Quản Lý Thời Gian

Có vô số những công cụ khác nhau để giúp bạn quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn. Chúng bao gồm đặt ra những khung thời gian trong kế hoạch để hoàn thành một nhiệm vụ, nhờ đó bạn tập hợp được đà đẩy cho công việc của mình; đảm bảo những kế hoạch tiếp theo để giảm thiểu những vấn đề trong tương lai; luôn tập trung và có mục đích; sắp xếp để công việc của bạn ít bị gián đoạn nhất và sử dụng hiệu quả những khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất hiện

7.1 Tạo các khung thời gian

Có thể sẽ rất hữu dụng nếu bạn tạo ra các khung thời gian khi thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Điều này đặc biệt hữu dụng cho những việc chính mà bạn cần làm, và nó cũng hữu dụng cho cả những công việc thường xuyên.

Chẳng hạn như, bạn cần lập báo cáo bán hàng hàng tuần vào ngày thứ Ba của tuần tiếp theo. Vậy, hãy dành thời gian vào thứ Hai hàng tuần để nói chuyện với các đồng nghiệp ở phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chắc chắn rằng những số liệu được cung cấp trong hệ thống máy tính của bạn là chính xác. Sau đó, thứ Ba hàng tuần, hãy sắp xếp một khoảng thời gian để bắt tay vào viết báo cáo. Đây là những nhiệm vụ cần được ưu tiên mà bạn không nên xao nhãng.

Đặt ra thời gian dành riêng cho những việc này trong nhật ký sẽ giúp bạn tránh chỉ làm chúng khi bạn thích.

Dưới đây là một số bí quyết khác cho việc quản lý thời gian của bạn trong lúc thực hiện những công việc cần tập trung cao độ:

• Tự cách ly. Nếu mọi thứ đều thuận tiện, hãy tắt điện thoại di động, đóng ứng dụng thư điện tử và để điện thoại bàn ở chế độ trả lời tự động (đồng thời tắt tiếng). Nếu thực sự cần phải tập trung, hãy xem liệu bạn có thể rời đến một chỗ khác trong văn phòng, nơi mà không ai có thể làm phiền bạn hay không.
• Học cách siết chặt thời gian. Hãy đặt cho bạn một giới hạn, chẳng hạn là 30 phút, và sau đó kéo căng bản thân ra để xem liệu bạn có thể xử lý được công việc mà thông thường bạn cần 40 phút không. Bạn sẽ ngạc nhiên trước những gì bạn làm được. Điều này cũng có hiệu quả theo một cách khác: Một cuộc họp dự định kéo dài 90 phút sẽ có vẻ như quá dài. Hãy xem liệu bạn có thể giảm nó xuống khoảng 10, thậm chí là 15 phút không.
• Cho phép mình nghỉ ngơi. Sau khi tập trung làm việc khoảng 50 phút, hãy cho phép mình nghỉ ngơi 10 phút: việc này sẽ cho phép tâm trí xử lý và đào sâu thêm suy nghĩ của bạn, và bạn có thể thấy mình giải quyết được một số vấn đề phát sinh trong lúc bạn làm việc tập trung.

“Công việc sẽ luôn nở ra để lấp đầy quỹ thời gian dành để hoàn thành nó.”

Định luật Parkinson, được viết bởi C. Northcote Parkinson, London 1955

Một phút suy ngẫm: Hãy cân nhắc việc định ra khoảng thời gian dành cho việc gọi điện trong nhật ký của bạn, tính toán khoảng thời gian tốt nhất để giao tiếp với người khác.

Làm việc trong những khoảng thời gian định sẵn tạo ra lực đẩy của chính nó, giúp bạn có đủ khả năng để làm việc hiệu quả hơn.

Đó có thể là cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn so với phương pháp không dự tính trước.

7.2 Giữ tập trung

Hãy hướng toàn bộ sự tập trung vào nhiệm vụ mà bạn đang phải thực hiện gần đây, như vậy bạn có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.

