Hãy đối diện với sự thật là cho dù bạn có trong tay danh sách những người bạn cần liên lạc trong công việc kinh doanh, hay bạn có kế hoạch sẽ nói những gì khi gặp được họ qua điện thoại cũng hoàn toàn vô nghĩa nếu bạn không bao giờ gọi điện được cho họ. Khó khăn lớn nhất khi tạo mối quan hệ với mọi người chính là bắt đầu tạo được mối quan hệ với một người nào đó. Khó khăn càng lớn hơn khi người này là một Ông Lớn được bảo vệ chặt chẽ bởi nhiều hộp thư thoại, địa chỉ email, và những cô thư ký chịu trách nhiệm sắp lịch.
Vậy thì bạn phải làm gì để mở cửa?
Thứ nhất, hãy biến người giữ cửa thành đồng minh chứ không phải kẻ thù. Và đừng bao giờ, đừng bao giờ nhắc đến những điểm yếu của họ. Nhiều cô thư ký giám đốc thật sự là những người đáng tin cậy nhất của sếp. Đừng nghĩ đơn giản rằng họ là thư ký hay trợ lý; thực tế, họ là bạn làm ăn và là chiếc phao cứu trợ cho sếp.
Bao nhiêu lần tôi thử đối đầu trực tiếp với những nhân viên thư ký là bấy nhiêu lần tôi bị thua cuộc. Giống như trong trò chơi oẳn tù tì hồi nhỏ: búa, kéo, trong trò chơi này, như Mary Abdo đã chỉ bảo cho tôi thấy, “trợ lý” là ăn hết.
Mary là trợ lý cho Pat Loconto, CEP Deloitte (mà tôi đoán bà còn giữ vị trí này dù bây giờ đã về hưu). Trong thời gian đầu làm việc tại đây, chúng tôi khá thân nhau. Tôi còn nhớ một lần ăn tối cùng với Pat và Mary. Mary phải về sớm nên tôi đứng lên tiễn bà ra ngoài và giúp bà đón taxi. Ngày hôm sau, tôi gọi điện cảm ơn bà đã sắp xếp một bữa tối rất thoải mái
Chắc có lẽ ít người gọi điện cho Mary để cám ơn bà vì đã sắp xếp các cuộc hẹn, nên bà tỏ ra rất cảm kích. Thậm chí đến ngày hôm sau bà còn khoe với Pat là bà rất thích tôi.
Mary là cả một kho năng lượng, bà vui tính, năng động và biết nhiều chuyện rất hay. Hồi đó khi mới vào làm tại Deloitte, mỗi lần tôi gọi Pat là tôi phải dành thêm ít phút để tám chuyện với bà. “Mary ạ, nói chuyện với bà thật thú vị.” Bây giờ nhìn lại, rõ ràng nhờ vào mối quan hệ thân thiện giữa tôi với Mary mà tôi dễ dàng tiếp xúc với Pat. Và mối quan hệ giữa tôi và Pat là một trong những mối quan hệ quan trọng nhất trong cuộc đời doanh nhân của tôi.
Tuy nhiên, có một lúc mối quan hệ giữa tôi và Mary cũng bắt đầu thay đổi. Đó là khi tôi bắt đầu giữ chức Giám đốc tiếp thị.
Lúc đó, tôi có một người trợ lý riêng tên là Jennifer. Tôi nghĩ Jennifer là một người trợ lý hoàn hảo nhất mà tôi từng biết: vui tính, biết sắp xếp công việc, và hiệu quả. Chúng tôi làm việc với nhau rất ăn ý. Vấn đề duy nhất với Jennifer là cô không thích bà Mary, không thích một chút nào cả.
Mary là người quản lý toàn bộ nhóm trợ lý của các sếp. Gần như từ lúc mới tuyển vào, Jennifer và Mary đã đụng độ nhau. Jennifer cương quyết không chịu nhượng bộ. Tôi thì nghĩ cứ để từ từ thì mọi việc sẽ ổn thỏa.
