Nói một cách chính xác thì tôi không thể loại bỏ được 50% những nỗi lo về công việc của bạn – người làm việc đó phải chính là bạn. Điều tôi có thể làm là giới thiệu những cách thức hiệu quả mà nhiều người đã áp dụng – phần còn lại sẽ phụ thuộc vào bạn.
Leon Shimkin, giám đốc nhà xuất bản danh tiếng Simon & Schuster, có thể giảm bớt không phải chỉ 50% mà là 75% thời lượng các cuộc họp căng thẳng vốn vẫn làm cho ông lo lắng và mệt mỏi hàng ngày. Sau đây là câu chuyện do chính Leon Chimkin kể lại:
“Suốt 15 năm, ngày nào tôi cũng dành gần một nửa thời gian để tổ chức họp về các khó khăn của công ty. Chúng tôi bàn bạc xem nên làm thế này hay thế kia – hay là không nên làm gì, v.v. Trong các cuộc họp ấy, chúng tôi luôn bị căng thẳng, ngồi không yên trên ghế, bồn chồn đi tới đi lui, rồi lại tranh cãi lẫn nhau và rơi vào vòng luẩn quẩn. Kết thúc một ngày làm việc, tôi hoàn toàn kiệt sức. Tôi sống như thế suốt 15 năm và chưa bao giờ nghĩ rằng sẽ có cách tổ chức cuộc họp tốt hơn. Nếu có ai nói rằng tôi có thể bớt được ¾ căng thẳng về thần kinh bằng cách giảm 75% thời gian họp, hẳn tôi sẽ cho anh ta là kẻ bông đùa không đúng chỗ hoặc một người lạc quan viển vông. Ấy thế mà tôi đã nghĩ ra được cách thực hiện điều đó. Tôi áp dụng nó suốt 8 năm nay và cùng với nó, biết bao điều kỳ diệu đã đến với công việc, sức khỏe, cũng như hạnh phúc của tôi.
Nghe giống như một trò ảo thuật – nhưng cũng giống như tất cả các trò ảo thuật, nếu bạn biết được cách thức thực hiện, bạn sẽ thấy thật đơn giản.
Bí quyết chính là: Đầu tiên, tôi bỏ hẳn cách vẫn làm suốt 15 năm qua: Không mở đầu cuộc họp bằng việc mọi người trình bày chi tiết bằng khó khăn rồi hỏi nhau: “Chúng ta sẽ làm gì đây? như trước kia. Thay vào đó, tôi đưa ra một quy định mới: Bất cứ ai muốn trình bày vấn đề gì thì phải chuẩn bị trước một bản báo cáo trả lời được bốn câu hỏi sau”
Câu hỏi 1: Vấn đề là gì?
(Ngày trước chúng tôi thường mất một đến hai giờ đồng hồ thảo luận mà không ai biết chính xác vấn đề là gì. Các thành viên thường tự đẩy mình vào những cuộc tranh luận gay gắt mà không chịu viết và nêu ra một cách cụ thể.)
Câu hỏi 2: Đâu là nguyên nhân của vấn đề?
(Có lúc nhìn lại con đường sự nghiệp, tôi phát hoảng khi nhận ra mình đã bỏ phí quá nhiều thì giờ vào việc họp hành mà chưa có lấy một lần cố gắng làm rõ căn nguyên của vấn đề đang được thảo luận).
Câu hỏi 3: Những giải pháp nào có thể giúp giải quyết vấn đề?
(Ngày trước, khi một người trong cuộc họp đưa ra ý kiến, một số người khác sẽ đứng lên phản đối. Thế là tranh cãi nổ ra và chúng tôi đi lạc đề. Không ai chịu ghi lại tất cả những ý kiến khác nhau đã được đề xuất).
Câu hỏi 4: Bạn chọn giải pháp nào?
Hồi ấy, chúng tôi thường đi tìm giải pháp sau khi đầu óc đã căng ra do kết quả của hàng giờ liền tranh cãi và lo lắng luẩn quẩn. Chúng tôi không biết để tâm suy xét vấn đề cho thật thấu đáo rồi viết ra rằng: “Đây là giải pháp mà tôi đề nghị tiến hành”.
Còn bây giờ, các nhân viên chẳng mấy khi đem vấn đề của mình đến gặp tôi vì họ biết rằng để trả lời được bốn câu hỏi trên, bản thân họ phải tìm hiểu và suy xét thấu đáo mọi khía canh của vấn đề trước đã. Mà sau khi làm xong công việc ấy thì có đến ¾ các trường hợp không cần phải hỏi ý kiến tôi nữa, bởi giải pháp đúng đắn cứ tự nhiên hiện ra trong đầu họ giống như những lát bánh mì tự động bật ra khỏi lò nướng điện. Ngay cả trong những trường hợp cần sự đóng góp ý kiến của mọi người, thời gian bàn bạc để đi đến quyết định hợp lý cũng chỉ bằng một phần ba so với trước đây bởi việc thảo luận được tiến hành theo một trật tự rất lô-gic.
