Quản lý theo mục tiêu là một trong những động lực mạnh mẽ và nhất quán nhất trong công việc. Nó là một kỹ thuật được mô tả đầu tiên bởi Peter Drucker trong Managing for results (tạm dịch: Quản lý theo kết quả). Nó đề cập đến việc thực hành phân công toàn bộ một công việc cho một cá nhân có năng lực và sau đó cho phép họ lựa chọn cách hoàn thành nhiệm vụ đó đúng tiến độ và ngân sách.
Bốn bước để quản lý theo mục tiêu
Có bốn bước để quản lý theo mục tiêu:
1. Đưa ra một thỏa thuận rõ ràng về chính xác những mục tiêu và mục đích sẽ được thực hiện. Bước này đòi hỏi bạn phải rõ ràng về mục tiêu nhưng linh hoạt trong quá trình đạt được nó. Quản lý theo mục tiêu yêu cầu một ban quản lý tích cực và một cuộc thảo luận rõ ràng để đưa ra thỏa thuận hoàn chỉnh giữa bạn và nhân viên về công việc cần phải thực hiện.
2. Thảo luận với cá nhân đó các cách khác nhau để đạt được mục tiêu hoặc hoàn thành công việc. Dựa trên kinh nghiệm của bạn, hãy đưa ra các ý tưởng và công cụ để thực hiên ý tưởng đồng thời đưa ra các gợi ý và lời khuyên về cách tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ.
3. Thiết lập các phép đo và tiêu chí so sánh rõ ràng. Là quản lý, bạn cần cho cá nhân người lao động biết chính xác các tiêu chí đo lường kết quả công việc và mô tả các tiêu chuẩn khác nhau mà bạn sẽ sử dụng để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời gian với ngân sách phù hợp.
4. Thống nhất lịch trình báo cáo tiến độ và nhận được phản hồi về công việc thường xuyên. Bạn chỉ có thể sử dụng quản lý theo mục tiêu với những người có năng lực, những người đã cho thấy và chứng minh được rằng họ có khả năng hoàn thành một nhiệm vụ với ít hoặc không cần sự giám sát. Khi có một nhân viên như vậy, bạn có thể chuyển toàn bộ trách nhiệm đạt được mục tiêu cho người đó.
Trao cho họ quyền tự chủ và tự do
Hai động lực mạnh mẽ trong công việc là quyền tự chủ và tự do. Chúng luôn song hành cùng nhau, “tay trong tay”. Mọi người cần phải là những cá thể riêng biệt để chịu trách nhiệm rõ ràng về việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng và đo lường hiệu suất cá nhân hơn chỉ đơn thuần là hiệu suất của đội. Đồng thời, mọi người muốn có được sự tự do hoàn toàn nhằm thực hiện công việc theo cách của họ và với lịch trình của riêng họ. Sự tự do và trách nhiệm luôn song hành cùng nhau. Bạn càng trao cho mọi người nhiều sự tự do hơn để làm việc, họ sẽ càng sẵn sàng đảm nhiệm nhiều trách nhiệm hơn để hoàn thành công việc theo các tiêu chuẩn đã được đưa ra và theo thời hạn đã thỏa thuận. Khi mọi người đã
chứng minh rằng họ có năng lực và khả năng làm một nhiệm vụ cụ thể, họ chấp nhận toàn bộ trách nhiệm thực hiện nó, bạn có thể cung cấp cho họ sự tự do tối đa; bạn thực sự có thể để họ một mình, ngoại trừ thỉnh thoảng kiểm tra để đánh giá tiến độ.
Quản lý theo mục tiêu là một cách tuyệt vời giúp tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý có năng lực. Càng nhiều nhân viên có khả năng làm việc mà không cần bạn giám sát hoặc liên quan trực tiếp, bạn càng có nhiều tự do hơn để tập trung vào những nhiệm vụ mà chỉ bạn mới có thể làm được. Quản lý theo mục tiêu là một trong những cách tốt nhất để xây dựng sự tự tin ở các nhân viên của bạn. Đó cũng là một trong những cách tốt nhất để xây dựng lòng tự trọng và sự tự tin. Khi mọi người được tự do tập trung vào một công việc quan trọng và thực hiện nó theo cách riêng của họ, họ không chỉ sáng tạo và năng động hơn, mà lòng tự trọng của họ cũng tăng lên. Và khi hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ có cảm giác của người chiến thắng.
