Tham gia quản trị là một công cụ mạnh mẽ để tạo dựng sự tham gia, cam kết, lòng trung thành và quyền sở hữu nhiệm vụ. Cam kết của nhân viên với công việc chất lượng sẽ tỷ lệ thuận với sự tham gia của họ vào việc thiết lập mục tiêu và các tiêu chuẩn từ đầu. Socrates từng nói: “Chúng ta chỉ học được điều gì đó bằng cách đối thoại về nó.” Có một một mối quan hệ trực tiếp giữa thảo luận và thúc đẩy nhân viên. Nếu bạn muốn nhân viên của bạn có động lực làm tốt công việc và có được lòng tự trọng và sự tự tin cao, họ cần cơ hội để thảo luận về những gì họ đang làm với sếp thường xuyên. Để việc tham gia quản trị mang lại hiệu quả kỳ diệu, quá trình này phải có một cam kết xác thực đóng vai trò là một phần của quá trình quản lý. Bạn cần phải tin rằng việc để mọi người tham gia vào công việc là điều rất quan trọng. Bạn phải cảm thấy rằng các thành viên thuộc đội ngũ nhân viên có quyền tham gia vào việc xác định công việc họ làm, các tiêu chuẩn được đề ra và làm thế nào họ có thể hoàn thành được nhiệm vụ.
Hai yếu tố dự báo về hiệu suất cao
Các nhà tâm lý học đã phát hiện ra rằng hai yếu tố dự báo quan trọng nhất về thành tích cao ở tuổi trưởng thành là các kỳ vọng tích cực từ cha mẹ kết hợp với một môi trường gia đình dân chủ. Bởi người lớn đơn thuần chỉ là những đứa trẻ sở hữu nhiều lý lẽ hơn, như chúng ta từng nói, nên hai phẩm chất dự đoán những người trẻ đạt thành tích cao cũng giống như hai phẩm chất giúp xác định môi trường làm việc hiệu suất cao: các kỳ vọng tích cực và một môi trường làm việc dân chủ. Các nhóm làm việc hiệu quả nhất rất dân chủ, trong đó các cán bộ cấp cao và các nhân viên làm việc cùng nhau như một đội, tất cả mọi người đều tham gia và thảo luận về việc cần làm.
Bạn càng thường xuyên gặp gỡ nhân viên của mình, thì ý thức về việc tham gia và lòng tự trọng của họ càng cao hơn. Một trong những điểm tương đồng lớn nhất có thể sử dụng lại đó là điểm tương đồng về gia đình. Giao tiếp thường xuyên với gia đình đồng nghĩa với việc cùng nhau ăn tối, cho-và-nhận, chơi và nói chuyện với nhau. Nếu bạn không dành thời gian thường xuyên với các thành viên trong gia đình vào giờ ăn tối và không giao tiếp thường xuyên với họ khi các bạn không ở cùng nhau, cuộc sống gia đình của bạn sẽ nhanh chóng có dấu hiệu xấu đi. Công việc cũng vậy.
Năm bí quyết để xây dựng nhóm
Có năm yếu tố cần thiết để xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả cao:
1. Mục tiêu và mục đích chung. Nhóm nên gặp gỡ thường xuyên để thảo luận về các mục tiêu và mục đích của đội, cần phải làm những gì, thời hạn là khi nào và theo các tiêu chuẩn chất lượng ra sao.
2. Các giá trị chung và các nguyên tắc hướng dẫn. Các thành viên của nhóm thảo luận và đồng ý về cách thức làm việc với nhau và những giá trị chung giữa họ như sự đúng giờ, trách nhiệm, sự hữu ích, hợp tác và giữ lời hứa với nhau.
3. Kế hoạch hành động chung. Mọi người đều biết chính xác mỗi thành viên trong nhóm được phân công việc gì và đóng góp ra sao vào kết quả cuối cùng và họ đều cam kết hoàn thành phần việc được giao đúng hẹn và theo các tiêu chuẩn đã đề ra.
4. Một nhà lãnh đạo định hướng hành động. Người quản lý hoặc trưởng nhóm hãy coi công việc của mình là đảm bảo rằng mọi người có được bất cứ thứ gì để hoàn thành tốt công việc được giao. Công việc của nhà quản lý là loại bỏ bất kỳ rào cản hoặc chướng ngại nào khỏi bước đường của các thành viên trong nhóm trong quá trình hoàn thành công việc đó đúng thời hạn.
