Thật ngạc nhiên và hài hước khi biết là rất nhiều người nói năng lưu loát lại thiếu năng lực trầm trọng khi được đề nghị viết ra những suy nghĩ của bản thân.
Một số người cảm thấy như thể bị đe dọa trước những trang giấy hoặc màn hình máy tính trắng trơn. Hãy cùng tìm hiểu xem tại sao cảm giác hoảng sợ, khiếp đảm này lại xảy đến với những người dường như rất có năng lực và tự tin.
Đầu tiên là do hội chứng kiểm tra. Một số người thường thấy hoảng sợ khi phải làm bài kiểm tra. Tất cả những gì họ có là những trang giấy trắng và nguồn tư liệu trong bộ não – thứ cần phải được chuyển đổi thành thông tin trên mặt giấy. Đỗ hay trượt phụ thuộc vào những gì được diễn giải trên những trang giấy trắng đáng sợ đó.
Nguyên nhân thứ hai khiến mọi người không cảm thấy tự tin khi sử dụng ngôn ngữ viết là do họ không đọc nhiều. Họ chỉ đọc những thứ mà theo họ là cần thiết cho công việc, họ không đọc những thứ khác để giải trí hay để phát triển chuyên môn cũng như khía cạnh cá nhân. Thay vào đó, họ xem ti vi quá nhiều – điều này thụ động hơn rất nhiều so với việc đọc. Bạn sẽ không thể hoàn thiện khả năng viết từ việc xem ti vi. Bạn chỉ có thể làm được điều đó từ việc đọc. Rõ ràng ti vi không phải là thủ phạm của mọi căn bệnh xã hội mà người ta vẫn quy cho nó. Tuy nhiên, một số người vẫn sẽ tranh luận rằng nó hạn chế thời gian dành cho việc đọc của mọi người và điều đó gây ảnh hưởng bất lợi cho khả năng viết của nhiều người.
Một lý do nữa khiến mọi người sợ hãi khi phải viết là họ hay sai chính tả và không muốn trở nên ngu ngốc bằng cách cho mọi người thấy điều đó. Vì thế, họ tránh phải viết bất cứ khi nào có thể, đặc biệt là khi phải viết các ý tưởng hoặc vạch ra những ý chính trên các tấm bảng lớn hoặc giấy trước mặt mọi người, hay thậm chí chỉ là viết một ghi chú nhỏ cho ai đó. Hành động né tránh viết chính tả này đang diễn ra ngày càng nhiều. May mắn là, với những người hay sai chính tả, máy tính có thể kiểm tra giúp. Điều đó tiết kiệm khá nhiều thời gian cho chúng ta, ít nhất là khi chúng ta sử dụng chương trình soạn thảo văn bản.
Ngoài ra, vì ngày nay mọi người không còn phải viết nhiều, trừ khi gửi email, nên họ thường cảm thấy lo sợ khi phải viết một văn bản dài hay gửi thư tay cho một người nào đó. Điều tương tự cũng xảy ra với việc nói trước công chúng. Nếu bạn hiếm khi diễn thuyết trước công chúng, bạn sẽ cảm thấy lo sợ trước tình huống này. Và khi lo sợ, bạn sẽ không cảm thấy thoải mái. Bạn cảm thấy căng thẳng và lo lắng. Cách bạn nói chuyện sẽ cứng nhắc và không thoải mái. Bạn truyền đi thông điệp về sự lo sợ của mình tới khán giả, và mọi người cũng cảm thấy không thoải mái vì bạn. Cách thể hiện của bạn sẽ hủy hoại sự tự tin của bạn cũng như thực tế hoặc sự thông thái mà bạn đang muốn truyền tải.
Điều tương tự cũng xảy ra với giao tiếp bằng văn bản. Nếu bạn lo sợ trước tình huống này, các bài viết của bạn sẽ cứng nhắc, gò bó, thiếu tự nhiên. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể che giấu điều đó bằng cách viết theo cách thức trang trọng hơn, sử dụng những ngôn từ mà bạn không bao giờ thể hiện trong các cuộc trò chuyện với bạn bè.
Sách và các khóa đào tạo có thể hướng dẫn bạn cách viết các thư kinh doanh cũng như sổ ghi nhớ nội bộ. Chúng rất hữu ích, giúp bạn không phải khoác lên mình tính cách của người mà bạn sẽ viết thư. Mục tiêu là giúp bạn nâng cao kỹ năng chứ không phải là thay đổi tính cách cá nhân của bạn.
TÁC DỤNG CỦA HÌNH ẢNH TRONG TÂM TRÍ
Một trong những phương pháp tốt nhất để nâng cao kỹ năng viết của bạn là sử dụng hình ảnh trong tâm trí. Thay vì bị tấn công bởi những trang giấy hoặc màn hình trắng trơn, hãy sử dụng hình ảnh trong tâm trí về người mà bạn định gửi tới. Tưởng tượng tới người đó trong đầu. Thậm chí bạn có thể tưởng tượng hình ảnh người đó ngồi trên ghế trong văn phòng, uống cà phê và đọc ghi chép của bạn. Hoặc bạn cũng có thể hình dung mình đang ngồi trong một quán cà phê, nói với người đó thông điệp mà bạn muốn truyền tải.
