CÁC CÂU HỎI KHÔNG PHẢI LÀ MỘT SỰ LỰA CHỌN
“Nào, bây giờ anh có câu hỏi gì không?”
Trong quá trình tìm việc, nếu ứng viên may mắn thì cuộc phỏng vấn tìm việc của anh ta sẽ đến được giai đoạn này, khi người phỏng vấn anh ta cơ hội đặt câu hỏi. Những gì bạn-ứng viên tìm việc thể hiện bây giờ sẽ là nhân tố quyết định liệu bạn có nhận được lời chấp nhận làm việc hay không. Hồ sơ tìm việc có thể đưa ta vượt qua những cửa ải đầu tiên để có được công việc, nhưng liệu bạn sẽ vẫn bước tiếp trên cương vị của người tìm việc hay sẽ đi những bước đầu tiên của một nhân viên mới, điều đó phụ thuộc hết sức chặt chẽ vào cách mà bạn thể hiện bản thân mình trong cuộc phỏng vấn.
Thật đáng tiếc, một số ứng viên lại nghĩ rằng khi nhà tuyển dụng đặt câu hỏi: “Nào, bây giờ anh có câu hỏi gì không?” thì điều đó chỉ đơn thuần là một dấu hiệu nhã nhặn của họ, rằng cuộc phỏng vấn sắp kết thúc. Vậy là ứng viên chuẩn bị thu xếp ra về. Quả thật, chẳng còn sai lầm nào lớn hơn suy nghĩ đó nữa. Câu hỏi đó mới thực sự “bật đèn xanh” để bước vào phần cốt lõi của buổi phỏng vấn. Tất cả mọi thứ trước đó chỉ mới là món “khai vị” cho phần chính mà thôi.
Nhưng nhà tuyển dụng thường không xa lạ gì với điều này. Đối với họ, những ứng viên không có khả năng đặt ra vài câu hỏi thông minh thì mãi mãi vẫn chỉ là những người đi tìm việc mà thôi. Nếu không đặt ra câu hỏi, ấn tượng mà bạn để lại cho nhà tuyển dụng sẽ là:
• Bạn nghĩ công việc này là không quan trọng, thậm chí tầm thường
• Bạn chưa thực sự khám phá được bản thân mình
• Bạn thiếu thông minh
• Bạn là kiểu người cả tin, yếu bóng vía
• Bạn đang chán nản, hay đơn giản: chính bạn là người tẻ nhạt
Quả thật chúng ta chẳng ai thích dù chỉ một trong số những điều trên. Dĩ nhiên, sẽ không câu hỏi cũ nào đem lại hiệu quả cả. Nếu không cân nhắc kỹ lưỡng trước về vấn đề này, bạn sẽ phải đối diện với rủi ro lỡ mất một cơ hội việc làm quan trọng. Lý do chỉ bởi vì bạn không đặt được một vài câu hỏi thông minh; hoặc những câu hỏi được đưa ra chỉ toàn là câu ngớ ngẩn. Những câu hỏi hay sẽ giúp nhà tuyển dụng nhìn thấy ở bạn niềm vui và hào hứng đối với công việc. Chính những câu hỏi như thế sẽ giúp nhà tuyển dụng nhận thấy rằng bạn là một người lao động khó có thể bỏ qua.
Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
“Tôi muốn thấy mọi ứng viên trước mặt tôi luôn chuẩn bị trước cho mỗi cuộc phỏng vấn”. Đó là ý kiến của bà Janice Bryant Howroyd, người sáng lập, Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ tịch của Torrance, California, Công ty dịch vụ nhân sự do phụ nữ và người thiểu số sở hữu lớn nhất nước Mỹ. Bà nói thêm: “Nếu như ứng viên không có câu hỏi nào thì tôi thật khó hình dung được mối quan tâm cũng như năng lực của họ đối với công việc”.
Thực tế, phương pháp của Bryant Howroyd là chỉ hỏi một câu và ngay sau đó “chuyền lại bóng” cho ứng viên. Sau khi chào hỏi ứng viên, câu hỏi đầu tiên của bà thường là:
Anh hiểu gì về cuộc gặp ngày hôm nay?
Bạn thấy sao? Liệu đấy có phải là một câu hỏi có thể làm cho cuộc phỏng vấn trở nên lộn xộn?
Bryant Howroyd biết rằng bà có thể hiểu ứng viên nhiều hơn thông qua chất lượng câu hỏi mà họ đưa ra, hơn là qua những câu trả lời của họ. Chính vì thế, chỉ dẫn tiếp theo sẽ là:
Tôi muốn anh hỏi tôi 7 câu hỏi.
Tùy vào chất lượng của câu trả lời của ứng viên đối với câu chất vấn đầu tiên, Bryant Howroyd sẽ gợi ý cho các ứng viên hỏi bà từ 3 đến 7 câu hỏi. Sự đánh giá ban đầu của bà về ứng viên càng cao thì bà đề nghị họ đưa ra càng nhiều câu hỏi hơn. Hơn nữa, Bryant Howroyd tạo cơ hội cho ứng viên đặt ra bất cứ câu hỏi nào cho mình. Không có hạn chế gì đối với các câu hỏi. Sau đó, bà chỉ ngồi lắng nghe họ nói. Bà nói rằng: “Tôi hiểu thêm được rất nhiều điều về một người để cho họ đặt câu hỏi về những điều mà họ cần biết hơn là để họ nói với tôi về những gì mà họ nghĩ tôi muốn biết”. Đúng là như vậy, cuối cùng thì các hãng tuyển dụng nhân sự đều lựa chọn các ứng viên, nhưng cũng theo ý kiến của Bryant Howroyd, “ứng viên mà tôi thích nhất thường là người chủ động tham gia hoàn toàn vào quá trình tuyển chọn”.
Bây giờ, liệu bạn đã sẵn sàng để bước vào cuộc phỏng vấn với bà Bryant Howroyd chưa?
Robin Upton là một chuyên gia hướng nghiệp của Hiệp hội Bernard Haldane, tổ chức quản trị nghề nghiệp lớn nhất nước Mỹ. Văn phòng của tổ chức này đặt tại Dallas, bang Texas. Upton thường hướng ứng viên của mình đến việc đặt hai câu hỏi đối với nhà tuyển dụng. Câu thứ nhất là:
Như vậy là chúng ta đã bàn xong về các bằng cấp cũng như trình độ của tôi, vậy liệu ông có quan tâm gì đến việc tôi hoàn thành trách nhiệm ở vị trí đó như thế nào không?
Liệu có khác thường quá không khi để nhà tuyển dụng nói rõ về mối quan tâm của họ? Rất nhiều ứng viên nghĩ rằng việc đặt câu hỏi như vậy quả thực là khác thường. Nhưng Upton phê bình rằng như vậy có nghĩa họ đã suy nghĩ rất thiển cận. Khi những yêu cầu về trách nhiệm được người phỏng vấn nêu rõ ra thì ứng viên thường có thể nhìn nhận và trả lời theo cách thức thỏa đáng cho cả hai bên. Nhưng khi những yêu cầu đó không được nêu rõ thì ứng viên sẽ luôn bị rơi vào thế lúng túng, không rõ ràng.
Còn đây là câu hỏi thứ hai mà Upton đưa ra:
Ba công việc cần ưu tiên hàng đầu mà ông muốn thấy tôi hoàn thành và báo cáo trực tiếp khi đảm nhiệm công việc này là gì?
Theo Upton đây là một câu hỏi rất hiệu quả để xác định “phím nóng” của nhà tuyển dụng, nó chỉ ra sự hiểu biết ứng viên rằng bất cứ một giám đốc nhân sự nào cũng có các ưu tiên. Đồng thời, câu hỏi này cũng nhấn mạnh cam kết hành động của ứng viên thông qua những từ “sẽ được tôi hoàn thành” trong câu hỏi. Hãy nhớ, “hoàn thành” trong câu nói này là một thuật ngữ được dùng rất “đắt”, nó tiếp cận rất gần với những điều mà bất kỳ một giám đốc tuyển dụng nào cũng thích.
