Sổ Tay Tiếng Anh Trong Công Việc Hành Chính

1. Ngôn ngữ - chìa khóa đến thành công

Khả năng nói và viết chính xác rất quan trọng đối với một doanh nhân, nhất là trong sử dụng tiếng Anh. Có thể nói, thông thạo ngôn ngữ là chìa khóa của thành công.

Trong thư từ thương mại không nên sử dụng những từ, cụm từ, câu theo lối cổ, cũng như tiếng lóng. Để viết hay, phải nắm rõ về những gì muốn biểu đạt và dùng ngôn từ tự nhiên như đang đối thoại.

Hãy xem cách trả lời một lời mời ăn trưa của một người mới quen. Bạn trả lời: "In accordance with your request that I have lunch with you, I beg to advise that I shall be happy to do so?” (Theo lời mời của bạn về bữa trưa, tôi tự hỏi liệu tôi có được vinh hạnh đó không?); hay nói đơn giản nhưng lịch sự: “Thanks. I’ll be glad to have lunch with you.”(Cảm ơn. Thật vui được ăn trưa cùng anh.)?

- Để diễn đạt hiệu quả, từ ngữ viết ra không nhất thiết phải rập khuôn theo ý nghĩ. Viết máy móc sẽ tạo ra các cụm từ lộn xộn, tối nghĩa, dài dòng.

Bảng dưới đây đưa ra những ví dụ minh họa giúp bạn tránh lỗi diễn đạt dài dòng (verbose expression).

Bảng 3-1. Những lỗi viết dài dòng cần tránh

- Bên cạnh lỗi viết dài dòng, nhiều người viết thường dùng sai các thành phần câu, để có cách dùng đúng (correct usage), tham khảo những ví dụ sau đây:

- Affect (Ảnh hưởng), Effect (Làm thay đổi)

Affect thông thường được sử dụng như một động từ, với nghĩa chính là “ảnh hưởng”. Khi dùng trong thuật ngữ tâm lý học, nó là danh từ với nghĩa là “cảm xúc, cảm giác”.

Effect là động từ mang nghĩa “làm thay đổi”. Khi sử dụng như danh từ nó mang nghĩa “kết quả, hậu quả hoặc một ấn tượng trong trí não”.

- Already (Đã…rồi), All ready (sẵn sàng): Already đề cập đến thời gian; all ready đề cập đến sự chuẩn bị.

- All right (ổn, tốt): Chúng ta luôn đọc all right thành hai từ tách biệt.

- Alltogether (Cả thảy), all together (cùng nhau): Alltogether mang nghĩa là “khá” hoặc “trong tổng thể”. All together lại mang nghĩa là “ở cùng một nơi”.

- Any (Mọi, bất cứ), Either (Cái này hay cái kia trong hai cái): Any liên hệ tới “một thứ trong một vài/nhiều thứ”; còn Either đề cập tới “một trong hai”.

- Awful (Khủng khiếp), Awfully (Vô cùng): Không bao giờ sử dụng awful, và awfully như từ đồng nghĩa với very.

- A while, awhile: Awhile là một trạng từ và không bao giờ được làm tân ngữ của giới từ (bởi chỉ có danh từ và đại từ mới đảm nhận được nhiệm vụ đó).

- Badly (Tồi tệ, khủng khiếp): Badly là một trạng từ nhưng thường bị sử dụng sai vì coi như tính từ.

- Because (Bởi vì): Because không được sử dụng để thay thế cho that.

- Between (giữa), Among (trong số): Between dùng cho phân biệt giữa hai và chỉ hai sự vật; among dùng để phân biệt nhiều hơn hai.

- Both (cùng), Alike (giống nhau): Sẽ là vô lý nếu sử dụng kết hợp both với alike cho hai đối tượng được coi là giống nhau nhưng lại không nêu một trong hai số đó.

- Both (cùng), Each (mỗi): Both được sử dụng để biểu đạt một điều kiện dành cho cả hai đối tượng. Each lại biểu đạt cho một đối tượng riêng lẻ.

