Bài 1: Bảo vệ thân phận của đối phương trong xưng hô và giao tiếp
Cổ nhân nói: “Bề trên dạy, phải cung kính nghe theo, bề trên trách, phải sửa đổi”. Khi chúng ta giao lưu với người trên, phải bảo vệ thân phận của họ, xưng hô lễ phép với họ. Thể hiện dáng vẻ cung kính không chỉ là bày tỏ lòng tôn kính với người trên mà bản thân cũng thu lợi không nhỏ, bởi vì người trên có thể cho chúng ta rất nhiều kinh nghiệm và lời khuyên quý giá.
Trên thực tế, rất nhiều thanh niên sống ở các đô thị lớn thường vì quá bận rộn mà bỏ lỡ nhiều thời cơ tốt để học hỏi trí tuệ và kinh nghiệm của người bề trên. Họ thường cho rằng tiền bối nói quá nhiều hoặc nghĩ rằng tư tưởng của tiền bối là bảo thủ và lạc hậu… Thế là, trong khi nói chuyện với người bề trên, họ bất giác thể hiện thái độ vô lễ.
Có bài báo kể một câu chuyện như sau: Một cô gái trẻ ở thành phố, chủ nhật về nhà, nhìn thấy chú của mình đang dùng một chiếc dao cạo râu đã hoen gỉ. Cô liền đi đến trước mặt chú, lớn tiếng nói không chút khách sáo: “Dao cạo râu cũ như thế này rồi, chú đừng dùng nữa, nên vứt vào thùng rác thì hơn”. Nói xong cô lấy luôn chiếc dao cạo râu trên tay chú vứt vào thùng rác. Chú chỉ ngây người soi gương, nhìn phần râu chưa cạo xong, tức giận vô cùng nhưng lại không nỡ so đo với một đứa trẻ.
Hành vi của cô gái quả thực khiến người ta rất bực mình, cho dù là có ý tốt nhưng cũng làm tổn thương người bề trên. Trái tim con người luôn chứa đầy những cảm xúc, bạn đối tốt với người bề trên, dĩ nhiên họ cũng sẽ nghĩ cách báo đáp bạn; bạn đối xấu với bề trên, sẽ không khỏi khiến họ chạnh lòng. Bởi vậy, cho dù không vì lợi ích và hợp tác, thì chúng ta cũng nên học cách giao lưu với người bề trên, kính trọng họ, bày tỏ sự lễ phép và tôn trọng của mình.
Thông thường thì phương thức sống, sở thích hứng thú, trình độ giáo dục, phong tục xã hội và quan niệm tư tưởng của người bề trên so với chúng ta có sự khác biệt rất lớn, do vậy rất khó để tìm ra được tiếng nói chung. Đặc biệt là với phụ nữ đã kết hôn, thì bố mẹ chồng sẽ là người bề trên mà bạn phải đối diện thường xuyên nhất. Quan hệ con dâu với bố mẹ chồng không tốt dễ gây ra sự cãi cọ và mâu thuẫn.
“Hiệu ứng vai trò” (Fashioning effect) là chỉ con người dùng các vai trò xã hội khác nhau để tham gia hoạt động, và vì vai trò khác nhau ấy mà gây ra sự biến đổi về hành vi hoặc tâm lý. Thông thường, sự mong đợi của xã hội đối với vai trò của một người sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới vai trò của chính người trong cuộc.
Muốn thể hiện sự lễ phép và tu dưỡng của bản thân, thì chúng ta luôn cần phải thể hiện sự cung kính của mình, tôn trọng vai trò của người bề trên. Cho dù người bề trên dạy bảo chúng ta, thì chúng ta cũng phải im lặng lắng nghe, tuyệt đối không được tỏ vẻ hiểu biết hoặc cãi lại. Ví dụ khi người bề trên trách mắng chúng ta, nói mười chuyện, trong đó chỉ đúng hai chuyện, tám chuyện còn lại đều là hiểu lầm, thì chúng ta có được lập tức cãi lại không? Dĩ nhiên là không, khi ấy chúng ta chỉ cần nói “vâng” là được. Khi tức giận con người thường thiếu lý trí, đợi họ mắng xong, tâm trạng đã bình tĩnh hơn rất nhiều, họ tự nhiên sẽ nghĩ liệu có chỗ nào quá khích không. Có thể họ sẽ chủ động gọt hoa quả cho chúng ta, chủ động giảng hòa với chúng ta. Khi ấy, chúng ta cũng phải cư xử tự nhiên, coi như không có chuyện gì xảy ra. Nhất định không được đắc trí nói: “Muốn làm hòa rồi sao? Chú (bác) đừng có mà lên mặt, phải biết thuận theo thời thế.”
