Bán Hàng Thông Minh Qua Điện Thoại Và Internet

Hãy để mắt đến những thứ làm rối rắm và phức tạp (Những người thật sự “thông minh” làm mọi thứ đơn giản) 

―TOM PETERS―

“Xin chào tất cả mọi người. Chúng ta vẫn còn chờ vài người tham gia. Ai vừa vào đấy nhỉ? Chào Susan. Các bạn đã mở phần mềm họp chưa vậy? Vâng, tải phần mềm này xuống rất dễ - chỉ tốn vài phút. John, cảm ơn anh đã tham gia với chúng tôi. Anh đang gọi từ đâu đấy? Ồ, xin lỗi, laptop của anh bị treo à? Anh vẫn có thời gian để khởi động lại vì chúng ta còn đợi vài người nữa. Để tôi xem lại xem ai đã tham gia cuộc họp này rồi nhé. Có bốn người trên đường dây và tám người chấp nhận lời mời họp. Có một tiếng chuông lớn trên đường dây… nếu mọi người đều dùng nút tắt tiếng thì ta sẽ không bị nhiễu và không nghe tiếng chó sủa phía sau. Bây giờ thì khá hơn rồi đấy. John, anh vẫn ở đấy chứ? Anh đã khởi động lại máy chưa? Để tôi gửi lại cho anh đường dẫn để đăng nhập. Cảm ơn mọi người đã đợi. Chúng ta sẽ bắt đầu trong vài phút. Tôi thấy còn Ron, Frances, Kim và Debbie sẽ tham gia cuộc gọi. Vẫn như vậy chứ? Ồ, điện thoại cầm tay của tôi đang rung chuông… Kim vẫn bị kẹt xe và không thể gọi vào số điện thoại của cuộc gọi nhưng vẫn muốn tham gia. Xin chào, ai vừa mới tham gia đấy? Ron, anh biết liệu Frances và Debbie có tham gia với chúng ta hay không? Ồ, tốt, Debbie đang ở trong văn phòng cùng với anh à. Xin chào Debbie! Cảm ơn sự kiên nhẫn của các bạn. Tôi có Ron, Debbie, John, Susan, Stuart và Kim trong cuộc họp này. Ta bắt đầu chứ? Tốt!

Tôi có một vài trang muốn chia sẻ với các bạn hôm nay. Tôi đã mời kỹ sư hệ thống và giám đốc phụ trách bán hàng khu vực cùng tham gia cuộc họp này. Tôi muốn tôn trọng thời gian của mọi người, và vì chúng ta đã chậm 7 phút, tôi muốn hỏi xem mọi người đều phải kết thúc vào 2 giờ chiều ngày hôm nay phải không? Chắc chắn, tôi hiểu rằng các bạn đều có một cuộc họp bất ngờ phải tham gia. Chúng ta sẽ nói ngắn gọn và kết thúc cuộc họp này vào khoảng một giờ rưỡi. Tôi đã chuẩn bị 120 trang và sẽ nhanh chóng nói qua về chúng. Tôi cũng sẽ dành vài phút cho câu hỏi. Các bạn nghe có ổn không?”

Trình bày một cách nghiêm túc

Sớm hay muộn thì hầu hết giới bán hàng đều bị rơi vào địa ngục trình bày, và thấy mình từ từ bị bài trình bày qua PowerPoint bóp chết. Ngồi nghe không cũng đủ chán rồi chứ đừng nói là bạn phải thực hiện bài trình bày dở tệ đó. Và bạn phải tiếp tục trình bày khi thấy đầu óc của khách hàng đã không còn tập trung nữa, bạn không thể không nghĩ xem “Chuyện gì vậy?”

Việc trình bày diễn ra vào giai đoạn sau của quy trình bán hàng, sau khi kỹ năng giới thiệu, thăm dò, đặt câu hỏi và kết nối của bạn đã giúp bạn tiếp cận được một người có quyền mua đến một nơi mà bạn có thể trình bày một bài chào hàng hấp dẫn và đầy thuyết phục. Đây là sự kiện lớn duy nhất để quyết định xem hợp đồng này liệu có thành công hay không. Cuối cùng bạn đã đưa họ đến một nơi mà họ sẵn sàng bị giáo dục, bị thuyết phục, và bị khuyến khích mua các sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp. Đây là cơ hội để bạn trở nên nổi bật, để thể hiện với khách hàng kiến thức của bạn về công ty, sản phẩm của bạn, ưu điểm cạnh tranh của sản phẩm cũng như việc đầu tư tiền bạc của họ vào giải pháp của bạn. Đây cũng là cơ hội để bạn thể hiện xem bạn đã biết gì về họ, cung cấp các ý tưởng mới và điều chỉnh các sản phẩm của bạn cho phù hợp với nhu cầu của họ. Bạn đã giam được khán giả - những người đang muốn được thuyết phục.

Nhưng không may, nếu bạn cũng giống như rất nhiều nhân viên bán hàng tại chỗ khác, bạn lại thiếu chuẩn bị thì bài trình bày có thể không giúp bạn bán được các sản phẩm và dịch vụ theo cách chúng đáng được hưởng.

Khả năng năng trình bày là kỹ năng sống còn nhưng hầu hết giới bán hàng tại chỗ lại không bao giờ chịu học hoặc làm việc đó một cách nghiêm túc. Trước đây, đó là kỹ năng chỉ dành cho những người bán hàng trực tiếp cho khách hàng. Giới bán hàng tại chỗ quá bận rộn trong việc tạo ra cơ hội mới, sắp xếp lịch hẹn, đưa ra báo giá, trả lời các câu hỏi về bản đề xuất, mời khách hàng tham gia các buổi demo hoặc hội thảo trực tuyến và xem các chuyên gia bán hàng hoặc đồng nghiệp tại công ty làm những khách hàng chán đến tận cổ. Đây chính là lúc giới bán hàng tại chỗ phải dẫn dắt các buổi trình bày này, lấy được đà trong giây phút quan trọng nhất của quy trình bán hàng và giành được hợp đồng.

