Đón anh tại văn phòng của Trenell là một người đàn ông chừng ba mươi tuổi với gương mặt cương nghị. Vừa bắt tay chàng trai, người đàn ông tự giới thiệu ngay :
- Anh là Trenell. Nghe nói chú đã gặp “ông già” rồi. Ông ấy cá tính quá hả?
- Vâng. Đúng là khác người.
- Thế Sếp có đá động đến biệt danh “ Giám đốc một phút “ không?
- Chàng trai trả lời bằng một vẻ ngờ vực :
- Dạ có. Chuyện đó có thật phải không anh?
- Đúng là chú nên bắt đầu tin đi. Vì anh cũng chẳng mấy khi gặp Sếp.
Chàng trai hỏi lại :
- Ý anh muốn nói anh không cần ông ấy giúp đỡ sao?s
- Ít khi lắm. Chỉ lúc ban đầu khi anh mới nhận việc, Sếp có dành một ít thời gian làm việc với anh để lập “ Mục tiêu một phút ”
- Lập “ Mục tiêu một phút ” à? Đó là cái gì vậy anh? Em chưa nghe ông ấy nhắc đến khái niệm này.
- Đó chính là một trong ba bí quyết của Phương thức Quản lý Hiệu quả - Trenell đáp.
Chàng trai đi từ ngạc nhiên này đến ngạc nhiên khác, anh nhíu mày:
- Giám đốc có đến ba bí quyết à?
Anh Trenell thủng thẳng nói :
- Đúng vậy. Lập “ Mục tiệu một phút” chính là bí quyết thứ nhất và cũng là nền tảng của “ Phương thức Quản lý hiệu quả”. Chú thử hỏi một nhân viên trong công ty xem công việc của anh ta gồm những gì, rồi chú lại hỏi cấp trên của anh ta về yêu cầu công ty đặt ra đối với anh ta xem hai người có nói giống nhau không? Anh đảm bảo rằng , chú sẽ nhận được hai câu trả lời khác nhau. Hiện tượng này rất phổ biến. Nhiệm vụ mà nhân viên và cấp trên của anh ta cho là nhiệm vụ của anh ta lại chẳng trùng khớp với nhau. Và thế là nhân viên đó luôn gặp rắc rối vì không làm tròn trách nhiệm, trong khi thật sự anh ta lại không biết đó là nhiệm vụ của mình.
Chàng trai nghe như nuốt từng câu chữ. Quả thật điều đó rất thường xảy ra, ở khắp mọi nơi. Anh hỏi :
- Vậy ở đây có tình trạng như vậy không anh?
- Không. Chẳng bao giờ! “ Giám đốc một phút” cùng với nhân viên xác định rõ ràng đâu là nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người ngay từ ban đầu.
Chàng trai tò mò hỏi tiếp:
- Vậy ông ấy thực hiện bằng cách nào?
Trenell mỉm cười giải thích:
- Một cách rất hiệu quả. Khi Sếp cho anh biết những gì anh phải hoàn thành, từng nhiệm vụ đó được xác lập thành một mục tiêu. Mỗi mục tiêu được diễn đạt không quá 250 từ trên một trang giấy, để có thể đọc trong vòng một phút. Rồi Sếp giữ một bản, anh giữ một bản. Vậy là mọi thứ rõ ràng như ban ngày, sau này không phải tranh cãi! Mỗi tuần Sếp và anh lại cùng kiểm tra tiến độ của công việc.
Chàng trai hỏi tiếp:
- Vập mỗi mục tiêu khác nhau sẽ được lập trên từng tờ khác nhau hả anh?
- Đúng vậy.
- Như vậy nghĩa là mỗi người sẽ có cả tá giấy miêu tả nhiều mục tiêu khác nhau?