Nếu bạn không đặt câu hỏi trong khi phỏng vấn, điều đó sẽ khiến cho nhà tuyển dụng băn khoăn liệu bạn có lảng tránh việc đặt câu hỏi trong công việc không. Ví dụ: “Tôi dựng lên một tình huống cho một ứng viên kỹ thuật, nhưng họ lại không đặt ra được một câu hỏi nào có tính chất thẩm định. Trong hoàn cảnh đó, tôi thực sự không biết rồi đây họ sẽ tiếp cận một dự án phát triển ứng dụng ra sao”. Đây là ý kiến của Kathi Johns, Giám đốc điều hành hãng Employee Central ở Aventail – doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ phụ trợ tại Seattle. Bà cũng nói thêm: “Anh có thể nghĩ rằng liệu họ có đưa cái “tôi” của họ vào trong cách đặt các câu hỏi hóc búa hay không? Liệu họ có thể làm việc theo nhóm hay sẽ là người đứng ngoài và đi ngược lại với nhóm? Tôi nghĩ chúng ta sẽ biết được nhiều điều từ các câu hỏi của ứng viên và quá trình suy nghĩ của họ, không kém gì những điều chúng ta có thể nhận ra từ những câu trả lời của họ”.
Sau đây là một lời khuyên khác: Những nhà tuyển dụng thường trông chờ ứng viên đặt ra đủ một số câu hỏi nào đó để từ đó họ định hình quan điểm xem liệu ứng viên có muốn công việc đó hay không. Nếu bạn không hỏi đủ rõ ràng, nhà tuyển dụng – những người có thể đã sẵn lòng mời bạn nhận công việc đó rất có thể sẽ nói lời từ chối, đơn giản vì họ chưa đủ tin là bạn biết mình sẽ làm công việc gì. “Vào cuối ngày, ở cương vị là người phỏng vấn, tôi luôn mong muốn có được cảm giác thỏa mãn rằng ứng viên sẽ có đủ thông tin để quyết định nhận công việc nếu tôi đề nghị họ nhận nó”. Đây là ý kiến của Richard Kathnelson, giám đốc nhân sự tập đoàn Syndesis ở Ontario, Canada. Theo Kathnelson, những câu hỏi mở, hướng đến các câu trả lời chứa đựng nhiều thông tin sẽ là tín hiệu tốt giúp ông nhận ra rằng mình đang nói chuyện với một ứng viên giàu tiềm năng – người biết cách đưa ra các quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng – một kỹ năng thực sự thiết yếu trong bất cứ công việc nào.
Thái độ đặt câu hỏi
Đặt ra được những câu hỏi đúng chính là cơ hội để bạn thể hiện rằng mình là ứng viên tốt nhất đối với công việc. Bạn có thể làm được điều đó khi tạo ra được năm loại ấn tượng về thái độ của bạn:
• Sự quan tâm: bạn chấp nhận khó khăn để tìm hiểu về công việc
• Sự thông minh: bạn thực sự hiểu rõ các yêu cầu của công việc
• Sự tự tin: bạn có đủ khả năng và phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ
• Sức hấp dẫn cá nhân: bạn thuộc kiểu người dễ thích nghi
• Sự quyết đoán: bạn chủ động đề nghị được làm việc ở vị trí đó
Dĩ nhiên, mục tiêu thứ sáu khi bạn đặt ra những câu hỏi có tính quyết định là để chính bạn đánh giá xem mình có thực sự muốn làm công việc đó hay không. Phỏng vấn tìm việc cũng giống như một tuyến đường hai chiều. Ứng viên đánh giá chất lượng của công ty, đồng thời công ty cũng thẩm định khả năng của ứng viên.
Một điểm quan trọng nữa là: cho tới khi bạn nhận được lời mời làm việc hoặc sau khi nhận thấy dấu hiệu của một mối quan tâm rất lớn từ phía nhà tuyển dụng đối với bạn thì bạn cần tránh câu hỏi “Thế còn quyền lợi của tôi thì sao?” Một câu hỏi như vậy hàm ý ứng viên muốn biết mình sẽ nhận được gì, nó đối lập với những gì mà ứng viên có thể mang lại cho công ty.
Nên nhớ, bạn đảm nhận hai vai trò trong một cuộc phỏng vấn: bạn vừa là người bán, lại vừa là người mua. Trong phần đầu cuộc phỏng vấn, bạn là người bán. Thời điểm duy nhất chúng ta ở vị thế người mua là khi nhà tuyển dụng đưa ra lời đề nghị nhận bạn vào làm.
Hãy nghe ý kiến của Susan Trainer, chuyên gia tuyển dụng nhân sự cấp cao của Hiệp hội RJS ở Hartford, bang Connecticut. Bà đã phỏng vấn hàng trăm ứng viên để xác định xem liệu họ có thể hiện được sự phù hợp với các công ty khách hàng của bà. “Tôi dường như phát điên khi hỏi các ứng viên rằng họ có câu hỏi nào không, thì phản hồi của họ thường hoặc là “Không, tôi chẳng có câu hỏi nào cả, bà trả lời hết rồi còn gì”, hoặc là một câu hỏi rất không đâu “Liệu công ty khách hàng của bà cho tôi được bao nhiêu ngày nghỉ phép, nghỉ lễ?”
Theo Trainer, “Có rất nhiều cách để chúng ta làm hỏng một buổi phỏng vấn, và việc không hỏi những câu hỏi có suy nghĩ thấu đáo khi chúng ta có cơ hội, có thể là sai lầm lớn nhất”. Nhà tuyển dụng thường muốn biết ứng viên thu thập thông tin bằng cách nào. Và cách đơn giản nhất để họ biết được điều đó chính là lắng nghe các câu hỏi mà ứng viên đặt ra”.
Trainer bổ sung thêm rằng, “Đó là một cơ hội thực sự đối với ứng viên để có thể tỏa sáng và đặt mình vào vị trí khác so với các ứng viên còn lại. Khi chuẩn bị yêu cầu ứng viên tham gia một cuộc phỏng vấn, tôi thường yêu cầu họ hỏi hai hoặc ba câu hỏi trọng tâm trong khi phỏng vấn, tiếp đó chúng tôi nói tới ba câu hỏi khác để họ đưa ra các ý kiến một cách hệ thống”. Dưới đây là hai câu hỏi ưa thích của bà:
Nhóm của anh có khả năng làm tốt nhất trong lĩnh vực nào?
Tại sao anh lại tới làm ở công ty XYZ?
Trainer khẳng định thêm rằng: “Các câu hỏi ứng viên đặt ra, và cách mà họ đặt ra câu hỏi có tác dụng làm cho họ khác biệt hẳn so với các đối thủ và khác hẳn so với các cuộc thi tuyển mà câu hỏi là do người phỏng vấn đưa ra. Khi chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn, các câu hỏi phải được sắp đặt thật cẩn thận cũng tương tự như sự phù hợp
giữa bộ vest và đôi giầy của bạn vậy. Nếu ứng viên bỏ lỡ cơ hội để tạo ấn tượng trong một cuộc phỏng vấn, thì họ sẽ không có nhiều khả năng đạt được đến phần thưởng cuối cùng – đó là: được nhận làm việc”.
Những câu hỏi sâu sắc nhấn mạnh một điều rằng: chúng ta đóng vai trò chủ động trong suốt quá trình tuyển chọn, chứ không phải người phỏng vấn. Tính chủ động luôn rất tốt. Những câu hỏi lớn thường thể hiện rằng: khác xa so với các ứng viên bị động khác, bạn là người có định hướng hành động, có cam kết trách nhiệm và khẳng định lại sự quan tâm của bạn tới công việc.
Đặt câu hỏi là cách tốt nhất để bạn thể hiện mình là một ứng viên tinh tế và có năng lực. Các câu hỏi được lựa chọn sẽ chỉ ra chiều sâu hiểu biết cũng như mức độ thông minh của bạn. Đặt câu hỏi không những cho phép bạn xoá bỏ được cảm giác về mối quan hệ quá cứng nhắc và trang trọng giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, mà còn thiết lập nên một cuộc đàm thoại cởi mở, từ đó xây dựng được niềm tin và mối quan hệ giữa hai bên. Sự hoà hợp trong giao tiếp là yếu tố rất quan trọng. Hãy nhớ rằng, trình độ chuyên môn và bằng cấp của những người lọt vào vòng tuyển chọn cuối cùng ít nhiều đều được đánh giá ngang nhau, và yếu tố quyết định thành công – yếu tố giúp ứng viên nhận được sự đồng tình của nhà tuyển dụng chính là quan hệ hòa hợp trong giao tiếp.
