Làm việc hiệu quả không chỉ là vấn đề của việc hiểu bản thân bạn và công việc của bạn hay luôn ngăn nắp, chương này có các bí quyết để đặt ra những chiến lược cụ thể giúp bạn thành công và trở nên nổi bật giữa đám đông. Có được những mục tiêu rõ ràng, suy nghĩ sáng tạo, luôn chủ động và học cách để làm đúng ngay từ đầu… tất cả đều cần thiết để giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc tốt hơn.
4.1 Làm việc thông minh (SMART)
Đặt ra những mục tiêu mơ hồ và phi thực tế là một việc hoàn toàn vô nghĩa. Điều đó có thể tốt cho việc truyền cảm hứng, nhưng để hoàn thành công việc, bạn cần phải tư duy thực tế và rõ ràng hơn. Hãy xác định những mục tiêu cụ thể để chắc chắn rằng chúng thực tế và có thể đạt được.
Một cách tốt nhất để có thể nhớ được điều này là: Mục tiêu nên thông minh (SMART).
“Thế giới tạo ra con đường cho người biết mình đang đi đâu.”
Ralph Waldo Emerson, triết gia Mỹ
Các mục tiêu càng chính xác, bạn càng dễ theo sát và tập trung.
Tình huống: Andrew nhận ra rằng để trở thành một kế toán thực sự giỏi giang, anh cần phải học lên. Tuy nhiên, anh không có đủ tiền, và do vậy anh cần một công việc làm thêm cuối tuần thay vì giảm các chi phí khác. Andrew đã thẳng thắn, thực tế, và bằng cách lập ra những mục tiêu thông minh, anh đạt được mục đích của mình sau vài năm.
Hãy nghĩ về những phương pháp làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp tăng hiệu quả và hiệu suất chung cả toàn công ty hoặc tổ chức của bạn.
Gần đây, tôi được thuê với tư cách là một nhà tư vấn để xem xét một tổ chức hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực báo cáo về tai nạn giao thông trong thành phố. Tôi khám phá ra rằng những kỹ sư viết báo cáo dành quá nhiều thời gian để cân nhắc về những chi tiết ít liên quan đến các vụ tai nạn, chẳng hạn như bề mặt đường hay tình trạng xe, chỉ để chính những chi tiết đó bị một kỹ sư cấp cao, người sau đó kiểm tra những bản phác thảo báo cáo xóa đi.
Tôi gợi ý rằng các kỹ sư và người kỹ sư cấp cao nên gặp nhau khi bắt đầu điều tra để quyết định những khía cạnh có liên quan nhiều nhất để theo đuổi. Kết quả là hiệu quả làm việc đã cao hơn: các kỹ sư tập trung hơn vào những khía cạnh cụ thể và người kỹ sư cấp cao phải dành ít thời gian hơn cho việc xóa những chi tiết không quan trọng.
Vậy, hãy dừng lại và suy nghĩ.
“Lý do chúng ta không đạt được phần lớn các mục tiêu là vì chúng ta dành thời gian của mình để làm những việc kém quan trọng trước.”
Robert J. McKain, tác giả
Tập trung vào mục tiêu tổng thể cuối cùng của bạn và nghĩ về những cách sáng tạo hơn để đạt được mục tiêu đó.
Tình huống: Sheila được yêu cầu tổ chức một cuộc họp giữa các đồng nghiệp ở Anh và các đồng nghiệp ở Ấn Độ. Cô dành một ngày để xem xét những lựa chọn khác nhau: tìm kiếm thông tin về giá cả của máy bay và khách sạn ở Anh, so sánh với giá thuê các thiết bị dành cho việc tổ chức hội nghị truyền hình. Thời gian Sheila dành để xem xét các lựa chọn khác nhau đã đem lại hiệu quả tốt: cô thuyết trình tình hình thực tế với ban giám đốc và họ quyết định sẽ tổ chức một cuộc hội nghị truyền hình để sử dụng tốt nhất các nguồn lực. Điều này có nghĩa là các nhân viên sẽ không phải dành quá nhiều thời gian cho việc di chuyển, nhưng vẫn có thể cùng nhau thảo luận trong một cuộc họp trực tuyến.