Hãy nghiêm túc xem lại kỹ năng trình bày của bạn: nó nhanh chóng trở thành một kỹ năng quan trọng để giúp quy trình bán hàng vận hành được. Như bạn đã thấy trong chương 2 - Giới thiệu, việc tạo ra nhiều điểm tiếp xúc trong quy trình bán hàng để giúp khách hàng hiểu rõ hơn và giúp bạn mang đến giá trị cho khách hàng là rất quan trọng. Ở giai đoạn đầu, bạn dùng email và điện thoại. Khi bạn đi tiếp quy trình bán hàng, hội thảo trực tuyến và demo là những điểm tiếp xúc quan trọng với nhiều khả năng chốt lại hợp đồng. Trên thực tế, bản báo cáo “Tối ưu hóa khả năng của việc bán hàng tại chỗ” của CSO Insights 2008 cho thấy các buổi demo và trình bày trên mạng giúp rút ngắn quy trình bán hàng một cách đáng kể. Bài trình bày cần phải thỏa mãn ba mục tiêu chủ đạo dưới đây:

1. Làm khách hàng hiểu được lợi ích của giải pháp của bạn.

2. Khác biệt giữa bạn và đối thủ của bạn.

3. Hiểu được cách họ mua hàng.

Trong chương này, chúng ta sẽ xem lại các bước cơ bản trong việc trình bày, dù bạn đang chuẩn bị một cuộc họp 5 phút hay một bản demo 30 phút trên mạng. Tuy nhiên, quan trọng hơn, chúng ta sẽ đi sâu vào những bí mật của cách trình bày: tại sao bạn cần phải kết hợp việc trình bày vào bộ công cụ bán hàng. Bạn sẽ học được tại sao khách hàng ngày nay lại từ chối vào phút cuối nhiều đến như vậy, hoặc làm hỏng kế hoạch thời gian của bạn bằng cách nói rằng bạn chỉ có vài phút để trình bày. Bạn sẽ học được cách làm cho bài trình bày của mình đáng nhớ và đẩy quy trình bán hàng của bạn tiến tới. Và bạn cũng học được cách thu thập kiến thức, kỹ năng và sự tự tin để hướng dẫn, khuyến khích và gây ảnh hưởng đến khách hàng trong màn trình diễn của mình.

Bán hàng 2.0: Tất cả những gì tôi có là bốn phút

Câu hỏi: “Chúng ta có nên hẹn gặp qua web hay không?” đã trở thành mật khẩu để tiến dần qua quy trình bán hàng và kéo mọi người lại với nhau. Dịch vụ họp qua mạng WebEx gần đây đã tài trợ cho một bản khảo sát do CXO Media hợp tác thực hiện. Họ thấy rằng 56% người được hỏi đồng ý rằng các công cụ hợp tác qua mạng sẽ giúp đẩy nhanh công việc kinh doanh và hơn 70% người được hỏi sử dụng hoặc sẽ sử dụng các công cụ hợp tác để tương tác với khách hàng trong 12 tháng tới. 

Bán hàng 2.0 không phải chỉ là tận dụng sự hợp tác qua mạng Kool-Aid. Chúng ta đã biết các công cụ hợp tác đã trở thành một phần quan trọng của tương tác hàng ngày, các phần mềm hợp tác ngày nay đã lớn mạnh thành một kho vũ khí chứa các công cụ hợp tác bán hàng. Vì thế, bạn có thể cần phải tổ chức họp qua mạng. Nhưng khi làm việc này, bạn cần phải cân nhắc giữa nhu cầu của bạn và nhu cầu của khách hàng.

Giữ tư thế đó nhé

Giới bán hàng trong môi trường Bán hàng 2.0 liên tục đối mặt với những vấn đề đau đầu: làm thế nào để tiếp cận được những khách hàng có rất ít thời gian và làm thế nào chọn được công cụ trình bày tuyệt vời nhất trong vô vàn các lựa chọn khác nhau. Khó khăn lớn nhất là những người khác cũng đang cố gắng bám víu để được bước vào cửa trình bày.

Khi quỹ thời gian ít ỏi như vậy, cơ hội bạn được gặp mặt trực tiếp là rất ít ỏi. Giới bán hàng không chỉ gặp đối thủ cạnh tranh từ những công ty khác mà còn từ những nhân viên khác trong cùng công ty – những người cũng muốn chính mình có cơ hội để trình bày. Kỹ sư hệ thống muốn trình bày bản demo và đưa ra các cấu hình và các vấn đề cài đặt. Giám đốc tiếp thị sản phẩm thì tiến hành hội thảo trực tuyến để trình bày về công ty và vị thế của công ty trên thị trường. Kinh phí đi lại của đối tác bán hàng tại công ty đang bị giảm đi và khách hàng cũng chẳng muốn gặp trực tiếp tại công ty của họ. Nhân viên tạo cơ hội bán hàng phải trình bày bất kỳ cái gì có thể xúc tiến được quy trình bán hàng.

Thế giới bán hàng tại chỗ còn lại phần nào? Nếu nhiệm vụ của giới bán hàng tại chỗ là phải tăng cường cơ hội và quản lý nó xuyên suốt quá trình thì đây chính là lúc các bạn phải nhảy vào và giành lấy quyền điều khiển.

Tại sao khách hàng lại chạy mất

Chẳng cần suy nghĩ nhiều cũng có thể đoán được rằng rất nhiều khách hàng không muốn tham dự hội thảo trực tuyến, sẽ yêu cầu phần trình bày ngắn gọn hơn, sẽ cương quyết đòi tự đánh giá bản demo trước khi nghe trình bày, sẽ hủy cuộc hẹn vào phút chót hoặc sẽ thông báo với bạn rằng họ chỉ có 15 phút và chỉ muốn nghe tối đa 4-6 trang trình bày.

Bạn có thể trách họ được không? Hãy nghĩ xem. Nếu một nhân viên bán hàng thực hiện trung bình từ ba đến năm bản demo kỹ thuật mỗi tuần, thì ta có thể nói rằng những khách hàng cấp cao này phải ngồi nghe mấy chục buổi trình bày qua mạng mỗi tuần. Nếu có một câu lạc bộ nhận điểm thưởng cho PowerPoint thì chắc khách hàng nhận được điểm rất nhanh chóng vì họ phải xem cả ngàn trang PowerPoint trình bày mỗi tuần. Một tư liệu nghiên cứu do GoToMeeting thực hiện có tên “Làm thế nào để tạo ra một chương trình Hội thảo trực tuyến theo yêu cầu?” đã khảo sát các tổ chức thực hiện hội thảo trực tuyến thường xuyên và thấy rằng hơn 52% các buổi hội thảo trực tuyến này được thu lại. Những buổi hội thảo trực tuyến theo yêu cầu như thế này làm tăng chu kỳ sống của hội thảo trực tuyến.

Đây là lúc giới bán hàng tại chỗ ngừng việc lạm dụng các đặc quyền trình bày đối với khách hàng của mình. Chúng ta đã quá bận rộn ru ngủ khách hàng bằng PowerPoint đến nỗi chúng ta quên mất các nhu cầu của họ. Thế họ muốn thấy, muốn sờ, muốn nghe, muốn cảm giác, muốn nghĩ gì? Họ đã nghe quá nhiều về tính năng, về lợi ích và giờ đang đói thông tin về giá trị thật sự. Chúng ta đã quá bận rộn với những thông số và để thuyết phục ai đó chấp nhận tham gia buổi demo đến nỗi chúng ta không có thời gian để đánh giá xem ai sẽ tham dự và chúng ta sẽ chiếm bao nhiêu thời gian của họ. Chúng ta tạm hoãn việc thẩm định, chấp nhận một No-Po tham gia buổi demo để rồi lắng nghe danh sách những thứ họ mơ ước nhưng chẳng bao giờ có tiền mua. Chúng ta tiếp tục tái chế các bài trình bày cũ, đưa ra các bài trình bày không đủ chất lượng và mong muốn ký được hợp đồng. So với thế giới cũ, thế giới Bán hàng 2.0 không cho phép bạn mắc nhiều sai lầm như trước nữa. 

