất bại bởi chi tiết quan trọng này? Trong chốc lát, anh thoáng cảm thấy khó chịu với chính mình nhưng rồi lại nhanh chóng cảm thấy thoải mái hơn. Anh mỉm cười:

– Đúng, cậu nói đúng đó. Đúng là tớ đã không biết điều này.

James cảm thấy nhẹ nhàng hơn khi hiểu rằng khó khăn của mình rồi cũng sẽ có giải pháp khắc phục. Anh vẫn đang đi đúng đường, vấn đề là anh chỉ đi hơi chệch một tí mà thôi.

Một lần nữa, khi về đến văn phòng anh viết ngay lên tấm bảng trắng của mình:

Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể phạm vi thẩm quyền cho người thực hiện.

Thế nhưng làm thế nào có thể xác định phạm vi thẩm quyền cho các nhân viên của mình? Phải chăng cũng có nhiều mức độ, phạm vi thẩm quyền khác nhau? Anh nghĩ đến Josh và Jennifer, và về những công việc mà anh sẽ giao cho các nhân viên của mình. Cuối cùng, anh viết thêm vào bên dưới những dòng đã có:

1. Quyền ĐỀ NGHỊ

Tìm những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất.

Áp dụng mức độ này khi bạn cần thu thập thêm thông tin trước khi tiến hành ra quyết định.

2. Quyền THÔNG BÁO và KHỞI XƯỚNG

Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất; thông báo nguyên nhân chọn lựa; khởi xướng việc chọn lựa.

Áp dụng mức độ này khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động để bạn kịp thời ngăn chặn những rắc rối có thể phát sinh.

3. Quyền HÀNH ĐỘNG

Toàn quyền hành động đối với công việc được giao.

Áp dụng mức độ này khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của người được ủy thác công việc và khả năng rủi ro xảy ra là ở mức tối thiểu.

Song song đó, James cũng tự tìm ra một bảng đối chiếu giúp anh dễ dàng xác định phạm vi thẩm quyền phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của công việc cũng như kiến thức và kinh nghiệm của người được ủy quyền.

Chiều hôm đó, James quyết định gọi Josh vào phòng. Josh cảm thấy lo lắng vì e ngại sắp phải đón nhận những điều tồi tệ nhất. Kể từ lúc bước vào phòng, anh luôn tránh nhìn James.

– Josh ạ… – James nói ngay. – Cậu hãy ngồi xuống đi. Tôi gọi cậu vì muốn trao đổi với cậu vài điều về dự án vừa rồi tôi đã giao cho cậu.

– Tôi biết tôi đã gây ra những rắc rối không mong muốn. – Josh không đợi James phải nói ra điều đó.

– Không. Thật ra, chính tôi mới là người gây ra những việc đó. – James đính chính và nhìn thẳng vào mắt Josh.

Josh kinh ngạc:

– Ông ư?

– Nào, chúng ta khoan hãy bàn về vấn đề lỗi của ai. Trước tiên, cậu có thể thẳng thắn nói cho tôi biết những gì cậu nắm được khi tôi giao việc cho cậu lần trước không?

Josh đã kể lại tất cả, kể cả những chi tiết mà ngay cả James cũng không nhớ.

– Hay lắm. Vậy theo cậu, đâu là những điều cậu nên làm để hoàn thành dự án đúng hạn?

– Sao ông lại hỏi vậy? Đương nhiên là tôi phải làm bất cứ điều gì cần làm chứ?

– À há, – James thốt lên, rồi anh đập mạnh lòng bàn tay xuống mặt bàn làm Josh giật thót người. – Bất cứ điều gì cần làm sao?

– Vâng, đúng thế. – Josh rụt rè đáp.

Anh bắt đầu có cảm giác như đang đứng trước tòa và bản thân anh không thích tình cảnh này chút nào. – Thưa ông, thật lòng tôi không hiểu ý ông muốn nói gì? Vì sao ông lại bảo ông mới là người đã gây ra mọi chuyện. Chính tôi mới là người đã đẩy chúng ta vào những khó khăn này kia mà?