Điều này có thể có nghĩa là, thay vì nói với bản thân rằng bạn sẽ dành hai giờ để làm báo cáo trước khi về nhà, bạn có thể nói: “Tôi sẽ hoàn thành việc viết hoàn chỉnh hai phần của báo cáo.” Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khác để duy trì sự tập trung vào thời gian của bạn.

• Đặt ra một thời hạn thực tế để hoàn thành công việc. Nếu không gia hạn cho mình, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ lãng phí thời gian, do vậy hãy cương quyết với bản thân và kéo căng mình ra, nhưng đừng có phi thực tế hoặc đòi hỏi quá nhiều. Khi gia hạn, hãy học từ những kinh nghiệm trước đó. Chẳng hạn, tôi giữ một tập tài liệu có tên là: “Phân tích dự án”. Cuối mỗi dự án, tôi so sánh chi phí và thời gian tôi thực sự đã dùng vào việc hoàn thành dự án với những gì tôi dự tính lúc đầu. Tôi sử dụng tài liệu này khi xem xét những dự án tương tự trong tương lai để dự đoán những nguồn lực mà mình cần.
• Học cách đối phó hiệu quả với sự gián đoạn. Nếu bạn bị gián đoạn khi đang làm việc, hãy cố gắng hoàn thành phần công việc đang dở dang. Đôi khi tôi nói với những người làm gián đoạn công việc của mình: “Anh có phiền không nếu tôi viết nốt câu này không?” Trước khi bạn đi ăn trưa hoặc cuối mỗi ngày, hãy viết một ghi chú ngắn gọn về việc bạn đã làm đến đâu và bất cứ suy nghĩ, ý tưởng nào về bước tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quay trở lại với công việc của mình.
• Kiểm soát sự giao tiếp của bạn. Nếu bạn thường xuyên giao tiếp với một đồng nghiệp, hãy xây dựng một danh sách những điều bạn cần thảo luận hoặc tiếp tục thêm chúng vào bản nháp thư điện tử, thay vì gửi một chuỗi thư hoặc gọi vài cuộc điện thoại. Hãy cố gắng sử dụng phương pháp có hệ thống hơn bằng cách sắp xếp để nói chuyện điện thoại vào một thời điểm cụ thể trong một ngày nhất định trong tuần chẳng hạn.

Tránh xao nhãng và tập trung vào việc hoàn thành công việc để đạt được nhiều hơn nữa.

Tình huống: Ủy ban câu lạc bộ nhận ra rằng họ đã làm việc không hiệu quả và, khi Ed quản lý với tư cách là chủ tịch ủy ban, anh quyết định sẽ thay đổi. Các thành viên của ủy ban thường nói về những vấn đề quan trọng, nhưng thời gian đã bị lãng phí bởi họ không bao giờ theo đuổi chủ đề đến cùng và không bao giờ đạt được tới bất cứ một kết luận nào. Ed quyết định yêu cầu một thành viên ủy ban chuẩn bị tài liệu thảo luận về quy định trong tương lai để phát cho các thành viên khác trước mỗi cuộc họp. Tài liệu này liệt kê những lựa chọn cho định hướng trong tương lai của câu lạc bộ, với những điểm hành động nghiêm túc. Nhờ vậy, các cuộc họp của hội đồng trở nên có trọng tâm hơn và hiệu quả hơn.

7.3 Kiểm soát giấy tờ

Nếu bạn tiếp tục phải xử lý các giấy tờ khác nhau mà không ra được một quyết định rõ ràng về việc phải làm gì với chúng, bạn sẽ lãng phí thời gian. Hãy luôn chắc chắn là bạn chỉ phải xử lý một lần với mỗi văn bản ở trên bàn của mình.