Hãy nghĩ xem. Liệu bạn có mua hàng nếu nó được trình bày như thế không?

Hãy nhớ câu thần chú rất thật của thế giới Bán hàng 2.0: “Tôi có thể cho bạn bốn phút”. Trong bốn phút đó, khách hàng muốn nghe một thông điệp có giá trị cao, một câu chuyện hấp dẫn về khả năng cạnh tranh và một ROI được tính toán hoàn chỉnh để làm họ trở thành một người hùng. Bạn có thể giành thêm được thời gian nếu bạn gợi được sự quan tâm của họ với phần trình bày giới thiệu của bạn.

Tất cả các nỗ lực bạn đã làm với khách hàng từ trước đến giờ phụ thuộc vào bốn phút này. Và để bốn phút này có hiệu quả, bạn cần phải cẩn thận, chuẩn bị kỹ lưỡng và trình bày như thế nào để khách hàng nhớ được bạn. Hãy luôn ghi nhớ nhu cầu của khách hàng, và đảm bảo bạn đáp ứng được chúng theo cách khách hàng có thể nhớ được và đừng quên thu lại buổi trình bày vì có thể đến lúc nào đó bạn cần dùng lại chúng.

Hiểu được quy trình

Hầu hết các buổi dạy về thuyết trình tập trung vào việc trình bày khi gặp mặt. Những người tham gia học về giao tiếp bằng mắt, về cử chỉ và cách sử dụng thiết bị điều khiển PowerPoint một cách hiệu quả nhất. Họ xem lại băng ghi hình để có được nhận xét và thường không chuẩn bị gì cả để họp qua web, qua video hay hội thảo trực tuyến. Nếu họ được học về web demo thì nó cũng chỉ tập trung vào cách sử dụng công cụ, điều chỉnh web cam, và mở chế độ thu lại. 

Nếu bạn cảm thấy mình thiếu chuẩn bị, việc đầu tiên bạn có thể làm là tìm lấy một danh sách các quy luật cần phải tuân thủ trên Google. Tin tốt là bạn sẽ chẳng gặp khó khăn gì khi tìm kiếm đâu. Tin xấu là có hàng đống các quy luật trình bày và bạn sẽ nhanh chóng bị rối loạn và mất phương hướng. Liệu việc bạn chọn sử dụng loại chữ nào hay việc bạn tạo ra các sơ đồ đẹp và hấp dẫn có thật sự quan trọng hay không? 

Không đâu. Việc bạn trình bày được về sản phẩm và dịch vụ của bạn, thể hiện được rằng bạn tự tin về chúng, nói lên được nhu cầu của khách hàng, không làm họ lãng phí thời gian quan trọng hơn nhiều và nó sẽ giúp bạn ký được hợp đồng. 

Đó là lý do tại sao cách hiệu quả hơn để trau dồi kỹ năng trình bày của bạn là dành thời gian để hiểu được toàn bộ quy trình: nội dung, thời gian chuẩn bị, và bài trình bày. Khi bạn đã nhuần nhuyễn các thành phần này, việc tập hợp chúng lại trong bài trình bày sẽ dễ dàng hơn nhiều và hiệu quả hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ có thể đạt được. 

Các điểm cần lưu ý khi chuẩn bị phần trình bày 

Một khi bạn đã quyết định được bạn cần trình bày dưới dạng nào, thời gian chuẩn bị sẽ trở nên cực kỳ quan trọng. Nó bao gồm tất cả mọi thứ từ việc nghiên cứu những người sẽ tham dự buổi trình bày, cho đến tổ chức nội dung, luyện tập nói và căn giờ cho phần trình bày. Dù phần trình bày của bạn là 15 phút hay 2 tiếng 15 phút, bạn cũng cần phải chuẩn bị như nhau. Dưới đây là các điểm bạn cần chuẩn bị để trình bày 15 phút:

- Thẩm định khách hàng (30 phút).

- Tiến hành đánh giá nhu cầu khách hàng trước khi thực hiện bài trình bày để biết được ai sẽ tham dự và nhu cầu của họ là gì (30 phút).

- Xem lại các tiêu chuẩn thẩm định để khẳng định lại các nhu cầu mà bạn tập hợp được (15 phút).

- Chuẩn bị và thiết kế trang trình bày (1 tiếng).

- Tập trình bày (1 tiếng).

Vâng, 3 tiếng rưỡi chuẩn bị cho một bài trình bày tốt trong 15 phút. Nỗ lực này sẽ được đền đáp một cách xứng đáng khi hợp đồng của bạn tiến thêm được một bước. 

Chọn cách trình bày hiệu quả 

Ngày nay, bạn có thể trình bày bằng ngay máy tính của mình. Bản báo cáo “Cải tiến hiệu quả bán hàng bằng công nghệ” của CSO Insights cho thấy các công ty thực hiện giới thiệu sản phẩm và hội thảo trực tuyến đạt được 63% chỉ tiêu. Họ cũng nhận thấy rằng hợp đồng càng lớn thì càng phải sử dụng nhiều công cụ hợp tác qua mạng. 

Bạn phải có nhiều loại bài trình bày và luôn phải biết được loại nào thích hợp với khách hàng nào. Hãy tìm hiểu chức năng, trách nhiệm, kinh nghiệm và mức độ ảnh hưởng của hội đồng phê duyệt. Thông thường nó sẽ thuộc về một trong các loại sau:

- Khách hàng kỹ thuật, phụ trách đảm bảo về phần kỹ thuật của dự án.

- Khách hàng kinh doanh, phụ trách về mặt tài chính của dự án.

- Người dùng, những người sẽ trực tiếp sử dụng sản phẩm của bạn.

- Người hướng dẫn hoặc cung cấp thông tin, những người sẽ hướng dẫn và cung cấp thông tin cho bạn.

Bạn có thể dễ dàng thấy rằng một buổi demo kỹ thuật để chứng minh ý tưởng khác xa với một buổi trình bày cấp cao, và việc trình bày khác xa với các phần khác của quy trình bán hàng. 

Hãy xem xét các loại trình bày khác nhau dưới đây, đối tượng tham dự và thời gian trong quy trình bán hàng.

Hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến miễn phí và có thể được xem trực tiếp hoặc khi nào khách hàng có yêu cầu thông qua một đường dẫn web. Thông thường chúng kéo dài từ 30 đến 45 phút và được bộ phận tiếp thị thực hiện. Chúng thường trình bày tổng quan về công ty, sản phẩm và có thể mời một người trình bày. 

Người xem có thể đặt câu hỏi và tương tác với người xem khác. Nội dung có thể khá chung chung và tập trung vào một chủ đề nào đó để kích thích sự quan tâm. Dữ liệu thống kê cho thấy khách hàng tải các hội thảo trực tuyến xuống trong vòng 12 tháng sau khi nó được thu lại là khá cao. Hội thảo trực tuyến thường do các nhân viên cấp thấp, nhân viên kỹ thuật, người sử dụng có ảnh hưởng và những người tư vấn xem. Người xem thường không quản lý kinh phí nhưng là những người cần được biết về sản phẩm. 