Chủ động có nghĩa là hành động có trách nhiệm, quyết định những gì bạn muốn làm và tạo ra những thay đổi nhất định. Phản ứng lại nghĩa là chúng ta hành động theo thói quen, dựa vào những gì đã xảy ra và phản ứng với nó.
Để chủ động, hãy thực hiện theo ba điểm sau:
Hãy nghĩ về cách bạn có thể thay đổi thói quen hiện tại để trở nên chủ động hơn và kiểm soát tương lai của bạn tốt hơn.
Tình huống: Ngay sau khi bắt đầu tổ chức các cuộc hội thảo về phương pháp viết tiếng Anh mạch lạc, tôi nhận ra rằng mình cần phải mở rộng hoạt động để cạnh tranh tốt hơn. Tôi khám phá ra rằng có một nhóm nhất định các nhà lãnh đạo đạt được nhiều nhất từ những cuộc hội thảo của mình: những người lựa chọn một khóa học mà ban đầu không bao hàm việc viết. Cụ thể, tôi xác định khách hàng mục tiêu của mình là các kế toán, và gần đây, đó là một trong số những khu vực phát triển của tôi. Thành công nằm ở việc chủ động: chủ động quyết định một chiến lược mới và chủ động tạo lập một kế hoạch dài hạn mới mẻ để chiếm được một phân khúc cụ thể trong thị trường.
Nếu tận dụng một danh sách hành động (Xem phần 3.5), bạn sẽ có sẵn thói quen đánh giá mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi nhiệm vụ. Giải quyết những nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng nhất ngay lập tức.
Xếp loại mỗi nhiệm vụ bằng cách viết một con số bên cạnh để chỉ ra mức độ quan trọng và cấp thiết của nó – giống như việc thể hiện bằng con số từ 1 đến 4 dưới đây. Có thể lựa chọn sử dụng các chữ cái hoặc các màu sắc khác nhau. Cho dù bạn có sử dụng phương pháp nào thì điều quan trọng vẫn là bạn phải phân biệt:
Nếu bạn không biết phải bắt đầu từ đâu với một nhiệm vụ cụ thể, hãy bắt đầu từ phần việc bạn ít mong chờ được thực hiện nhất, hoặc phần dài nhất, khó nhất.
Một phút suy ngẫm: Thu hút sự chú ý của những người mà bạn làm việc với bằng cách yêu cầu họ suy nghĩ về những nhiệm vụ mà họ đang thực hiện hôm nay. Yêu cầu họ liệt kê tầm quan trọng và mức độ cấp thiết của mỗi nhiệm vụ. Sau đó ngồi lại với họ và thảo luận về cách bạn có thể sử dụng hiệu quả hơn thời gian của mọi người.
Hãy chắc chắn rằng phần lớn thời gian được dành cho những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết - điều này nên là phần chủ yếu trong công việc của bạn.
Chia một nhiệm vụ thành những phần nhỏ hơn có thể khiến bạn có cảm giác đỡ sợ hoặc lo lắng về cách thức thực hiện nó.
Nếu một nhiệm vụ lớn có vẻ như rất khó thực hiện và bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, hãy tạo một sơ đồ mô hình cho nó (Xem phần 1.2). Khi đã chắc chắn hơn về những khía cạnh khác nhau của nhiệm vụ đó, hãy chia nó thành những bước nhỏ và dễ quản lý hơn. Sắp xếp chúng trong một danh sách phản ánh thứ tự của những hành động cần được hoàn thành, sau đó tạo một bảng tính từ danh sách đó. Nếu bạn cần phải hoàn thiện những bước cụ thể vào một thời điểm nhất định, hãy thêm vào bảng hai cột, một cột là: “Ngày dự kiến hoàn thành” và cột còn lại là: “Ngày thực sự hoàn thành.”
