Những nhà chiến lược trong quân đội đều biết rằng đa số những trận đánh đều đã phân định thắng bại trước cả khi nổ phát súng đầu tiên. Bên nào có quyền quyết định địa điểm, thời gian, cách tấn công thường đạt được ưu thế gần như tuyệt đối. Điều này cũng đúng với những cuộc hội thảo thành công. Biến cuộc hội thảo thành chiến trường của bạn và đề ra mục tiêu ngay từ đầu chính là cách biến sự ngẫu nhiên có mặt của bạn tại một cuộc hội thảo trở thành một sứ mệnh quan trọng.
Đừng đến hội thảo với tư cách một người tham dự bình thường; hãy biến mình thành một viên tướng hội thảo!
Hội thảo chỉ hữu dụng ở một điểm duy nhất. Dĩ nhiên không phải tôi muốn nói đến trà bánh lúc giải lao. Cũng không phải sự mở mang kiến thức kinh doanh với giá hơi đắt. Hội thảo là diễn đàn để bạn gặp gỡ những người cùng ý tưởng có thể giúp bạn đạt được mục đích hay sứ mệnh của mình. Trước khi quyết định có tham dự một hội thảo nào đó, tôi thỉnh thoảng áp dụng lối suy nghĩ ROI (lợi nhuận trên số tiền đầu tư) giản lược. Liệu lợi ích tôi nhận được từ những mối quan hệ mà tôi sẽ tạo dựng có ngang bằng hay cao hơn số tiền lệ phí và thời gian tôi phải bỏ ra để tham dự hội thảo này không? Nếu có, tôi sẽ tham dự. Nếu không, tôi bỏ qua. Đơn giản thế thôi. Cách này nghe có vẻ như quá thực dụng, nhưng thật sự nó rất hiệu quả.
Ngay sau khi chúng tôi bán YaYa, người chủ mới đưa ra một loạt những quy định mới về chi phí đi lại và tham dự hội thảo nhằm cắt giảm chi phí. Tôi nghĩ những quy định này về cơ bản không hợp lý tí nào.
Những người chủ mới nhìn nhận hội thảo như một dịp vô tích sự – những cơ hội để các nhà quản lý tự thưởng cho mình hơn là một cách để tạo ra thu nhập. Công ty mới này cho rằng chi phí để gửi người đi tham dự vài hội thảo mỗi năm là một chi phí không cần thiết đối với một công ty mới thành lập.
Tôi phản đối kịch liệt và hứa sẽ thuyết phục họ thay đổi quan điểm. Tôi ngồi xuống liệt kê con số thực tế các dự án mang lại doanh thu bắt nguồn từ những người tôi đã gặp tại hội thảo. Những người chủ đã thật sự ngạc nhiên khi tôi trình bày một bảng tính đầy những thương vụ thành công và cho thấy một phần lớn thu nhập của công ty có thể được quy về những hội thảo riêng biệt.
Thái độ không ủng hộ của họ đối với những cuộc gặp gỡ trong kinh doanh – và quan điểm này hoàn toàn không xa lạ đối với nhiều nhà quản lý – xuất phát từ quan điểm sai lầm phổ biến rằng hội thảo là nơi tìm kiếm kiến thức. Sai lầm. Kiến thức thực tế, hữu ích đa số đến từ kinh nghiệm, sách báo, và con người. Thảo luận bàn tròn hay diễn giả nổi tiếng có thể là những hoạt động thú vị, thậm chí khơi dậy sự sáng tạo của bạn, nhưng hiếm khi có thể truyền tải kiến thức thật sự.
Nhưng hội thảo là nơi tuyệt vời để mở rộng mối quan hệ và thỉnh thoảng còn có thể ký kết hợp đồng làm ăn. Tôi sẽ cho bạn một ví dụ về bán hàng. Trong mô hình bán hàng trước đây, khoảng 80% thời gian của người bán hàng là dành cho gặp gỡ, tiếp xúc, trình bày, và cố gắng thuyết phục khách mua hàng. 20% thời gian còn lại được dành cho việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Ngày nay, chúng ta tập trung chủ yếu vào việc bán mối quan hệ. Những người bán hàng giỏi – thậm chí cả những nhân viên giỏi và các ông chủ kinh doanh đủ loại – dành 80% thời gian của họ để xây dựng mối quan hệ thân thiết với những đối tác. Bài trình bày Powerpoint có hay đến mấy cũng không thể cạnh tranh với sự đồng cảm và tin tưởng khi bạn đã tranh thủ được con tim và khối óc của đối phương.
Những người biết cách tận dụng ưu thế của hội thảo thường rất xông xáo tại các cuộc hội họp trong ngành kinh doanh của mình. Trong khi có người chỉ lẳng lặng ngồi ghi chép, hài lòng vì được dùng nước tinh khiết miễn phí, có những người thu xếp trước những cuộc gặp trực tiếp với từng người, tổ chức ăn tối, và nói chung là biến hội thảo thành cơ hội để tiếp xúc với những người có thể thay đổi cuộc đời của mình.
Nếu bạn nhận thấy những người kiểu này hơi khác thường so với đám đông bình thường, bạn nhận xét đúng đấy. Họ không phải là những người nghe theo những lời khuyên truyền thống theo kiểu “Đeo bảng tên”, “Niềm nở chào mọi người”, “Nhìn thẳng vào mặt người đối diện”, hay những kiểu cách khác khiến họ không thể nổi bật trong đám đông.
Và đúng như bạn nghĩ, người ta có cẩm nang giúp bạn tận dụng tối đa một buổi hội thảo. Bạn tôi, Paul Reddy, một nhà quản lý phần mềm, cho rằng có hai loại người tại hội thảo, một dạng là quả bóng bowling, một dạng là cây kim gút. Nếu bạn là quả bóng, bạn sẽ tiến vào (hay lăn vào) hội thảo, sự kiện, hay vào một tổ chức nào đó, và làm đổ tung mọi thứ. Với một chút can đảm và khéo léo, bạn sẽ tạo được một ấn tượng đẹp, tạo dựng được tình bạn, và đạt mục tiêu đặt ra trong chương trình của mình. Những chiếc kim gút chỉ ngồi lặng lẽ, chờ đợi một điều gì đó, hay bất cứ điều gì đó, sẽ diễn ra với bản thân.