Hội thảo trực tuyến hiệu quả trong giai đoạn đầu của quy trình bán hàng, trong phần thẩm định mà chúng ta đã đề cập ở chương 4 - Đặt câu hỏi. Thêm vào đó, nó giúp khách hàng cơ hội để tự thẩm định. Hội thảo trực tuyến cũng có thể được dùng với khách hàng hiện tại nếu họ muốn biết về các sản phẩm mới được tung ra.

Thử nghiệm và đánh giá kỹ thuật

Demo kỹ thuật được thực hiện qua một công cụ hợp tác qua web nhằm giúp khách hàng thấy được sản phẩm sẽ hoạt động như thế nào trong môi trường của họ. Trong các công ty lớn cũng như môi trường bán hàng tư vấn, các vấn đề về cấu hình thường được đưa ra thảo luận. Những demo dạng này thường kéo dài, có thể lên đến 75 phút.

Kỹ sư hệ thống kỹ thuật đóng vai trò chủ chốt trong việc điều khiển demo loại này, anh dành thời gian giải thích về cấu hình, cài đặt, và các vấn đề khi triển khai, cách hoạt động của sản phẩm và dịch vụ trong môi trường của khách hàng. Khách hàng có thể muốn biết thêm về thế mạnh của công ty bạn. Người sử dụng và nhân viên kỹ thuật thường tham dự buổi trình bày này nhưng hãy cẩn thận – họ có thể là người đưa ra gợi ý hoặc là một No-Po. No-Po là những người nắm vững về kỹ thuật và luôn đưa ra các câu hỏi hợp lý. Như đã đề cập trong chương 3 -Thăm dò, họ có thể mang những người có liên quan đến tham dự buổi trình bày của bạn. Hãy nhớ rằng nếu họ là No-Po, bạn có thể đầu tư thời gian để huấn luyện họ và dùng họ để tìm hiểu những thông tin quan trọng vì họ sẵn sàng cho bạn thời gian. Nhưng hãy nhớ quy trình không dừng lại ở đây – họ không bao giờ có quyền quyết định mua hay không mua. 

Demo dạng này nên được thực hiện vào giữa chu trình bán hàng, sau khi bạn đã thẩm định khách hàng và có thể dành nguồn lực kỹ thuật của bạn cho demo và đánh giá kỹ thuật.

Trình bày bán hàng

Buổi trình bày bán hàng có thể được thực hiện qua công cụ họp qua web hoặc video. Nó phải ngắn thôi, từ 15 đến 20 phút. 

Loại hình trình bày này phải được điều chỉnh theo từng công ty và được thực hiện từ tầm nhìn tổng quan, thành phần tham dự cần phải gồm người có ảnh hưởng về kinh tế/kinh doanh. Giới bán hàng phải điều khiển phần trình bày vì nó chứa đựng các lý do tại sao khách hàng nên mua sản phẩm của bạn. Hãy nhớ rằng, buổi trình bày này dành cho những người mua có quyền lực – những người có rất ít thời gian dành cho bạn. Họ muốn biết các lợi ích quan trọng mà giải pháp của bạn mang lại, muốn biết cách bạn tạo lập giá trị cũng như những thế mạnh của mình. 

Và cũng nên nhớ rằng, phần trình bày bán hàng sẽ diễn ra chỉ sau khi việc thảo luận thẩm định và kỹ thuật đã được thực hiện.

Trình bày chứng minh ý tưởng/ROI 

Phần trình bày này được thực hiện trong phần sau của chu trình bán hàng, sau khi các vấn đề kỹ thuật và kinh doanh đã được đưa ra. 

Phần trình bày ngắn gọn này cần phải tập trung vào việc đầu tư tài chính và các lý do kinh doanh để biện minh cho việc mua sản phẩm trong ngắn hạn và dài hạn. Phần trình bày này phải rất ngắn – không quá 15 phút. Khách hàng của bạn cũng muốn biết về thế mạnh cũng như ROI mà bạn đề xuất. Thành phần tham dự phải gồm những người quản lý về kinh phí. Chính những người mua có quyền lực và những người có ảnh hưởng tài chính là người bạn cần thuyết phục.

Biết được ai đang dẫn dắt 

Hãy đoán xem? Dù ai tham dự đi nữa thì bạn cũng đang điều khiển phần trình bày đấy. Đừng bao giờ đánh mất quyền điều khiển khi hợp đồng của bạn ở ngay trên bàn. Bạn có thể cho phép người khác tham gia miễn là bạn có thể kiểm soát được thời gian của họ và nêu rõ những gì bạn muốn với khách hàng. 

Thỉnh thoảng, không thể tránh được tình huống ai đó khác sẽ kiểm soát. Khi tất cả mọi người trong công ty đều muốn trở thành một phần của buổi trình diễn, họ thường muốn mọi thứ đi theo cách họ nghĩ và quên mất khách hàng. Ta thường thấy giới bán hàng tại chỗ ngồi phía sau trong phần trình bày vì họ thấy rằng họ không đủ hiểu biết về mặt kỹ thuật và tin rằng các kỹ sư kỹ thuật sẽ làm tốt hơn họ. Hãy luôn luôn có mặt 100% thời gian. Đừng tự dối mình hay dối khách hàng – chính bạn là người đã mang khách hàng đến.

Hãy tìm hiểu kỹ càng về hội đồng 

Đừng quên những người tham dự, những người lĩnh hội phần trình bày của bạn. Hãy nhớ rằng hầu hết các quyết định đều do một hội đồng đưa ra trong giai đoạn này của chu trình bán hàng và bạn phải hiểu rất rõ về hội đồng xét duyệt. Một số câu hỏi bạn cần suy nghĩ là: “Kinh nghiệm của họ là gì? Họ đang tìm kiếm cái gì – thông tin cụ thể, ý tưởng, lý thuyết? Họ đang mong muốn điều gì? Họ sẽ mua như thế nào?”. Những điểm này sẽ giúp bạn đưa ra một bài trình bày thuyết phục hơn đối với họ và đây chính là nền tảng tuyệt vời để trình bày. 

Một khi bạn đã trả lời được những câu hỏi này, bạn có thể chắc chắn rằng họ sẽ muốn bạn trả lời các câu hỏi và mối quan tâm sau

- Tại sao tôi nên mua sản phẩm của anh?

- ROI của nó là bao nhiêu?

- Sản phẩm/dịch vụ của anh sẽ giải quyết được những vấn đề gì?

- Nó sẽ giúp gì được cho công việc kinh doanh của tôi?

- Nếu tôi không mua sản phẩm của anh thì sẽ thế nào?

- Nó sẽ giúp tôi thực hiện mục tiêu gì?

