Việc sắp xếp các nhiệm vụ theo nhóm đơn giản là làm những việc tương tự vào cùng thời điểm. Mọi việc bạn làm đều có một “đường cong học tập”. Khi bạn hoàn tất một chuỗi các nhiệm vụ tương tự hoặc giống hệt nhau cùng lúc, đường cong học tập sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian làm mỗi việc tới 80% trước khi bạn hoàn tất nhiệm vụ. Chẳng hạn khi viết thư từ hoặc trả lời email, hãy ghép các việc này lại và làm cùng một thời điểm. Hãy gom các cuộc điện thoại lại và trả lời chúng một lượt. Nếu phải phỏng vấn nhiều người, hãy phỏng vấn từng người một liên tiếp nhau. Hãy làm tất cả các việc tương tự cùng một thời điểm thay vì làm ngắt quãng.
Sử dụng email làm công cụ hỗ trợ cho bạn
Cách bạn xử lý email sẽ có tác động lớn đến sự nghiệp của bạn. Có những người là nô lệ cho hộp thư của mình. Họ đặt chuông báo mỗi khi có email mới và khi đó, dù đang làm gì họ cũng mở ngay hộp thư ra để kiểm tra. Thực tế là họ đang “chuyển đổi giữa các nhiệm vụ” và sau đó lại quay lại với việc đang làm dở, những lúc như thế này, họ lập tức làm mất đi nhịp độ, sự rõ ràng và kết quả từ những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.
Tim Ferris trong cuốn sách bán chạy của mình có tên The 4-Hour Workweek (tạm dịch: Tuần làm việc bốn giờ) đã giải thích cách anh thay đổi từ một người phụ thuộc vào email trong vòng 12 đến 14 giờ mỗi ngày thành một người hoàn toàn làm chủ quá trình này.
Đầu tiên, anh quyết định chỉ trả lời email hai lần một ngày vào lúc 11 giờ sáng và 4 giờ chiều. Sau đó anh chuyển sang trả lời email một lần một ngày rồi một lần một tuần. Thậm chí khi chỉ trả lời email một lần một tuần, hiệu suất và thu nhập của Tim vẫn tăng lên.
Chuyên gia về quản lý thời gian Julie Morgenstern đã viết một cuốn sách có tên Never Check E-Mail in the Morning (tạm dịch: Đừng bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng). Nhan đề và ý tưởng này đã khiến hầu hết mọi người bị sốc.
Họ có thể chờ
Một vài người có hiệu suất cao nhất mà tôi biết đặt chế độ tự động trả lời email, chẳng hạn: “Tôi chỉ trả lời email 2 lần một ngày do lịch làm việc bận rộn. Nếu bạn đã gửi cho tôi một email, tôi sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể. Nếu là trường hợp khẩn cấp, hãy gọi số… và trao đổi với…”
Một nhà báo bận rộn đã kể về một chuyến đi châu Âu của anh trong hai tuần. Anh không đăng nhập được vào hộp thư trong suốt thời gian đó. Khi quay lại Mỹ, anh có hơn 700 email đang chờ mình. Biết rằng sẽ mất nhiều giờ, thậm chí vài ngày để đọc hết 700 email này, anh đã thở sâu và nhấn nút “Xóa tất cả”. Anh giải thích quan điểm khá đơn giản của mình và nói “Tôi từ chối bị lệ thuộc vào bất cứ người nào gửi cho tôi một email và cho rằng tôi phải phản hồi ngay lập tức. Ngoài ra, nếu có email nào trong đó quan trọng, người gửi nó sẽ gửi lại.” Và anh đã đúng: 90% các email bị xóa không bao giờ quay lại, còn những thư quan trọng được gửi lại trong vòng vài ngày sau.
Hãy quyết tâm không để email kiểm soát cuộc sống của bạn. Ngược lại, hãy rèn luyện cách sử dụng email như một công cụ trong công việc. Hãy phản hồi một cách ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Chỉ kiểm tra email hai lần một ngày hoặc ít hơn. Thậm chí hãy ngừng sử dụng email vào cuối tuần và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè cũng như các hoạt động cá nhân.
Tin tốt là có thể bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một thông điệp quan trọng nào. Có rất ít những việc xảy ra mà không thể chờ thêm một hay hai ngày, nhất là trong công việc.