Đừng nghĩ về cuộc hội thảo sắp tới như một dịp thư giãn trong công việc. Hãy xem đó là một cơ hội tuyệt vời để tiến tới hoàn thành sứ mệnh của mình. Sau đây là một số quy luật mà tôi luôn tuân thủ trong mọi sự kiện tôi tham dự:
Giúp ban tổ chức (hay tốt hơn, tham gia vào ban tổ chức)
Hội thảo là những cơn ác mộng trong công việc hậu cần. Có hàng ngàn thứ khác nhau cần phải được chú ý để bảo đảm hội thảo thành công. Chính sự rắc rối này là cơ hội cho bạn tham gia và đề nghị được giúp đỡ – và tự nhiên trở thành người trong cuộc.
Một khi đã là người trong cuộc, bạn có thể nắm được ai sẽ tham dự và đâu là điểm chính của chương trình. Và chắc chắn bạn sẽ có mặt tại những buổi ăn tối hay tiệc cocktail không công bố cho công chúng được tổ chức cho những người có trách nhiệm trong hội thảo.
Nhưng làm thế nào để có cơ hội tham gia như người trong cuộc? Thật ra cũng không khó lắm đâu. Đầu tiên, hãy xem qua những tài liệu về sự kiện này, xem qua trang web của nó, và tìm người chịu trách nhiệm chính lo công việc tổ chức cho hội thảo này. Gọi điện thử xem. Người chịu trách nhiệm chính cho những sự kiện này thường phải làm việc quá sức và rất căng thẳng. Tôi thường gọi cho những người này khoảng vài tháng trước khi hội thảo diễn ra và nói: “Tôi rất muốn được tham dự vào hội thảo mà anh sắp tổ chức. Tôi muốn giúp đỡ đưa hội thảo lần này thành một sự kiện khó quên, và tôi sẵn sàng đóng góp nguồn lực của mình – cho dù đó là thời gian, sự sáng tạo, hay các mối liên hệ – để mang đến thành công cho sự kiện năm nay. Anh nghĩ tôi có thể giúp được gì không?”
Tôi cam đoan với bạn rằng anh chàng này sẽ ngạc nhiên đến sung sướng. Tôi nói thế vì tôi đã từng phải chịu trách nhiệm cho những sự kiện căng thẳng tương tự khi tôi còn làm Giám đốc tiếp thị tại Deloitte.
Công ty tư vấn Deloitte lúc đó đang làm việc với Michael Hammer để phát triển một quy trình tái cấu trúc hiệu quả. Chúng tôi cho rằng tổ chức một buổi hội thảo là một cách hay để chính thức giới thiệu sự hợp tác với Michael cho thị trường, củng cố thương hiệu, và thuyết phục thêm một số khách hàng. Vì vậy chúng tôi đề nghị tổ chức một buổi hội thảo do hai bên Doloitte và Michael Hammer đồng chủ trì. Chúng tôi sẽ mang đến hội thảo những chuyên gia hàng đầu trong ngành và những tình huống cụ thể, và Michael sẽ mang đến kiến thức chuyên môn về tái cấu trúc cũng như kinh nghiệm điều khiển một buổi hội thảo tầm cỡ quốc tế.
Đó là cơ hội cho biết nội tình cách điều hành một buổi hội thảo thành công và dĩ nhiên là được làm quen thân thiết với Mike. Nhờ vậy tôi thấu hiểu được tầm quan trọng của việc biết trước ai sẽ tham gia trong chương trình; tại sao chọn lựa diễn giả này mà không phải là diễn giả kia; và đâu là diễn đàn tốt nhất để tạo dựng mối quan hệ.
Ngay từ đầu, quan điểm của chúng tôi là phải có phương pháp để giải quyết những rắc rối thường gặp của một buổi hội thảo. Một hệ thống theo dõi được thiết lập để ghi nhận tiến trình hàng ngày của chúng tôi so với mục tiêu chúng tôi tự đặt ra cho mình. Mỗi nhà quản lý trong Deloitte có mục tiêu phải gặp hai người họ được chỉ định trong số những người khách mà chúng tôi biết sẽ đến tham gia hội thảo. Trong hai người này sẽ có một người là mục tiêu chính
– người mà chúng tôi thật sự mong muốn thuyết phục trở thành khách hàng của mình. Người kia là một người mà chúng tôi cho rằng Deloitte sẽ được lợi nếu biết họ, ví dụ như một thành viên trong ngành truyền thông. Mục tiêu cơ bản vẫn là gặp gỡ mọi người.
Nhờ chúng tôi biết trước ai sẽ đến tham dự, mỗi nhà quản lý được giao một bảng lý lịch tóm tắt chừng một trang về nhân vật họ chịu trách nhiệm, trong đó cho biết họ là ai, làm gì, đạt những thành tích gì, thú vui của họ là gì, những khó khăn mà công ty họ đang phải đối mặt và những vấn đề Deloitte có khả năng giải quyết. Những thông tin này đã đủ giúp tạo nên một cuộc trao đổi thật sự khi các thành viên công ty tiếp xúc với người cần gặp.
Chúng tôi cũng giao cho các nhà quản lý một danh sách những gợi ý làm thế nào để tìm ra mục tiêu của mình và phải nói gì khi gặp được họ. Vào cuối mỗi ngày, các nhà quản lý sẽ báo cáo về những người mình đã gặp, ở đâu, kết quả thế nào. Nếu có người nào cảm thấy khó khăn khi tiếp xúc với đối tượng của mình, chúng tôi lên chiến lược cho ngày hôm sau, bảo đảm hai người này được sắp ngồi chung bàn vào tối hôm sau, hoặc tôi đích thân đứng ra giới thiệu, hoặc chúng tôi đề nghị Mike đến giới thiệu trong một số trường hợp.