- Những giá trị khác (danh tiếng, an toàn) là gì?

- Tại sao tôi cần phải mua ngay bây giờ?

Quản lý các vấn đề hậu cần 

Các vấn đề hậu cần thể hiện ở buổi họp của bạn diễn ra trước, trong và sau phần trình bày thế nào. Hãy quyết định xem khi nào bạn sẽ bắt đầu và kết thúc, buổi họp cần kéo dài bao lâu, thông tin của bạn sẽ được truyền tải như thế nào, trình tự các trang trình bày sẽ như thế nào, bạn sẽ bắt đầu và kết thúc ra sao. Bạn sẽ mời bao nhiêu người? Bạn điều khiển càng nhiều người, thì bạn cần phải dùng càng nhiều công cụ và bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo hơn. 

Gửi thư mời. Khi bạn đã quyết định phải mời ai, hãy gửi thư mời. Tôi đề nghị bạn gửi thư mời qua Outlook Express. Hãy sử dụng một tiêu đề mạnh mẽ như:

[TÊN CÔNG TY] trình bày các phát hiện quan trọng trong năm 2009 cho [KHÁCH HÀNG]

Thảo luận xây dựng giải pháp với [KHÁCH HÀNG] vào ngày 18/8/2009. 

15 phút demo cho [KHÁCH HÀNG] vào ngày 18/8/2009.

Đừng gửi các trang trình bày trước và hãy nhớ cần phải gửi thư nhắc 24 giờ trước khi buổi họp diễn ra. 

Khi người nhận thư đồng ý tham gia, hãy gửi thông tin khẳng định lại sự tham gia của họ cùng với thông tin đăng nhập. 

Khi đến giờ, hãy đăng nhập trước ít nhất 15 phút. Người tham gia không muốn đăng nhập vào đúng giờ và thấy rằng người mời chưa xuất hiện! 

Hãy mường tượng về hình ảnh buổi họp. Hãy mường tượng về buổi họp và thiết lập hình ảnh những gì sẽ xảy ra và có thể xảy ra – mọi người đến trễ hoặc không đến, các trang trình bày không hoạt động, bị hạn chế về thời gian và sau đó đảm bảo rằng bạn thu xếp mọi thứ ổn thỏa.

Đừng để công nghệ đánh gục bạn 

Khi công nghệ và kỹ thuật ngày càng phát triển, các vấn đề về kỹ thuật là không tránh khỏi nhưng chúng có thể ngăn chặn được. Bạn càng biết trước việc gì có thể xảy ra thì bạn càng chuẩn bị tốt hơn. Ví dụ, nếu bạn chuẩn bị demo qua web, liệu hội đồng thẩm định có ngồi chung một phòng họp không, hay là mỗi người tự ngồi xem tại bàn của mình? Nếu bạn định ghi lại buổi trình bày này, liệu người nghe có thiết bị ghi âm hay không? Bạn có nên chuẩn bị web cam và xem độ phân giải trước hay không? Hãy luôn nhớ rằng người ta có thể xem bạn trình bày theo các cách khác nhau và hãy hiểu rõ các nền tảng hoặc trình duyệt khác nhau mà họ có.

Thể hiện 100% khi trình bày 

Những gì bạn nói phải thuyết phục được khách hàng – điều đó có nghĩa là bạn không thể làm họ chán ngấy, làm họ bực mình, hay làm họ mất thời gian. Đây là lúc chúng ta phải ngừng không được giấu mình dưới những thứ thấy được và sử dụng lại hàng tấn trang PowerPoint đã lỗi thời. Hãy nhớ rằng: PowerPoint không trình bày – bạn mới là người trình bày. Những trang PowerPoint chỉ hỗ trợ những lời bạn trình bày chứ không phải làm khán giả bị phân tâm hay cạnh tranh với chính người nói. Khi bạn trình bày, điều quan trọng số một là chính bạn phải thể hiện.

Quy tắc 

Có lẽ bạn đã đọc qua rất nhiều quy tắc trình bày (tôi cũng thế) nhưng tôi thấy Guy Kawasaki tổng hợp lại chúng rất tốt trên trang blog Làm thế nào để thay đổi thế giới trong đó ông đề cập đến quy tắc 10/20/30: 10 trang/20 phút/30+ cỡ chữ.

Dưới đây là 10 quy tắc của tôi, ngắn gọn và dễ hiểu:

1. Dùng kiểu chữ đơn giản. Hãy dùng cùng một kiểu chữ trong suốt phần trình bày – hãy thể hiện tính thống nhất. Một số công ty yêu cầu bạn phải sử dụng một kiểu chữ nào đó. Hãy chọn một kiểu chữ chuyên nghiệp, thân thiện cho toàn bộ bài trình bày.

2. Trình bày ngắn gọn. Hãy nghĩ rằng phần trình bày ngày càng ngắn lại và lập kế hoạch theo hướng đó. Việc trình bày ngắn gọn sẽ đem lại hiệu quả vì nó làm cho khán giả muốn nghe nữa. Hãy cố gắng trình bày trong vòng 15 phút thôi. Hãy dành 10 phút để trình bày và 5 phút dành cho câu hỏi.

Hãy sắp xếp nội dung trên một tờ giấy hoặc một tấm bảng trước khi bắt đầu. Hãy lưu ý đừng đi quá sâu vào dữ liệu. Người trình bày thường bị cuốn vào phần nội dung và cho rằng tất cả những gì họ phải nói đều quan trọng. Không đâu. Hãy tập trung vào cốt lõi của ý tưởng/thông điệp của bạn. Hãy bỏ qua các phần râu ria. Hãy luyện tập và tự hỏi xem nếu người tham dự nhớ ba điểm về bài trình bày thì bạn muốn họ nhớ những điểm nào?

3. Những trang hiệu quả là những trang chứa hình ảnh chứ không phải chữ viết. Người ta dễ nhớ về hình ảnh hơn là nhớ về từ ngữ. Đừng viết quá nhiều lên trên trang trình bày. Hãy chú ý đến những điểm sau:

- Tránh các hình ảnh quá lòe loẹt. Người xem rất dễ bị lạc vào đó và bị mất tập trung vào thông điệp của bạn.

- Dùng ảnh chụp. Ảnh chụp thường có khả năng gây ảnh hưởng đến tâm lý người nghe. Hãy sử dụng những hình ảnh có độ phân giải cao.

- Đừng dùng những hình ảnh trong clipart của PowerPoint vì khách hàng đã thấy chúng cả triệu lần rồi.

- Màu sắc có thể chia thành hai phần: lạnh (như xanh lá cây hoặc xanh dương) và ấm (như cam hoặc đỏ). Các màu lạnh nên là màu nền còn màu nóng là các thứ nổi lên phía trên. Nếu bạn phải dùng chữ:

+ Hãy chọn một kiểu chữ đơn giản và dùng nó một cách thống nhất.

+ Dùng gạch đầu dòng thay vì cả đoạn văn. Câu chữ phải rõ ràng, ngắn gọn và đọc được.

