Thuật Quản Lý Thời Gian

Hầu hết mọi việc trong giới kinh doanh là một chuỗi các dự án. Khả năng hoàn thành các dự án là yếu tố chính quyết định thành công trong sự nghiệp của bạn. Một dự án được coi là một “công việc đa nhiệm vụ”. Nó đòi hỏi việc hoàn thành một loạt các công việc nhỏ hơn. Có lẽ công cụ hữu hiệu nhất bạn có thể sử dụng để tối đa hóa hiệu quả của bản thân và tăng đáng kể các thành quả của mình là một danh sách công việc. Một danh sách công việc bao gồm một chuỗi các công đoạn theo trình tự thời gian mà bạn lập ra trước khi tiến hành công việc. Khả năng xác định rõ ràng và quyết định các bước bạn cần làm từ thời điểm hiện đại tới khi hoàn thành dự án thành công là một dấu hiệu của khả năng tư duy vượt trội. Một lần nữa, hãy dành mỗi phút để lập kế hoạch, các danh sách công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm mười phút khi thực hiện và hoàn thành công việc. Đây là một ví dụ nữa về việc tư duy chậm có thể tăng đáng kể hiệu suất và kết quả của bạn cũng như vai trò của bạn trong công việc.

Xây dựng một biểu đồ PERT

Hãy xây dựng một hình ảnh đại diện cho những nhiệm vụ và dự án lớn nhất có thể giúp bạn và những người khác quan sát chúng một cách tổng thể.

Hãy bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu bạn phải đạt được để có thể tận hưởng những thành quả mình mong muốn. Hãy bắt đầu với mục tiêu cuối cùng trong tâm trí. Hãy dành thời gian để xác định rõ dấu hiệu của các mục tiêu mình đặt ra nếu chúng được hoàn thành một cách xuất sắc. Sau đó hãy tư duy theo trình tự ngược lại từ tương lai về hiện tại. Hãy lập danh sách các bước theo trình tự logic mà bạn cần làm để đi từ hiện tại tới mục tiêu mong muốn. Việc sử dụng một biểu đồ PERT (Program Evaluation Review Technique – Kỹ thuật xét duyệt và đánh giá chương trình) giúp minh họa mọi công đoạn bạn cần tiến hành và thời điểm cần hoàn thành mỗi bước để bạn có thể đạt được mục tiêu cuối cùng. Kỹ thuật này được sử dụng bởi những công ty và các nhà lãnh đạo hiệu quả nhất trên thế giới. Một biểu đồ PERT giúp bạn đánh giá các cách khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao hơn.

Bạn có thể lựa chọn nhiều dạng và kiểu dáng biểu đồ khác nhau trên mạng. Một ví dụ được minh họa ở biểu đồ dưới đây. Để lập biểu đồ, với mỗi mục tiêu bạn hãy vẽ một đường ngược chiều kể từ ngày cần hoàn thành. Hãy vạch ra trên giấy để bạn có thể nắm được khi nào cần phải hoàn tất mỗi phần của nhiệm vụ nhằm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

♦ Các hình chữ nhật được đánh số là các nút và đại diện cho các sự kiện hay điểm mốc

♦ Các mũi tên có hướng đại diện cho các nhiệm vụ phụ thuộc cần phải được hoàn thành theo thứ tự

♦ Các hướng mũi tên phân kỳ (ví dụ 1-2 và 1-3) thể hiện các nhiệm vụ có thể thực hiện đồng thời

♦ Các đường nét đứt thể hiện các nhiệm vụ phụ thuộc không đòi hỏi nguồn lực

Bằng việc thể hiện suy nghĩ trên giấy và sử dụng biểu đồ PERT, bạn có thể hoàn toàn kiểm soát trình tự các sự kiện và có phương hướng để tuân theo. Bạn có một loạt các nhiệm vụ cần kiểm tra để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng tiến độ và đạt yêu cầu về chất lượng. Nhờ biểu đồ PERT, bạn sẽ tránh được tình trạng quá tải các thời hạn và luôn kiểm soát được công việc cũng như các dự án chính của mình. Nếu cần hoàn thành việc gì trước cuối tháng, hãy lên lịch để hoàn thành vào ngày 15 hoặc 20 để đề phòng trường hợp chậm trễ hay các vấn đề phát sinh. Hãy luôn ghi nhớ quy tắc của Murphy “Điều gì có thể trục trặc sẽ trục trặc.” Các nhà quản lý vượt trội luôn giả định sẽ có những vấn đề, trở ngại, những trì hoãn bất ngờ và thất bại trong việc hoàn thành công việc trong thời hạn đã định. Những tình huống này rất bình thường và là một phần tất yếu trong hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ của bạn là phải luôn theo sát dự án và giải quyết các vấn đề cũng như gỡ bỏ những rào cản có thể xảy ra. Khi bắt đầu sử dụng biểu đồ PERT, có lẽ bạn sẽ rất kinh ngạc về tác dụng cải thiện hiệu quả hay giảm bớt những trục trặc cũng như xung đột giữa các bước mà nó mang lại.

Thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho mọi người

Các mục tiêu rõ ràng bằng văn bản cho mỗi thành viên chủ chốt tham gia vào dự án sẽ giúp bạn thu được kết quả lớn hơn nhiều so với những cuộc trao đổi tuyệt vời và những ý định tốt. Hãy xây dựng các mục tiêu một cách rõ ràng, cụ thể để đo lường và xác định giới hạn về thời gian. Hãy nhớ rằng những gì có thể đo lường được có thể được hoàn thành. Một mục tiêu mà không có thời hạn không phải mục tiêu khả thi. Đối với mỗi mục tiêu hay cột mốc để hoàn thành một công việc hoặc dự án, bạn phải phân công trách nhiệm cho một người cụ thể. Hãy luôn đặt ra những câu hỏi: Ai sẽ thực hiện nhiệm vụ này? Khi nào cần hoàn thành nhiệm vụ và theo tiêu chuẩn chất lượng nào? Đừng bao giờ giả định rằng mọi người biết bạn muốn gì trừ khi bạn nói rõ với họ. General Motors đã đi từ những khoản thua lỗ lớn và bị phá sản vào năm 2009 đến ngưỡng đạt lợi nhuận 4,9 tỷ đô-la vào năm 2012. Dan Akerson, chủ tịch của GM cho biết điều quan trọng nhất giúp công ty của ông xoay chuyển tình thế là nhờ đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho mỗi nhân sự chủ chốt và tại mỗi cấp độ của tổ chức. Trước khi nhậm chức, ông nhận thấy các mục tiêu trong toàn công ty đều mơ hồ, không rõ ràng, không được tuân thủ và hiếm khi thành hiện thực. Sau khi đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể, mọi nhân viên đều biết chính xác mình phải làm gì để giữ được việc làm và tiến lên phía trước.

Hãy nhớ rằng tài năng tuyệt vời nhất mà bạn có là khả năng tư duy, đặc biệt là khả năng tư duy kỹ càng trước khi hành động. Bạn càng dành nhiều thời gian để suy nghĩ và lập kế hoạch trên giấy, bạn càng đạt được những kết quả tốt hơn một cách nhanh chóng hơn.