“Đâu là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất của tôi ngay lúc này?” Bởi đây là câu hỏi quan trọng nhất trong lĩnh vực quản lý thời gian, hãy luôn đặt ra câu hỏi này cho đến khi nó tự động trở thành kim chỉ nam khuyến khích và thúc đẩy bạn tập trung vào nhiệm vụ hay hoạt động có giá trị cao nhất. Khi bạn sắp xếp thời gian và các công việc xoay quanh câu trả lời cho câu hỏi này, bạn sẽ thấy ngạc nhiên về khả năng cải thiện hiệu quả một cách nhanh chóng của mình. Thỉnh thoảng tôi lại hỏi các khán giả của mình, “Tài sản tài chính có giá trị nhất của bạn là gì?” Sau khi họ đã suy nghĩ kỹ và đưa ra một vài câu trả lời, tôi chỉ ra rằng đáp án thực sự là “khả năng kiếm tiền của bạn”. Khả năng kiếm tiền của bạn thể hiện từ 80% đến 90% giá trị về mặt tài chính của bạn trong công việc. Hãy coi bản thân như một “cỗ máy kiếm tiền”. Mọi việc mà bạn làm đều có một giá trị nào đó dù cao hay thấp. Nhiệm vụ của bạn là tập trung vào cách sử dụng thời gian có giá trị nhất và rèn luyện bản thân để có thể liên tục làm việc với một số ít hoạt động có đóng góp lớn nhất cho công việc và công ty của bạn.
Một nguyên tắc về lối sống
Sự lựa chọn cách sử dụng thời gian có giá trị nhất này áp dụng với mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn. Có những khi cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất của bạn, nhất là khi bạn đã làm việc cật lực, là về nhà, đi nghỉ sớm và có một giấc ngủ ngon. Có khi cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất là gặp gỡ những người quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn. Có khi cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất của bạn là quan tâm chu đáo tới sức khỏe bằng cách ăn những thực phẩm phù hợp, dành thời gian để tập thể dục thường xuyên và nghỉ ngơi thư giãn hợp lý để có thể đạt hiệu suất cao nhất. Có khi cách sử dụng thời gian có giá trị nhất của bạn là ở bên gia đình hoặc đọc một cuốn sách hay thay vì xem ti vi. Vào những lúc khác, cách sử dụng thời gian có giá trị nhất là giao lưu, gặp gỡ những người thân và bạn bè mà bạn muốn ở bên để có thể thư giãn và giải tỏa căng thẳng. Điều quan trọng nhất là bạn phải luôn luôn đặt ra cho mình câu hỏi: “Cách sử dụng thời gian có giá trị nhất với tôi vào lúc này là gì?” Sau đó hãy rèn luyện bản thân để bắt đầu và hoàn thành hoạt động đó. Khi bạn áp dụng gợi ý này vào các kỹ năng quản lý thời gian cũng như một ngày của mình, bạn sẽ trở thành một trong những người quản lý thời gian hiệu quả nhất trong thế hệ của mình.
Quan trọng hay Cấp bách
Đối với các nhiệm vụ và hoạt động của bạn, thiết lập các ưu tiên chủ yếu là việc phân biệt “số ít quan yếu” với “số nhiều tầm thường”. Có bốn loại nhiệm vụ mà bạn phải đối mặt mỗi ngày. Khả năng sắp xếp những nhiệm vụ này theo nhóm thích hợp có thể giúp bạn tăng đáng kể năng suất của mình. Mỗi nhiệm vụ có thể được xếp vào một chiếc hộp hay góc phần tư riêng.
Góc phần tư thứ nhất: cấp bách và quan trọng
Một nhiệm vụ quan trọng là một việc có tác động dài hạn đến sự nghiệp của bạn. Một nhiệm vụ cấp bách là một việc không thể bị trì hoãn. Một nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cấp bách là một việc rất cấp thiết đối với bạn. Nó được quyết định chủ yếu bởi những yêu cầu từ ngoại cảnh đối với thời gian của bạn, bởi những nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn phải bắt đầu và hoàn thành nhằm kiểm soát được công việc của mình. Có những người bạn phải gặp, những việc bạn phải làm và những nơi bạn phải đi. Có những khách hàng cần gặp mặt, những nhiệm vụ cần hoàn thành và những hoạt động mà những người khác cho rằng bạn phải thực hiện. Hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian trong ngày vào những nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cấp bách. Những nhiệm vụ quan trọng nhất và những ưu tiên lớn nhất của bạn đều là những việc cấp bách và quan trọng. Đây được gọi là “góc phần tư cần làm ngay tức thì”.