“Vấn đề là bà ấy muốn thể hiện quyền lực mà thôi. Bà ấy đang làm tôi mất thời gian quá.” Jennifer thường than phiền với tôi.
Tôi muốn thể hiện mình ủng hộ cô ấy. Những lời than phiền hay lo lắng của Jennifer nghe có vẻ rất hợp lý, nhưng thật ra tôi chỉ nghe từ phía cô ấy mà thôi. Tôi khuyến khích Jennifer hãy cố gắng tìm mọi cách để tạo mối quan hệ tốt đẹp. Rồi một ngày, khi tôi lại bị lôi kéo vào những cuộc tranh cãi của hai người, tôi hỏi Mary sao bà không nhượng bộ một chút để làm thân với Jennifer.
Mary tỏ ra không thích câu nói của tôi lắm. Chẳng mấy chốc tôi đã thấy hậu quả, muốn gặp được Pat ngày càng trở nên khó khăn hơn. Trước kia tôi dễ dàng thoát qua những thủ tục hành chính phức tạp, bây giờ gần như không thể được nữa. Các khoản chi tiêu của tôi bị săm soi chi ly, làm tôi mất rất nhiều thời gian, áp lực ngày càng đè nặng đối với Jennifer, và thái độ của cô ấy càng thêm tệ.
Tôi không thể chịu đựng được nữa nên đến thẳng phòng làm việc của Pat và nói thẳng với Mary, “Bà Mary, cái trò này phải chấm dứt thôi.”
Nếu trước đây tôi cho rằng Mary không hài lòng – Chúa ơi – chẳng thấm vào đâu so với cơn giận của bà bây giờ.
Những ngày làm việc biến thành ác mộng.
Cuối cùng, Pat phải gọi tôi vào trao đổi riêng. “Keith”, ông nói, “anh làm sai rồi. Mấy cái chuyện cỏn con này làm tôi nhức đầu quá. Anh thử nghĩ đi: tôi cũng phải nghe Mary than phiền về cô thư ký của anh nữa. Mà tôi không muốn phải nhúng tay giải quyết chuyện này đâu. Thêm nữa, anh thật là một thằng ngốc. Mary vẫn quý anh từ trước tới giờ. Làm ơn cho anh đi. Làm ơn cho tôi nữa. Hãy làm tất cả những gì có thể để làm hòa với Mary. Anh nên nhớ là trong những vấn đề này, Mary là người nắm quyền đấy.”
Thật ra tôi vẫn quan tâm và kính trọng Mary, nhưng giờ đây tôi còn học thêm một điều nữa – một người trợ lý như Mary có quyền lực rất lớn. Thư ký hay trợ lý không đơn giản chỉ là người giúp việc cho sếp. Nếu giỏi giang, họ trở thành một người bạn tin cậy, một người ủng hộ tuyệt đối, một phần không thể thiếu trong công việc và trong đời sống của sếp.
Jennifer là người trung thành với tôi như Mary đối với Pat, nhưng cuối cùng cũng phải đề nghị được nghỉ việc. “Keith ạ, tôi thấy thật kinh khủng và sự nghiệp của anh có thể bị rắc rối nếu mọi việc không giải quyết ổn thỏa,” cô nói. Đây là một hành động rất hào hiệp mà cô dành cho tôi, và cũng là cách giúp cô tìm lại sự tỉnh tảo. Tôi hứa giúp Jennifer tìm việc mới (mặc dù điều này không khó khăn gì đối với cô), và đến nay chúng tôi vẫn là bạn tốt với nhau.
Khi tuyển trợ lý khác, tôi làm hai việc. Thứ nhất, tôi nhờ Mary phỏng vấn các ứng viên trước và cho tôi biết thứ tự xếp hạng của họ. Tôi chọn ngay người được bà xếp hạng cao nhất. Tôi cũng yêu cầu người trợ lý mới này phải biết nghe theo lời của Mary. Tôi cũng không mất nhiều thời gian làm lành với Mary. Pat nói đúng: Mary quý tôi còn tôi thì chỉ cần hiểu được vai trò quan trọng của bà. Pat bắt đầu nhận được những tin nhắn của tôi để lại thông qua Mary và cuộc sống của tất cả chúng tôi đều nhẹ nhàng hơn.