Tôi đã vô tình tạo ra một đội ngũ những viên tướng hội thảo, được chuẩn bị thông tin chu đáo về những nhân vật họ sẽ gặp gỡ, trong trường hợp nào, và tại đâu. Kết quả thật bất ngờ. Hội thảo đông nghẹt người. Nhờ vậy Deloitte nhận được những hợp đồng tư vấn nhiều nhất từ trước đến giờ. Từ đó chúng tôi đã hoàn thiện kỹ năng thành một nghệ thuật tại FerrazziGreenlight, và chúng tôi không chỉ hướng dẫn cho các công ty tận dụng khai thác hội thảo, mà chính các công ty tổ chức hội thảo lớn cũng tìm đến chúng tôi để giúp họ thiết kế những buổi hội thảo lớn mang lại kết quả xứng đáng cho tất cả các đối tác tham gia trong hội thảo, không kể đó là công ty hay cá nhân những người tham dự.
Điểm mấu chốt là phải dành công sức để đem thành công đến cho hội thảo từ quan điểm của tất cả mọi người. Tại hội thảo Hammer, tất cả những người tham gia, và hầu như tất cả các thành viên trong hội đồng quản trị, đều ngạc nhiên trước khối lượng công việc họ làm được. Mọi thứ đã sẵn sàng để tạo cơ hội mở rộng mạng lưới.
Dĩ nhiên Michael Hammer là một diễn giả tuyệt với, đúng như danh tiếng của ông, và chúng tôi đã học được rất nhiều từ ông về mặt nội dung. Nhưng thành công của mọi người chính là tổ chức được một hội thảo theo đúng ý nghĩa của nó: một buổi tụ họp thân mật của những người làm cùng ngành, cùng quan điểm, trong một không khí phù hợp để tạo dựng các mối quan hệ có lợi về lâu dài.
Lắng nghe. Hay tốt hơn, hãy lên tiếng
Bạn có phải là một trong những người cho rằng trở thành diễn giả là một công việc vĩ đại? Điều này đúng đối với nhiều người. Nhưng theo tôi việc này không đến mức quá khó như bạn nghĩ, và tầm quan trọng của nó lại lớn hơn nhiều so với sự tưởng tượng của bạn.
Nhiều người sợ đến phát khiếp nếu phải nói chuyện trước công chúng khoảng 15 phút về công việc họ đang làm, ngay cả khi “công chúng” nhìn chung là những người rất ủng hộ (như gia đình hay bạn bè!)
Bạn hãy bình tĩnh đi. Thứ nhất, bạn phải biết rằng đứng lên phát biểu là cách đơn giản nhất và hiệu quả nhất để bạn tự giới thiệu, nhắc nhở về bản thân, công việc, hay ý kiến của mình, và thật ra bạn không phải là Tony Robbins mới thu hút được một nhóm người sẵn sàng lắng nghe bạn.
Mỗi ngày có bao nhiêu người phải đứng nói trước công chúng? Con số sẽ làm bạn kinh ngạc. Mỗi một ngày bình thường thế này có đến hàng ngàn diễn đàn hay sự kiện diễn ra, phục vụ bất cứ lý do nào bạn có thể nghĩ ra. Những diễn đàn này đều cần một nhân vật thu hút để nói một vài câu gì đó thú vị hay hữu ích cho các khách mời. Đáng buồn là nhiều diễn giả không làm tròn vai trò này.
Nếu bạn cho là những người đem đến những điều hữu ích phải là người đứng đầu trong ngành, bạn đã thật sự sai lầm. Nếu vậy làm thế nào bạn thu thập kinh nghiệm?
Lấy ví dụ ở Toastmasters International, họ tạo ra một diễn đàn để giúp bạn nâng cao kỹ năng nói chuyện trước công chúng. Họ có hơn 8.000 câu lạc bộ tổ chức gặp gỡ hàng tuần theo những nhóm từ 30 – 40 người, và góp phần đào tạo rất nhiều diễn giả cũng như tập hợp rất nhiều bài nói. Nhìn rộng hơn, mạng lưới các diễn giả toàn quốc lớn khủng khiếp. Hội các nhà quản lý Mỹ (American Society of Association Executives, ASAE) cho biết ngành công nghiệp hội họp là một thị trường khoảng 83 tỉ đôla, trong đó hơn 56 tỉ đôla được dành cho các hội nghị, hội thảo hàng năm. Với con số này, hội thảo – thật không thể tin được – là ngành công nghiệp đóng góp vào GDP lớn thứ 23 trong nước Mỹ. Qua đây tôi muốn nhấn mạnh là cơ hội được diễn thuyết xuất hiện ở khắp nơi, cho dù là có được trả thù lao hay không. Nói chuyện trước công chúng có thể mang lại niềm vui, mang lại lợi nhuận, và là một phương pháp tuyệt vời để tự giới thiệu bản thân – và làm quen với những người khác – tại các sự kiện. Rất nhiều cuộc nghiên cứu đã khẳng định rằng nếu bạn càng xuất hiện nhiều với tư cách người diễn thuyết, thì thu nhập của bạn ngày càng cao.
Khi bạn là người phát biểu tại cuộc hội thảo, bạn tự nhiên có một vị thế đặc biệt, và điều này giúp bạn dễ dàng tiếp xúc với mọi người hơn. Những người tham dự mong muốn được bạn chào đón và tiếp xúc với họ. Ngược lại, họ cũng dành cho bạn sự trân trọng mà họ không hẳn sẽ phân phát cho những người cùng ngồi trong số khán giả. Người ta ngay lập tức tin tưởng và ngưỡng mộ bạn khi thấy bạn đứng trên sân khấu (thật tình mà nói, bất cứ sân khấu nào cũng vậy).
Vậy làm thế nào để trở thành diễn giả tại các buổi hội thảo? Đầu tiên, bạn cần có một chủ đề để nói: Bạn cần nội dung (mà tôi sẽ đi sâu hơn trong một chương khác) . Bạn cần biết cách xây dựng một câu chuyện về một chuyên đề nào đó mà bạn biết rõ. Thật ra, bạn có thể xây dựng nhiều câu chuyện khác nhau để phù hợp với những nhóm khán giả khác nhau (mà tôi cũng sẽ đề cập sau).