- Bring (mang), take (lấy): Bring đề cập đến sự chuyển động về hướng ai hoặc cái gì trong khi take dùng để miêu tả sự chuyển động từ phía ai hoặc vật gì.

- Bushel (giạ - một đơn vị đo thể tích khoảng 36l để đong thóc): Khi ta thêm “s”, nó sẽ ám chỉ nhiều hơn một bushel

- Business (kinh doanh): Không sử dụng business khi muốn ám chỉ đến quyền hạn.

- Came by (đi qua): Came by là một cụm từ thông tục.

- Can"t seem: Seem là một động từ có nghĩa là “trông có vẻ”, “dường như”. Kết hợp can"t với seem tạo ra sự trúc trắc về mặt ngữ nghĩa.

- Combination (sự kết hợp): Tránh nhầm lẫn danh từ combination với ý nghĩa chỉ một nhóm/tổ hợp thực thể với động từ combine mang nghĩa kết hợp, trừ khi ý nghĩa của câu liên quan đến công cụ nông trang.

- Cooperate (hợp tác): Cooperate là động từ mang nghĩa “làm việc cùng nhau”. Do đó viết cooperate together là thừa.

- Council (hội đồng), counsel (lời khuyên), consul (lãnh sứ quán): A council mang nghĩa “hội đồng”. Counsel có nghĩa là lời khuyên, đôi khi còn mang nghĩa là người được ủy quyền hay luật sư. A consul nghĩa là lãnh sự quán, cơ quan chuyên trách của một quốc gia đóng trên lãnh thổ nước ngoài.

- Credible (đáng tin), credulous (cả tin): Credible hàm ý có thể tin hoặc đáng tin. Credulous lại chỉ sự cả tin.

- Data (dữ liệu): Data là dạng số nhiều. Dạng số ít của nó là datum.

- Deal (sự thỏa thuận): Deal không được sử dụng tùy tiện khi nói về giao ước kinh doanh.

- Different from (khác biệt với), different than (khác với): Hai cụm này khác biệt trong sử dụng: Different from + một tân ngữ; nhưng different than + một mệnh đề:

- Don"t, doesn"t (trợ động từ do, does ở dạng phủ định): Don"t = do not còn doesn"t = does not:

- Each (mỗi), their (của họ): Đại từ cần hòa hợp về số lượng và ngôi thứ với những từ nó đi cùng.

- Either, neither: Either và neither đều liên quan đến hai sự vật.

- Enthuse, enthusiastic (nhiệt tình): Enthuse chỉ dùng cho thông tục; enthusiastic dùng cho văn trang trọng, văn bản kinh doanh.

- Except (ngoại trừ), unless (trừ phi): Except là một giới từ được sử dụng để nói tới một cụm giới từ. Unless là một phó từ liên kết dùng để làm sáng tỏ mệnh đề phụ. Hai từ này không thể hoán đổi cho nhau. Except có thể sử dụng như liên từ khi có that đi sau; nhưng unless được dùng phổ biến hơn.

- Expect (hy vọng): Expect mang nghĩa trông đợi, hy vọng, không sử dụng nó với nghĩa nghĩ hay gợi ý:

- Farther (xa hơn), further (hơn nữa): Farther chỉ đặc trưng về khoảng cách, số lượng; further chỉ mức độ hay quy mô.

- Fix (tình thế khó khăn): Fix có nghĩa là tình thế khó khăn, nhưng không dùng khi nói về tình huống tồi tệ.

- Foot (bàn chân), feet (số nhiều của foot):

- Got (có): Không dùng got khi bạn có thể dùng have, has hay must.

- Gotten là một thuật ngữ cũ không còn sử dụng, nên thay bằng got.

- Guess (đoán): Không sử dụng guess nếu muốn đề cập đến trạng thái suy nghĩ.

- Inaugurate (mở đầu): Không dùng inaugurate thay thế cho started hoặc began.

- Inside of, Within (trong vòng): Khi nói về thời gian, hạn chế dùng inside of khi có thể dùng within.