Những câu hỏi của bạn sẽ hướng cuộc phỏng vấn theo cách mà bạn mong muốn. Bởi vì các câu hỏi là một dạng của sự kiểm soát. Bạn có thể dùng chúng để chuyển hướng đặt câu hỏi của người phỏng vấn. Nếu bạn cảm thấy người phỏng vấn đang sa đà vào một chủ đề mà bạn nên tránh – ví dụ họ đề cập đến việc bạn đã chuyển đổi qua rất nhiều công việc – thì hãy nên nhanh chóng đặt câu hỏi sang một chủ đề khác. Sau một sự trao đổi dài dòng, đến lúc đó, người phỏng vấn sẽ không còn muốn quay trở lại chủ đề kia nữa.
Bạn ứng cử vào một vị trí công tác càng cao thì việc đưa ra được các câu hỏi khó và phức tạp càng trở nên quan trọng. Các câu hỏi như vậy sẽ thể hiện sự hiểu biết toàn diện của bạn về vị trí đó, cũng như thể hiện được sự tự tin của bạn trong việc thử thách ngược lại nhà tuyển dụng. Các giám đốc nhân sự sẽ đánh giá bạn dựa trên chất lượng các câu hỏi của bạn, cũng như các phản hồi mà bạn đưa ra. Nếu bạn không đặt ra được các câu hỏi đủ sâu sắc và chi tiết, điều đó sẽ thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thiếu các phẩm chất lãnh đạo và sáng tạo mà vị trí lãnh đạo cấp cao nào cũng cần đến.
Tôi đảm nhận được không đây?
Hãy hình dung ngày mai bạn sẽ đưa ra trước ban lãnh đạo cấp cao trong công ty bản thuyết trình quan trọng nhất trong sự nghiệp của bạn. Tương lai của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả của bản thuyết trình đó. Vậy bạn có làm được không?
Tình huống tôi đưa ra dưới đây sẽ chính là bước tiếp theo bạn cần làm trong cuộc phỏng vấn. Đó là thuyết trình về tương lai của bạn tại công ty. Khán giả là những người lãnh đạo cao cấp nhất của công ty, những người có thẩm quyền quyết định chọn bạn vào một vị trí lãnh đạo trong công ty. Tất cả mọi người đang trông chờ giây phút bạn tỏa sáng. Nào, bây giờ khi cờ đã vào tay, bạn có dám phất không? Nếu bạn đã quá quen thuộc với việc trình bày hay diễn thuyết thì có lẽ bạn không cần đọc cuốn sách này sâu hơn nữa đâu.
Một số ứng viên tin rằng khả năng ứng khẩu tốt có thể bù đắp cho việc không chuẩn bị một chiến lược khi phỏng vấn. Tuy nhiên, trong những trường hợp này, khả năng ứng khẩu không thể biện minh cho sự lười nhác cũng như thiếu chuẩn bị của bạn. Bản thân các người phỏng vấn là những người chuyên nghiệp, họ thực sự muốn bạn chuẩn bị kỹ càng cho cuộc phỏng vấn cũng như họ đã chuẩn bị rất kỹ trước khi gặp bạn. Sự chuẩn bị thể hiện tính chuyên nghiệp trong hành động của bạn. Điều đó là lẽ thường và thể hiện phong thái lịch sự của mỗi người. Nhưng trên tất cả, hành động như vậy thực sự có hiệu quả.
Hãy viết các câu hỏi của bạn ra
Bạn đã nhận được lời mời tham gia cuộc phỏng vấn. Thật tốt. Việc đầu tiên bạn làm sẽ là chuẩn bị ở nhà (xem chương 4 để biết thêm những ý kiến tranh luận về việc nghiên cứu về công ty mà bạn sẽ xin việc). Việc thứ hai mà bạn cần làm là viết các câu hỏi sẽ đặt ra.
Một số ứng viên thường không chắc chắn liệu họ có nên viết các câu hỏi của mình ra hay không. Nếu họ làm như vậy, liệu họ có nên đưa ra những câu hỏi đó với nhà tuyển dụng hay không? Câu trả lời cho cả hai câu hỏi đều là có! Như thế chẳng phải là chuẩn bị trước hay sao? Dĩ nhiên đó là sự chuẩn bị trước. Và đó cũng chính là kết quả mà bạn mong muốn. (Xem chương 5 để có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này khi chúng ta bàn luận xung quanh việc ghi chép).
“Tôi thấy việc quan trọng nhất trong mỗi cuộc phỏng vấn là phải có một danh sách các câu hỏi chuẩn bị trước để ứng viên có thể đặt ra cho nhà tuyển dụng”. Đó là ý kiến của Kate Brother, Giám đốc điều hành hành chính tại trường Đại học Keuka, thuộc Keuka Park, New York. “Chính việc chuẩn bị danh sách các câu hỏi sẽ giúp bạn
đạt được hai mục đích: một là thể hiện bạn đã có sự chuẩn bị sẵn từ nhà, đồng thời điều đó giúp lấp đầy khoảng không gian im lặng lúng túng khi nhà tuyển dụng chưa đưa ra vấn đề tiếp theo. Thứ hai, việc chuẩn bị sẽ giúp bạn phần nào kiểm soát được cuộc phỏng vấn”.
Viết ra các câu hỏi sẽ giúp bạn đạt được nhiều mục tiêu:
Gắn kết suy nghĩ: Các câu hỏi nên được thể hiện sinh động. Hãy viết chúng ra, đọc thật to và điều chỉnh cho đến khi nào thật hay thì thôi.
Sắp xếp các vấn đề ưu tiên: Không phải tất cả các câu hỏi đều mang ý nghĩa như nhau. Nhưng chỉ khi bạn viết chúng ra, bạn mới quyết định được đâu là câu sẽ dùng để hỏi trước. Một số ứng viên viết câu hỏi lên những tấm thẻ và đánh số để có thể dễ dàng sắp xếp cho đến khi nào hợp lý thì thôi.
Giúp ghi nhớ: Khi quá hồi hộp trước cuộc phỏng vấn, bạn có thể dễ dàng quên đi những câu bạn định hỏi. Hoặc thậm chí tồi tệ hơn, đó là khi tâm trí của bạn không thể nào tư duy được và bạn nói ra rất nhiều điều ngớ ngẩn. Nếu bạn đang trong giai đoạn phỏng vấn ở nhiều công ty khác nhau thì thật dễ để quên rằng mình đang ở đâu, dẫn tới việc bạn toàn đưa ra những câu hỏi không phù hợp như đặt ra câu hỏi về dây chuyền sản xuất cho nhà tuyển dụng của một hãng bảo hiểm. Hãy bảo vệ chính bạn và thể hiện tính chuyên nghiệp của mình chỉ bằng một động tác: chuẩn bị sẵn ở nhà.
Cải thiện cách thể hiện: Biết được câu nào mình sẽ hỏi giúp ứng viên tạo dựng được những bước đi tốt và vững chắc hơn trong phỏng vấn. Điều đó tạo ra sự tự tin. Bạn sẽ có khả năng dẫn dắt cuộc phỏng vấn tới chỗ nhấn mạnh được những phẩm chất của bạn theo một cách mà cuối cùng câu hỏi của bạn trở thành câu hỏi ghi điểm.
Tạo ra ấn tượng về một ứng viên đã có sự chuẩn bị: Đây là một điều tốt bởi vì nhà tuyển dụng luôn muốn thấy điều đó.
Phải biết đâu là câu hỏi
quyết định của mình
Dựa trên tình hình thực tế của cuộc phỏng vấn, bạn sẽ có thời gian để đưa ra chỉ một câu hỏi. Nếu thời cơ đến, hãy biến đó thành câu hỏi quyết định.
Mỗi người có một loại câu hỏi quyết định khác nhau. Hãy tự hỏi mình xem nếu chỉ được đưa ra một câu hỏi thì câu hỏi đó sẽ là gì? Hãy suy nghĩ về hình ảnh mà bạn muốn thể hiện về mình. Hãy suy nghĩ một chút về câu hỏi sẽ tạo ra sự khác biệt giữa
bạn và đám đông các ứng viên khác.
Trong nhiều trường hợp, câu hỏi quyết định thường hội tụ 3 yếu tố, đó là:
• Tuyên bố bạn hiểu được các khó khăn và thử thách trong công ty
• Quả quyết bạn có thể giải quyết được những khó khăn này
• Đề nghị công ty tạo cho bạn cơ hội giải quyết công việc
Sự cẩn thận khi bạn chuẩn bị các câu hỏi sẽ quyết định việc bạn có thành công hay không với một đề nghị làm việc.