Nếu bạn đã hoàn thành bước một và quen biết với ban tổ chức, để xin được tham gia với tư cách diễn giả cũng không quá khó. Trong thời gian đầu, tốt nhất nên bắt đầu với quy mô nhỏ.
Tôi sẽ đưa ra một ví dụ để làm rõ. Tôi có một người bạn mới vừa nghỉ việc tại một công ty lớn để ra làm dịch vụ tư vấn riêng. Anh ta cần phải tạo dựng danh tiếng là chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng thương hiệu, và mặc dù anh ta rất sợ phải nói chuyện trước công chúng, anh ta hiểu đây là cách tốt nhất để tạo mối liên hệ với những khách hàng tiềm năng và truyền tải thông điệp về mình. Anh ta bắt đầu từ từ, làm quen với ban tổ chức của những sự kiện quy mô nhỏ, trong địa phương của mình, và trong những ngành cụ thể. Anh ta xin phép ban tổ chức, để bù lại cho công sức anh bỏ ra giúp họ, cho anh một khoảng thời gian trước khi kết thúc sự kiện để anh có cơ hội phát biểu trước một nhóm khán giả mà tự anh tập hợp được.
Thoạt đầu, tên anh thậm chí còn không được nhắc đến trong lịch trình làm việc của buổi hội thảo. Anh phải tiếp xúc từng người trong suốt buổi hội thảo và nói riêng với họ rằng anh sẽ tổ chức một buổi tụ họp thân mật những người cùng quan tâm đến vấn đề xây dựng thương hiệu. Không khí thân mật giúp anh phát biểu mà không bị áp lực của một nhóm khán giả quá lớn, đồng thời anh cũng được những người tham dự góp ý chân tình. Dần dần, nơi tổ chức buổi nói chuyện của anh ngày càng phải nới rộng ra, bài nói của anh được hiệu chỉnh một cách phù hợp, và nhóm khán giả cũng chuyển từ thân mật sang khủng bố – nhưng lúc này anh đã vượt qua giai đoạn sợ hãi rồi.
Còn nếu bạn đến tham dự hội thảo nhưng không phải là diễn giả thì sao? Bạn vẫn còn nhiều cơ hội để xuất hiện nổi bật. Nên nhớ, bạn không đến hội thảo để học hỏi cái mới – bạn đến đây để gặp gỡ người khác và để cho người khác tìm gặp mình và nhớ đến mình.
Khi kết thúc mỗi bài phát biểu đến phần đặt câu hỏi, cố gắng là người đầu tiên giơ tay đặt câu hỏi. Một câu hỏi hay, có ý nghĩa chính là một cơ hội thể hiện mình với khán giả. Nên nhớ phải tự giới thiệu mình, nói cho người ta biết bạn đang làm việc ở công ty nào, chức vụ của bạn là gì, và sau đó đưa ra câu hỏi khiến cả cử tọa phải xì xào bàn luận. Tốt nhất là câu hỏi phải liên quan đến chuyên môn của bạn để sau này bạn có cái mà nếu có ai đó tìm đến bạn và nói: “Câu hỏi ban nãy của bạn hay quá.”
Chiến tranh du kích: Tổ chức một hội thảo trong buổi hội thảo
Những viên tướng thực thụ sẽ không bó tay trước bản lịch trình được trao tại lúc đăng ký. Ai bảo bạn không thể tổ chức bữa tiệc tối riêng của bạn tại hội thảo, hay không được đề xuất một cuộc hội thảo thân mật về một đề tài nào đó mà bạn quan tâm?
Các bữa tiệc tối thường là một buổi hỗn loạn. Người ta không tập trung chú ý vào một điểm nào nhất định; mọi người luôn cố nói thật to để át tiếng ồn, cố thể hiện mình là người lịch sự, và cố làm quen với cùng lúc mười người khác nhau, cố lắng nghe cho rõ bài phát biểu, và cố ăn lấy một ít thức ăn, và tất cả diễn ra cùng lúc. Đây không phải là một khung cảnh lý tưởng để trao đổi nghiêm túc.
Gặp những trường hợp này, tôi thường có ý định bỏ về phòng riêng, gọi thức ăn mang lên phòng, và ngồi cả đêm bên máy tính. Nhưng thật ra như vậy là bạn đã bỏ qua một dịp may hiếm có.
Cách hay hơn là bạn hãy trưng dụng những thời gian vô bổ này và tổ chức một bữa tối của riêng bạn.
Tôi thích được làm như thế ít nhất một lần tại hầu hết các buổi hội thảo. Trước khi vào hội thảo, tôi thường đi dạo một vòng tìm một nhà hàng phù hợp gần đó và gửi thư mời tham dự một bữa ăn tối dành riêng cho khách mời mà tôi sẽ chủ trì cùng với chương trình thảo luận. Bạn có thể làm việc này bất ngờ trong ngày diễn ra hội thảo hoặc bạn có thể gửi thư đi trước đó. Một cách làm hữu hiệu là tôi gửi bản fax đến khách sạn (hầu hết các hội thảo đều có đặt sẵn một khách sạn dành cho các khách VIP ở) để khi khách đến là nhận được ngay thư mời tham gự bữa ăn tối hay tiệc cocktail nhẹ vào đêm trước khi hội thảo diễn ra. Thử tưởng tượng thuận lợi của bạn: không có thư ký để kiểm duyệt thông tin. Thông thường những nhân vật này chưa có kế hoạch gì khi mới đến, mà nếu giả sử họ đã có kế hoạch riêng, bạn vẫn tạo được ấn tượng đối với họ khi bạn giới thiệu bản thân trong buổi hội thảo, và tôi xin cam đoan với bạn rằng họ rất cảm kích trước thái độ của bạn dành cho họ. Nếu người chịu trách nhiệm trình bày trong bữa ăn thật sự là một người rất thú vị, tôi sẽ tổ chức tiệc riêng của mình thành một buổi tụ họp trước hoặc sau bữa ăn.