- Invite (mời): Tránh nhầm lẫn giữa invite (động từ) với invitation (danh từ của invite).

- Its, It"s: Its (không có sở hữu cách) là một đại từ sở hữu. It"s là dạng rút gọn của it is.

- Kind (loại): Kind là dạng số ít, kinds là dạng số nhiều.

- Kind of, Sort of (loại): Kind of và sort of đều không rõ ràng, hãy xác định rõ khi nói hoặc viết.

- Learn (học), Teach (dạy): Người Việt Nam có câu tục ngữ: “Không thầy, đố mày làm lên”, để học (learn) được điều gì đó, phải có ai đó dạy (teach) bạn.

- Less, Fewer (ít hơn): Less liên quan đến những khoản, mức độ, giá trị nhỏ. Fewer liên quan đến đại lượng có thể đếm được.

- Let (cho phép), Leave (rời đi): Let mang nghĩa là cho phép; còn Leave có nghĩa là rời đi, để lại.

- Liable (có trách nhiệm), Likely (có khả năng): Liable nên sử dụng khi liên quan đến trách nhiệm pháp lý.

- Lie (nghỉ ngơi), Lay (đặt): Nhiều người nhầm lẫn hai từ này vì, từ lay là dạng hiện tại của động từ lay (lay, lay, laid) đồng thời là thì quá khứ của lie (lie, lay, lain). Trong khi đó, lie có nghĩa là giữ nguyên tại một vị trí hay nghỉ ngơi, nó là một nội động từ, không cần đi kèm tân ngữ. Lay lại mag nghĩa là đặt thứ gì vào đâu đó, là một ngoại động từ luôn đồng hành với tân ngữ.

- Like, As (giống như): Like khi là một giới từ, luôn được theo sau bởi một danh từ hoặc đại từ trong trường hợp khách quan. As là một một liên từ được sử dụng để giới thiệu một mệnh đề phụ.

- Line (mặt hàng): Line không dùng để thế cho business.

- Loan (vật cho mượn): A loan được sử dụng như một danh từ khi liên quan đến cam kết vay. Khi cho ai mượn gì tương đương với từ to lend với nghĩa là cho vay.

- Lost (thua): Không cần phải ghép thêm thành lost out vì không bổ nghĩa gì thêm cho câu.

- Lots (nhiều): Không dùng lots để chỉ tổng số vật gì đó.

- Mad (điên), Angry (giận dữ): Angry được sử dụng phổ biến hơn mad. Angry thường dùng cho con người còn mad thường dùng cho loài vật.

- May, Can (có thể): May thể hiện sự cho phép. Can thể hiện khả năng.

- Might of, Would of, Could of (có thể): Đây là kết quả của kỹ năng chính tả kém. Cụm từ đúng phải viết là: might have, would have, could have.

- Most (đa số), Almost (hầu như): Most of all dùng trong ngôn ngữ thông tục. Có thể thay thế bằng most of hoặc almost.

- Never (không bao giờ): Never có nghĩa là không bao giờ, nó không được dùng khi có sự giới hạn về thời gian.

- Off (ra khỏi): Off luôn đứng một mình không có of.

- Only (duy nhất): Hãy lưu ý chỗ bạn đặt trạng từ này, vị trí đứng sẽ quyết định từ nào trong câu được bổ nghĩa.

- Open (mở): Open được sử dụng không kèm theo up:

- Party (tiệc): Party dùng để ám chỉ thành viên trong một tổ chức đảng chính trị, cách sử dụng trang trọng trong ngôn ngữ thông thường. Party cũng dùng chỉ một bữa tiệc liên hoan.

- People (mọi người): People là một nhóm người. Khi nói về thành viên trong các tổ chức cụ thể trong thực tế, đặt people trước tên gọi.

- Percent (phần trăm): Đây là một từ theo sau từ chỉ số lượng, không viết tách thành per cent.

DÙNG ĐÚNG

• Six percent interest was charged. (Lãi suất 6% được áp dụng.)