Trình bày thật rõ ràng các câu hỏi mở sẽ giúp bạn đặt một chân vào cuộc đua. Các câu hỏi thích hợp giúp cho nhà tuyển dụng hình dung rõ hơn về giá trị của bạn đối với công ty. Đây là yếu tố cơ bản duy nhất quyết định việc nhà tuyển dụng đưa ra lời mời bạn làm việc. 15 quy tắc dưới đây sẽ là những chỉ dẫn chiến lược khi bạn lên kế hoạch cho các câu hỏi sử dụng trong cuộc phỏng vấn. Bây giờ là lúc phải chú ý đến cuộc phỏng vấn cũng là lúc phải nắm quyền kiểm soát và bước những bước đi thành công tiếp theo.
15 quy tắc giúp định hình
các câu hỏi tốt hơn
Nghệ thuật đặt câu hỏi là xem xét đến những câu trả lời mà bạn mong muốn nhận được, sắp xếp các câu hỏi để tối đa hóa cơ hội bạn nhận được câu trả lời đúng ý mình. Dưới đây là 15 quy tắc giúp bạn đặt ra được các câu hỏi tốt hơn.
1. Đưa ra các câu hỏi mở
Với những câu hỏi đóng, câu trả lời mà bạn nhận được chỉ đơn giản là “Không” hoặc “Có”. Câu hỏi đóng thường ở dạng nghi vấn. Các câu hỏi mở thì ngược lại, là những câu hỏi “Như thế nào?”, “Khi nào?”, hoặc “Ai?”… Các câu hỏi mở thường tạo cơ hội xây dựng một cuộc đàm thoại trong đó thông tin được trao đổi nhiều hơn. Đây là một câu hỏi dạng đóng:
Ứng viên: Công ty của anh/chị có vườn trẻ không?
Và câu trả lời của nhà tuyển dụng là: Có chứ!
Còn đây là ví dụ về một câu hỏi mở:
Ứng viên: Công ty của ông hỗ trợ thế nào đối với các lao động đã có gia đình và con cái?
Nhà tuyển dụng: Tôi sẽ cho anh biết các thông tin về giải thưởng mà trung tâm trông trẻ ban ngày của chúng tôi đã đạt được. Gần đây các bà mẹ đã đánh giá đây là một trong mười Trung tâm trông trẻ ban ngày tốt nhất ở Mỹ…
“Tại sao?” cũng là một từ để bắt đầu một câu hỏi mở, nhưng các câu hỏi dạng này thường dẫn đến những khó khăn trong cuộc phỏng vấn. Hãy tham khảo quy tắc số 8 sẽ được trình bày bên dưới.
2. Hãy hỏi một cách ngắn gọn
Ứng viên không nên tạo thêm rắc rối bằng việc trình bày một câu hỏi dài dòng và phức tạp. Câu hỏi đó chỉ kiến nhà tuyển dụng nhầm lẫn, dẫn tới phản ứng của họ là: “Xin lỗi, tôi không hiểu câu hỏi của anh”. Như vậy, kinh nghiệm là hãy hạn chế câu nói bằng cách chỉ nhắm vào một mục tiêu duy nhất. Tuyệt đối tránh tình trạng như ví dụ dưới đây:
“Tôi biết bán hàng trên quy mô quốc tế là rất quan trọng, vậy thì doanh thu bán hàng ở nước ngoài chiếm bao nhiêu phần tổng doanh thu của công ty? Đó là tính theo phần trăm tăng, giảm hay duy trì không đổi? Liệu các loại thuế suất quốc tế có đem lại những khó khăn không và biến đổi và chênh lệch tỷ giá tác động đến tổng thể doanh thu như thế nào?”
Chúng ta sẽ không thể trông chờ một nhà tuyển dụng nào đưa ra được câu trả lời cho một câu hỏi phức tạp đến thế. Nếu bạn thực sự nghĩ cuộc đối thoại về những vấn đề đó nằm trong mối quan tâm của mình thì trước hết hãy đề cập mối quan tâm nào quan trọng nhất, sau đó chia nhỏ câu hỏi thành những câu hỏi nhỏ khác nhau.
3. Đừng ngắt lời
Hãy chờ cho đến khi nhà tuyển dụng đặt xong câu hỏi. Nói cách khác, hãy biết cách lắng nghe. Một số ứng viên thường thể hiện tính thiếu kiên nhẫn của họ bằng cách “nhảy vào” “chặn họng” nhà tuyển dụng khi đang nói. Đôi khi, hành động đó xuất phát từ mong muốn thể hiện mình và tỏ ra mình đã hiểu rồi.
Đừng bao giờ làm như vậy. Việc bạn thể hiện sự láu táu của mình thường gây ảnh
hưởng rất xấu. Để hạn chế xu hướng thích chen ngang, ngắt lời, hãy đảm bảo rằng nhà tuyển dụng đã thực sự hỏi xong. Sẽ rất tốt nếu bạn giữ ba giây yên lặng trước khi đưa ra câu trả lời. Nếu có thể, bạn hãy sử dụng thời gian đó để nghĩ về những gì mình sẽ nói. Trong thâm tâm, hãy nhẩm lại câu hỏi và không nên coi nhẹ việc nhắc lại câu hỏi đó với người phỏng vấn để có thể hiểu rằng bạn thực sự đã hiểu rõ nó. Nếu bạn chưa hiểu, hãy đề nghị ông ta nhắc lại. Thậm chí khi bạn không thể tận dụng tối đa hiệu quả của vài ba giây suy nghĩ thì sự tạm dừng cũng phần nào thể hiện bạn đang suy nghĩ. Khoảng thời gian dừng lại đó giúp bạn tránh được tình trạng đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi còn dang dở. Ví dụ, một ứng viên đã cung cấp đoạn hội thoại dưới đây:
Nhà tuyển dụng: Thông qua hồ sơ của anh, tôi có thể nhận thấy rằng trong sáu năm anh đã có tới sáu công việc nghiên cứu hệ thống…
Ứng viên (chen ngang):…Và ông mong muốn tôi nói về kỳ vọng trong nghề nghiệp của tôi có phải không?
Nhà tuyển dụng: Thực ra, tôi định hỏi anh rằng từ mỗi công việc đó, anh đã rút ra được các kỹ năng gì mới. Nhưng bởi vì anh đề cập đến kỳ vọng nghề nghiệp, vậy thì tôi đang quan tâm đến việc liệu anh có thể gắn bó với một công ty trong khoảng thời gian dài hơn 1 năm không?
Thật đáng tiếc đối với tình huống trên đây. Rõ ràng, sẽ tốt hơn rất nhiều nếu ứng viên chịu kiên nhẫn nghe xong câu hỏi. Bây giờ, chúng ta hãy cùng hình dung xem tình hình sẽ tốt hơn ra sao khi cuộc phỏng vấn đi theo hướng sau đây:
Nhà tuyển dụng: Thông qua hồ sơ của anh, tôi có thể nhận thấy rằng trong sáu năm anh đã có tới sáu công việc nghiên cứu hệ thống. Vậy anh có thể nói cho tôi biết một kỹ năng cụ thể mà anh đã tích luỹ được từ mỗi công việc đó?
Ứng viên: Ông đang hỏi tôi về một kỹ năng quan trọng mà tôi đã tích lũy được từ trong mỗi công việc tôi đã làm, tôi nói như vậy có đúng ý ông muốn hỏi không?
Nhà tuyển dụng: OK, chính xác là như vậy.
Ứng viên: Ông đã hỏi tôi một câu rất hay. Tôi xin trả lời theo thứ tự các công việc tôi đã làm. Tại Netcom, tôi đã học được cách thực hiện chiến lược quản lý mạng lưới làm việc trong công ty. Sau đó, tại 4Com, tôi thực hiện việc lập trình Java cho khách hàng. Tôi tin rằng ông cũng đã đề cập Java như là một yếu tố quan trọng trong công việc này. Sau khi làm cho 4Com, tôi chuyển sang làm cho…
4. Cố gắng được nhận câu trả lời “Có”
James Joyce, tác giả cuốn Ulysses đã kết thúc cuốn thiên anh hùng ca của mình bằng một thuật ngữ mang tính khẳng định mạnh nhất trong tiếng Anh – từ “Có”. Ông biết rằng việc kết thúc cuốn tiểu thuyết như thế sẽ tạo một trạng thái tâm lý chủ động của người đọc khi đặt sách xuống.