Thông thường, tạo diễn đàn riêng cho mình là cách tốt nhất để đảm bảo rằng những người bạn muốn gặp sẽ tụ họp lại cùng một chỗ trong cùng một thời điểm. Tốt hơn nữa là bạn nên mời một số diễn giả cùng tham gia vào bữa tiệc, giúp bạn tạo một sự kiện toàn nhân vật ngôi sao. Nên nhớ, ngay cả một người vô danh cũng có thể trở thành ngôi sao nhỏ nếu họ có phát biểu tại hội thảo.
Năm nào tôi cũng áp dụng phương pháp này tại Tuần lễ Renaissance, một cuộc tụ tập cuối tuần diễn ra hàng năm tại New York dành cho các chính trị gia, thương gia, và những nhà chuyên môn khác. Tôi gửi thư mời vui nhộn đến một số người hỏi họ có muốn chơi trò “trốn học” và trốn khỏi bữa ăn tối chính thức để đến một nhà hàng xinh xắn khác hay không. Tại
Tuần lễ Renaissance, họ thậm chí còn để dành một buổi tối để bạn được tự do trốn đi đúng như lời mời này. Cách làm này hiệu quả nhất đối với những hội thảo kéo dài ba ngày. Giống như hồi còn đi học, ai cũng muốn trốn khỏi trường vậy. Nếu hội thảo diễn ra gần nơi bạn ở, hãy mạnh dạn mời mọi người đến nhà mình để tiếp đãi ân cần, như tôi vẫn thường làm tại hội thảo Miken Institute Global Conference tại Los Angeles. Đây là một cuộc hội thảo thuộc vào nhóm hàng đầu tại Mỹ xét về mặt nội dung và khách mời tham dự. Mỗi năm tôi đều tổ chức ăn tối tại nhà vào đêm ngay trước buổi khai mạc hội thảo. Khách mời thường có khuynh hướng đến nơi sớm hơn một ngày, và rõ ràng một bữa tiệc tối thân mật ấm cúng sẽ thú vị hơn ăn tối một mình trong khách sạn.
Tiệc tối tuy vậy không phải là cách duy nhất để tổ chức hội thảo trong một hội thảo. Những cuộc hội thảo dài ngày thường có những lúc thư giãn bên ngoài – đánh golf, tổ chức tour, hay viếng thăm các địa danh lịch sử. Đa số những sự kiện này đều không được tổ chức chu đáo. Bạn có bao giờ đến viện bảo tàng cùng một đoàn 400 người chưa? Bạn sẽ thấy mình giống một đàn bò bị lùa đi.
Chẳng có lý do gì bạn không thể chủ động thiết kế một tour riêng hay tổ chức đến một nơi ít người biết đến mà ban tổ chức đã bỏ qua. Tôi có một người đồng nghiệp cũ ở Starwood thường làm đúng như vậy tại các buổi hội thảo mùa đông. Bản thân anh là một người đam mê trượt tuyết, anh thường tìm hiểu những khu vực trượt tuyết đẹp nhất trong vùng – và thường là những triền dốc hơi khuất mà ít ai chịu bỏ công khám phá. Anh ta dễ dàng thuyết phục được vài tay trượt tuyết khác khi nhắc đến cơ hội khám phá những điều mới lạ.
Bạn càng năng động trong việc thể hiện vai trò “chủ nhà” của mình tại buổi hội thảo, bạn càng có nhiều cơ hội giúp mọi người tạo dựng mạng lưới, và bạn tất nhiên trở thành nhân vật quan trọng. Khi bạn gặp người mới tại một bữa tiệc tối hay một sự kiện nào đó, đừng chỉ đơn giản giới thiệu bản thân; hãy giới thiệu người bạn mới này với những người quen khác của bạn. Nếu những người bạn mới quen này không có vẻ tâm đầu ý hợp để nói chuyện ngay, bạn có thể đưa ra một số chi tiết của người này cho người kia. “Sergio là người chịu trách nhiệm xây dựng thương hiệu cho Coke trong thời hoàng kim. David, tôi nhớ là anh đang tìm người để gầy dựng lại thương hiệu cho công ty anh đúng không? Anh không tìm được ai tốt hơn Sergio đâu.”
Làm quen với nhân vật chính
Nếu bạn quen biết với nhân vật nổi tiếng nhất tại buổi hội thảo – người mà ai cũng biết và biết mọi người – bạn sẽ có cơ hội tham gia cùng họ gặp gỡ những nhân vật quan trọng nhất tại hội thảo. Ban tổ chức, diễn giả, các CEO công ty danh tiếng, và các nhà chuyên môn tham gia sự kiện đều có thể được xem là những nhân vật chính.
Trước khi tham gia, hãy kiểm tra tên tuổi của những nhân vật uy tín và nổi danh này. Ghi nhớ tham gia các buổi nói chuyện của họ. Nhớ đến sớm một chút và tranh thủ đứng gần bàn đăng ký hay cửa ra vào. Chuẩn bị sẵn sàng để tự giới thiệu, hoặc đứng ngay sau lưng để có cơ hội nói chuyện ngắn gọn với họ.
Bạn nhớ phải nói chuyện với họ trước khi họ bước lên sân khấu. Thường thì ngay cả anh chàng vô danh tiểu tốt buổi sáng còn mút sữa chua thì sau khi diễn thuyết trên sân khấu cũng mang quanh mình một hào quang của người nổi tiếng. Tìm đến họ trước khi họ nổi danh thì bạn sẽ có xác suất làm quen với họ cao hơn. Hoặc bạn có thể hỏi nhà tổ chức (lúc này đã xem bạn như bạn thân rồi) chỉ cho nếu bạn thật sự chưa thấy mặt họ bao giờ.