5. Xem xét và phản hồi thường xuyên. Nhóm gặp gỡ thường xuyên để đặt ra câu hỏi, “Chúng ta thế nào?” Nhằm có sự tương tác tích cực và thảo luận cởi mở đồng thời tập trung vào việc cải thiện khả năng của các đội để đạt được kết quả tốt hơn và cao hơn.
Trong tham gia quản trị, người quản lý được coi như là một huấn luyện viên hoặc đối tác trong công việc. Công việc của quản lý là chỉ cho mọi người cách làm, hướng dẫn và khuyến khích họ trong công việc. Tại các cuộc họp về tham gia quản trị, người quản lý đưa ra các nhiệm vụ, thảo luận về công việc đang diễn ra và đảm bảo rằng mỗi người đều biết những gì người khác đang làm. Cả đội cùng phải thảo luận về tất cả mọi thứ. Mọi người chỉ tham gia và hào hứng với những công việc mà họ có thể đóng góp ý kiến và ý tưởng một cách thường xuyên. Bạn càng thảo luận nhiều hơn về công việc, những việc cần phải làm và cách tốt nhất để thực hiện nó, bạn càng khơi gợi được cam kết, lòng trung thành và sự nhiệt tình ở mỗi người.
Luôn cập nhật thông tin cho mọi người
Trong các cuộc khảo sát và đánh giá được cập nhật hàng năm tại GreatPlacetoWork.com, một trong những động lực mạnh mẽ nhất là cảm giác “luôn biết đầy đủ thông tin”. Các nhân viên vui vẻ chia sẻ rằng họ cảm thấy mình được cập nhật đầy đủ về công việc và mọi thứ đang diễn ra xung quanh họ. Họ cảm thấy được tôn trọng trong một tập thể lớn, tham gia vào việc đạt được các mục tiêu và mục đích của toàn bộ công ty.
Ghi chú lại các loại đại từ nhân viên sử dụng để mô tả bản thân, công việc và tổ chức là một trong những cách mà các chuyên gia tư vấn quản lý đo lường môi trường của một công ty hoặc một bộ phận. Trong các tổ chức hoạt động hiệu quả nhất, họ nghe thấy những từ như “tôi và của tôi” khi mọi người mô tả công việc của họ và các đại từ như “chúng ta và của chúng ta” khi mô tả công việc chung. Trong các tổ chức kém hiệu quả hơn, các nhân viên sử dụng các từ “họ và công ty” khi đề cập đến tổ chức, như thể nó chẳng liên quan gì đến họ.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất ở những người có động lực cao là cảm giác về “quyền sở hữu”. Ban đầu, công ty và người quản lý có quyền sở hữu và trách nhiệm trong việc thiết lập mục tiêu và hoàn thành nhiệm vụ; ở mức độ có liên quan, họ chỉ đơn thuần là những người tham gia hỗ trợ bạn, với tư cách là người quản lý.
Thấm nhuần quyền sở hữu
Tuy nhiên, bạn càng lôi kéo được các nhân viên tham gia – thảo luận công việc cần thực hiện và cách tốt nhất để làm nó – các nhân viên càng có quyền sở hữu nhiều hơn đối với công việc, và coi công việc là trách nhiệm cá nhân của họ. Khi việc “chuyển đổi quyền sở hữu” này diễn ra, các nhân viên được thúc đẩy nhiều hơn và quyết tâm làm tốt công việc đúng hạn, bởi công việc giờ đây là một phần trách nhiệm của họ, là tài sản của họ. Nó phản ánh khả năng cá nhân của họ trong việc hoàn thành công việc. Khi hoàn thành được công việc “của chính mình”, các nhân viên cảm thấy hài lòng hơn. Họ có cảm giác như người chiến thắng. Lòng tự trọng của họ tăng lên và thậm chí họ háo hức hơn với việc đảm nhận thêm các nhiệm vụ và trách nhiệm mới nhằm tạo ra các cảm xúc tích cực tương tự. Cảm giác sở hữu này của mỗi nhân viên dưới quyền bạn rất cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả cao.
Bài tập thực hành
1. Hãy dành thời gian để tích cực lôi kéo các nhân viên tham gia vào công việc của họ bằng cách chia sẻ, thảo luận và khuyến khích mỗi nhân viên cùng bạn xác định cách tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ hoặc đạt được mục tiêu.
2. Tìm kiếm mọi cách để nhân viên chấp nhận quyền sở hữu cá nhân đối với công việc bằng cách đặt câu hỏi, khuyến khích họ và lắng nghe họ khi họ muốn nói chuyện. Càng thảo luận công việc với bạn nhiều, họ sẽ càng cam kết thực hiện công việc và làm tốt hơn.