Thí dụ trên cho thấy người giữ cửa có một vai trò quan trọng như thế nào bên trong nội bộ công ty, tầm quan trọng này càng nâng lên gấp bội phần khi bạn là kẻ xa lạ đến từ bên ngoài.
Cũng trong giai đoạn này, Kent Blosil, một nhân viên bán quảng cáo của tạp chí Newsweek, một trong số hai mươi đại diện quảng cáo khác gõ cửa văn phòng tôi để chào hàng. Nhưng tôi đã có một công ty chuyên thay mặt tôi mua quảng cáo và tiếp xúc những người này, nên có thể nói tôi không bao giờ phải gặp một người đại diện quảng cáo nào.
Kent thì khác. Anh hiểu rõ tầm ảnh hưởng của người giữ cửa.
Kent thường gọi điện cho Jennifer ít nhất một lần mỗi tuần. Anh ta thể hiện thái độ đúng mực và đặc biệt tử tế. Thỉnh thoảng, anh ta làm cho Jennifer ngạc nhiên bằng cách gửi đến một hộp chocolate hay một bó hoa hay một món quà gì đấy. Tuy vậy, mặc dù Jennifer đã đề nghị nhiều lần, tôi vẫn không thấy có lý do gì để gặp anh ta.
Jennifer kiên quyết giúp đỡ, và cô đặt những cuộc hẹn cho tôi với anh ta ít nhất chục lần mà tôi không hề biết. Lần nào tôi cũng phải hủy bỏ. Nhưng cô ấy vẫn kiên trì sắp xếp cuộc hẹn cho người bạn tốt này vì cô cảm thấy anh ta khác lạ và biết cách tiếp cận sáng tạo hơn những người khác.
“Cô cứ sắp xếp cho anh ta gặp người đại diện mua quảng cáo của chúng ta,” cuối cùng tôi cũng phải lên tiếng với Jennifer.
“Không được đâu, anh nên gặp anh ta đi. Anh chỉ cần bỏ ra năm phút trong ngày thôi. Anh ta rất dễ mến, sáng tạo, và chắc chắn xứng đáng với năm phút của anh.” Thế là tôi phải nhượng bộ.
Kent rõ ràng là một người dễ mến, nhưng hơn thế nữa anh ta đến gặp tôi trong tư thế chuẩn bị kỹ càng, hiểu rõ về ngành kinh doanh của chúng tôi, và có một lời đề nghị sáng giá. Trong cuộc hẹn, gần như câu đầu tiên anh ta phát biểu là “Nếu ông cảm thấy được, tôi muốn giới thiệu ông với ba nhà biên tập cao cấp tại Newsweek. Ông thấy thế nào?” Đối với một người bị lệ thuộc vào các loại hình truyền thông để giới thiệu về những dịch vụ chuyên ngành của Deloitte, đây quả là một lời đề nghị quan trọng.
“Dĩ nhiên rồi,” tôi trả lời.
“Nhân tiện đây tôi nói luôn, chúng tôi sắp tổ chức một buổi hội thảo tại Palm Springs để tạo cơ hội gặp gỡ giữa các giám đốc tiếp thị các công ty và các biên tập viên, phóng viên của tạp chí. Đây là một hội thảo uy tín về chiến lược truyền thông trong nền kinh tế mới. Ông thấy sao nếu tôi để tên ông vào danh sách khách mời?” Anh ta đang đưa ra một lời mời chào thật sự, bởi vì những giám đốc tiếp thị khác cũng có thể là khách hàng của Deloitte. Đây sẽ là một cơ hội tạo mối quan hệ cá nhân với những người cùng ngành.
“Vâng tôi cũng muốn tham dự hội thảo này.”