Đóng vai trò kho thông tin
Một khi bạn đã tạo được cơ hội để gặp gỡ người mới, hãy biến mình thành một “kho thông tin” – vai trò quan trọng của một người biết quan hệ giỏi. Nhưng làm thế nào đây? Hãy sử dụng trí tưởng tượng nhiều hơn là chỉ học thuộc tờ quảng cáo về hội thảo. Xác định đâu là những thông tin mà mọi người mong muốn được biết, và chuẩn bị sẵn sàng. Thông tin có thể là những tin đồn trong ngành, những nhà hàng ngon nhất trong vùng, những bữa tiệc riêng, v.v. Hãy chia sẻ những thông tin chính yếu, hoặc chỉ cho mọi người cách tìm thông tin. Và dĩ nhiên vai trò này không chỉ kết thúc khi hội thảo chấm dứt. Khi bạn có trong tay nguồn tin hữu dụng, thế nào cũng có người tìm đến làm quen với bạn.
Chuyên nghiệp hóa nghề gặp gỡ nhanh
Gặp gỡ bất ngờ là vũ khí chính trong kho đạn của vị tướng hội thảo. Nói ngắn gọn, đây là hai phút ấn tượng mà có khi bạn “bất ngờ” gặp được người cần tìm. Mục tiêu của bạn là phải để lại cảm giác muốn được tiếp xúc lại trong một lần khác.
Gặp gỡ bất ngờ, cũng như bất cứ công việc nào, cũng có nhiều mức độ. Cuộc gặp hoàn hảo để lại cho cả hai cảm giác gọn và ý nghĩa. Tôi đặt tên cho nó là “cuộc gặp sâu”.
Cuộc gặp sâu thể hiện nỗ lực của đôi bên nhanh chóng làm quen, thu thập đủ thông tin cho cuộc gặp lần sau, và chuyển sang tìm đối tác mới. Bạn đã phải chi rất nhiều tiền để có cơ hội tham dự hội thảo này (trừ phi bạn cũng là diễn giả, thì thường miễn phí), và bạn muốn gặp được càng nhiều người càng tốt trong khoảng thời gian giới hạn này. Bạn hẳn không có ý định kết bạn tâm giao. Bạn chỉ cần tạo được ấn tượng và thu thập đủ thông tin để bảo đảm sẽ còn gặp lại nhau.
Để tạo được sự gắn kết giữa hai người đòi hỏi phải đạt đến mức độ thân tình nhất định. Trong vòng hai phút, bạn cần phải nhìn thẳng vào đôi mắt và trái tim của người đối diện, lắng nghe chăm chú, đặt những câu hỏi vượt ra khỏi phạm vi công việc, tiết lộ một ít thông tin về bản thân để họ thấy bạn có thể bị tổn thương (vâng, sự tổn thương là một yếu tố lây lan rất nhanh) trong lúc nói chuyện. Tất cả những điểm này phải kết hợp hoàn hảo với nhau để tạo được sự gắn kết chân thành.
Bạn sẽ kêu lên, làm thế nào được. À há, vậy mà tôi đã chứng kiến người ta làm được và tôi cũng đã làm được. Gặp gỡ sâu không phải chỉ là một mớ lý thuyết suông đâu.
Có một số người chỉ cần vài giây, đừng nói gì đến vài phút, để hình thành một cuộc gặp sâu. Cựu tổng thống Bill Clinton là một bậc thầy. Tôi đã từng chứng kiến từ một cự ly rất gần khi ông tiếp xúc với một hàng dài những người hâm mộ và ủng hộ (và đôi khi cả những đối thủ nữa). Với mỗi người, tổng thống Clinton đều đưa tay ra bắt. Thông thường ông sẽ bắt bằng hai tay hoặc nắm vào khuỷu tay của người đó để tạo được sự gần gũi ngay lập tức. Ông sẽ nhìn thẳng vào mắt người đối diện, và trong thoáng giây đó, đặt một vài câu hỏi riêng tư. Tôi đã từng nghe không biết bao nhiêu lần rất nhiều người sau những sự kiện như vậy đều nhận xét rằng thật tuyệt vời được làm trung tâm chú ý của tổng thống. Và thậm chí những người ủng hộ đảng Cộng hòa cũng đồng ý như thế.
Sự gắn kết sâu sắc này có được mà không cần đến Tổng thống phải chia sẻ ý kiến hay phát biểu về chính sách này kia. Mục tiêu của ông rõ ràng rất đơn giản nhưng cũng rất quyền lực. Tổng thống muốn bạn phải thích ông ấy (hay như cách nói nay đã nổi tiếng của ông, ông “cảm nhận” được những gì bạn muốn nói). Khi ông thể hiện trong những phút giây ngắn ngủi đó sự quan tâm và chia sẻ của mình, phản ứng tự nhiên của con người là đền đáp. Ông ấy đã hòa nhập hoàn toàn vào chương trình radio mà tất cả chúng ta đều lắng nghe WIIFM, là chữ viết tắt của “Tôi được lợi gì nào?” (What’s In It For Me) . Tôi chưa bao giờ nghe ông Clinton yêu cầu người ta bầu cho mình hay nói về bản thân mình khi ông thực hiện những cuộc tiếp xúc thân mật, ngắn gọn này. Câu hỏi của ông bao giờ cũng xoay quanh người kia đang nghĩ gì, đang lo
lắng về điều gì.
Nhiều người lầm tưởng rằng hội thảo là cơ hội để giới thiệu sản phẩm. Họ hối hả chạy từ phòng này sang phòng khác để cố gắng giới thiệu mình. Nhưng một vị tướng phải biết rằng cần phải làm cho người khác thích bạn trước. Buôn bán gì thì sẽ đến sau – bạn sẽ có nhiều cuộc thảo luận với nhau sau buổi hội thảo. Bây giờ là thời điểm để bắt đầu xây dựng niềm tin và mối quan hệ.
Nắm rõ mục tiêu
Giờ đây bạn đã sẵn sàng cho những cuộc gặp bất ngờ. Bạn chỉ cần có một đối tác để bất ngờ gặp nhau nữa mà thôi.