- Percentage (lượng phần trăm): Sử dụng từ này khi không có số liệu:

DÙNG ĐÚNG

• What percentage of interest was charged? (Lãi suất phải đạt bao nhiêu phần trăm?)

- Posted (được thông cáo), Informed (được thông báo): Không dùng posted thay thế cho informed

- Raise (giơ lên), Rise (đứng lên): Raise là một ngoại động từ, cần một tân ngữ. Rise là một nội động từ, không cần tân ngữ.

- Real (thực): Không dùng real khi muốn ám chỉ mức độ rất.

- Run (điều hành): Trong kinh doanh hay tổ chức, không dùng run thay cho manage.

- Same (cùng lúc): Không dùng same để thay thế cho chủ từ trong câu.

- Shape (hình dạng xác định): Không dùng shape để nói về một biểu tượng nào đó.

- Shall, Will (sẽ): Shall biểu đạt một hành động được mong chờ với ngôi thứ nhất. Dùng will cho ngôi thứ hai và thứ ba. Tuy nhiên, để đưa ra quyết định hay mệnh lệnh và đề xuất, ta dùng will cho ngôi thứ nhất, shall dùng cho ngôi thứ hai và ba.

- Should (nên), Would (sẽ): Sử dụng should thay cho will, shall để diễn tả hành động được mong đợi, nên làm nhưng không chắc chắn xảy ra. Should cũng được sử dụng chỉ bổn phận, nghĩa vụ. Would để chỉ thói quen hay sự quả quyết.

- Sit (ngồi), Set (đặt): Sit là một nội động từ, set là một ngoại động từ.

- So (vì vậy): Tránh lạm dụng liên từ này quá nhiều, hãy lưu ý các cụm từ thay thế khác như: consequently (kết quả là), therefore (do đó), in as, much as (do đó) để thay đổi phong các viết của bạn.

- Sometime (một lúc nào đó), Some time (một thời gian): Sometime chỉ một thời gian không xác định; some time nghĩa là một chút thời gian.

- To, At: Không sử dụng một trong hai từ này với where.

- Try and, Come and, Be sure and: Không dùng những cụm từ này vì bản thân nó không thể hiện ý muốn nói.

- Wait on (chờ): Khi việc chờ đợi không liên quan đến thời gian, wait không cần on. Nhưng khi nó liên quan đến công tác phục vụ bàn, cách dùng wait on có thể chấp nhận.

- Where (nơi): Cho dù với tư cách một trạng từ hay một liên từ, where đều đề cập đến vị trí, địa điểm hay nơi chốn. Không được thay that bằng where khi theo sau là một mệnh đề.

- Which (cái): Khi dùng which để giới thiệu một mệnh đề, nó phải gắn với một danh từ hoặc đại từ cụ thể chứ không dùng cho trường hợp chung chung.

- Who, Which, That: Who được dùng khi liên quan đến người. Which, that dùng cho sự vật

2. Vấn đề đại từ

Đại từ nhân xưng bao gồm: I, we, he, she, they, luôn được sử dụng như chủ ngữ của động từ chứ không bao giờ là tân ngữ của động từ hay giới từ.

Tham khảo các ví dụ dưới đây để nhớ cách sử dụng đại từ nhân xưng, luôn là chủ từ chứ không phải tân ngữ.

- I

- She, He

- They

- We

Đại từ làm túc từ bao gồm: me, us, her, him, them, luôn làm tân ngữ cho động từ hoặc giới từ, không giữ vai trò chủ từ. Để kiểm chứng với một chủ từ ghép, dùng phép thử để xác định và thay đổi động từ khi cần thiết.

- Me, Us: là túc từ, chủ từ tương ứng là: I, We.

- Her, him, them là những túc từ. She, he, they là những chủ từ tương ứng.

Cụm phân từ rời (Dangling participle) là một phân từ hay cụm phân từ bổ nghĩa nhầm cho một danh từ hay đại từ khác. Chú ý để sắp xếp các thành phần của câu sao cho việc diễn đạt hiệu quả nhất.