Tương tự như vậy, mục tiêu của bạn trong cuộc phỏng vấn việc làm cũng phải là kết thúc bằng một lời khẳng định. Thực tế, khi bạn càng làm cho người đối diện đưa ra được càng nhiều câu trả lời “có” (hoặc từ “được”) và những câu nói tán thành thì bạn càng ở vị thế thuận lợi. Tại sao lại như vậy? Lý do là: mọi người, trong đó có cả những nhà tuyển dụng, đều thích tán thành hơn là phản đối. Và ngược lại, hiển nhiên, rất ít người thích nghe những câu nói “không”. Chẳng ai muốn tranh cãi cả và cách tốt nhất để tránh điều đó là nói “có” (“được”, “đồng ý”…).
Nếu cuộc phỏng vấn cứ tiếp diễn với hàng loạt các câu trả lời “có”, bạn hãy hình dung xem việc tiến đến câu hỏi cuối cùng cũng với câu trả lời “có” sẽ đơn giản hơn đến như thế nào, bất kể câu hỏi được đặt ra là rõ ràng, dứt khoát hay có ẩn ý:
Tôi nghĩ tôi đã chứng minh được mình đủ tiêu chuẩn cho vị trí này. Tôi thực sự muốn gia nhập công ty của các ông. Vậy liệu chúng ta có thể đi đến một thỏa thuận công việc không?
Trên phương diện chiến thuật, câu hỏi này được định hình sao cho câu trả lời mà bạn muốn và mong đợi sẽ hoàn toàn tích cực. Dưới đây là một ví dụ về cuộc trò chuyện giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, trong đó minh họa sức mạnh của từ “có”.
Ứng viên: Tôi thực sự rất ấn tượng với Acme Widgets. Công ty đã dẫn đầu trong lĩnh vực lốp bơm hơi trên 50 năm qua. Tôi nói vậy có đúng không?
Nhà tuyển dụng (rất tự hào): Đúng, tất nhiên rồi!
Ứng viên: Như tôi thấy trong bản báo cáo thường niên, công ty ông dành khoảng 50 triệu đô la Mỹ, tương ứng với 2,5% doanh thu mỗi năm cho hoạt động nghiên cứu và ứng dụng. Số tiền đó lớn hơn rất nhiều so với các đối thủ cạnh tranh, phải vậy không?
Nhà tuyển dụng: Đúng thế. Chúng tôi dẫn đầu ngành về việc phân bổ doanh thu cho hoạt động nghiên cứu và ứng dụng.
Ứng viên: Thị trường lốp bơm hơi ngày càng thông dụng và nhiều cạnh tranh hơn, do vậy chúng ta phải khác biệt hóa sản phẩm, đúng không ạ? Công ty ông đã có chiến lược gì đặc biệt để duy trì thị phần hiện có hay chưa?
Khi nhà tuyển dụng trả lời, hãy chú ý đến thông điệp tinh tế mà ứng viên đã gửi kèm trong câu hỏi. Ứng viên thường kết thúc câu hỏi bằng từ “có phải không” (hay “đúng không ạ?”). Cụm từ này chẳng khác nào một gợi ý cho nhà tuyển dụng đưa ra câu trả lời “đúng vậy!”. Dĩ nhiên, ứng viên phải nắm thật chắc vấn đề trước khi đưa ra những câu hỏi kiểu như vậy bởi vì anh ta chắc chắn không muốn nhận lại từ nhà tuyển dụng một câu trả lời rằng: “Đâu có, không phải vậy!” Việc nghiên cứu kỹ lưỡng là hoàn toàn cần thiết để bạn có thể đưa ra được câu hỏi phù hợp.
5. Sử dụng ngôn từ chung
Bạn hãy nhìn lại đoạn hội thoại trên. Bạn có chú ý thấy ứng viên đã khéo léo chuyển từ cách xưng hô “các ông” sang “chúng ta”? Những từ như “chúng ta” hoặc “của chúng ta” là rất tế nhị, giúp đem lại ấn tượng như thể ứng viên đã là một thành viên trong công ty rồi. Khi nhà tuyển dụng càng cảm thấy thoải mái với cách nói đó thì ứng viên càng có nhiều cơ hội hơn. Và sẽ rất dễ dàng để nhà tuyển dụng đưa ra lời đề nghị cộng tác với ứng viên đó bởi vì họ cảm nhận được từ ứng viên cái cảm giác “chúng ta” một cách hòa đồng.
Tuy vậy, cách nói này có một rủi ro là thể hiện tính tự tin quá mức của ứng viên. Vì thế, sự khéo léo trong cách đặt vấn đề là yếu tố quan trọng hàng đầu. Nhìn chung, về cuối cuộc phỏng vấn, cách nói như vậy mới đạt được hiệu quả cao nhất bởi vì khi đó nhà tuyển dụng đã đánh giá được những gì là quan trọng trong mối quan tâm của bạn. Ví dụ công ty muốn bạn quay lại buổi phỏng vấn thứ hai (hoặc thứ ba). Và họ bắt đầu sử dụng ngôn ngữ chung thì bạn nên biết rằng đó là tín hiệu họ đã chuẩn bị cho bạn một lời đề nghị làm việc bằng văn bản một cách chính thức.
6. Hãy hỏi những câu mà nhà tuyển dụng có khả năng trả lời được
Nếu bạn muốn nhà tuyển dụng tỏ ra phòng thủ và khó chịu với mình, hãy đặt cho họ những câu hỏi mà họ không biết câu trả lời hoặc không thể trả lời được do họ phải bảo mật thông tin cho công ty họ.
Sau đây là ý kiến của Sonja Parker, Phó Chủ tịch tập đoàn Intergrated Design tại Ann Arbor, Michigan: “Hãy nhớ rằng mặc dù tôi rất kỳ vọng anh có thể đặt ra cho tôi một vài câu hỏi có liên quan, nhưng thực sự, đó không phải một trò chơi. Anh chẳng có
lợi gì khi làm tôi bối rối hay đặt ra các câu hỏi quá thông minh. Chỉ nên thể hiện ra cho tôi rằng anh đã suy nghĩ tới cơ hội đặt ra câu hỏi”.
Chính vì thế, khi nghĩ tới một câu hỏi trong đầu, hãy thận trọng cân nhắc về nội dung câu trả lời bạn mong muốn sẽ nhận được cũng như về người mà bạn định sẽ hỏi câu đó. Trong mọi trường hợp, hãy tránh các câu hỏi mà ngay cả những người thông minh thông thường cũng không thể trả lời được. Khi nhà tuyển dụng đã hỏi bạn một câu hỏi nào đó mà bạn không thể trả lời, hẳn bạn sẽ có xu hướng muốn làm cho ông ta cũng phải bối rối. Đấy là một chiến thuật tồi. Có thể bằng cách đó, bạn thắng ông ta trên một mặt trận nhưng xét toàn cục, bạn thua trong cả trận chiến. Còn gì đáng tiếc hơn? Bạn sẽ chẳng thể trông mong những câu hỏi không thể trả lời như vậy đưa bạn đến gần nhà tuyển dụng hơn. Thậm chí tác dụng còn ngược lại! Hãy xem đoạn hội thoại sau đây:
Ứng viên: Quốc hội đang xem xét một mức tăng tối thiểu trong tiền lương. Nếu điều đó được thông qua, ông có tin là các tác động kinh tế vi mô của mức tăng tối thiểu đó sẽ được bù đắp lại bởi các hiệu ứng kinh tế vĩ mô khi Cục Dự trữ liên bang điều chỉnh giảm tỷ lệ lãi suất không?
Nhà tuyển dụng: Hả? Cái gì cơ?
Các câu hỏi kiểu như vậy không những không làm cho bạn có vẻ hiểu biết hơn mà ngược lại, nó biến bạn thành một kẻ lập dị trong mắt nhà tuyển dụng. Thậm chí nếu bạn nhận được một câu trả lời hợp lý cho câu hỏi kiểu như vậy, thì liệu những thông tin từ câu trả lời đó sẽ có ích gì cho quá trình làm việc của bạn cơ chứ? Sự phô trương đó không thể hiện được năng lực cạnh tranh của bạn đâu!
Ở bất cứ thời điểm nào, bạn phải biết mình đang nói chuyện với ai. Đặt ra cho người quản lý các câu hỏi chi tiết về các loại bảo hiểm y tế không phải là một ý hay. Hay khi bạn đưa ra cho người phỏng vấn là người phụ trách nhân sự trong công ty những câu hỏi về điểm mạnh trong mạng giao tiếp nội bộ của công ty cũng tương tự như vậy. Cuối cùng, hãy cẩn thận để không xâm phạm đến các thông tin mang tính bảo mật, đặt biệt trong trường hợp bạn đang còn là nhân viên của một công ty đối thủ cạnh tranh.