- Không, không nhiều đâu. Vì Sếp tin rằng, 80% hiệu quả công việc mà anh đạt được là nhờ vào 20% đã được xác định trong mục tiêu lúc đầu. Vì vậy, ông ta và anh chỉ xác lập mục tiêu trên 20% đó. Anh có từ ba đến sáu mục tiêu tất cả. Chỉ khi nào có những dự án đặc biệt thì Sếp mới cùng anh xác lập mục tiêu đặc biệt.
Chàng trai góp lời:
- Thú vị thật. Vậy là em hiểu tầm quan trọng của việc lập “ Mục tiêu một phút” rồi. nó giúp cho mọi người làm việc có định hướng rõ ràng. Chẳng ai có thể bắn chính xác khi không biết tâm điểm ở đâu!
- Đúng.
- Vậy, lập “ Mục tiêu một phút” chỉ giúp cho anh hiểu nhiệm vụ của anh là gì thôi à?
- Không chỉ có vậy. Khi bọn anh biết rõ nhiệm vụ của mình là gì rồi, Sếp cho bọn anh biết những chuẩn mực để hoàn thành tốt một công việc. hay nói cách khác, ông cho nhân viên biết ông mong đợi kết quả như thế nào ở mỗi người.
Chàng trai tỏ vẻ không hiểu lắ. Anh hỏi lại :
- Ông ấy làm cách nào để cho anh biết điều ông mong đợi?
- Để anh cho chú một ví dụ. Một trong những “Mục tiêu một phút” của anh là xác định những trở ngại trong quá trình thực hiện công việc đồng thời đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những trở ngại đó. Nhớ hồi anh mới nhận việc, anh cũng thấy được vấn đề cần phải khắc phục, nhưng anh lại chẳng biết phải làm sao để giải quyết khó khăn đó. Thế là anh gọi điện thoại cho Sếp. Anh báo;
- Công việc của em bị trục trặc rồi Sếp ơi!
Ông ấy bảo:
- Tốt lắm, chính vì vậy anh mới tuyển chú vào để giải quyết! – Và rồi Sếp im luôn, không nói thêm gì nữa.
Đợi hoài, anh phải đánh bạo hỏi thêm:
- Nhưng em không biết làm gì để xử lý nó.
- Trenell à! Một trong những mục tiêu của chú là chú phải tìm thấy trục trặc trong công việc của mình và tự giải quyết chúng cho suôn sẻ. Nhưng thôi, vì chú mới vào , anh sẽ giúp chú. Hãy đến gặp anh. Chúng ta sẽ bàn bạc nhiều hơn.
Khi anh đến gặp ông, ông nói:
- Nào chú nói anh nghe xem những trục trặc của chú là gì? Nhưng nhớ là phải diễn tả chúng bằng những từ ngữ thật chính xác đó.
Nghe vậy, anh hoang mang lắm, đành phải hỏi lại:
- Từ ngữ chính xác à? Ý Sếp muốn nói gì?
Sếp bèn giải thích cho anh:
- Anh không muốn nghe chú than phiền thế này, thế nọ mà anh chỉ muốn chú diễn tả một cách cụ thể, rõ ràng điều gì đã xảy ra, bằng những từ “cân đong đo đếm” được.
Anh lúng túng quá, trả lời:
- Vậy thì em cũng không biết.
Có lẽ câu trả lời của anh làm ông bực mình. Ông nói:
- Vậy thì đừng làm mất thời gian của anh, chú Trenell.
Anh đứng như hoá đá, miệng cứng lại, chẳng biết phải nói gì. Sếp tỏ vẻ tội nghiệp anh, ông nói:
- Nếu chú không xác định được bản thân mình mong muốn sự việc xảy ra như thế nào, thì rõ ràng chú chưa gặp khó khăn thật sự, mà chỉ là chú đang than thở thôi. Khó khăn chỉ tồn tại khi nào những gì xảy ra trong thực tế khác với những gì ta mong muốn. Chú hiểu không?
Anh chợt hiểu ra và nói với Sếp những gì anh từng mong muốn. Nghe xong, ông bảo anh trình bày xem thực tế xảy ra khác với mong muốn ra sao. Anh cũng nêu ra được. Ông hỏi tiếp :
- Vậy thì chú sẽ làm gì trong tình huống này?