+ Nếu bạn bắt buộc phải dùng câu chữ, hãy nhớ quy tắc 7x7: không quá 7 từ mỗi dòng và không quá 7 dòng, nghĩa là 49 từ trở xuống.

4. Tránh sử dụng các cụm biểu đồ, sơ đồ, hoặc bảng. Nhiều người sử dụng quá nhiều dữ liệu trên sơ đồ. Bạn có thể chọn để trình bày dữ liệu bằng hinh ảnh, ví dụ như sơ đồ bánh hình tròn, sơ đồ thanh thẳng đứng, sơ đồ thanh ngang, hoặc đồ thị. Khi bạn cần so sánh giữa các trang với nhau thì nên sử dụng bảng.

5. Sắp xếp thông tin trước. Việc bạn phải sắp xếp được cái gì trình bày trước, cái gì sau là rất quan trọng. Đây là lúc bạn sắp xếp lại các trang. Hãy bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu. Những ý tưởng nào khách hàng cần phải nhớ? Nhiều công ty sẽ yêu cầu bạn phải sử dụng mẫu của họ nhưng đây là việc mà bạn có thể sáng tạo. Tôi khuyên bạn chỉ nên sử dụng tối đa tám trang:

- Trang 1: Trang giới thiệu. Sắp xếp logo của khách hàng trên trang này.

- Trang 2: Mục tiêu. Mục tiêu của bạn là gì? Bạn sắp nói về vấn đề gì?

- Trang 3: Các điểm trình bày. Tóm lược những điểm bạn định trình bày.

- Trang 4: Nhu cầu của khách hàng. Bạn đã nói chuyện với ai và phát hiện ra những nhu cầu gì?

- Trang 5: Giải pháp và gợi ý. Hãy nêu bật lên tại sao giải pháp của bạn thích hợp nhất trên thị trường cũng như những thế mạnh của bạn là gì. Hãy có một câu thể hiện giá trị cũng như lợi ích bạn sẽ mang lại.

- Trang 6: Những điểm minh chứng. Những khẳng định của khách hàng hiện có và các ví dụ điển hình.

- Trang 7: ROI. Tại sao bạn lại là nơi khách hàng nên mua hàng nhất.

- Trang 8: Khép lại và bước kế tiếp. Hãy tóm lược lại nhu cầu, lợi ích và đề nghị các bước hành động tiếp theo.

6. Đừng tự đọc trang trình bày! Tại sao ta lại phải tra tấn khách hàng bằng cách đọc chúng lên trong khi khách hàng có thể tự làm việc này? Thay vào đó, hãy dùng một vài từ để giúp bạn giải thích ý tưởng. Cách tốt nhất để có được và để duy trì sự chú ý của khán giả là phải làm họ ngạc nhiên bằng cách tạo ra mối quan tâm bên ngoài trang trình bày. Có thể bạn là người trình bày đầu tiên trong tháng làm việc này đấy.

7. Giữ vững sự chú ý của họ bằng cách tương tác. Rất khó để giành và giữ được sự chú ý của người khác. Khi trình bày trước một hội đồng, bạn cần nhớ rằng các thành viên không chỉ có mức độ ảnh hưởng khác nhau mà còn tiếp thu ở những tốc độ khác nhau. Mỗi người có một cách học riêng và có những động lực riêng. Vì thế, bạn có thể trình bày theo cách tương tác, tức là để khán giả nói. Khách hàng tiếp thu tốt hơn khi họ được tích cực tham gia. Không ai muốn chỉ nghe và không nói được, dù chỉ trong thời gian ngắn thôi. Nếu bạn trình bày theo hướng thảo luận, bạn sẽ khuyến khích được người tham dự và cho họ cơ hội để học hỏi lẫn nhau, chia sẻ kinh nghiệm trong cuộc sống và công việc.

8. Hãy là một trưởng nhóm và một người nhiệt tình giúp mọi người trao đổi với nhau. Một người buồn chán hoặc nói đều đều chỉ làm khán giả muốn bỏ về. Hãy sử dụng nhiệt huyết và sự tự tin của mình để đưa khán giả đến nơi mà bạn muốn họ đến. Hãy sử dụng những kỹ năng mà bạn đã học nhuần nhuyễn cho việc bán hàng qua điện thoại. Hãy nói ngắn gọn, đặt ra các câu hỏi hay, và tích cực lắng nghe. Đừng cắt ngang hoặc độc thoại. 

Hãy bắt đầu bằng cách để mọi người giới thiệu một vòng. Mọi người cần phải biết rõ ai tham gia. Hãy giải thích mục đích của cuộc họp và thiết lập các quy tắc, khẳng định lại thời gian và những nhu cầu mà bạn khám phá được từ những người tham gia. Hãy sử dụng một câu chuyện tích cực và những giai thoại để giúp vẽ nên dịch vụ và cam kết của bạn. Hãy sử dụng từ ngữ một cách rõ ràng và sắp xếp suy nghĩ của bạn để cuộc họp có thể tiến triển nhanh chóng và theo đúng hướng.

9. Hãy đưa ra các câu hỏi ướm thử. Vì bạn đang làm việc với một nhóm khách hàng dễ phân tâm, nên việc bạn phải ướm thử khách hàng để có được sự đồng tình trong suốt phần trình bày là hết sức quan trọng. Cách tốt nhất để bắt được mạch nói chuyện là đưa ra các câu hỏi đóng để ướm thử khách hàng sau vài phút hay vài trang. Trong khi trình bày, bạn có thể sử dụng phong cách nhẹ nhàng, vào cuối phần trình bày thì sử dụng phong cách mạnh mẽ hơn. Dưới đây là một số ví dụ:

Phong cách nhẹ nhàng:

• Từ đầu đến giờ anh nghe thấy thế nào?

• Anh thấy cái này phù hợp với công ty của anh như thế nào?

• Tôi có tóm tắt chính xác các nhu cầu của anh không ạ?

Phong cách mạnh mẽ:

• Điều gì làm anh phân vân vậy?

• Còn điều gì anh thắc mắc mà tôi chưa trình bày không?

• Anh thấy vấn đề này ra sao?

• Anh đã nghĩ đến khâu quyết định như thế nào rồi?

• Anh đã sẵn sàng đưa ra quyết định chưa?

• Chúng ta cần làm gì để thực hiện được việc này?

• Có còn vấn đề gì cản trở khiến anh không xúc tiến được bản đề xuất này không?

• Anh muốn tiến hành tiếp như thế nào?

• Bước kế tiếp của chúng ta là gì?

• Tôi có nên gửi cho phòng mua hàng một bản hợp đồng không?

10. Hãy soạn sẵn một câu mở đầu và một câu kết thúc thật hoàn hảo. Khán giả thường chú ý nhất vào phần đầu và phần cuối:

- Hãy giành lấy sự quan tâm của khách hàng bằng cách bắt đầu bằng một câu chuyện, đặt câu hỏi, đưa ra các số liệu thống kê hấp dẫn và sau đó nói về các thủ tục và quy tắc.