Chừng nào bạn còn ngồi tại cuộc phỏng vấn thì hãy tránh các câu hỏi hiểm hóc kiểu đó. Có thể sẽ có nhà tuyển dụng nào đó hỏi bạn các câu hỏi như vậy, nhưng bạn không thể ghi điểm nếu bạn cũng dùng những câu hỏi kiểu đó để hỏi lại nhà tuyển dụng đó. Tôi đã lập ra một danh sách những câu hỏi “móc họng” và đưa vào cuốn
“Cẩm nang các câu hỏi cho nhà quản lý: 751 câu phỏng vấn hay nhất trong tuyển dụng nhân tài”. Trong danh sách đó có các câu hỏi giả định (bắt đầu với “Nếu”) và câu hỏi khai thác thông tin. Sau đây là ví dụ về những câu hỏi mà bạn không bao giờ nên dùng đến:
Nếu công ty ông có khả năng liên minh với bất cứ tổ chức nào trên thế giới thì tổ chức nào ông sẽ chọn để liên minh?
Trong công ty ông, luật lệ bất thành văn nào trong công việc là nhân tố kìm hãm tốc độ tiến hành công việc, làm giảm hiệu quả và giảm cả lợi nhuận?
Ông giống như một người dự đoán đường hướng cho công ty; vậy thì nếu sử dụng các thuật ngữ khí tượng, ông dự đoán thế nào về tương lai của công ty mình?
Đừng nói rằng tôi sai! Đó quả thực là những câu hỏi lớn. Và nếu bạn có được câu trả lời trung thực từ đó thì thật là tuyệt. Nhưng nếu bạn đưa ra các câu hỏi như thế cho nhà tuyển dụng trước khi nhận được từ họ một lời đề nghị làm việc, thì bạn sẽ phải đối diện với rủi ro ngày càng cao. Ai cũng thích chọn việc nhẹ nhàng. Nhà tuyển dụng không nằm ngoài số đó, đơn giản họ chỉ muốn ngồi khoanh tay hy vọng ứng viên kế tiếp sẽ đem đến cho họ ít thách đố hơn.
7. Tránh các câu hỏi mà câu trả lời là hiển nhiên hay quá dễ trả lời
Hỏi những câu như dưới đây sẽ thể hiện bạn thiếu hiểu biết hoặc đơn giản là bạn quá lười suy nghĩ:
IBM là viết tắt của chữ gì?
Giám đốc điều hành IBM là ai?
Công ty có trụ sở đặt tại đâu?
Công ty có trang web chứ?
Tại sao vậy? Bởi vì những câu hỏi này chẳng khác nào hỏi những thông tin có sẵn trên trang web hoặc bản báo cáo thường niên của công ty. Đừng bắt nhà tuyển dụng phải thông báo lại những điều đã quá hiển nhiên như vậy. Trong trường hợp khả quan nhất, những câu hỏi này sẽ chỉ khiến nhà tuyển dụng băn khoăn về khả năng gắn bó với công việc của bạn, còn trong trường hợp tồi nhất, bạn sẽ không còn cơ hội được nhận vào làm.
8. Tránh các câu hỏi “tại sao?”
Những câu hỏi “tại sao” thường thể hiện tính đối chất, đương đầu. Những nhà tuyển dụng có thể đi xa hơn bằng cách đưa ra các câu hỏi “tại sao”, bởi vì xét cho cùng, họ muốn tìm hiểu quá trình suy nghĩ cũng như chất lượng các quyết định của bạn. Nhưng khi tình thế đảo ngược, có nghĩa là câu hỏi “tại sao” xuất phát từ phía ứng viên thì nó dễ làm cho người phỏng vấn trở nên phòng thủ. Sẽ là không tốt nếu bạn hỏi:
Tại sao các ông lại hợp nhất hoạt động sản xuất của hai cơ sở Seattle và Dallas?
Câu hỏi này được đưa ra chẳng khác nào một thách đố, và sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn hỏi:
Tôi thực sự quan tâm đến quyết định gần đây của công ty trong việc hợp nhất hoạt động sản xuất của hai cơ sở Seattle và Dallas. Trong một bài báo trên tạp chí Wall Street, Giám đốc điều hành công ty tuyên bố rằng mục đích của việc sáp nhập này là để tiếp cận với khách hàng bất cứ khi nào có thể. Nhưng hành động này đôi khi cũng tạo ra khoảng cách giữa công ty và khách hàng. Vậy chúng ta có thể thảo luận một chút về quyết định này của công ty ông được không?
9. Tránh các câu hỏi về sự tuyệt đối
Các câu hỏi về sự tuyệt đối (kiểu như “Cuốn sách nào hay nhất của mọi thời đại?”) sẽ khiến mọi người do dự và đưa họ vào thế buộc phải phòng thủ. Câu hỏi kiểu này sẽ hạn chế sự chủ động của nhà tuyển dụng, khiến họ phải dè chừng trong khi đối thoại.
Nên tránh: Khó khăn lớn nhất mà công ty ông đã gặp phải là gì?
Và nên hỏi: Theo ông thì đâu là ba thử thách lớn nhất mà các ông đã phải gặp phải?
Nên tránh: Điều gì được đánh giá là tốt nhất ở công ty ông?
Mà nên hỏi: Ông có thể cho tôi biết một vài điều mà ông thực sự cảm thấy thích ở công ty này không?
Khi bạn tránh các câu hỏi về sự tuyệt đối, nhà tuyển dụng sẽ có không gian để thể hiện cái “Tôi” nhiều hơn trong các câu trả lời.
10. Tránh các câu hỏi dẫn dắt hoặc áp đặt
Câu hỏi dẫn dắt của bạn sẽ là tín hiệu để nhà tuyển dụng hiểu rằng bạn đang mong muốn một câu trả lời cụ thể. Đồng thời, các câu hỏi đó cũng có thể thể hiện bạn là một người truyền đạt vụng về (nếu ta suy nghĩ một cách tích cực) hoặc bạn là một người quá khôn khéo (nếu suy nghĩ tiêu cực). Chính vì thế, trong tất cả các tình huống, bạn không nên chú trọng vào các câu hỏi loại này. Hãy đảm bảo các câu hỏi bạn đưa ra là hoàn toàn vô tư, không áp đặt. Sau đây là một dạng của câu hỏi dẫn dắt:
Liệu có đúng không khi nói rằng ở công ty ông tiền lương được trả cao hơn một chút so với mặt bằng chung?
Hãy cẩn thận khi bạn muốn hướng nhà tuyển dụng đến một câu trả lời sẵn có, điều đó sẽ đem lại hiệu quả ngược với mong đợi. Sẽ chẳng sao cả nếu bạn hỏi thẳng:
Chính sách chi trả của công ty ông so với mặt bằng chung ra sao?
Cách diễn đạt như trong câu hỏi kế tiếp sau đây có thể bị coi là kiêu ngạo và người ta sẽ nhìn bạn như thể một thằng ngố:
Tôi tin quan điểm của ông cũng giống với tôi rằng khách hàng luôn luôn đúng. Vậy nhân viên của ông sẽ được khen thưởng như thế nào khi từ bỏ chính kiến của mình để đặt yêu cầu khách hàng lên ưu tiên hàng đầu?
Bạn lấy đâu ra chứng cứ để cho rằng nhà tuyển dụng đồng tình với mình? Tốt hơn hết hãy hỏi thẳng ông ta. Cũng chẳng hại gì cho nhà tuyển dụng khi ông ta cho bạn biết về danh tiếng của công ty, nếu đó là sự thật:
Công ty ông nổi tiếng vì dịch vụ khách hàng rất tốt. Vậy liệu ông có thể chia sẻ với tôi một chút về cách thức ông đốc thúc và uỷ quyền cho nhân viên khi họ bắt buộc phải đưa ra một ưu tiên về dịch vụ khách hàng trong chừng mực chấp nhận được hay không?