- À, em sẽ thực hiện phương án A – Anh trả lời.
Ông hỏi lại :
- Nếu chú thực hiện cách A, điều chú mong muốn có xảy ra không?
- Thưa không – Anh đáp.
- Vậy là giải pháp này không ổn rồi. Thử ráng nghĩ xem, chú còn cách nào nữa không?
Ông hỏi tiếp.
Anh bèn trả lời:
- Em có thể thực hiện cách B.
Ông vặn lại:
- Và cách B này , thì điều chú mong muốn xảy ra có thật sự xảy ra không?
- Dạ…em cũng chưa chắc ạ.
- Vậy cách A là một cách xử lý chưa được tốt lắm. Còn cách nào nữa không?
Anh nghĩ ngợi một lúc rồi nói:
- Vậy em sẽ làm cách C. Nhưng mà hình như kết quả mong muốn cũng không xảy ra. Chắc em phải phối hợp cả ba cách thì hay hơn.
- Giờ thì nghe được rồi đó! – Ông cười thở nhẹ ra.
Lúc đó, trong đầu anh chợt lóe lên một ý tưởng, anh vui vẻ nói:
- Vậy thì, ở tuần đầu em thực hiện cách A, tuần kế tiếp em thực hiện cách B, hai tuần sau đó em thực hiện cách C, em sẽ giải quyết vấn đề! Cám ơn Sếp nhiều nhé!
Ông ấy tỉnh bơ đáp:
- Anh có làm gì đâu ! Chú tự giải quyết đó chứ. Anh chỉ là người đặt câu hỏi thôi. Bây giờ chú biết cách tự quyết định rồi đó. Thôi, đi làm việc đi! Hãy tự giải quyết vấn đề của mình bằng thời gian của mình, chứ không phải cứ đụng tới khó khăn là chạy đi tìm anh.
Dù ông nói vậy, anh vẫn hiểu rằng chính ông đã giúp anh biết cách tự bước đi trên con đường quản lý công việc của mình. Khi anh rời phòng ông, ông nhìn vào mắt anh và nói :
- Chú giỏi lắm đó Trenell. Hãy nhớ lấy cách giải quyết giống như vậy mỗi khi chú gặp trục trặc trong công việc.
Anh còn nhớ mình đã rất vui và sung suớng như thế nào khi rời khỏi phòng làm việc của ông ấy.
Trenell kết thúc câu chuyện. Anh tựa lưng vào ghế, nhớ lại cảm giác lần đầu tiên đuợc tiếp xúc với Giám đốc một phút. Chàng trai trẻ lấy viết và quyển sổ tay ra:
- Vậy để em đúc kết lại những điều anh vừa kể xem đúng không nhé.
Lập mục tiêu Một phút chỉ đơn giản là:
1. Xác định các mục tiêu .
2. Xem xét những giải pháp thích hợp nhất cho mục tiêu ấy.
3. Mô tả rõ từng mục tiêu trên mỗi trang giấy A4, mỗi trang tối đa không quá 250 từ
4. Kiểm tra kỹ từng mục tiêu để đảm bảo rằng việc đọc chúng chỉ mất một phút.
5. Mỗi ngày dành một phút để đánh giá thành quả công việc của mình.
6. Kiểm tra xem kết quả những việc mình đã làm có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không.
- Đúng vậy! – Anh Trenell thốt lên – Chú học hỏi nhanh lắm.
- Cám ơn anh – Chàng trai đáp, cảm thấy thật hài lòng về bản thân mình. Chợt anh nhận ra đã gần đến giờ hẹn với Levy, nên đành luyến tiếc đứng dậy, bắt tay Trenell.
- Cảm ơn anh, Trenell, vì anh đã dành thời gian cho em.
- Có gì đâu – Trenell vừa cười vừa đáp - thời gian là thứ anh luôn có. Anh cũng đang trở thành “Giám đốc một phút” đó chứ!