- Hãy dành thời gian để trả lời câu hỏi nhưng đừng kết thúc bài trình bày bằng phần này. Cứ 45 phút nội dung thì bạn cần 15 phút để trả lời câu hỏi.

- Vào phần kết, hãy tóm tắt lại những điểm chính, dành thời gian cho câu hỏi và sau đó đưa ra một câu kết đã chuẩn bị sẵn khác với phần tóm tắt. Câu kết này là lúc bạn mang lại cho khách hàng một tầm nhìn đầy hứng khởi và giúp họ tập trung vào những gì họ có thể làm với những thông tin mà bạn vừa cung cấp.

Hãy suy nghĩ về nội dung

Công ty của bạn hoạt động hiệu quả - nhưng bạn phải có được một giá trị nào đó để nói và thông điệp này phải thống nhất. Nội dung chính là linh hồn của buổi họp. Đó là lý do chính để khách hàng có mặt. Những gì bạn nói cũng như những gì các trang trình bày của bạn muốn thể hiện phải minh họa được ba thành phần cơ bản sau:

1. Giá trị của bạn.

2. ROI.

3. Thế mạnh của bạn.

Thể hiện giá trị của bạn

Rất nhiều người bán hàng cảm thấy khổ sở vì bị tê liệt về thông điệp giá trị – không có khả năng diễn đạt được giá trị trong một vài từ. Đây là lúc bạn phải nắm bắt được giá trị của công ty bạn đối với khách hàng và sử dụng nó cho khách hàng tiềm năng. Hãy nói ngắn gọn: việc xác nhận giá trị phải súc tích, dễ nhớ và mang lại giải pháp cho những nhức nhối của khách hàng. 

Khi được diễn tả tốt, giá trị sẽ rất dễ nhớ và là thương hiệu của bạn. Dưới đây là một số ví dụ điển hình: 

• Wal-Mart – Giá thấp mỗi ngày.

• BMW – Cỗ máy lái tốt nhất.

• 7-Up – Không cô-la.

• McDonald’s – Trước sau như một.

• Pizza Domino – Giao hàng nhanh chóng.

• Google – Tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng.

• Avis – Chúng tôi nỗ lực hơn.

Dưới đây là những điểm bạn phải suy nghĩ khi thảo ra một xác nhận giá trị:

1. Khác biệt thấy được trong đặc điểm sản phẩm/dịch vụ của bạn, thứ mà khách hàng đánh giá là quan trọng là gì?

2. Công ty của bạn sẽ giúp công ty khách hàng như thế nào? Bạn có giúp họ gia tăng doanh số hay không?

3. Bạn tập trung phục vụ cho thị trường và đối tượng nào?

4. Bạn sẽ chứng minh và phát triển những giá trị mà bạn mang lại theo cách nào mà khách hàng có thể thấy được?

5. Khuynh hướng hiện tại trên thị trường của bạn là gì?

6. Công ty của bạn khác với các công ty đối thủ ở điểm nào? Có phải là chi phí thấp hay không? Nhiều lợi ích hơn? Hay là gia tăng số lượng?

7. Những yếu tố bên ngoài nào làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của bạn?

8. Những yếu tố bên ngoài đó ảnh hưởng đến các vị trí của bạn như thế nào?

9. Những nhu cầu và nhức nhối mà bạn đang gặp phải là gì?

10. Tại sao khách hàng nên chọn làm ăn với bạn? Bạn có thể chứng minh rõ giá trị đó hay không?

ROI là gì? 

Theo khảo sát về việc bán hàng qua điện thoại do CSO Insights thực hiện năm 2008, yếu tố quan trọng thứ hai mà giới bán hàng tại chỗ phải rèn luyện thêm là khả năng thuyết phục được khách hàng rằng việc bỏ ngần ấy tiền ra mua hàng của bạn là hoàn toàn hợp lý. Khi công ty thắt chặt chi tiêu, kinh phí ngày càng eo hẹp, thì các dự án càng phải đấu tranh lẫn nhau để giành lấy kinh phí. Cơ hội của bạn được cân nhắc cùng với một vài dự án khác và có lẽ chưa bao giờ số người tham gia quyết định mua hay không lại nhiều đến như vậy, điều đó có nghĩa là quyết định này sẽ được cân nhắc dựa trên nhiều nguồn thông tin hơn. 

Việc đánh giá ROI giúp khách hàng dễ dàng thấy được việc đầu tư vào sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có hợp lý hay không cũng như giúp họ nhìn thấy được giá trị mà hợp đồng hay thương vụ này sẽ mang lại. ROI được định nghĩa là số tiền ta nghĩ sẽ thu lại sau khi đầu tư. Đầu tư nghĩa là mua một cái gì đó có thể làm tăng lợi nhuận (hoặc giảm chi phí) hoặc là một cái gì đó chúng ta nghĩ rằng giá trị của nó sẽ tăng theo thời gian. 

Mục tiêu của bạn là phải đưa được giá trị của các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn vào môi trường của khách hàng. Những nhân viên bán hàng tạo ra môi trường này bằng cách chia nhỏ chi phí liên quan đến sản phẩm/dịch vụ và minh họa lý do tại sao việc mua hàng hay vụ đầu tư này sẽ đem lại lợi nhuận cho công ty. Kỹ năng bán hàng này sẽ giúp bạn định vị được mình khác với đối thủ cạnh tranh và cuối cùng là giúp đề nghị của bạn trở nên hấp dẫn hơn. 

Dưới đây là một cách giúp bạn nhanh chóng diễn giải ROI theo cách khách hàng có thể hiểu được, được nêu trên JustSell.com: https://www.justsell.com/salestools/returnoninvestment.aspx.

1. Chi phí trực tiếp của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là bao nhiêu và cần bao nhiêu tiền để triển khai?

2. Lợi ích tính theo đô-la mà khách hàng có được từng tháng – dựa vào việc doanh thu tăng – nhờ sản phẩm/dịch vụ của bạn và những chi phí mà họ tiết kiệm được. 

 3. Nhân lợi ích trong phần hai với 12 tháng để có được lợi ích hàng năm và trừ đi chi phí của sản phẩm/dịch vụ được đưa ra trong phần một.

 4. Chia số này cho chi phí được đề cập trong phần 1 và nhân với 100. Đây chính là phần trăm ROI.

Điểm mạnh của bạn là gì? 

Điều gì khiến bạn đáng để đầu tư hơn đối thủ của bạn? Nếu bạn không biết thì khách hàng cũng chẳng quan tâm và có thời gian tự tìm hiểu đâu. 

Theo bản báo cáo “Tối ưu hóa khả năng bán hàng qua điện thoại năm 2008“, khía cạnh tạo sự khác biệt giữa bạn và đối thủ của bạn vẫn còn chỗ để cải tiến. Giới bán hàng tại chỗ không chỉ phải biết có những đối thủ ngoài thị trường mà họ còn cần phải diễn tả được rõ ràng các thế mạnh của mình và chuẩn bị sẵn một chiến lược cạnh tranh. 