Hãy hình dung bạn có một cuộc trò chuyện với người đó trong một không khí thân mật. Bây giờ hãy nói đi. Sử dụng những từ mà bạn nói trong cuộc trò chuyện. Nếu trong các cuộc trò chuyện, bạn không sử dụng các từ lóng thì cũng đừng dùng nó trong bản viết. Các nhà tâm lý học đã chỉ ra rằng những người luôn chỉ sử dụng một số từ ngữ nhất định theo thị hiếu thì khi muốn gây ấn tượng với người khác trong văn bản viết thật sự cho thấy dấu hiệu của sự yếu kém. Thậm chí ngay cả khi bạn không cảm thấy thoải mái về việc viết lách của mình, cũng đừng nói ra – hãy giữ nó cho riêng mình.
Khi thực hiện “trò ảo thuật” với hình ảnh những người mà bạn sẽ gửi thư đến, hãy luôn hình dung đến một khuôn mặt thân thiện. Ví dụ, thậm chí ngay cả khi bạn gửi email đó đến cho một người mà bạn không thể chịu đựng được cũng vẫn cứ hình dung rằng mình đang gửi thư cho một người bạn. Không bao giờ được hình dung đến cảm giác thù địch bởi nó có thể được thể hiện trong thư của bạn. Hình dung đến một gương mặt thân thiện sẽ mang đến một giọng điệu ấm áp, thân thiện cho thông điệp của bạn.
Bây giờ hãy cùng xem xét một ví dụ lớn hơn: gửi email cho tất cả mọi người trong bộ phận hoặc chi nhánh của bạn. Bạn chắc chắn không muốn hình dung ra 40-50 người đang ngồi chờ đợi nói chuyện với bạn. Đó là một trường hợp quá trang trọng, và trừ khi bạn là một diễn giả xuất chúng, hình ảnh đó sẽ khiến lá thư của bạn trang trọng và cứng nhắc.
Thay vào đó, chỉ hình dung đến hai hoặc ba nhân viên thân thiết trực tiếp của bạn. Hình dung rằng bạn đang uống cà phê hoặc dùng bữa trưa với họ. Bây giờ hãy nói với họ những gì cần nói. Đó cũng chính là những gì bạn sẽ viết. Nếu bạn viết cho một nhà quản lý đồng nghiệp tại bộ phận khác, bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh tương tự.
Bây giờ giả sử bạn phải viết một báo cáo cho chủ tịch công ty, và bạn hết đang sức lo sợ. Việc hình dung ra hình ảnh vị chủ tịch sẽ chỉ khiến tình huống trở nên tồi tệ hơn. Thay vào đó, hãy nghĩ tới một người không khiến bạn lo sợ. Hình dung rằng người đó chính là vị chủ tịch. Bây giờ thì hãy bắt đầu viết. Giọng văn chắc chắn rằng sẽ rất khác.
Viết theo lối thân thiện không có nghĩa là sử dụng các câu cụt lủn hay sai ngữ pháp. Một số email được gửi đi từ những doanh nhân có học thức có thể khiến cho giáo viên môn Tiếng Anh lớp 8 của họ phải xấu hổ. Ngày nay, các công ty đã tổ chức những khóa đào tạo nội bộ cho nhân viên về cách thức viết email. Vì thế, bạn cần đảm bảo rằng ngữ pháp và chính tả của bạn là chính xác.
Nếu bạn cảm thấy không thoải mái với việc sử dụng ngữ pháp hoặc chính tả trong các giao tiếp bằng văn bản, hãy học hỏi từ những nguồn cơ bản nhất. Điều này không hề khó khăn và cũng chẳng nặng nề. Một cuốn sách về ngữ pháp và chính tả hay một khóa đào tạo tại một trường cao đẳng hoặc trung học địa phương có thể giúp bạn rất nhiều. Đừng phụ thuộc vào trợ lý hay đồng nghiệp trong bộ phận. Đó là cách nhanh nhất và đơn giản nhất khiến bạn không thể nâng cao những kỹ năng quan trọng này.
Còn một lý do nữa khiến bạn cần đảm bảo rằng chính tả và ngữ pháp của bạn trong các văn bản viết là chính xác. Nếu không, có thể bạn cũng sẽ mắc sai lầm trong các cuộc nói chuyện trang trọng hay thậm chí là thân mật của mình. Nếu xảy ra trường hợp như vậy, nó sẽ gây ra những tác động bất lợi cho thành công trong tương lai cũng như khả năng thăng tiến của bạn.
Vì thế, hãy nỗ lực hết mình cho việc nói và viết đúng cũng như đem lại cho nó những giá trị đáng mơ ước. Hơn cả, bạn hãy nhớ rằng – viết cho một hình ảnh tốt đẹp, thân thiện trong trí óc.