Chương mở đầu này sẽ giúp bạn hiểu về những vấn đề rộng hơn liên quan đến cách bạn sử dụng thời gian của mình. Xác định những gì bạn muốn trong cuộc sống, mục tiêu của bạn cũng như khi nào và làm cách nào bạn làm việc tốt nhất sẽ giúp bạn hiểu được thứ tự ưu tiên chung của mình. Điều này sau đó sẽ được diễn giải thành cách thức bạn quản lý thời gian.
1.1 Bắt đầu với một vài giấc mơ
Trước khi bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của bạn trên phương diện rộng hơn sẽ rất hữu dụng. Bạn có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của mình không? Bạn say mê nhất với điều gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó bạn sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình.
Dưới đây là năm vấn đề để suy nghĩ:
“Việc chỉ đơn thuần tập trung cuộc sống vào việc kiếm tiền sẽ chỉ ra rằng bạn là một người nghèo tham vọng. Điều đó yêu cầu quá ít ở bản thân bạn. Và nó sẽ khiến cho bạn cảm thấy không toại nguyện.”
Barack Obama, Tổng thống Mỹ
Hãy tập trung vào những động lực thúc đẩy, những điều bạn muốn đạt được và những thành tựu cá nhân có ý nghĩa với bạn.
Mục tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài xã hội của bạn. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò của bạn trong thế giới. Cho dù là gì đi chăng nữa, một khi bạn đã thiết lập mục tiêu của bản thân, bạn có thể lập kế hoạch để biến nó thành hiện thực.
Để thực hiện những mục tiêu chính, bạn có thể bắt đầu chia chúng thành những bước nhỏ hơn.
Một bài tập hữu dụng trong phần này là chuẩn bị một sơ đồ mô hình của những hoạt động khác nhau xung quanh mục tiêu của bạn. Đây là một mô hình mà bạn có thể vẽ một cách sáng tạo nhằm thâu tóm những gì bạn cho là khía cạnh chính cho ý tưởng trung tâm của bạn. Để làm được điều này, bạn nên:
Hi vọng rằng bạn sẽ thấy đó là một cách hữu hiệu để suy nghĩ về mọi khía cạnh của những mục tiêu của mình và có được một bức tranh rõ ràng hơn về các bước bạn cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Hãy xác định mục tiêu của bạn và suy nghĩ một cách sáng tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.
Tình huống: Giấc mơ và cũng là niềm đam mê của Alex là được làm việc ở Thái Lan. Anh đã có đủ điều kiện để trở thành một giáo viên, nhưng anh cần củng cố những kỹ năng của mình và học tiếng Thái Lan. Anh không thể từ bỏ công việc toàn thời gian, do đó anh quyết định trong vòng hai năm, mỗi tuần sẽ dành một buổi tối để học tiếng Thái Lan từ một người bạn, đồng thời tìm hiểu về văn hóa và bối cảnh đất nước này. Những bước đi thực tế, tập trung mà anh thực hiện để theo đuổi mục tiêu dài hạn của mình cuối cùng cũng đã mang lại kết quả, và bây giờ Alex đang dạy học ở Thái Lan và cảm thấy thực sự mãn nguyện.
Mỗi chúng ta đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa giờ sáng sau khi uống một tách cà phê, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Bạn nên làm công việc quan trọng nhất và khó khăn nhất khi bạn tỉnh táo nhất.
Khi tìm thời điểm bạn làm việc tốt nhất trong ngày, hãy nhớ rằng việc ăn một bữa quá no sẽ khiến cho cường độ làm việc của bạn chậm lại, và do đó bạn sẽ dễ mắc sai lầm hơn.
Bạn nên giữ gìn khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình và đừng sử dụng nó để thực hiện những nhiệm vụ không mang lại nhiều lợi ích.
Chẳng hạn như, đứng xếp hàng vào lúc tám giờ sáng để đưa ô tô vào ga ra là một việc làm vô nghĩa với bạn nếu đó là khoảng thời gian mà năng lượng của bạn đang ở mức cao nhất. Nếu bạn có thể để việc này vào cuối ngày, khi công việc khó khăn nhất của bạn đã được hoàn thành thì mọi việc sẽ tốt đẹp hơn cho bạn. Tận dụng tối đa khoảng thời gian này sẽ giúp bạn tránh bị xao nhãng bởi tất cả những sự gián đoạn liên miên khiến bạn không thể hoàn thành những việc cần làm.