“Chia mỗi nhiệm vụ khó khăn thành nhiều phần hết sức có thể để giải quyết nó.”
Rene Descartes, nhà triết học Pháp thế kỷ 17
Kiểm soát công việc của bạn bằng cách chia nhỏ một nhiệm vụ thành những bước có thể quản lý được.
Tình huống: Để thực hiện một dự án mới Ross chia nhỏ nhiệm vụ của mình thành những bước khác nhau: thiết kế và lập kế hoạch, chi phí, hội đồng quản trị phê duyệt và ba giai đoạn của việc hoàn thành dự án thực sự. Anh thêm cột ngày dự kiến hoàn thành tất cả các nhiệm vụ để theo dõi diễn biến của tất cả những phần khác nhau. Khi hoàn thiện sơ đồ mô hình, anh nhận ra rằng anh cần phải nỗ lực hơn trong việc bàn bạc về tiến trình thực hiện dự án với tất cả những người có liên quan. Phân tích công việc theo những bước nhỏ hơn giúp Ross hiểu thấu được từng chi tiết trong tổng thể, và anh cảm thấy mình có thể kiểm soát dự án tốt hơn.
Bạn có thể cảm thấy mình và công việc của mình không quan trọng, và không ai đánh giá cao bạn, nhưng bạn đóng một vai trò quan trọng trong công ty hay tổ chức. Điều quan trọng là, bất cứ việc gì bạn làm, bạn cũng phải làm tốt và hiệu quả.
Làm đúng ngay từ đầu, cho dù công việc đó có vẻ không quan trọng, sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty và tổ chức của bạn. Nó cũng mang lại lợi ích cho bạn, khi bạn không phải thực hiện những nhiệm vụ buồn tẻ và lặp lại.
Nhưng hãy tưởng tượng một tình huống khi bạn không làm đúng một điều gì đó. Chuyện gì sẽ xảy ra? Ông chủ của bạn có thể sẽ phải xin lỗi khách hàng, hoặc tổ chức một cuộc họp để thảo luận về cách giải quyết tình huống, hoặc lắng nghe những nhân viên khác nhau nói về cách khắc phục sai lầm.
Rất nhiều người phải dành thời gian để cố gắng điều chỉnh mọi việc cho đúng, điều này sẽ làm họ sao nhãng khỏi những trách nhiệm chính, và nguyên nhân là do bạn đã không hoàn thành vai trò của mình một cách thích đáng.
Để thấm nhuần giá trị “làm đúng ngay từ đầu” vào một tổ chức, hãy chắc chắn rằng tất cả mọi nhân viên trong tổ chức đều nhận thức được những vấn đề sau:
“Sự chuẩn bị tốt nhất để làm việc hiệu quả ngày mai là làm việc tốt ngay từ hôm nay.”
Eibert Hubbard, diễn viên Mỹ
Cho dù nhiệm vụ có là gì, làm đúng ngay từ đầu là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.
Tình huống: Một công ty giặt khô là hơi nhận được rất nhiều lời phàn nàn do chất lượng giặt tồi và dịch vụ khách hàng không thỏa đáng, và công ty quyết định sẽ thay đổi phương pháp tổng thể. Tất cả mọi mặt của việc kinh doanh, từ giây phút khách hàng bước vào cửa hàng đến những quyết định của hội đồng quản trị, đều được xem xét chi tiết để ngăn những sai lầm có thể xảy ra. Các nhân viên thường xuyên được nhắc nhở rằng mắc sai lầm sẽ làm mất tiền của công ty. Khách hàng nhận được sự chào đón thân thiện khi họ đến cửa hàng và một danh sách những việc phải đáp ứng được quán triệt với nhân viên để chắc chắn rằng quần áo luôn được làm sạch và trả lại với điều kiện tốt nhất.
Tất cả chúng ta đều đã từng ở trong những hoàn cảnh khi đầu óc hoàn toàn trống rỗng, không thể suy nghĩ gì và không thể giải quyết được vấn đề. Thời gian trôi đi rất nhanh và bạn cần phải nhanh chóng giải quyết vấn đề và đi tiếp. Chúng ta cần phải nhìn khó khăn và các vấn đề như những thách thức phải giải quyết.