Cùng với sự phát triển của thời đại, rất nhiều người lớn tuổi cũng biểu hiện tinh thần tiến bộ, ham học hỏi, họ quan tâm tới sự biến đổi về mọi mặt của xã hội, thậm chí cũng có hứng thú với một số sự vật mới mẻ và thời thượng. Khi chúng ta trò chuyện với họ, có thể mang những chủ đề này ra giao lưu, hỏi họ những chuyện trước đây. Điều này rất dễ khơi gợi sự cộng hưởng của họ. Ngoài ra, do lớn tuổi, họ cũng sẽ vô cùng quan tâm tới kiến thức sức khỏe. Chúng ta hoàn toàn có thể dùng lời nói ân cần và sự quan tâm của mình để cung cấp cho họ những kiến thức về ăn uống dinh dưỡng sao cho cơ thể khỏe mạnh, ví dụ khuyên họ ăn một số thức ăn thanh đạm như gạo lứt, rau mầm… hoặc cung cấp một số thông tin cho phù hợp với sở thích hứng thú của người già, để cuộc sống của họ càng thú vị hơn.
Khi nói chuyện với người bề trên, chúng ta phải chú ý tới phương thức và phương pháp, không những phải học cách lắng nghe mà còn phải phối hợp và khích lệ họ nói tiếp. Dưới đây giới thiệu mấy phương pháp để mọi người tham khảo:
1) Bắt đầu nói từ người mà người bề trên tôn kính và quan tâm nhất. Ví dụ anh hùng yêu nước, nhà cách mạng của giai cấp vô sản, cấp trên của họ, thầy giáo của họ…
2) Bắt đầu nói từ chủ đề mà người bề trên quan tâm nhất. Ví dụ vấn đề ăn uống đi lại, chăm sóc sức khỏe và hoạt động thể thao của họ.
3) Bắt đầu nói từ những thành tích trước đây của người bề trên. Ví dụ, nói về những tấm huân chương mà họ đã đạt được, về món quà kỷ niệm mà họ thích nhất, những sự kiện lịch sử mà họ trải qua…
4) Bắt đầu nói từ chủ đề mà người bề trên có cảm xúc sâu sắc nhất. Ví dụ những gì mà họ đã trải qua so với ngày hôm nay, những bài hát mà trước đây họ đã từng hát, nhật ký của họ hoặc những sách họ đã đọc…
CẨM NANG NÓI CHUYỆN LÀM VIỆC
Trong cuộc sống hàng ngày, sự tôn trọng của chúng ta đối với người bề trên thường biểu hiện trong xưng hô và giao tiếp. Dưới đây là hai kỹ năng giao tiếp với người bề trên:
(1) Không tự ti, không kiêu ngạo, không xu nịnh
A dua nịnh hót, tình cảm giả tạo sẽ khiến người bề trên cảm thấy bạn có dụng ý khác, từ đó sẽ khiến họ phản cảm, căm ghét, oán hận. Vốn dĩ họ hy vọng xây dựng tình cảm chân thành với chúng ta nhưng lại vì thế mà mất đi cơ hội phát triển. Chi bằng chúng ta hãy tôn trọng người bề trên một cách có nguyên tắc, không tự ti, không kiêu ngạo, không xu nịnh.
(2) Thái độ tự nhiên, không cần gò bó
Người bề trên thường là người có kinh nghiệm phong phú, kiến thức phong phú, người trẻ tuổi chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ dễ trở thành trò cười, nói năng không đúng mực trước mặt người bề trên, như thế sẽ rất khó có được sự thừa nhận của họ. Nhưng nếu thái độ của chúng ta tự nhiên, nói với họ một số chủ đề nhẹ nhàng, thì họ sẽ vui vẻ nói chuyện với chúng ta.