“Thêm nữa, theo như tôi được biết thì người đại diện mua quảng cáo của ông đang cân nhắc bản đề xuất chúng tôi gửi cách đây vài tháng. Tôi sẽ không làm ông mất thời gian với những chi tiết trong đó. Tôi chỉ muốn nói là nếu chúng ta có dịp làm việc với nhau sau này thì thật tuyệt vời.” Thế thôi. Đó là toàn bộ bài chào hàng của Kent trong vòng 5 phút. Nó thể hiện 98% giá trị mang đến cho tôi, và chỉ dành 2% để anh ta nhắc đến công việc.
Tôi gọi điện cho người đại diện mua quảng cáo sau khi Kent đi khỏi. “Mua của Newsweek đi,” tôi nó. “Đưa cho họ giá tương đương với những tạp chí khác mà chúng ta đang cân nhắc, và mua quảng cáo của họ. Làm sao cho cả hai bên đều thuận lợi.” Và bạn biết rồi đấy, khi Kent chuyển sang một tạp chí khác, chúng tôi cũng chuyển theo anh ta.
Tôi muốn nói điều gì ở đây? Luôn luôn thể hiện sự kính trọng đối với quyền năng của người giữ cửa. Cư xử với họ một cách trân trọng mà họ đáng được nhận. Nếu bạn làm thế, những cánh cửa sẽ mở rộng đến cả những người có quyền lực quyết định cao nhất. Thế nào là cư xử một cách trân trọng? Hãy thể hiện cho họ thấy bạn trân trọng sự giúp đỡ của họ. Gửi lời cảm ơn qua điện thoại, bằng những bó hoa, hay một bức thư.
Vâng, dĩ nhiên, có những lúc tình huống đòi hỏi bạn không phải chỉ dễ thương hay biết tặng quà vừa ý. Đôi lúc bạn cần phải khôn khéo tinh ranh để tìm được một cuộc hẹn gặp.
Mùa hè năm ngoái, tôi gặp một người cựu giám đốc Disney trên một chuyến bay đến New York. Trong lúc trò chuyện, tôi có nhắc đến là tôi chỉ mới bắt đầu làm quen với Los Angeles và tôi luôn muốn có được những cơ hội gặp gỡ với những người giỏi giang ở đó. Bà gợi ý rằng tôi chắc nên gặp một nhà lãnh đạo đang lên là Michael Johnson, chủ tịch Walt Disney International.
Vào thời điểm đó, chẳng có mối liên hệ nào cho thấy Johnson có thể giúp được gì cho công ty tôi hay bản thân tôi cả, nhưng tôi cảm thấy ông là một người tôi cần phải biết. Tôi đang điều hành một công ty trò chơi trên máy tính, và ai dám nói trước nếu một ngày nào đó Disney lại quan tâm đến lĩnh vực video game. Vấn đề duy nhất là làm sao vượt qua được người giữ cửa của Johnson; đối với một công ty lớn như Disney, đây không phải là chuyện đơn giản.
Tôi gọi điện cho Michael Johnson khi tôi trở về nhà sau chuyến công tác, và cũng không có gì ngạc nhiên khi tôi chỉ được chào đón lạnh nhạt và thờ ơ.
“Tôi lấy làm tiếc, nhưng ông Johnson hiện đang đi công tác đến tận cuối tháng,” trợ lý của ông cho tôi biết.
“Thế cũng không sao,” tôi đáp.”Nhờ cô vui lòng nói lại rằng có một người bạn của Jane Pemberton gọi đến. Nhờ cô nhắn ông ấy gọi lại khi nào rảnh.”
Đây chỉ mới là cuộc gọi đầu tiên, và bạn không muốn để lại ấn tượng là người hiếu chiến. Hãy nhớ, bạn không bao giờ muốn làm phật lòng người giữ cửa đâu.
Cuộc gọi thứ hai của tôi cũng đâu đó tương tự: nhắc nhở với họ về sự hiện diện và thái độ kiên quyết của tôi.
