Một trong những khía cạnh công việc quan trọng nhất của nhà quản lý đó là quản lý một cách hiệu quả sự thay đổi. Quản lý sự thay đổi bao hàm cả việc chấp nhận và ủng hộ nó, hiểu được rằng tại sao các thành viên trong nhóm của bạn lại phản đối nó cũng như tìm ra giải pháp để hạn chế sự chống đối đó. Nếu bạn có khả năng giải quyết cả ba khía cạnh trên, bạn đã sở hữu một trong những năng lực cốt lõi nhất của một nhà quản lý.
CHẤP NHẬN THAY ĐỔI BẢN THÂN
Bạn đã bao giờ làm việc cho một nhà quản lý luôn cảm thấy thật khó chấp nhận thay đổi những điều mà tổ chức vốn đã quen thuộc hay chưa? Tuýp nhà quản lý này thường sẽ thể hiện sự bất đồng, gọi những người ra quyết định đó là những gã đần, những người không biết mình đang làm gì, và cố gắng thuyết phục bạn rằng phần lớn những thay đổi đều vô cùng tồi tệ và khủng khiếp đối với nhân viên. Rõ ràng, trong vai trò một nhà quản lý, đây là một sai lầm nghiêm trọng. Điều này khiến nhân viên đánh mất niềm tin đối với các quyết định của công ty, và cuối cùng là với chính công ty.
Là một nhà quản lý, bạn không chỉ phải chuẩn bị sẵn sàng để đón nhận sự thay đổi và rồi giành chiến thắng mà còn phải chấp nhận và ủng hộ những thay đổi mà công ty đã đưa ra, thậm chí ngay cả khi bạn không đồng ý với những thay đổi đó. Tốt hơn hết là hãy thừa nhận rằng bạn không thích những thay đổi đó, nhưng đồng thời tuyên bố rằng bạn sẽ tích cực ủng hộ, hỗ trợ và hy vọng rằng nhân viên của bạn cũng sẽ làm như vậy.
Ví dụ, công ty của bạn đã quyết định sử dụng một hệ thống máy tính mới, nhưng bạn thấy hệ thống cũ vẫn đang cung cấp cho bạn những gì bạn muốn. Vậy mối nguy hại của việc không ủng hộ quyết định mới này là gì? Trước hết là bạn mới chỉ nhìn nhận thay đổi này từ góc nhìn lợi thế đối với bạn và những lợi ích mà bạn không nhìn thấy có thể lại không thực tế đối với những người khác trong tổ chức. Thứ hai, bạn đang gửi đi một thông điệp thể hiện rằng bạn coi trọng quan điểm của bản thân hơn quan điểm của tổ chức. Là một nhà quản lý, bạn cần phải khiến cho nhân viên của mình “ăn khớp” với các mục tiêu và quyết định của tổ chức. Sẽ tuyệt vời hơn nếu bạn được tham gia vào quá trình ra quyết định và các nhà lãnh đạo cấp cao hỏi ý kiến cũng như lắng nghe quan điểm của bạn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng chấp nhận các thay đổi hơn, thậm chí ngay cả khi bạn không hài lòng với chúng. Nhưng, ngay cả khi bạn không được tham gia quá trình ra quyết định, thì với tư cách một nhà quản lý, bạn cũng vẫn cần tích cực thể hiện sự ủng hộ đối với các chính sách, quy trình, nguyên tắc, quy định và quyết định của công ty.
CƯỠNG LẠI SỰ THAY ĐỔI
Xu hướng tự nhiên và bản năng của con người là cưỡng lại sự thay đổi, và điều đó diễn ra thậm chí ngay cả khi có những thay đổi tích cực tại nơi làm việc. Vậy điều gì đã khiến con người phản ứng như vậy đối với các thay đổi? Về cơ bản, con người sợ những điều không rõ ràng và không biết phải phản ứng ra sao với những điều thiếu chắc chắn. Đặc biệt trong nền kinh tế hiện nay, một sự thay đổi cũng có thể khiến họ mất việc. Nhiều người tin rằng họ không có đủ kỹ năng để đảm nhiệm những trách nhiệm mà sự thay đổi mang đến và họ cũng không hiểu rõ lý do tại sao người ta lại ưu tiên thực hiện những thay đổi đó.
Rõ ràng việc chống lại sự thay đổi hoàn toàn mang tính chủ quan. Mỗi người có một giới hạn riêng đối với sự thay đổi. Một số người trong chúng ta – những người đã có trải nghiệm không mấy tốt đẹp với sự thay đổi, hoặc lớn lên trong một môi trường mà “thay đổi” được coi là một từ tồi tệ – rõ ràng sẽ có phản ứng mạnh mẽ hơn khi sự thay đổi diễn ra so với những người đã thu được nhiều ích lợi từ những thay đổi trong quá khứ, hoặc đã được hướng dẫn chấp nhận sự thay đổi. Cưỡng lại sự thay đổi mang tính chủ quan trong một khía cạnh khác. Một số thay đổi nhất định sẽ có những tác động hoàn toàn khác nhau đối với những người khác nhau. Ví dụ, Mary luôn chuẩn bị các văn bản cho bất kỳ kiện hàng nào mà cô gửi đi, để khi cần thiết cô có thể kiểm tra lại, hoặc có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi của khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên bán hàng… Nhưng Fran thì không bao giờ thực hiện việc đó, cô cho rằng nó chỉ làm mất thời gian của mình. Chính vì thế, khi công ty đưa ra quy định phải chuẩn bị cẩn thận tất cả các tài liệu ghi chép cho các kiện hàng gửi đi, Mary không cảm thấy lúng túng còn Fran thì lại phải ứng hết sức tiêu cực với “công việc bận rộn” này và than phiền với bất kỳ ai có thể.
CÁCH THỨC HẠN CHẾ SỰ CHỐNG ĐỐI
Thật thiếu sáng suốt khi cho rằng bạn có thể loại bỏ hoàn toàn sự chống đối của các thành viên trong nhóm đối với những thay đổi trong công việc. Như đã nói, con người thường có xu hướng chống đối lại những sự thay đổi. Bạn sẽ thành công hơn nếu giảm thiểu được những thái độ và hành vi chống đối đó. Chiến thuật tốt nhất là để nhân viên của bạn tham gia vào sự thay đổi.
Đầu tiên, hãy giải thích tại sao lại thay đổi và chỉ ra bất kỳ lợi ích nào có được từ sự thay đổi đó đối với nhân viên. Thông thường, sẽ chẳng có ích lợi nào đối với họ cả. Mà có thể khách hàng hoặc một bộ phận nào đó sẽ được lợi cuối cùng. Đôi khi bạn cũng phải trung thực và nói những điều tương tự như: “Công việc kinh doanh của chúng ta đang gặp khó khăn” hay “Tôi buộc phải sa thải một số vị trí!”
Sau đó, hãy hỏi nhân viên xem sự thay đổi này có thể được thực hiện như thế nào trong nhóm của họ hoặc tại bộ phận của bạn. Bạn càng lôi kéo nhân viên tham gia vào công cuộc thay đổi bao nhiêu thì họ càng sẵn sàng chấp nhận nó bấy nhiêu. Đôi khi, những nhân viên phản ứng gay gắt nhất với sự thay đổi lại trở thành những người thích ứng tốt nhất với sự thay đổi. Hãy luôn xác định ngay từ đầu những người chống đối gay gắt nhất và để họ “kề vai sát cánh” cùng bạn. Việc thay đổi sẽ được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn có được sự ủng hộ của những người này.