Khi đi tham dự hội thảo, tôi thường viết ra một danh sách khoảng ba hay bốn người mà tôi muốn gặp và gấp lại bỏ vào túi áo. Tôi đánh dấu x khi nào tôi đã gặp được họ. Bên cạnh tên, tôi ghi lại ngắn gọn những gì chúng tôi đã thảo luận và cách nào để liên lạc lần sau. Và bạn sẽ thấy là một khi bạn đã gặp và gắn kết với một ai đó, bạn sẽ còn gặp lại họ liên tục trong suốt buổi hội thảo.
Tuy nhiên, bạn không thể chỉ mong được may mắn gặp họ một cách tình cờ tại quầy thức uống hay trong giờ giải lao. Tôi thường yêu cầu ban tổ chức chỉ ra khu vực họ sẽ xuất hiện và tôi quan sát nơi họ ngồi. Đa số người tham dự có khuynh hướng ngồi cùng một chỗ trong suốt buổi hội thảo.
Ví dụ, Barry Diller là CEO công ty InterActiveCorp mà tôi rất muốn được gặp gỡ từ nhiều năm qua. Ông là một thần tượng trong ngành thương mại và truyền thông, có khả năng thiên phú để dự báo, trước hết thảy mọi người, những sáng kiến nào có thể mang lại lợi nhuận. Ông ấy là người biết đánh hơi mùi tiền.
Tôi nghiên cứu những buổi hội thảo và nhận thấy ông đã được mời phát biểu. Tôi truy ra thời gian và địa điểm và tiếp cận khu vực ông sẽ chuẩn bị để lên và xuống sân khấu. Tôi dành cho mình một vị trí mà bất cứ ai đi nganh qua nhất định sẽ phải chạm vào tôi.
Khi ông đi ngang, tôi đã buộc được ông phải chú ý. “Ông Diller, tên tôi là Keith Ferrazzi. Tôi làm Giám đốc Tiếp thị, chung với Barry Sternlicht tại Starwood. Ông ấy có lần đề cập là chúng ta nên gặp gỡ nhau vì vậy tôi nghĩ mình nên tự giới thiệu với ông trước. Tôi biết ông đang bận, nhưng ông nghĩ tôi có thể gọi cho văn phòng và sắp xếp một thời điểm thuận tiện để gặp gỡ khi ông bay về nhà được không? [Ngừng lại – và ông trả lời, “Được thôi, ông cứ gọi cho văn phòng tôi ở New York.”] “Thế thì tuyệt quá. Tôi muốn trình bày với ông một số ý tưởng có liên quan đến công việc kinh doanh của ông, nhưng tôi cũng rất ngưỡng mộ sự nghiệp và công việc tiên phong của ông từ lâu lắm rồi.” Vậy là nhiệm vụ đã hoàn thành. Tôi đã sử dụng quân bài lớn nhất và khó khăn nhất, đó là sếp của mình, cũng là một doanh nhân có tầm nhìn mà Diller kính trọng. Với những tên tuổi lớn như Diller, cuộc gặp có thể không được sâu như ý bạn muốn. Tuy nhiên, trong thời gian giới hạn tôi đã kịp tạo được niềm tin bằng cách nhắc đến một cái tên quen thuộc và đáng tin cậy, thể hiện một chút yếu đuối khi thừa nhận rằng mình ngưỡng mộ sự nghiệp của ông, và gợi ý cho ông thấy tôi có ý tưởng hay để trao đổi. Cuộc gặp này sau đó đã mang đến cho tôi một lời mời làm việc và nhiều lời giới thiệu trong nội bộ công ty để họ trở thành những khách hàng quan trọng của FerrazziGreenlight.
Đoạn intro (giới thiệu) của bạn có thể phải thay đổi tùy theo tình huống. Thông thường, bạn có sẵn từ 2-3 câu mở đầu, chuẩn bị sẵn cho từng sự kiện, về những gì bạn có thể làm và muốn làm cho người đối diện.
Giải lao không phải là thời gian nghỉ
Giải lao chính là lúc thật sự bạn bắt tay vào việc tại các hội thảo.
Đảm bảo bạn chiếm được vị trí tốt. Bạn có để ý là khách đến nhà thường tụ tập trong nhà bếp hay tại một nơi tập trung mỗi khi bạn tổ chức tiệc tùng? Một nơi ấm cúng và ngay giữa thường trở thành trung tâm của buổi tiệc. Điều này cũng tương tự tại các cuộc họp bàn kinh doanh. Hãy xác định nơi mọi người sẽ tụ tập, hoặc ít nhất là cũng sẽ đi ngang qua, và chiếm cho mình một chỗ. Nơi này có thể là gần quầy thức ăn, thức uống, hay khu vực tiếp tân.
Bạn phải biết tận dụng tuyệt chiêu của mình trong những lúc như thế này. Tờ U.S News & World Report đã tiết lộ kỹ thuật thu hút chú ý của Henry Kissinger như sau: “Bước vào phòng. Bước sang phải. Nhìn quanh phòng. Quan sát những người có mặt. Bạn cần để cho mọi người nhìn thấy mình.”
Kissinger hiểu rằng người giao tiếp giỏi phải biết cách tạo ấn tượng đầu tiên khó phai. Họ nhìn một căn phòng đầy người giống như một sân thi đấu. Nên nhớ phải tỏ ra nghiêm trọng. Đừng coi thường tầm quan trọng của việc ăn mặc sang trọng tại những nơi bạn có thể bị nhận ra. Và bắt đầu tiếp xúc thôi.
Nhắc nhở
Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ liệu tôi có bị điên không, thì bây giờ bạn đã chắc chắn rồi đó. Tôi biết tôi đã nói bạn phải nhắc nhở, nhưng tôi vẫn lặp lại ở đây cho thấy tầm quan trọng của nó. Tôi nhắc lại một lần nữa: phải nhắc nhở. Sau đó, tiếp tục nhắc nhở. Và sau khi làm đủ hai bước, nên tiếp tục nhắc một lần nữa.