Các câu hỏi mang tính áp đặt cũng sẽ làm cho hình ảnh của bạn xấu đi bởi vì khi hỏi, bạn sẽ tự thể hiện rõ định kiến của mình. Những câu hỏi này không những không phù hợp, mà còn làm cho người đối diện nhận xét về tính kiêu ngạo của bạn, hoặc thậm chí còn coi đó là một sự xúc phạm. Cho dù bạn có kỳ vọng bao nhiêu đi nữa rằng cuộc phỏng vấn là nơi chia sẻ quan điểm thì các câu hỏi áp đặt sẽ chỉ đem đến tác dụng ngược lại mà thôi! Dưới đây là một số kiểu câu hỏi áp đặt:
Làm thế nào công ty xác định vị trí các nhà máy sản xuất tại Trung Quốc khi công ty từng mang tiếng là vi phạm nhân quyền?
Với tất cả những chương trình thiết lập dành cho người dân tộc thiểu số và thậm chí cho những người không sinh ra trên đất nước này, thì một người Mỹ da trắng có thể hy vọng cơ hội phát triển nghề nghiệp như thế nào?
Các câu hỏi kiểu như thế này bộc lộ những thành kiến vốn có của bạn, mặc dù không chủ ý, nhưng chúng lại không thể giúp bạn tiến xa hơn trong quá trình xin việc của mình.
11. Tránh đưa ra những câu nói ẩn ý, thách đố
Những nhà tuyển dụng rất ghét bị thách đố và họ thường loại bạn ra ngay khi họ nhận thấy dấu hiệu đầu tiên của sự thách đố đó. Điều đó có nghĩa là nếu bạn có một lời mời làm việc từ một công ty A thì hãy giữ nó cho riêng mình cho đến sau khi một công ty B cũng quan tâm và đưa ra cho bạn một lời mời. Thật đáng tiếc, các ứng viên thường lạm dụng chiến thuật so sánh những nhà tuyển dụng với nhau dựa trên danh tiếng, hoặc như trường hợp này, là bịa ra một số lời đề nghị cộng tác làm việc của các công ty khác. Một vài năm trước đây, chiến thuật này đã gây ra hậu quả là môi trường tuyển dụng lao động trở nên không hợp lý và thiếu bền vững. Nhưng bây giờ thì khác xa rồi, bạn đừng bao giờ áp dụng chiến thuật đó vào thực tế hiện nay bởi vì những nhà tuyển dụng sẽ sẵn sàng… chúc bạn lên đường may mắn với công ty kia và không bao giờ quay lại cân nhắc tới việc nhận bạn dù chỉ một lần. Ví dụ:
Tôi đang cân nhắc lời mời làm việc từ một số công ty khác, trong số đó có một công ty rất mạnh thuộc nhóm đối thủ cạnh tranh với các ông, và tôi cần đưa ra câu trả lời chính thức vào thứ 6 này. Vậy liệu ông có thể đưa ra một đề nghị hấp dẫn hơn không?
Câu hỏi này đặc biệt khiến nhà tuyển dụng khó xử và thất vọng. Thật khó có thể tìm được một cách diễn đạt nào khác để thay thế, nhưng cách diễn đạt sau đây có lẽ sẽ hiệu quả hơn:
Tất cả những điều tôi biết về công ty ông và cơ hội nghề nghiệp ông đưa ra khiến tôi tin rằng tôi có thể chấp thuận làm việc và đóng góp công sức cho công ty ngay lập tức. Vì thế, tôi rất muốn nhận được một lời mời chính thức. Một công ty khác đã đưa ra cho tôi lời đề nghị hấp dẫn và tôi nói sẽ trả lời họ vào thứ 6 này. Trong trường hợp đơn xin việc của tôi được công ty ông xem xét chính thức, tôi thực sự mong muốn sẽ nhận được một lời mời vào làm việc trước thứ 6 này. Liệu như vậy có được không?
12. Tránh các câu hỏi hàm chứa sự thất vọng
Có một ý kiến rất hay về bộ phim “Broadcast News” đưa ra cho tất cả những người tìm việc rằng: “Thế giới này sẽ thật tuyệt khi những nỗi kinh hoàng và niềm thất vọng đều được coi là tiêu chí đánh giá những gì tốt đẹp!” Nhưng thật không may, các người phỏng vấn – giống như các cặp tình nhân đang trong thời kỳ lãng mạn – thường rất “dị ứng” và khó chịu với những nỗi thất vọng cũng như những chuyện không vui. Nhà tuyển dụng không muốn biết về hoàn cảnh tài chính khó khăn của bạn và những thất bại của bạn trong chuyện tình cảm. Bạn phải giấu đi bất cứ tín hiệu nào của sự thất vọng cũng như chán nản khi chưa nhận được một lời đề nghị làm việc nào sắp tới. Bằng mọi giá, phải tránh những câu kiểu này:
Một điều rất đơn giản là tôi phải được nhận làm ở vị trí này. Tôi đang nợ tiền thuê nhà và sẽ bị đuổi đi nếu như tới đây tôi không được nhận vào làm việc cho công ty ông.
Thậm chí khi bạn nhận được sự cảm thông của nhà tuyển dụng trước hoàn cảnh đó thì cũng không nên đưa thêm câu hỏi kế tiếp sau đây vì trong đó thể hiện sự tuyệt vọng quá mức:
Tôi hy vọng cuộc phỏng vấn này đủ tốt để các ông có thể đưa ra quyết định nhận tôi vào làm. Liệu tôi có sai ở đâu không?
Có thể nói, thái độ tốt nhất của ứng viên khi phỏng vấn là luôn thể hiện sự tự tin và thoải mái.
13. Hỏi những câu có nội dung tập trung vào những gì công ty có thể làm cho mình
Ứng viên luôn muốn nâng cao hơn nữa chất lượng cuộc sống của mình còn nhà tuyển dụng lại đặt mục tiêu chính là giải quyết ổn thỏa các khó khăn của công ty. Xuất phát từ thực tế đó, khi nhà tuyển dụng nghe thấy bạn đặt câu hỏi “Thế còn quyền lợi của tôi thì sao?”, đó là lúc đánh dấu thất bại của bạn trong cuộc phỏng vấn:
Tôi cam kết sẽ phát triển vốn chất xám của mình qua việc học tập các công nghệ mới. Khi đó liệu tôi có thể trông mong nhận được ưu đãi học phí hay bất kỳ sự hỗ trợ giáo dục nào khác không?
Bạn muốn phát triển bản thân mình, đó là một điều rất tốt. Nhưng nhà tuyển dụng lại không hề muốn bạn sử dụng thời gian anh ta thuê bạn chỉ để bạn sử dụng vào việc học hành. Nhà tuyển dụng có các khó khăn cần giải quyết và họ muốn biết liệu bạn
có thể giúp gì khi giải quyết các vấn đề đó. Nếu bạn làm được, thì có thể sau đó, công ty sẽ đầu tư cho bạn học tập các kỹ năng, từ đó sẽ giúp bạn và cũng là giúp công ty giải quyết được nhiều việc hơn. Hãy so sánh câu hỏi trên với đề xuất sau đây:
Tôi muốn sử dụng tất cả các kinh nghiệm và mọi thứ tôi biết để giải quyết các khó khăn của ông. Nhưng cùng với đó, tôi hy vọng có thể tăng được giá trị đóng góp của mình cho công ty thông qua việc học tập và cập nhật các kỹ năng cũng như công nghệ mới. Và tôi muốn hỏi liệu công ty có chương trình học tập giúp tôi nâng cao giá trị của mình cho công ty hay không?
14. Nếu bạn muốn làm việc, hãy đề nghị họ giao việc cho bạn
Chúng ta sẽ tìm hiểu về đề nghị được nhận vào làm trong chương 12, nhưng việc đưa ra cái nhìn tổng quan ở đây cũng là rất quan trọng. Là một ứng viên, bạn nên sử dụng cơ hội của mình để đặt các câu hỏi, từ đó hình thành một nền tảng giúp bạn có thể đưa ra lời đề nghị nhà tuyển dụng giao công việc cho bạn. Các đề nghị như vậy thường được gọi là các câu hỏi “thúc giục hành động”. Lý do là, như tất cả những người bán hàng (trong trường hợp này là bạn), bạn có nhiệm vụ phải dẫn dắt người mua (ở đây là nhà tuyển dụng) đến một quyết định cuối cùng là HÀNH ĐỘNG (đưa ra lời mời làm việc).
Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng mong muốn đối với một vị trí làm việc cũng quan trọng không kém gì năng lực để tiến hành công việc đó. Và có một “kỹ thuật” phỏng vấn rất hiệu quả dành cho ứng viên, đơn giản chỉ là hãy thẳng thắn đề nghị được làm việc. Một cách để đưa ra đề nghị như vậy là đặt một trong những câu hỏi sau đây cho nhà tuyển dụng:
Ông có nghĩ tôi có thể làm được công việc này không?