Vậy khi bạn nhận một tài liệu, hãy tạo thói quen xử lý nó theo một trong số những cách sau:

• Cho vào thùng rác. Bỏ hết các thư rác đi. Bỏ đi những tài liệu mà bạn đã xử lý và không còn cần nữa. Hãy chống lại sự cám dỗ để đừng lưu trữ quá nhiều những tài liệu kiểu này. Cho những tài liệu không mang tính bí mật vào thùng rác, nhưng đừng quên xé những tài liệu mật, chẳng hạn như hóa đơn hay văn bản luật, báo cáo thuế, thành từng mảnh nhỏ và hủy chúng.
• Xử lý. Có những tài liệu có thể cần phải đọc hoặc trả lời. Có một cách là viết câu trả lời vào chính tài liệu đó và gửi lại nó cho người gửi. Nếu tài liệu đó quan trọng, bạn có thể ghi chú vào danh sách những việc cần làm của nó để quay trở lại với nó tại một thời điểm phù hợp hơn – thời điểm mà bạn đặc biệt dành cho nhiệm vụ này. Hoặc đó có thể là một tài liệu nhắc nhở bạn gọi điện hoặc gửi thư cho đồng nghiệp – nếu đúng thế, hãy viết chi tiết vào danh sách những việc cần làm của bạn và giữ lại những tài liệu phù hợp gần trong tầm tay.
• Lưu trữ. Lưu trữ những tài liệu quan trọng, nhưng hãy từ bỏ thói quen lưu trữ tài liệu chỉ để phòng khi bạn sẽ cần đến nó. Chỉ lưu trữ những tài liệu mà bạn chắc chắn rằng bạn sẽ cần (chẳng hạn như hóa đơn, hợp đồng, thông tin thuế). Thường xuyên kiểm tra tủ tài liệu của bạn, bỏ đi những giấy tờ mà bạn không còn cần nữa. Đừng hỏi bản thân: “Liệu mình có nên giữ nó không?” mà hãy hỏi: “Liệu mình có cần giữ nó không?”

Một phút suy ngẫm: Nhìn vào bàn làm việc của bạn. Có bao nhiêu tờ giấy đã ở đó lâu hơn một ngày? Có mục đích gì để giữ chúng trong tầm với không? Nếu không, chúng nên được lưu trữ, xử lý hoặc ném vào thùng rác.

Hãy luôn chắc chắn là, bạn chỉ xử lý mỗi tài liệu một lần khi nó xuất hiện trên bàn bạn.

Tình huống: Jack thường phàn nàn về số lượng thư tín mà anh phải xử lý, nhưng anh đã thường xuyên vì chúng mà xao nhãng trong công việc của mình. Tôi chỉ ra cho anh thấy điều đó và yêu cầu anh ta có những nguyên tắc rõ ràng với những bưu kiện này. Giờ đây, khi nhận được thư hàng ngày, Jack ném một nửa trong số chúng – đặc biệt là những tài liệu quảng cáo, tiếp thị – thẳng vào thùng rác. Anh đặt một lượng nhỏ thư tín sang một bên để đọc sau đó vào thời điểm anh định sẵn trong nhật ký của mình và trả lời ngay lập tức một phần rất nhỏ những yêu cầu về thủ tục hành chính mà anh nhận được. Bằng cách này, anh nhận thấy giờ đây mình đã hoàn toàn kiểm soát được công việc giấy tờ.

7.4 Sử dụng hiệu quả thời gian trống

Tất cả chúng ta đều có những quãng thời gian trống. Chúng có thể kéo dài một vài phút, một vài giờ đến một vài ngày, tuy nhiên, cho dù khoảng thời gian đó có ngắn đến mức nào, bí quyết là học cách sử dụng những khoảng thời gian trống đó hiệu quả.

Điểm đầu tiên là dự đoán và chuẩn bị trước cho những khoảng trắng. Chúng có thể đến khi bạn chờ đợi một đồng nghiệp tại văn phòng của người đó, khi bạn đến dự họp sớm, khi chuyến tàu mà bạn chờ bị trễ... Nếu dự tính được trước, bạn sẽ sẵn sàng sử dụng hiệu quả những thời điểm này.