Góc phần tư thứ 2: quan trọng, nhưng không cấp bách
Loại nhiệm vụ thứ hai là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách. Chúng có thể được trì hoãn ít nhất là trong ngắn hạn. Một ví dụ về nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách là một báo cáo quan trọng bạn phải viết, phê duyệt và nộp vào trước cuối tháng. Hoặc một bài nghiên cứu ở trường đại học. Đây là một việc rất quan trọng đối với điểm số của bạn vào cuối học kỳ, nhưng cũng là việc có thể trì hoãn sau nhiều tuần hoặc tháng – chuyện thường xuyên xảy ra. Hầu hết các bài tập nghiên cứu được viết vào tối hôm trước hạn nộp. Việc từng là quan trọng nhưng không cấp bách bỗng nhiên trở nên vô cùng khẩn cấp. Trong suốt cuộc đời, bạn bị xoay quanh bởi những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách. Việc đọc những cuốn sách quan trọng trong lĩnh vực của mình, học các khóa bổ sung, nâng cao kỹ năng và trình độ đều rất quan trọng đối với thành công của bạn về lâu dài, nhưng chúng không phải là những việc cấp bách. Vì thế, hãy trì hoãn chúng. Hầu hết những người thất bại hay đạt kết quả thấp trong công việc đã trì hoãn việc nâng cao các kỹ năng và năng lực của mình quá lâu đến mức họ bị xem thường hoặc qua mặt bởi những người quyết tâm và quyết liệt hơn, những người mong muốn đạt được thành quả và trọng trách lớn hơn. Thậm chí một việc đơn giản như tập thể dục cũng rất quan trọng đối với sức khỏe của bạn nhưng không phải là việc cấp bách. Bạn có thể trì hoãn chúng trong một thời gian dài giống như hầu hết mọi người. Các bác sĩ cho biết 85% những vấn đề chủ yếu về sức khỏe mà mọi người gặp phải khi về già có thể tránh được nếu như họ có các thói quen về sức khỏe hợp lý khi trưởng thành, bao gồm chế độ ăn và tập thể dục. Những nhiệm vụ này rơi vào “góc phần tư của sự hiệu quả”.
Góc phần tư thứ 3: cấp bách, nhưng không quan trọng
Có những người bước vào văn phòng của bạn, gọi điện thoại, gửi tin nhắn hay thư điện tử cho bạn, nhưng sự phản hồi của bạn đối với những tác nhân này lại hầu như không có giá trị gì đối với công ty hay công việc của bạn. Đây là những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này thuộc vào nhóm thường được gọi là “góc phần tư của sự đánh lừa”. Mọi người nghĩ rằng vì họ làm những hoạt động này trong ngày thì hẳn chúng phải có giá trị nào đó, nhưng họ chỉ đang tự để mình rơi vào những việc không quan trọng đối với sự nghiệp. Nhiều người dành tới một nửa thời gian của mình vào những việc cấp bách nhưng không quan trọng. Chúng là những việc vui vẻ, dễ dàng và thú vị nhưng lại không mang lại kết quả trong công việc. Hầu hết những hoạt động này là việc tán gẫu với đồng nghiệp, những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị.
Góc phần tư thứ 4: không cấp bách và không quan trọng
Loại hoạt động thứ tư mà mọi người thực hiện trong công việc là những nhiệm vụ vừa không cấp bách vừa không quan trọng. Những hoạt động này thuộc vào “góc phần tư lãng phí”. Nhiều người tham gia vào các hoạt động không có giá trị đối với bản thân hay công ty. Việc đọc những email rác hay các trang tin thể thao, đi mua sắm trong ngày hoặc lái xe lòng vòng giữa các cuộc hẹn trong khi nghe đài đều là các ví dụ về những hoạt động vừa không cấp bách vừa không quan trọng. Chúng hoàn toàn gây lãng phí thời gian và không có đóng góp gì cho cuộc sống của bạn.
Xây dựng các thói quen tốt trong công việc
Một bi kịch lớn là khi bạn làm một việc gì đó lặp đi lặp lại, bạn sẽ nhanh chóng hình thành nên một thói quen. Và khi đã hình thành, những thói quen này rất khó bỏ. Nhiều người đã có thói quen dành phần lớn thời gian của mình vào những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị rồi sau đó lại bất ngờ vì mình bị sa thải hoặc bỏ lỡ các cơ hội thăng tiến. Chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả là hãy thiết lập các ưu tiên và luôn luôn xử lý những việc vừa cấp bách vừa quan trọng, tức là những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất. Khi bạn đã hoàn thành những nhiệm vụ vừa cấp bách vừa quan trọng, hãy lập tức chuyển sang các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách vào thời điểm hiện tại. Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách thường là những nhiệm vụ và hoạt động có thể giúp ích cho sự nghiệp của bạn về lâu dài.