Dưới đây là một số cách thức sáng tạo để giúp bạn giải quyết khó khăn.
Một phút suy ngẫm: Hãy nghĩ ra một phép ẩn dụ cho những vấn đề mà bạn đang phải đối mặt. Chẳng hạn như, nếu đó là cách để tăng doanh số, bạn có thể nghĩ đến việc trèo lên một đỉnh núi. Nó có thể dẫn bạn đến việc suy nghĩ về cách chia đội kinh doanh của bạn thành những người giữ trại và hỗ trợ những người leo núi ưu tú. Những cá nhân ưu tú tượng trưng cho những người bán hàng xuất sắc, những người có mục tiêu leo lên tới đỉnh núi. Đó là một cách để suy nghĩ về vấn đề một lần nữa.
Giải quyết vấn đề không phải chỉ là về lôgíc cứng nhắc. Đôi khi bạn cần phải sáng tạo trong suy nghĩ của mình.
Phải, trọng tâm chính của cuốn sách này là về việc quản lý thời gian của bạn tốt hơn trong công việc. Nhưng một phần quan trọng của việc làm việc tốt là chăm sóc tổng thể bản thân bạn, và nó bao gồm cả những quãng thời gian nghỉ ngơi trong công việc: không chỉ là tạm ngừng trong ngày làm việc mà còn là nghỉ ngơi sau giờ làm việc và dành thời gian cho những kỳ nghỉ.
Nếu không nghỉ ngơi, bạn sẽ đối mặt với rủi ro của việc quá tải và bị ốm. Có hai lĩnh vực hoạt động cơ bản nên là một phần trong cuộc sống của bạn, cả hai đều nhằm giúp bạn được nghỉ ngơi và cho những phúc lợi lớn hơn của bạn. Chúng là:
Lập kế hoạch cho những hoạt động này trong chương trình thường xuyên của bạn. Bất chấp một thực tế là việc nghỉ trưa đã được chứng minh là có thể tăng được hiệu quả làm việc, nó vẫn thường bị lãng quên trong những ngày bận rộn.
Một thứ khác cần phải chú ý đến là thức ăn và đồ uống. Chú ý đến bữa sáng và bữa phụ của bạn. Tránh sử dụng quá nhiều cà phê và thuốc lá, cân nhắc xem bạn có nên giảm rượu bia không. Giảm việc sử dụng đường và chất béo. Đừng ăn một bữa quá bổ dưỡng vào buổi tối. Một chế độ ăn hợp lý và phong cách sống điều độ sẽ có ảnh hưởng tích cực đến công việc của bạn.
Hàng ngày, nhớ dành ra một khoảng thời gian để làm những gì bạn thích.
Tình huống: Trong nhiều năm, gia đình và bạn bè đã cảnh báo tôi về việc tôi đang quá tải, nhưng tôi luôn bỏ ngoài tai. Cuối cùng, tôi đã ra hai quyết định: tham gia vào một phòng tập thể dục địa phương và đăng ký một lớp giảm béo. Tôi phải tự chất vấn động cơ nghèo nàn của mình bằng việc tự hỏi tại sao tôi cứ trì hoãn việc ra những quyết định này. Những điều làm tôi bối rối là: (1) phải dành thời gian để thay quần áo công sở thành quần áo để tập thể dục và (2) tự hỏi mọi người sẽ nghĩ gì về tôi ở phòng tập thể dục. Tôi xử lý vấn đề thứ nhất bằng cách làm việc trong bộ quần áo tập thể dục của mình và với vấn đề thứ hai bằng cách tự nói với bản thân rằng thật là ngốc nghếch khi lo lắng về những gì người khác sẽ nghĩ hoặc không nghĩ. Bằng việc đi những bước đi tích cực này, sức khỏe thể chất và tinh thần của tôi đã được cải thiện rõ rệt.