Nhìn chung, trước câu hỏi như vậy nhà tuyển dụng thường tránh trả lời thẳng. Nhưng nếu câu trả lời từ phía họ là “Có” thì bạn hãy mỉm cười và hỏi tiếp:
Tuyệt quá! Vậy khi nào tôi có thể bắt đầu?
Rất nhiều khả năng, nhà tuyển dụng sẽ nói một câu gì đó đại loại như:
Tôi rất ấn tượng với anh, nhưng chúng ta còn một số bước công việc nữa cần phải tiến hành trước khi tôi có thể trả lời câu hỏi của anh.
Điều đó tốt thôi. Hãy hiểu rằng, thường trong tình huống như vậy, những nhà tuyển
dụng sẽ đưa phản ứng lại một cách chống đối. Dù tin hay không, thì như vậy còn tốt hơn, bởi vì bạn nên biết rằng một sự chống đối không được nói ra sẽ là nguy cơ tiêu diệt cơ hội làm việc của bạn bất cứ lúc nào. Với một câu trả lời phản đối được thể hiện ra thành lời như vậy, ít nhất bạn cũng sẽ có cơ hội được đặt vào trong sự cân nhắc của nhà tuyển dụng.
Dĩ nhiên, cũng sẽ có một số câu trả lời phản đối mà chắc chắn bạn sẽ phải bó tay:
Một trong các điều kiện bắt buộc đối với công việc này là 6 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành. Nhưng theo tôi được biết thì anh chưa có một năm kinh nghiệm nào cả, có phải không?
Một số cách phản đối khác nghe có vẻ dễ chịu hơn như:
Tôi nhận thấy rằng anh chưa đủ tiêu chuẩn để đảm nhận vị trí công tác trong một tập đoàn lớn hàng đầu với nhiều nguyên tắc phức tạp của chúng tôi.
Dưới đây là một số ý mà bạn có thể dùng làm “phao cứu hộ”:
Tôi nhận thấy ông đã có ấn tượng về tôi như thế nào. Nhưng giá như tôi có thể giúp ông đánh giá những gì tôi đã làm được ở công ty XYZ. Tôi đã cho ông thấy cách mà tôi dẫn dắt cả 4 nhóm khác nhau. Một điều quan trọng mà chắc là tôi quên chưa nhấn mạnh với ông là: tự tôi đã sắp đặt cả 4 nhóm đó. Vào thời kỳ cao điểm của dự án, có tới 65 chuyên viên trong 4 nhóm đó phải nộp báo cáo cho tôi theo cấu trúc ma trận. Cuối cùng, dưới sự giám sát của tôi, cả nhóm đã thành công trong việc đưa ra sản phẩm chiến lược đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách cho phép. Ông có thực sự quan tâm đến những gì tôi vừa nói không?
Hãy chú ý cách mà ứng viên tìm ra lối thoát trong trường hợp ý kiến phản hồi của nhà tuyển dụng có hàm chứa sự phản đối.
Thậm chí nếu kinh nghiệm của bạn chưa nhiều trong mảng chuyên môn đó thì đó cũng chưa hẳn đã là tai hoạ. Hãy cố gắng xác định mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn được liệt kê cho vị trí công việc, sau đó tập trung tấn công vào những chỗ bạn còn yếu bằng một câu đại loại như:
Tôi sẵn sàng dành thêm thời gian để theo kịp những đòi hỏi của ngành. Theo ông, như vậy có tác dụng không?
Và khi bạn nhận được ý kiến đồng tình, hãy đề nghị họ giao việc cho bạn:
Tôi biết rõ những khó khăn của công việc này, và tôi tin rằng mình có kinh nghiệm để giải quyết chúng. Tôi thực sự mong muốn được bắt tay vào làm một công việc quan trọng như thế.
Trước khi rời cuộc phỏng vấn, hãy cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian trao đổi cùng bạn về vị trí công việc. Tiếp đến là một lời cảm ơn riêng tư dành cho họ để gây chú ý, đồng thời nhấn mạnh về lý do tại sao bạn mong muốn được đóng góp công sức cho công ty và mối quan tâm rất lớn của bạn đến vị trí công việc.
15. Không đặt những câu hỏi không liên quan đến công việc và công ty
Thêm một lần nữa, bạn sẽ bị rơi vào thế khó xử khi nhà tuyển dụng hỏi ngược lại câu hỏi của bạn bằng câu hỏi: “Cái gì làm cho anh muốn biết điều đó thế?”.
Cũng tương tự như khi bạn trả lời những câu hỏi “không hợp lệ” của nhà tuyển dụng bằng cách nói thẳng: “Tôi chẳng thấy có một chút liên quan nào giữa các câu hỏi của ông và khả năng tiến hành công việc của tôi cả”, đừng tạo điều kiện cho nhà tuyển dụng tìm ra lí do để nói những lời tương tự như vậy cho câu hỏi của bạn. Để an toàn, hãy xem câu hỏi của bạn có vượt được qua bài kiểm tra dưới đây không: Liệu câu trả lời cho câu hỏi của bạn có nói đến công việc, đến công ty hay đến những kỳ vọng trong công việc không? Nếu trong câu trả lời không đề cập gì các nội dung đó thì có thể coi câu hỏi của bạn là không phù hợp.
Tương tự như thế, hãy tránh những câu hỏi ngoài lề về đối thủ cạnh tranh, về các vị trí khác không liên quan đến công việc mà bạn đang phỏng vấn, hoặc về các xu hướng hiện thời không liên quan đến công ty.
Nếu bạn không gặp khó khăn khi hỏi về kinh nghiệm cá nhân của nhà tuyển dụng tại công ty (xem chương 2), hãy cố gắng tránh hỏi quá cặn kẽ về kinh nghiệm làm việc của ông ta. Sẽ không có vấn đề gì khi bạn đưa ra các câu hỏi cụ thể về những gì ông ta thích nhất và không thích nhất khi làm việc trong công ty. Nhưng hãy nhớ, đừng đi quá ranh giới đó. Nếu nhà tuyển dụng tỏ ra chịu chia sẻ những thông tin chiều sâu về con đường sự nghiệp hay kinh nghiệm làm việc của ông ta trong công ty với bạn, khi đó bạn có thể thoải mái hỏi các câu hỏi tiếp theo. Nhưng hãy nhớ kỹ: đó phải là những câu hỏi mở và không mang tính thúc ép.
Nhà tuyển dụng muốn gì?
Một số điểm chính mà những nhà tuyển dụng
sử dụng để đánh giá sự phù hợp
Suy nghĩ – Liệu ứng viên có thể:
• Nhanh chóng giải quyết những khó khăn một cách hiệu quả?
• Học và ứng dụng những thông tin có liên quan đến công việc?
• Mở rộng các phản hồi trong công việc – những phản hồi có tính chiến lược, dài hạn và phức tạp không?
Hoạch định kế hoạch – Liệu ứng viên có thể:
• Lên kế hoạch thời gian và các dự án để không tiến hành thiếu bước nào hoặc không bị chậm thời hạn?
• Chấp hành chính xác các quy định phức tạp mà không có bất cứ vi phạm nào?
• Hành động thận trọng?
• Tiến hành công việc liên tục và chính xác?
Tương tác – Liệu ứng viên có thể:
• Thể hiện năng lực lãnh đạo một cách hiệu quả?
• Quan hệ tốt với những người khác trong môi trường làm việc gắn bó?
• Liên tục và thường xuyên xử lý nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hay không?
• Hỗ trợ chân thành và quan tâm đúng mực đến đời sống vật chất và tinh thần của những người khác?
• Thoáng và ngoại giao tốt?
• Chỉ dẫn và phát huy hiệu quả những kỹ năng của bạn đồng nghiệp?
• Có sức thuyết phục theo lối ứng xử không quá sôi nổi?
Động cơ thúc đẩy – Liệu ứng viên có thể:
• Đúng giờ trong tất cả các ngày làm việc?
• Thường xuyên đưa ra các ý tưởng mới hoặc những tiến bộ trong công việc?
• Làm việc liên tục trong một khoảng thời gian dài mà không có phàn nàn gì?
• Vui vẻ làm việc trên mức bình thường?
• Linh hoạt và chấp nhận sự thay đổi thường xuyên?
• Chia sẻ, hỗ trợ rõ ràng với công ty?