Một phút suy ngẫm: Hãy lấy nhật ký của bạn ra và đánh dấu thời điểm bạn thấy mình làm việc với hiệu suất cao nhất trong tất cả các ngày. Hãy làm như vậy liên tục trong một tuần.
Bạn không nên sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình vào những nhiệm vụ thông thường.
Tình huống: Stan làm việc trong một văn phòng và biết rằng anh làm việc tốt nhất vào buổi sáng. Hàng ngày, anh thường cố gắng hết sức có thể để hoàn thành những việc cần nhiều sự tập trung hơn trong khoảng thời gian từ chín giờ sáng đến một giờ chiều. Vào buổi chiều, anh tham gia vào các cuộc họp và làm những công việc giấy tờ thường nhật. Dù phải linh động trong một số hoàn cảnh, nhưng anh đã hoàn thành được nhiều việc hơn nhờ biết chia các nhiệm vụ thành những việc cần sự tập trung cao độ và những việc hành chính thuần túy thay vì làm lần lượt từng việc một.
Một bước quan trọng để quản lý thời gian là biết mình đang thực sự sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào. Một bài tập rất hữu ích để kiểm tra chính xác điều này là ghi lại từng chi tiết trong ngày.
Có hai cách để biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác nhau: Một là ước lượng, hai là ghi chép chính xác. Cách thứ hai tốt hơn. Nếu làm điều đó trong một ngày, bạn sẽ có thể ngạc nhiên khi thấy rất nhiều nhiệm vụ đã tiêu tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.
Hãy lập một bảng bao gồm những cột sau:
Mô tả
Thời gian bắt đầu
Thời gian kết thúc
Thời gian tính bằng phút
Ưu tiên
Với cột “ưu tiên”, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 5, với 1 là mức độ ưu tiên cao nhất và 5 là mức độ ưu tiên thấp nhất.
Ghi chép chi tiết ở mức độ này chắc chắn sẽ bộc lộ những điều mà bạn chưa nhận thức được về ngày làm việc của mình. Chẳng hạn, nó có thể chứng tỏ rằng bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thường nhật, hoặc bạn dành ít thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ.
Khi điền vào cột ưu tiên, hãy cân nhắc những điều sau:
Hãy tính toán thời gian bạn sử dụng cho những nhiệm vụ khác nhau và giá tiền theo giờ tính cả phụ phí.
Một phút suy ngẫm: Tính số tiền công của bạn theo giờ
Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực – đủ để khiến chúng ta phải đọc một cuốn sách về quản lý thời gian! Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự thấy bản thân không có khả năng ra quyết định và mất đi sự cân bằng trong cuộc sống.
Chúng ta trở nên thất vọng bởi dù đã cố gắng hết sức, dự án của chúng ta vẫn dậm chân tại chỗ. Chúng ta nghĩ mình quá bận để có thể có một kỳ nghỉ. Nếu những cảm giác đó thường xuyên đến với bạn, việc thực sự quan trọng mà bạn cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý và giảm áp lực cho mình. Dưới đây là một số hướng dẫn (Xem thêm phần 4.8):
Hãy nghĩ đến những phương pháp thực tế để giảm áp lực trong cuộc sống của bạn.
Tình huống: Trong tám năm đầu làm việc độc lập, Ron thường xuyên bị kiệt sức bởi anh không thể nghỉ ngơi kể cả khi không còn ở nơi làm việc nữa, và mối quan hệ của anh với vợ con trở nên tồi tệ. Cuối cùng anh thấy mình cần phải học cách xây dựng một cuộc sống cân bằng hơn. Do vậy Ron dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Anh cũng tập thói quen đi bộ quanh khu nhà để thư giãn và phát triển một nhóm những người bạn thường xuyên gặp nhau. Anh trở nên kiên cường hơn và có “cơ chế đối phó” để giúp anh nhanh chóng vượt qua những lúc căng thẳng.
Một phần quan trọng của cuốn sách này là giúp bạn xác định được những gì bạn cần thay đổi để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nhưng bạn có thiếu động lực để thay đổi không? Dưới đây là tám bí quyết giúp bạn trở nên quen thuộc hơn với ý tưởng về sự thay đổi trong cuộc sống của mình.
“Khi không còn đủ khả năng để thay đổi một tình huống, chúng ta đang đối mặt với thử thách phải thay đổi bản thân mình.”
Victor Franki, bác sĩ tâm lý học người Úc
Chuẩn bị tâm thế cho những cách thức mới để thực hiện mọi việc.