Thực chất, chương này nên được đặt tên là “Truyền thông hiệu quả nhất”. Bất kỳ tổ chức nào có trên 5 nhân viên đều sẽ có những tin vịt. Chúng hoạt động bởi con người cần giao tiếp với nhau cũng như có nhu cầu biết chuyện gì đang diễn ra. Nếu không biết, họ sẽ suy đoán về những việc đang diễn ra. Bạn không thể chấm dứt hệ thống tin vịt này, vì thế tốt nhất là hãy chấp nhận sự tồn tại của nó cũng như thực tế rằng các “tua xúc tu” của nó vươn tới mọi ngóc ngách của tổ chức.
Một cách thức giúp các nhà quản lý tránh được những suy đoán sai lầm là thực hiện tốt việc truyền thông. Nếu bạn làm vậy, họ sẽ có ít cơ hội để dự đoán sai lệch những vấn đề quan trọng. Tất nhiên những dự đoán và thói ngồi lê đôi mách thì không bao giờ chấm dứt. Nhưng bằng cách trở thành một nhà truyền thông hiệu quả, bạn có thể giảm thiểu những dự đoán sai lệch. Mặc dù vậy, chắc chắn bạn không thể chấm dứt hoàn toàn những dự đoán đó trừ khi bạn buộc mọi người im lặng hoàn toàn trong khi làm việc – điều không bao giờ có thể xảy ra.
Tin vịt có thể xảy ra nhiều giờ sau sự kiện thực tế, được truyền đi qua các cuộc điện thoại hoặc email. Một email được gửi đi vào buổi tối có thể được viết như sau: “Chắc chắn bây giờ anh không nghe được những tin tức mới nhất rồi. Tôi nghe nói anh đang ở chỗ nha sĩ. Anh sẽ không thể tin được chuyện này đâu nhưng…”. Và chúng cứ thế truyền đi, cho đến vô cùng tận.
Là một nhà quản lý mới, bạn có thể sẽ liên quan đến câu chuyện này. Một nhà quản lý mới tại một ngân hàng thương mại đã tự hỏi không biết làm thế nào một tin vịt lại nhanh chóng tạo thành tin đồn như vậy. Họ biết rõ rằng một trong các cổ đông đang có mặt tại tầng 5. Vì thế, họ giao nhiệm vụ cho một nhà quản lý trong nhóm lên tầng 5 và thông báo với người đó một tin đồn mang tính xúc phạm mà thực ra nó chỉ rất đơn giản. Sau đó, vị quản lý quay trở lại chỗ làm việc tại tầng 1. Anh ấy đã đi được 10 phút. Khi anh ta quay trở lại bàn làm việc, thư ký của anh ta nói: “Anh sẽ không tin những gì tôi vừa nghe được đâu.” Cô ấy nhắc lại tin đồn mà anh vừa thông báo trên tầng 5, tất nhiên với một chút cải biến.
ĐÔI KHI NÊN SỬ DỤNG TIN VỊT
Là một nhà quản lý, bạn có thể tận dụng lợi thế của những tin vịt, cả trong truyền đi và nhận về. Nếu bạn phát triển được mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, họ sẽ nói cho bạn biết những gì đang diễn ra. Thực tế, nhiều người còn giành giật cơ hội được trở thành người đầu tiên thông báo cho bạn những tin sốt dẻo nhất.
Bạn cũng có thể gửi thông điệp thông qua các tin vịt. Chỉ cần bạn không thường xuyên sử dụng, nó sẽ hiệu quả. Bạn nên tập trung vào truyền thông trực tiếp với nhân viên, và khi làm vậy, bạn sẽ tránh được những sự thêm thắt thường vẫn luôn diễn ra.
Ví dụ, bạn có thể thêm một vài điều vào tin vịt nhằm thử nghiệm quan điểm của công chúng. Nó có thể được bắt đầu như sau: “Hãy giữ bí mật nhé, chuyện là thế này…” hoặc “Điều này rất bí mật, nhưng…”. Điều này sẽ đảm bảo tốc độ lan truyền chóng mặt trong toàn hệ thống. Hãy nhớ rằng, một tin tức chỉ thật sự hoàn toàn bí mật khi bạn không nói cho ai biết.