Xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm là một quá trình lâu dài và cần thực hiện từng bước. Một trong những mục tiêu hàng đầu của quá trình này là đạt được lòng tin và sự tín nhiệm từ nhân viên của mình, trong cả năng lực lẫn cách nhìn nhận, đánh giá của họ về bạn. Họ phải tín nhiệm và tin tưởng rằng bạn là người có năng lực, đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ cũng như là một người công tâm, không thiên vị.
THÓI QUEN THÀNH CÔNG
Xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm nơi nhân viên không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Bạn có tin rằng thành công là một thói quen đã được tạo lập sẵn? Sự tín nhiệm được xây dựng dựa trên thành công, chính vì thế hãy “trao cho nhân viên những con ngựa mà họ có thể cưỡi được”. Đặc biệt là với những nhân viên mới, hãy giao cho họ những nhiệm vụ mà họ có thể hoàn thành. Hãy xây dựng cho họ thói quen thành công, bắt đầu từ những thành công nhỏ.
Đôi khi, một nhân viên của bạn không hoàn thành công việc theo định hướng ban đầu, thậm chí còn gây họa. Trong tình huống này, bạn sẽ giải quyết vấn đề như thế nào để tác động tốt đến lòng tin của nhân viên. Điều quan trọng nhất là không bao giờ được mang lỗi lầm đó ra và chỉ bảo, hướng dẫn trước toàn thể nhân viên. Một cương lĩnh cũ viết: “Tuyên dương công khai, phê bình bí mật”. Ngày nay, rất nhiều nhà quản lý vẫn tin vào câu châm ngôn này.
Ngay cả khi trao đổi riêng với một nhân viên nào đó về lỗi lầm của họ, thì nhiệm vụ của bạn lúc này là chỉ cho họ thấy bản chất vấn đề để họ không lặp lại sai lầm đó nữa. Thái độ của bạn về lỗi lầm đó khi trao đổi với nhân viên sẽ thể hiện rõ hơn qua những từ ngữ mà bạn sử dụng. Những lời bạn nói phải đi thẳng vào trọng tâm vấn đề là sửa chữa những sai sót dẫn tới hậu quả đó, chứ không phải tập trung vào việc phán xét cá nhân. Đừng nói bất cứ điều gì khiến nhân viên của bạn cảm thấy không thể “nuốt trôi”. Hãy nhớ rằng bạn đang xây dựng sự tín nhiệm chứ không phải phá hủy nó. Nếu bạn hài lòng khi khiến cho nhân viên cảm thấy xấu hổ, thì tốt hơn hết bạn nên tự kiểm tra lại động cơ thúc đẩy hành động của mình, bởi bạn sẽ không thể thăng tiến bằng cách dìm người khác xuống. Xác định lỗi sai bằng cách kiểm tra những thứ đã bị làm sai, nơi phát sinh những nhầm lẫn, và tiếp tục tìm hiểu từ đó. Hãy nhanh chóng giải quyết những sai lầm nhỏ nhặt, đừng chuyện bé xé ra to.
Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận qua về phần “tuyên dương công khai” trong cương lĩnh cũ đề cập đến ở trên. Khái niệm này là “chân lý” cho đến khi các nhà quản lý nhận ra rằng nó cũng gây ra rất nhiều vấn đề rắc rối. Người được tuyên dương sẽ cảm thấy tự hào, nhưng những người khác không được tuyên dương sẽ có phản ứng hết sức tiêu cực. Sự thất vọng đó sẽ nhanh chóng chuyển hướng sang người được tuyên dương. Đó chính là lý do vì sao chúng ta cần thận trọng khi đưa ra lời tuyên dương công khai. Tại sao lại khiến cuộc sống của nhân viên đó trở nên khó khăn hơn bằng cách tạo ra sự ghen tức hay thậm chí là căm giận từ phía những người mà họ sẽ phải làm việc cùng 8 tiếng mỗi ngày? Nếu bạn thật sự muốn tuyên dương ai đó vì thành tích xuất sắc của họ, hãy làm việc đó trong văn phòng của bạn. Bạn sẽ có nhiều lợi ích, chứ không phải sự ghen tỵ, mối căm giận hay phản ứng tiêu cực từ phía đồng nghiệp. Mặt khác, nếu bạn có một nhóm nhân viên làm việc cùng nhau, tôn trọng thành quả, nỗ lực lao động của nhau, thì khi họ hoàn thành công việc, việc tuyên dương họ công khai sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của cả nhóm.