Tôi không thích để dành hôm sau vì như thế dễ bị lãng quên. Có ai trong số các bạn vẫn còn giữ những danh thiếp từ các sự kiện đã diễn ra cách đây nhiều tháng hay lâu hơn thế? Mỗi một danh thiếp như vậy là một cơ hội bị bỏ qua. Trong lúc diễn giả đang nói, tôi thường ngồi phía sau và viết email nhắc nhở gửi đến những người tôi mới vừa gặp trong giờ giải lao trước đó. Tất cả mọi người bạn đã gặp tại buổi hội thảo cần phải được nhận một email nhắc nhở họ về lời hứa sẽ gặp lại nhau. Tôi cũng thường gửi email đến diễn giả, ngay cả khi tôi không có dịp tiếp xúc với họ.
Đây là một ví dụ thực tế về email nhắc nhở mà tôi đã viết:
Chào Carla,
Wow, tôi nghĩ lúc đó thật vui. Tôi không hề nghĩ rằng tại buổi hội thảo của các Giám đốc Thông tin Forbes lại được uống tequila. Chúng ta chắc chắn phải ghi vào sổ để tham dự hàng năm. À, tôi cũng muốn bàn tiếp về chiến lược marketing của công ty bạn cũng như chiến lược trung thành FerrazziGreenlight mà chúng tôi đã thực hiện để áp dụng vào cho nhóm phụ nữ mà bạn đang hướng đến. Tuần này bạn có rảnh lúc nào không, hay bạn muốn gặp lúc khác?
Ngoài lề một chút, tôi chỉ muốn nói để bạn biết là tôi nghe ít nhất ba người khác nhau nhắc đến phần phát biểu của bạn và lời khen dành cho diễn giả đó. Chúc mừng nhé!
Thân,
Keith
Quan trọng là con người, không phải diễn giả
Có thể bạn đã phát hiện ra quy luật này rồi sau khi đọc qua những quy luật trên. Tôi thường không quan trọng hóa nội dung của buổi hội thảo. Tôi đọc khá nhiều. Tôi thường xuyên suy nghĩ về các chủ đề này và thảo luận với nhiều người. Khi tôi đến tham dự hội thảo, tôi thường đã biết khá rõ cốt lõi của vấn đề được trình bày.
Dĩ nhiên, đôi khi cũng có những ngoại lệ, như khi Michael Hammer nói về tái cấu trúc và khéo léo biến buổi nói chuyện thành một bài học cuộc sống cộng với sự độc diễn hài.
Nói cho cùng, hầu hết những bài phát biểu tại hội thảo đều là một giám đốc IBM hay Microsoft nào đó đứng lên kể về dự án hoàn thiện quy trình của họ. Ngay cả khi diễn giả là một người thú vị, thì quan điểm của tôi cũng không thay đổi: Tất cả đều quy về con người.
Tránh các dạng người này
Giấy dán tường: Bắt tay lợt lạt, kiếm chỗ đứng trong góc phòng, cư xử khiêm tốn – đây là những dấu hiệu cho thấy người này chỉ đến hội thảo để xem diễn giả mà thôi.
Người ôm chân: Người này hoàn toàn phụ thuộc vào người khác và cho rằng người đầu tiên họ gặp chính là cứu tinh của họ. Họ đi như hình với bóng với vị cứu tinh này suốt cả hội thảo để tránh cảm giác sợ hãi. Bạn đã đóng rất nhiều tiền cho buổi hội thảo này và cần phải tranh thủ gặp càng nhiều người càng tốt. Hãy tìm cách gặp gỡ nhanh. Bạn có cả một quãng đời còn lại để xây dựng mối quan hệ với họ. Tìm cách nhắc nhở ngay sau buổi hội thảo càng nhiều càng tốt.
Kẻ săn đuổi ngôi sao: dạng người này hướng toàn bộ công sức của mình vào việc tìm gặp nhân vật quan trọng nhất tại hội thảo. Vấn đề là, nếu người họ muốn tìm gặp thật sự là nhân vật quan trọng nhất tại hội thảo, người đó luôn trong trạng thái cảnh giác, thậm chí họ có thể được bảo vệ theo đúng nghĩa đen của từ này. Tôi có một người bạn trẻ gần đây đi xem Vua Jordan nói chuyện và trở về hoàn toàn bị mê hoặc. Anh ta mất hơn một giờ đồng hồ xếp hàng cùng với khoảng 500 người khác để được bắt tay nhà vua. Tôi hỏi anh ta: “Vậy chính xác thì anh có được lợi gì không?”
“Tôi có thể khoe là tôi đã gặp nhà vua,” anh ta trả lời một cách rụt rè. Tôi nói với anh ta rằng trong phòng này hôm đó có ít nhất hàng chục nhân vật cấp cao hay thành viên nội các của nhà vua mà không ai biết hay muốn biết. Chẳng phải tốt hơn nếu anh ta bắt chuyện với mấy người này, thay vì chỉ là một cái bắt tay với người mà không bao giờ nhớ đến anh ta sau cái bắt tay đó. Đáng lẽ anh ta đã có thể tạo được một mối quan hệ. Thay vào đó, anh ta nhận được một tấm hình bắt tay.
Kẻ láo liên xun xoe: Láo liên xun xoe không giúp bạn tạo ấn tưong tốt. Hãy noi gương Bill Clinton. Nếu bạn chỉ có được 30 giây với một người, hãy thể hiện sự chân thành giản dị. Không có gì vượt qua được cách này để tạo ấn tượng tốt.
Người chuyên phân phát/ sưu tầm danh thiếp: Dạng người này cố phân phát danh thiếp của mình như thể mặt sau nó có ghi phương pháp chữa trị ung thư. Thật tình mà nói tôi thấy người ta đề cao quá mức danh thiếp. Nếu bạn tập trung gặp gỡ sâu, nhận được một lời hứa sẽ tiếp tục thảo luận, thì mảnh giấy này chẳng cần thiết nữa. Dạng người này hả hê với số người anh ta đã “gặp mặt”. Trên thực tế, anh ta không làm được gì ngoài sưu tập một quyển danh bạ điện thoại với tên và số điện thoại không thể tiếp cận được.