Dưới đây là một số cách để bạn có thể tận dụng hiệu quả những lợi thế của kiểu thời gian này:

• Gọi điện. Giữ liên lạc với đồng nghiệp, tìm hiểu tiến trình một dự án, kiểm tra việc thanh toán...
• Kiểm tra và trả lời thư. Nếu không ở trong văn phòng, bạn sẽ cần phải mang theo máy tính xách tay hoặc một công cụ khác cho việc này.
• Đọc một báo cáo. Mặc dù vậy, hãy chắc chắn rằng đó không phải là một báo cáo mật.
• Dọn dẹp giấy tờ hoặc lưu trữ tài liệu của bạn. Một cách sử dụng hiệu quả thời gian nếu bạn đang ở trong văn phòng là bạn cũng có thể dọn dẹp các tài liệu trong máy tính cá nhân của mình.
• Kiểm tra các ghi chép. Đọc các ghi chép trong cuộc họp, sau một cuộc đối thoại… Bạn có thể sắp xếp và viết chúng ra nữa.
• Đọc sách hoặc tạp chí về kinh doanh. Chúng ta thường quá bận rộn và không có thời gian cho việc đọc, và thời gian trống là một quãng thời gian hoàn hảo để bạn có thể đọc sách về những vấn đề liên quan đến công việc.
• Đọc sách hoặc tạp chí không liên quan đến công việc. Việc này có thể giải phóng tâm trí và giúp bạn suy nghĩ sáng suốt hơn.
• Giải quyết một vấn đề. Nó có thể là một vấn đề khó khăn trong công việc hoặc một vài thứ rất khó hiểu, chẳng hạn như trò chơi ô chữ.
• Đi bộ. Đi bộ là một hành động đặc biệt tốt để giúp con người suy nghĩ.
• Xóa những tin nhắn cũ trong điện thoại. Đây không phải là một công việc thú vị nhưng nó cần được làm và đây có thể là thời gian tốt nhất để làm việc này.

Luôn luôn chuẩn bị để sử dụng tốt những khoảng thời gian trống tình cờ xuất hiện.

7.5 Xử lý sự gián đoạn

Tất cả chúng ta đều bị gián đoạn khi đang làm việc, khiến chúng ta làm việc chậm chạp hơn hoặc xao nhãng khỏi những nhiệm vụ mà mình đang thực hiện. Chúng ta cần phải học cách đối phó với chúng để giảm thiểu những tác động tiêu cực.

Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn đối phó tốt hơn với sự gián đoạn trong công việc hàng ngày:

• Đừng tự làm mình xao nhãng. Hãy luôn nghiêm khắc và tự kiểm soát bản thân. Lập kế hoạch làm những việc thường xuyên phải làm vào những khoảng thời gian cụ thể.
• Chủ động. Nếu ai đó gửi thư cho bạn và hỏi xem khi nào thì họ có thể nói chuyện với bạn qua điện thoại, hãy kiểm soát và nói với họ thời gian tốt nhất, đưa ra một khoảng thời gian chính xác.
• Đưa ra chỉ dẫn rõ ràng. Khi ủy thác công việc cho người khác, hãy đưa ra hướng dẫn thực sự rõ ràng, và họ sẽ không phải thường xuyên xin lời khuyên từ bạn nữa. Khi ai đó cần đến sự giúp đỡ của bạn, hãy hỏi người đó xem họ có thể tự giải quyết vấn đề không – điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vì họ sẽ học cách làm và có được cảm giác tự tin để tự giải quyết các vấn đề của họ.
• Ủy quyền cho những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng. Giao trách nhiệm và quyền hạn cho những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng nhất, và chấp nhận rằng kiểu làm việc của họ có thể khác bạn. Đừng gây trở ngại trừ khi bạn buộc phải làm thế.
• Giữ kiểm soát. Cố gắng lập kế hoạch giải quyết sự gián đoạn vào những thời điểm khác phù hợp với bạn: “Hãy nói về vấn đề đó vào lúc 4 giờ chiều.” Nếu không thể, hãy nói với họ rằng hiện tại bạn có năm phút. Hãy hoàn thành nhiệm vụ còn dang dở của bạn để giảm thiểu những ảnh hưởng của việc bị gián đoạn.
• Hãy quyết đoán. Đôi khi bạn cũng cần phải biết nói không. Đôi khi, “không” là câu trả lời hợp lý duy nhất nếu bạn đang làm việc hiệu quả trong vai trò của mình.

