Người ta thường nói rằng “trì hoãn là kẻ đánh cắp thời gian”. Một khán giả thông thái tham gia một trong các buổi hội thảo của tôi đã mở rộng quan điểm này và nói rằng “trì hoãn chính là kẻ đánh cắp cuộc đời”. Khả năng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự nghiệp của bạn. Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn. Ai cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Nhưng nếu như tất cả đều trì hoãn, đâu là sự khác biệt giữa một người có hiệu suất cao và một người có hiệu suất thấp? Thật đơn giản. Người có hiệu suất cao trì hoãn làm những nhiệm vụ và hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp trì hoãn làm những việc có giá trị lớn đối với công ty và sự nghiệp của bản thân. Để có thể đạt hiệu suất lớn nhất, bạn phải quyết tâm “trì hoãn một cách sáng tạo” kể từ hôm nay. Hãy chủ động quyết định những việc cần hoãn lại. Hãy nhìn vào danh sách công việc trong ngày và chọn ra những đầu việc mà bạn sẽ không làm cho đến khi hoàn tất những việc khác có tầm quan trọng lớn hơn nhiều. Bạn phải làm việc một cách chủ động và có ý thức thay vì để mình rơi vào sự trì hoãn.
Chúng ta luôn luôn có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ lớn nhất thường cũng là những nhiệm vụ có giá trị cao nhất. Có một số kỹ thuật mà bạn có thể áp dụng để vượt qua hay ít nhất là kiểm soát sự trì hoãn của mình. Thực tế là có rất nhiều cuốn sách về chủ đề vượt qua sự trì hoãn, trong đó tôi cũng viết một hai cuốn. Sau đây là một số ý tưởng hay mà bạn nên thực hiện ngay lập tức.
Lập trình cho tinh thần
“Làm ngay đi!” có lẽ là những từ hiệu quả nhất bạn có thể dùng để tăng cường năng suất của mình. Bất cứ khi nào bạn thấy mình trì hoãn với một nhiệm vụ quan trọng, hãy nhắc lại với bản thân một cách đầy hứng khởi: “Làm ngày đi! Làm ngay đi! Làm ngay đi!”
Kết quả tuyệt vời là sau khi bạn đã nhắc lại những từ này nhiều lần, bạn sẽ thấy mình tự động bị thúc đẩy vào nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành nó trước khi làm bất cứ việc gì khác.
Hoàn thành các nhiệm vụ lớn hơn
Henry Ford từng viết, “Bất kỳ mục tiêu nào cũng có thể đạt được nếu như bạn chia nó thành một lượng thích hợp các phần việc nhỏ.” Bất kỳ nhiệm vụ lớn nào bạn cần hoàn thành cũng có thể thực hiện được nếu như bạn chia nó thành một lượng thích hợp các phần việc nhỏ. Một trong những kỹ thuật hữu hiệu nhất là chia nhiệm vụ của bạn thành “các miếng vừa ăn”. Hãy lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những phần việc nhỏ bạn phải làm theo thứ tự từ việc đầu tiên đến việc cuối cùng để hoàn thành nhiệm vụ. Sau đó, hãy buộc mình làm việc “số 1” trong danh sách. Có những khi quyết định bắt tay vào bước đầu tiên của một nhiệm vụ lớn sẽ khiến việc làm các bước tiếp theo trở nên dễ dàng hơn. Có khi chỉ cần buộc bản thân bắt tay vào một nhiệm vụ chính sẽ giúp bạn lấy đà và năng lượng cần thiết để tiếp tục làm việc cho đến khi hoàn tất.
Phương pháp cắt lát salami
Một biến thể của kỹ thuật “các miếng vừa ăn” nhằm vượt qua sự trì hoãn được gọi là “phương pháp cắt lát salami”. Cũng giống như việc bạn sẽ không muốn ăn một cây xúc xích salami chỉ với một miếng, bạn cũng sẽ không muốn hoàn tất một việc lớn chỉ trong một lần. Thay vào đó, bạn sẽ cắt lát nhiệm vụ để làm giảm quy mô của nó. Sau đó hãy cố gắng hoàn thành một phần công việc đã cắt lát trước khi làm việc khác. Mỗi khi bạn xử lý một nhiệm vụ chủ chốt, nhất là khi bạn bị quá tải với những trách nhiệm cấp bách khác, hãy cố gắng hoàn thành một phần của nhiệm vụ. Thường thì chiến thuật này sẽ giúp bạn bắt tay vào dự án và khiến việc hoàn thành các phần việc tiếp theo dễ dàng hơn.
Rèn luyện ý thức về sự cấp bách
Một trong những phẩm chất hiếm có và đáng giá nhất trong công việc là ý thức về sự cấp bách. Người ta ước tính rằng chỉ có khoảng 2% số người luôn hành động nhanh chóng để hoàn thành công việc. Khi được biết đến là người chủ động và có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, bạn sẽ thăng tiến nhanh trong sự nghiệp của mình. Khi 300 CEO được hỏi về việc các nhân viên của họ có thể làm gì để thăng tiến nhanh trong công ty, 85% trong số đó có cùng một câu trả lời. Những phẩm chất quan trọng nhất mà họ tìm kiếm được là: 1) khả năng thiết lập các ưu tiên và 2) khả năng bắt tay vào việc quan trọng nhất và hoàn thành một cách xuất sắc và nhanh chóng. Khi được biết đến là người bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng xuất sắc và nhanh chóng, bạn sẽ thấy ngạc nhiên với những cơ hội tuyệt vời mở ra với mình.