– Vậy vào thời điểm đưa ra những quyết định đó, cậu có biết chúng sẽ dẫn đến hậu quả khó khăn hiện tại không? – James hỏi.

– Không. Đương nhiên là không. Nếu biết thì tôi đã không…

James đặt tay lên vai chàng trai trẻ:

– Nghe này Josh, khi giao cho cậu dự án đó, tôi đã không giới hạn thẩm quyền giải quyết công việc cho cậu. Cậu đã làm hết sức mình. Phải chi lúc đó tôi nói rõ hơn thì có lẽ cậu đã đến gặp tôi trước khi có những quyết định sai lầm đó. Và nhờ thế, sự việc đã không đến nỗi khó khăn thế này. Cậu hãy nhìn lên đây. – Anh chỉ vào tấm bảng.

Nét mặt Josh dần dãn ra và một nụ cười từ từ nở trên gương mặt anh khi đọc xong những gì mà James đã viết trên tấm bảng.

Josh suy nghĩ một lát rồi điềm đạm nói:

– Không biết tôi đã nói với ông hay chưa nhưng thật lòng tôi rất lấy làm tiếc vì những gì mình đã gây nên.

James gật đầu:

– Cả tôi cũng vậy. Nhưng giờ thì cậu cứ yên tâm. Tôi tin rằng những chuyện như thế này sẽ không bao giờ lặp lại nữa.

Đối với James, đó là một tuần làm việc tuyệt vời nhất kể từ khi anh nhận công việc mới. Buổi sáng, anh không còn phải vội vã đến văn phòng hay bận tâm lo nghĩ cho công việc như trước đây. Chiều đến, anh thong thả lái xe về nhà khi trời hãy còn chưa tối hẳn. Công việc được giải quyết một cách trôi chảy, không khí làm việc trong bộ phận của anh ngày càng phấn khởi, chan hòa vui vẻ. Anh để ý thấy nhân viên của mình cười đùa nhiều hơn. Và dĩ nhiên công việc của họ cũng hiệu quả hơn.

Nhờ phân công công việc, James có nhiều thời gian rỗi rãi hơn. Nhờ vậy, anh có thể trò chuyện với các nhân viên của mình và qua đó hiểu hơn những khó khăn mà họ đang gặp phải. Áp lực công việc trước kia từng có lúc bám chặt lấy anh đã dần tan biến tự lúc nào không rõ, bởi giờ đây anh cảm thấy thoải mái với phong cách làm việc mới mẻ và tích cực này. Đôi khi nhớ lại, anh mong mình không bao giờ phải trở lại quãng thời gian trước đây.

Sự khác biệt lớn nhất mà James tự nhận thấy ở bản thân mình đó là anh không còn phải ngồi lì trong văn phòng suốt cả ngày để giải quyết một khối lượng công việc đồ sộ, đồng thời anh đã tạo được thói quen khen tặng, động viên và lắng nghe nhân viên nhiều hơn để tìm ra những giải pháp tốt hơn cho công việc.

Còn ở nhà, mọi người cũng vô cùng ngạc nhiên khi nhận thấy những sự thay đổi nơi James. Trước đây, anh có thói quen khui một chai bia và ngồi vào ghế bành rồi nhắm mắt lại. Nếu có ai cần chia sẻ điều gì với anh thì tốt nhất là hãy đợi đến khi gặp được anh trong bữa cơm tối hiếm hoi, nếu anh về kịp. Còn sau đó thì anh chỉ muốn bật ti vi lên xem trong giây lát rồi đi ngủ.

Giờ đây anh thường xuyên giúp các con làm bài tập. Thỉnh thoảng, anh đưa cả gia đình đi ăn tối và dạo phố đến khuya mới về. Và vợ chồng anh cũng bắt đầu có thói quen cùng đi dạo buổi tối quanh khu phố trước giờ đi ngủ.

Thật ra, đó chỉ là những điều hết sức bình thường trong cuộc sống, nhưng lại khiến gia đình họ cảm thấy rất vui và hạnh phúc. James không còn phải làm việc quên ăn quên ngủ nữa. Anh mỉm cười khi nghĩ đến Jones – một người anh họ, một người bạn, và cả một người thầy tuyệt vời của anh!