Hãy luôn chủ động sắp xếp môi trường làm việc của bạn để có thể giảm thiểu sự gián đoạn.

Tình huống: Nếu các đồng nghiệp đi đến bàn của Peter, anh sẽ không mời họ ngồi, như vậy họ không nán lại. Anh biết rằng sẽ tốt hơn nếu gặp họ sau. Khi Peter có những công việc cần tập trung, anh chặn các cuộc gọi đến và tắt điện thoại, nói với đồng nghiệp rằng anh không muốn bị quấy rầy trong một khoảng thời gian. Đôi khi anh tìm một góc yên tĩnh trong văn phòng để hoàn thành một báo cáo, và thỉnh thoảng làm việc ở nhà để hạn chế tối đa sự gián đoạn.

7.6 Chống lại sự mệt mỏi

Tất cả chúng ta đều có những lúc cảm thấy quá tải. Ví dụ như, khi sắp đến hạn hoàn thành một công việc hoặc khi phải đối phó với những vấn đề ngoài mong đợi. Vào những thời điểm như thế, chúng ta có thể sẽ cần phải làm việc nhiều giờ hơn và giữ tập trung, bất chấp những ảnh hưởng của cảm giác mệt mỏi.

Dưới đây là một số kim chỉ nam để đương đầu với những giai đoạn căng thẳng của công việc và chống lại ảnh hưởng của cảm giác mệt mỏi. Nhưng hãy nhớ: Đó là những biện pháp đối phó nhất thời và không được lạm dụng nếu không muốn chịu những hậu quả nghiêm trọng về mặt sức khỏe.

• Đừng lạm dụng cà phê. Khi cảm thấy mệt mỏi và vẫn cần làm việc, chúng ta thường nghĩ tới một cốc chè hoặc cà phê thật đặc. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng sử dụng quá nhiều sẽ dẫn đến trạng thái bồn chồn lo sợ.
• Uống nước. Tình trạng mất nước sẽ góp phần tạo cảm giác mệt mỏi, vì vậy hãy thường xuyên uống nước trong cả ngày làm việc.
• Nghỉ ngơi. Thậm chí khi bận nhất, trí tuệ và cơ thể của chúng ta vẫn cần được nghỉ ngơi. Hãy nhớ, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn sau khi nghỉ ngơi một chút.
• Thư giãn trước khi ngủ. Sự căng thẳng trong công việc có thể gây những ảnh hưởng bất lợi cho giấc ngủ. Hãy dành khoảng 30 phút trước khi đi ngủ để thư giãn thực sự, kiểm soát và làm dịu tâm trí và cơ thể của bạn lại.
• Tập thể dục. Chính khi cảm thấy quá bận mới là lúc bạn cần tập thể dục nhất bởi nó sẽ cho tâm trí bạn một cái gì đó để tập trung vào và kéo giãn các cơ trong cơ thể.
• Tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn một cách thông minh. Hãy cố gắng sử dụng giai đoạn này cho những nhiệm vụ khó khăn nhất.
• Sử dụng danh sách. Việc chia nhỏ công việc thành những nhiệm vụ dễ quản lý hơn là vô cùng quan trọng. Hãy sử dụng danh sách cho việc này, nhờ đó bạn có thể đánh dấu những việc đã hoàn thành và có được cảm giác về tiến trình và thành quả.
• Chia sẻ khối lượng công việc. Hãy ủy thác thậm chí là những nhiệm vụ rất nhỏ bất cứ khi nào bạn có thể. Nó sẽ giúp tạo ra cảm giác về tinh thần đồng đội và do đó nó rất tốt cho tinh thần. Và giữ liên hệ chặt chẽ với các đồng nghiệp để chia sẻ với họ thay vì kìm nén và khiến cho họ cảm thấy căng thẳng.