Góc bàn làm việc: Xem lại việc trình bày trong thực tế

Debra với quá nhiều dữ liệu: “Tôi rất muốn giải thích về các sản phẩm mà chúng ta cung cấp đến nỗi tôi thường chào hàng quá sớm. Sau đó, tôi nhận thấy rằng tôi đã đánh mất sự quan tâm của khách hàng – họ trở nên sốt ruột và phân tâm. Làm thế nào tôi có thể quay họ trở lại?“

Thực tế: Có lẽ bạn đang kể lể chứ không phải đang bán hàng và không tiếp cận được với khách hàng trong quá trình này. Nếu bạn dành nhiều thời gian để tiếp cận người nghe bằng cách tạo ra các cơ hội để thảo luận thì họ sẽ chú ý lắng nghe và tham gia. 

Carla với việc hủy buổi hẹn vào phút chót: “Cứu tôi với! Tôi luôn xếp lịch trình bày nhưng vào ngày hôm đó, tôi nhận quá nhiều tin hủy không tham dự. Có phải là tiếng nói của tôi qua điện thoại tệ quá không?“

Thực tế: Như chúng tôi đã dự đoán trong chương này, bạn cần phải chuẩn bị để đón nhận việc hủy buổi họp nhưng bạn có thể tránh được việc này bằng cách làm như sau:

1. Đặt ra những mục tiêu rõ ràng với khách hàng, dưới dạng email, về những gì họ sẽ thu được sau khi tham dự buổi demo hoặc buổi trình bày của bạn.

2. Sử dụng một tiêu đề hấp dẫn cho thư mời.

3. Tiếp tục thuyết phục các thành viên của hội đồng – những người sẽ tham dự – bằng cách gửi cho họ email với các ý tưởng mới khi gần đến ngày họp.

4. Nhắc họ nhớ rằng bạn sẽ thu âm lại buổi họp và đưa cho người khác xem khi cần. 

Sam không thấy được trang trình bày: “Lúc nào việc này cũng xảy ra với một người tham dự demo/buổi trình bày – họ không thể kết mạng, vì thế họ không thấy được trang trình bày. Vậy tôi có nên gửi chúng trước cho họ không?”

Thực tế: Đừng để vấn đề “không có trang trình bày” làm bạn bị ảnh hưởng. Thay vào đó, vì bạn tiếp xúc với khách hàng thật sự, nên hãy tận dụng cơ hội này để thảo luận với khách hàng qua điện thoại và nói về ba điểm chính trong phần trình bày của bạn. Sau đó, bạn có thể gửi cho các trang trình bày hoặc gửi một email tóm tắt những gì bạn thảo luận. 

Ben không thấy rõ hoàn cảnh bên phía khách hàng: "Mọi thứ đang tiến triển tốt đẹp thì tôi nghe thấy tiếng nói chuyện ở đầu bên kia. Rõ ràng có ai đó trong phía khách hàng vừa bước vào tham gia và tôi không biết hắn là ai cả. Thế là họ bắt đầu đưa ra một loạt câu hỏi và giành lấy quyền điều khiển.” 

Thực tế: Những người mua có quyền lực thường đến trễ hoặc phải ra về rất sớm vì còn bận những buổi họp khác, vì thế đây có thể là một người mua quyền lực. 

Hãy nhanh chóng làm một bài kiểm tra về quyền lực. Hãy yêu cầu họ tự giới thiệu và giải thích về vai trò của họ, và sau đó lắng nghe xem không khí thay đổi như thế nào. Nếu mọi người đều im lặng khi người đó lên tiến thì có thể bạn cần phải hướng thông tin của mình theo hướng của người đó. 

Greg gặp rắc rối với những chuyên gia kỹ thuật: “Cứ mỗi lần tôi mời tay kỹ sư hệ thống đến buổi demo là hắn ta giành quyền kiểm soát và nói quá nhiều về vấn đề kỹ thuật đến nỗi chính tôi cũng phải buồn ngủ. Có vẻ như anh ta chẳng quan tâm gì đến giới bán hàng và cứ muốn nói về mấy thứ tiểu tiết. Rồi tôi thấy rằng mình bị mất hợp đồng. Vậy tôi phải làm gì để có được quyền điều khiển?”

Thực tế: Hãy thảo luận chân thành với tay kỹ sư này và giúp hắn ta hiểu được sự khác biệt giữa một cuộc thảo luận kỹ thuật và một cuộc thảo luận kinh doanh. Hãy giới hạn thời gian và số trang hắn ta trình bày trong cuộc gọi và đảm bảo hai bên đều đồng ý về vấn đề này trước khi buổi họp bắt đầu. 

Chiến thuật trình bày

1. Trình bày là một kỹ năng sống còn. Nếu làm tốt thì nó sẽ tiếp thêm năng lượng cho chu trình bán hàng của bạn và đưa bạn gần tới việc ký hợp đồng.

 2. Chuẩn bị cho một bài trình bày 15 phút cũng mất nhiều thời gian như chuẩn bị một bài 90 phút. Bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng.

 3. Khách hàng không muốn gặp mặt trực tiếp và chỉ cho bạn bốn phút. Hãy quyết định xem bạn sẽ tận dụng thời gian một cách tối ưu như thế nào và quyết định bạn sẽ chọn hình thức trình bày nào.

 4. Hãy ngừng mời No-Po. Hãy gửi thư mời đến đúng người trong hội đồng. Hãy đảm bảo bạn mời được nhiều thành phần tham gia cuộc gọi: người làm kỹ thuật, người phụ trách ngân sách, người sử dụng, người hướng dẫn.

5. Hãy đảm bảo rằng bạn có nhiều bài trình bày khác nhau trong suốt quy trình bán hàng, từ hội thảo trực tuyến cho đến demo để chứng minh ý tưởng. 

6. Công nghệ có thể dễ dàng làm ảnh hưởng đến hiệu quả trình bày. Đừng để điều này xảy ra. Hãy sửa chữa tất cả mọi thứ có thể bị hỏng trước khi bắt đầu và ngăn không để nó xảy ra. Nếu bạn không thể ngăn được thì hãy chuẩn bị để đối phó với nó.

7. Đừng dựa vào PowerPoint. Hãy sử dụng ít trang trình bày – tối đa là 8 trang – hãy trình bày ngắn gọn và đơn giản. Đừng khiến khách hàng khó chịu bằng cách đọc to từng chữ.

8. Việc đặt các câu hỏi ướm thử trong suốt thời gian trình bày rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn không thấy được khách hàng đang nghĩ gì.

9. Hãy dành thời gian để đưa một thông điệp xác định giá trị mạnh mẽ, ROI, một câu chuyện về thế mạnh vào bài trình bày của bạn

10. Hãy nhìn vào gương và mỉm cười. Hãy nhớ rằng bài trình bày là con đẻ của bạn. Đừng giấu mình sau mấy trang này hay để người khác trong công ty giành quyền kiểm soát nhé.