“Xin chào, tôi là Keith Ferrazzi. Tôi gọi lại vì không thấy Michael gọi điện cho tôi.” Như vậy là, một lần nữa, mặc dù không tỏ ra thiếu kiên nhẫn bạn vẫn thể hiện giả định là ông ấy phải gọi điện thoại lại cho bạn như kỳ vọng. Người giữ cửa của Johnson lịch sự ghi lại lời nhắn của tôi và cám ơn tôi vì đã gọi điện đến. Tôi hỏi xin địa chỉ email. Nhưng cô ta nhất định không tiết lộ, lấy lý do bảo mật thông tin.
Đến lần thứ ba thì cô ta đã bớt một phần lịch sự. “Ông ạ,” cô ta nói, hơi lên giọng một chút, “ông Johnson rất bận và tôi không biết ông là ai cả.” Dĩ nhiên tôi có thể lên giọng ngược lại với cô ta, nhưng như thế chỉ làm xôi hỏng bỏng không mà thôi, hoặc tôi có thể…
“Thế à, tôi rất lấy làm tiếc, nhưng tôi là bạn của một người bạn của ông ấy. Tôi mới vừa dọn đến thành phố này, và Jane gợi ý tôi nên gặp Michael, và thật tình mà nói, tôi cũng không biết tại sao tôi phải gặp ông ấy ngoài lý do rằng Jane là bạn thân của Michael. Chắc cô nói đúng đấy. Thật tình chuyện này chẳng ra làm sao. Có thể Michael cũng không biết rõ Jane và ông ấy cũng không muốn gặp tôi. Tôi xin lỗi nếu sự thể là đúng như vậy”.
Tôi đã thể hiện mình một cách thành thật, và thậm chí còn cảm thấy bị tổn thương. Điều này làm cho cô thư ký phải cảnh giác. Cô ấy bắt đầu lo ngại không biết mình có quá cộc cằn, hay hơi quá đáng với một người bạn của bạn của sếp không. Nói cho đúng, tôi cũng chỉ là một người làm theo lời khuyên của một người bạn mà thôi. Nhiều khả năng cô ta sẽ thoái lui, vẫn lo lắng không biết cô ấy có đóng cửa quá chặt không. Lúc đó tôi liền đưa ra một lời đề nghị: “Sao cô không để tôi gửi email cho Michael?” Lúc này, cô ta cân nhắc: “Mình muốn tránh cái vụ này cho xong.” Vì vậy, cuối cùng tôi cũng có được địa chỉ email của Michael.
Nội dung email tôi gửi đi khá đơn giản: “Gửi Michael, tôi là một người bạn của Jane, và bà ấy có đề nghị tôi nên nói chuyện với ông… Jane nghĩ là chúng ta nên làm quen với nhau.” Nếu giả sử tôi có một cái gì cụ thể để thảo luận, tôi đã nêu ra ở đây, nhưng trong tình huống này thì lời đề nghị giá trị duy nhất mà tôi có là người bạn chung của cả hai tin tưởng rằng chúng tôi sẽ hưởng lợi nếu làm quen với nhau.
Đôi khi để đạt hiệu quả, bạn phải vận dụng nhiều phương thức liên lạc khác nhau, nhất là khi cố gắng kết thân với một nhân vật quan trọng. Email, thư tay, fax, hay thiệp là những phương tiện có nhiều khả năng đến được tay người nhận mà bạn mong muốn.
Thư trả lời của Johnson nhẹ nhàng và ngắn gọn. “Khi nào thuận tiện, tôi cũng muốn gặp anh.”
Vì vậy tôi quay lại gặp cô thư ký với bằng chứng cho thấy Michael vui lòng gặp tôi và lúc này tôi chỉ gọi điện để xác định thời gian. Và sau cùng chúng tôi cũng thật sự gặp nhau.
Những tình huống yêu cầu bạn phải khôn khéo để lèo lái như thế này không phải là hiếm. Đây là một công việc thật sự, và đòi hỏi sự tinh tế mà bạn phải thường xuyên luyện tập mới đạt được. Nhưng một khi bạn nhận ra tầm quan trọng của người giữ cửa, và biến họ thành đồng minh của mình thông qua việc thể hiện sự kính trọng, hài hước, cảm thông, chắc chắn sẽ không có mấy cánh cửa không mở ra cho bạn.