“Thế giới đã chứng minh rằng số người đang bị giết bởi công việc quá tải đã nhiều hơn mức cần thiết.”

Rudyard Kipling, tác giả Anh

Tập thể dục thường xuyên, nghỉ ngơi và uống nhiều nước để đối phó với cảm giác mệt mỏi.

7.7 Biến tất cả thành hành động

Mục đích của cuốn sách này không chỉ là giúp bạn hành động đúng, mà còn giúp bạn hành động hiệu quả.

Dưới đây là một số những lời cuối cùng để khuyến khích bạn sử dụng tốt nhất thời gian của mình:

• Lập thứ tự ưu tiên. Thiết lập một thứ tự ưu tiên cụ thể trong cuộc sống của bạn, và phát triển những kế hoạch trên nền tảng những thứ tự đó.
• Chinh phục những nhiệm vụ lớn và phức tạp. Chia những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Tại mỗi thời điểm xử lý một trong số chúng và cố hết sức để hoàn thành nó.
• Ngăn nắp. Sử dụng tệp tài liệu và kho trữ một cách hiệu quả bằng cách dán nhãn và sắp xếp rõ ràng; sắp xếp những nhiệm vụ thường xuyên thành hệ thống.
• Xác định thời gian làm việc hiệu quả nhất. Hãy nắm được thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn và cố gắng dành thời gian đó cho những nhiệm vụ khó khăn và yêu cầu sự tập trung ở mức độ cao nhất.
• Phát triển một mô hình làm việc hiệu quả. Làm việc trong những lúc tập trung cao độ, đảm bảo rằng bạn thường xuyên nghỉ ngơi. Xử lý càng nhiều vấn đề càng tốt.
• Sử dụng thời gian trống của bạn. Chuẩn bị những công việc để có thể làm trong những lúc rỗi rãi.
• Ủy quyền cho người khác thực hiện nhiệm vụ của mình nếu có thể. Đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng nếu bạn làm việc này.
• Nắm rõ được vai trò của mình. Làm rõ vai trò của bạn với sếp và tìm hiểu xem họ thực sự muốn gì ở bạn.
• Học cách nói không. Nói không để tránh bị quá tải.
• Giảm căng thẳng. Phát triển những cách thức để giúp bạn giảm căng thẳng. Kiểm soát cách bạn làm việc để có thời gian dành cho việc tập thể dục và giải trí.

Một phút suy ngẫm: Sau khi đọc cuốn sách này, bạn đã làm điều gì khác đi?

Quản lý tốt thời gian cuối cùng sẽ đồng nghĩa với việc quản lý tốt cuộc sống.

Tình huống: Sếp của Jim yêu cầu anh thực hiện một dự án mới. Sau cuộc gặp thứ hai với sếp, anh nhận ra nó hề không đơn giản. Anh quyết định viết một sơ đồ mô hình cho tất cả các khía cạnh chính của dự án và sau đó bắt đầu lập một kế hoạch làm việc. Anh phác thảo ngày gặp gỡ các đồng nghiệp có tham gia vào những giai đoạn quan trọng của dự án. Tất cả các việc này mất nguyên một buổi sáng, nhưng anh đã đạt được rất nhiều. Anh trở nên tự tin rằng mình có thể trình bày kế hoạch sơ lược với sếp, và, sau một vài cuộc thảo luận, họ thỏa thuận được kế hoạch thực hiện.