Từ nay, hãy sửa đổi cương lĩnh cũ thành “Tuyên dương công khai hay bí mật (phụ thuộc vào ý muốn của các cá nhân và động lực của nhóm), nhưng hãy phê bình bí mật.”
Bạn cũng có thể xây dựng được sự tín nhiệm bằng cách để nhân viên của bạn tham gia vào quá trình ra quyết định. Dù không trao cho họ trách nhiệm giám sát, nhưng hãy cho họ tham gia vào những vấn đề có liên quan và tác động trực tiếp đến họ. Một nhiệm vụ mới sắp được triển khai trong lĩnh vực của bạn chính là cơ hội cho nhân viên được tham gia, đóng góp. Những ý kiến khẩn khoản của nhân viên về việc đưa nhiệm vụ mới đó áp dụng hàng ngày sẽ mang lại hiệu quả tốt như thế nào. Thông qua việc tham gia như vậy, thói quen mới sẽ được tạo dựng thành công, bởi nó trở thành thói quen của mọi người, chứ không phải chỉ của riêng bạn nữa. Điều này không có nghĩa là nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay bạn, mà là thông qua việc cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình ra quyết định cuối cùng của mình, bạn sẽ có được một đội ngũ nhân viên – những người thật sự làm việc cùng bạn chứ không phải chỉ biết chấp nhận những hệ thống mới được áp đặt cho họ.
TÁC HẠI CỦA CHỦ NGHĨA HOÀN HẢO
Một số nhà quản lý luôn mong đợi sự hoàn hảo từ phía nhân viên. Họ biết mình không thể có được nó nhưng họ cho rằng mình sẽ đến gần được nó hơn bằng cách yêu cầu nó. Trên thực tế, chính việc luôn khăng khăng đòi hỏi sự hoàn hảo sẽ thủ tiêu mục đích của bạn. Nhân viên cấp dưới của bạn tin rằng bạn sẽ không thể hài lòng với mong muốn đó, còn bạn lại thể hiện cho họ thấy điều đó hàng ngày. Bạn biết rõ tiêu chuẩn đối với kết quả công việc ở công ty bạn là gì – không ai có thể đổ lỗi cho bạn chỉ bởi vì bạn muốn công việc được hoàn thành hơn mức trung bình – nhưng bạn sẽ thành công hơn nếu để nhân viên cùng quyết định xem nên nâng cao hiệu suất công việc như thế nào. Nếu đây đúng là kế hoạch của bạn thì cơ hội để bạn đạt được mục tiêu sẽ lớn hơn rất nhiều.
Bạn cũng có thể xây dựng sự tự tin thông qua việc nâng cao tinh thần tập thể trong bộ phận của mình. Tuy nhiên, hãy chắn chắn rằng cảm nhận mà bạn xây dựng nơi nhân viên phải hỗ trợ tinh thần chung của toàn công ty, chứ không phải ngược lại.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG SỰ TÍN NHIỆM
Ngoài việc chấp nhận các sai lầm và giúp các cá nhân nhận ra sai lầm của mình, khen thưởng và công nhận, cho phép mọi người tham gia quá trình ra quyết định và tránh theo “chủ nghĩa hoàn hảo”, bạn – nhà quản lý – có thể xây dựng được sự tín nhiệm theo nhiều cách khác.
• Bạn có thể chia sẻ tầm nhìn của tổ chức hay phòng ban với các thành viên trong nhóm. Thông qua đó, bạn có thể mang đến cho họ một bức tranh tổng thể về mục tiêu của tổ chức cũng như những việc họ có thể làm để hoàn thành mục tiêu đó.
• Bạn có thể đưa ra định hướng rõ ràng cho các cá nhân. Điều đó cho họ thấy rằng bạn biết rõ mình đang làm gì và duy trì mọi việc hoạt động theo đúng chu trình.
• Bạn có thể chia sẻ các ví dụ điển hình về thành công và sai lầm mà bạn đã mắc phải. Điều đó sẽ giúp bạn gần gũi và là một thành viên thật sự của nhóm.
• Bạn có thể nói với các thành viên của nhóm hãy học hỏi những gì mà họ yêu thích từ công việc. Điều này cho thấy bạn thật sự quan tâm đến họ và công việc của họ.
Tất cả những chiến thuật này sẽ giúp xây dựng nên một môi trường đầy tin tưởng và tín nhiệm. Hãy nghĩ thêm một số chiến thuật khác chưa được đề cập ở đây mà bạn có thể áp dụng trong môi trường làm việc của mình.