Đừng đòi lại công việc
Bạn là người quản lý và có các nhân viên bởi bạn có thể chứng tỏ khả năng của bạn trong việc làm nhiều việc mà bạn giao cho những người khác. Bởi bạn đã chứng minh được khả năng làm một công việc cụ thể, nên bạn thường thấy mình bị kéo vào việc thực hiện công việc đó, ngay cả khi bạn đã giao nó cho người khác. Một điểm yếu lớn ở các nhà quản lý đó là, sau khi họ đã được thăng tiến, họ vẫn thường quay trở lại làm một số việc cũ, những nhiệm vụ rất cần được giao cho người khác để giải phóng thời gian của nhà quản lý dành cho những trách nhiệm đặc biệt của vị trí mới.
Là người quản lý, bạn có thể vô tình “lấy lại công việc” bằng cách can thiệp vào chúng khi một người nào đó đang hoàn thành công việc bạn đã giao. Điều đó có thể xảy ra nếu bạn liên tục đưa ra các gợi ý mới hoặc ra lệnh trực tiếp yêu cầu họ làm những việc khác với những gì đã được thống nhất trước đó. Nếu một vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện các hướng dẫn của bạn, họ sẽ thường ngừng thực hiện công việc được giao và chờ bạn đưa ra đề nghị hoặc quyết định. Tôi đã xử lý tình trạng này bằng một cách rất đơn giản. Khi các nhân viên đặt câu hỏi hoặc đưa ra ý kiến về công việc, tôi chỉ đơn giản hỏi họ, “Anh/chị nghĩ chúng ta nên làm gì?” Tôi buộc họ phải suy nghĩ về các vấn đề hoặc trở ngại và đưa ra một đề nghị hay một ý tưởng để giải quyết hoặc vượt qua nó. Lúc nào cũng vậy, nhân viên sẽ trở lại với một đề nghị hoặc gợi ý về cách giải quyết vấn đề. Lúc đó, tôi luôn nói, “Đó là một ý tưởng tuyệt vời.” Sau đó, tôi vừa khuyến khích họ tiếp tục với nhiệm vụ thực hiện các ý tưởng mới để giải quyết vấn đề hiện tại, vừa đưa ra bình luận hoặc gợi ý về cách họ có thể thực hiện ý tưởng của mình hiệu quả hơn. Nhưng tôi cũng từ chối can thiệp vào khả năng tự thực hiện công việc của họ và để họ toàn quyền xử lý nó.
Ngay khi một người thể hiện được năng lực trong một lĩnh vực nào đó, bạn có thể bắt đầu sử dụng hình thức quản lý theo mục tiêu. Mục tiêu của bạn là thúc đẩy việc ra quyết định và hành động đạt được mục tiêu, từ đó giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể làm những việc có giá trị cao hơn. Với quản lý theo mục tiêu, bạn có thể tăng đáng kể hiệu suất, năng suất, sản lượng của người khác cũng như chính mình. Bạn tạo ra mức độ động lực cao hơn ở các thành viên trong nhóm bằng cách khiến công việc vừa đầy thử thách vừa thú vị và bằng cách để họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc hoàn thành công việc.
Bài tập thực hành
1. Hãy quan sát một số nhiệm vụ đang chiếm rất nhiều thời gian của bạn và nghĩ cách giao chúng cho những người khác, từ đó xây dựng sự tự tin và năng lực của họ đồng thời giải phóng thời gian của riêng bạn.
2. Tạo một danh sách kiểm tra, dựa trên các gợi ý trong chương này và sử dụng nó bất cứ khi nào bạn ủy quyền một nhiệm vụ hoàn toàn cho người khác. Bạn càng có năng lực trong quản lý theo mục tiêu, bạn càng trao quyền tự do và quyền tự chủ lớn hơn cho người khác và tự do cho chính mình.