Giờ đây, nhà xuất bản Simon & Schuster đã giảm thiểu được rất nhiều thời gian hao phí vào việc lo lắng và bàn bạc suông về những vướng mắc; thay vào đó, chúng tôi tiến hành được nhiều hành động cụ thể để cải thiện công việc”.
Frank Bettger, một người bạn của tôi và cũng là một trong những người bán bảo hiểm hàng đầu ở Mỹ, có kể rằng ông không chỉ giảm bớt được những lo lắng trong công việc mà còn làm tăng gần gấp đôi thu nhập của mình nhờ vào một phương pháp tương tự như của Leon Achimkin, Frank Bettger kể:
“Sau một thời gian bán bảo hiểm, nhiệt huyết và niềm đam mê ban đầu cạn dần trong tôi. Tôi nản chí tới mức đã tính đến chuyện bỏ việc. Có lẽ tôi đã làm thế thật nếu vào buổi sáng thứ Bảy hôm đó, tôi không nảy ra ý tưởng ngồi viết ra vấn đề của mình và tìm cách giải quyết nó.
Trước tiên, tôi tự hỏi bản thân: “Vấn đề thực sự ở đây là gì?”. Vấn đề là số tiền tôi kiếm được không đủ để chi trả cho những chuyến viếng thăm khách hàng. Công việc thuyết phục dường như rất trôi chảy, thế rồi đến lúc tôi đề nghị ký hợp đồng thì họ lại bảo: “Được rồi, ông Bettger ạ, tôi sẽ cân nhắc việc này. Hãy đến gặp tôi lần sau nhé”. Chính những lần viếng thăm liên tiếp, phí phạm thì giờ mà chẳng đi đến đâu ấy đã khiến tôi vô cùng thất vọng.
Sau đó tôi lại tự hỏi: “Vậy mình có những giải pháp gì?”. Để trả lời, tôi phải nghiên cứu kỹ thực trạng của vấn đề. Vậy là tôi lấy quyển sổ ghi chép doanh thu trong vòng 12 tháng qua của mình ra xem.
Tôi đã phát hiện ra một điều hết sức ngạc nhiên! Giấy trắng mực đen đã chỉ ra 70% doanh thu bán bảo hiểm của tôi đến từ các cuộc gặp mặt đầu tiên với khách hàng! 23% nữa đến từ lần thứ hai! Chỉ có 7% còn lại thu được trong các lần thứ ba, thứ tư, thứ năm,… cũng chính là những lần gặp mặt tốn thời gian và khiến tôi phải điêu đứng. Nói cách khác, tôi đã lãng phí tới một nửa thời gian làm việc của mình chỉ vì 7% doanh thu ít ỏi.
Giải pháp ở đây là gì? Câu trả lời đã quá rõ ràng. Tôi lập tức dừng việc gặp khách hàng nếu không ký được hợp đồng sau hai lần gặp đầu tiên, đồng thời dành thêm thời gian cho những khách hàng mới. Kết quả thật bất ngờ: Chỉ một thời gian ngắn, tôi đã tăng gấp đôi doanh thu so với trước đây.”
Frank Bettger đã trở thành một trong những người bán bảo hiểm thành công nhất nước Mỹ, dù trước đó ông từng suýt bỏ việc, buông xuôi và chịu thất bại. Ông chỉ tiến bước nhanh chóng trên con đường dẫn đến thành công sau khi đã phân tích thấu đáo vấn đề của mình.
Tôi tin bạn sẽ áp dụng 4 câu hỏi trên để giải quyết những rắc rối trong công việc của mình. Xin nhắc với bạn rằng những người đã từng áp dụng đều công nhận là chúng có thể giảm bớt hơn 50% những lo lắng của họ. Bạn hãy nhớ kỹ bốn câu hỏi này nhé:
1/ Vấn đề là gì?
2/ Đâu là nguyên nhân gây ra vấn đề?
3/ Tất cả những giải pháp có thể đưa ra để giải quyết vấn đề là gì?
4/ Giải pháp tốt nhất là gì?
TÓM TẮT PHẦN HAI
PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ GIẢI QUYẾT LO LẮNG
---//---
NGUYÊN TẮC 1:
Tìm hiểu vấn đề gây lo lắng, thu thập tất cả các dữ liệu có liên quan.
NGUYÊN TẮC 2:
Cân nhắc tất cả các thông tin, rồi đưa ra quyết định.
NGUYÊN TẮC 3:
Một khi đưa ra quyết định, hãy thực hiện ngay và kiên định làm theo quyết đinh đó.
NGUYÊN TẮC 4:
Nêu ra và trả lời bốn câu hỏi sau:
1/ Vấn đề là gì?
2/ Đâu là nguyên nhân gây ra vấn đề?
3/ Tất cả những giải pháp có thể đưa ra để giải quyết vấn đề là gì?
4/ Giải pháp tốt nhất là gì?