Bài 2: Giữ khiêm tốn, nói đùa một cách đúng mực
Những người có khiếu hài hước luôn được mọi người yêu mến. Những người này trong những hoàn cảnh khác nhau thường nói ra một số lời hài hước hoặc nói đùa phù hợp, khiến không khí giao lưu trở nên hài hòa hơn. Động cơ của những người này là thân thiện, nhưng chú ý phải thật đúng mực, đặc biệt là khi trò chuyện với người bề trên, nhất định phải “chú ý lời ăn tiếng nói”, không được vô lễ với họ. Nếu không sẽ gây hậu quả ngược lại, khiến đối phương thấy phản cảm, thậm chí có thể sẽ gây ra oán hận.
Người xưa nói: Vàng không có vàng mười, con người không có ai là hoàn hảo cả. Bởi vậy, chúng ta không được lấy khuyết điểm hay thiếu sót của người bề trên ra để đùa. Có lúc, chúng ta tưởng bản thân rất thân thiết với người bề trên, liền tùy ý cười nhạo khuyết điểm của họ, nhưng những lời nói đùa này lại có thể khiến cho người bề trên cảm thấy chúng ta đang châm chọc khiêu khích, nếu người bề trên lại là người khá nhạy cảm thì chúng ta có thể sẽ vì một câu nói vô tình mà chọc giận họ, dẫn tới hủy hoại tình cảm giữa hai người. Lời nói đùa một khi đã nói ra thì không thể rút lại được, cho dù bạn có giải thích như thế nào cũng vô ích, đến lúc ấy, chúng ta hối hận cũng không kịp.
Quan hệ giao tiếp trong tâm lý học phải nắm được mức độ, càng là mối quan hệ giao tiếp thân mật thì càng dễ phát sinh cọ sát và mâu thuẫn, không hòa thuận giống như khi mới qua lại. Đây chính là ý nghĩa của việc “Thân mật không phải là không có khoảng cách, những điều tốt đẹp cũng cần có một mức độ nhất định.”
Đặc biệt là trong công việc, khi chúng ta giao tiếp với lãnh đạo, với những người lớn tuổi, thì việc nắm được “mức độ” là vô cùng quan trọng. Bằng vai phải lứa là điều đại kỵ. Lãnh đạo, người lớn tuổi có thể thân thiết với chúng ta, nhưng chúng ta không được thân thiết quá mức với lãnh đạo. Hãy nhớ một điều, trong công việc, lãnh đạo luôn là lãnh đạo, cho dù anh ta đã từng là đồng nghiệp, là bạn bè, anh em của mình, thì chúng ta cũng không được đối xử tùy tiện giống như trước, những câu nói đùa trước đây bây giờ không còn thích hợp nữa, nếu không hiểu được đạo lý này thì sẽ dễ gây ra những tình huống khó xử.
Minh Nghĩa ứng tuyển vào một công ty, vào đó mới phát hiện giám đốc bộ phận - Khải Phong là bạn cấp ba của mình, trước đây hai người ở cạnh nhà nhau, quan hệ rất thân thiết, là anh em tốt của nhau. Sau khi vào đại học thì chuyển nhà, họ mới dần dần mất đi liên lạc và luôn cảm thấy rất hối tiếc.
Vì thế trong lần đầu gặp mặt ở công ty, hai người đều tỏ ra vô cùng ngạc nhiên và vui mừng. Buổi tối hôm ấy, hai người cùng ra ngoài uống rượu, nói rất nhiều chuyện học cấp ba trước đây, cả hai đều cùng nhớ đến quãng thời gian tươi đẹp ấy.
Nhưng về sau, điều khiến Khải Phong phiền muộn là tính cách tùy tiện của Minh Nghĩa không thay đổi chút nào, lúc nào cũng trêu chọc anh trong công ty, lại còn thường xuyên lấy những chuyện mất mặt trước đây của Khải Phong ra làm trò cười. Trong một buổi họp của công ty, Minh Nghĩa nói: “Khải Phong, mình nhớ trước đây cậu không uống được rượu, cứ uống là đỏ mặt, một lần trong lúc say còn tỏ tình với cô giáo tiếng Anh nữa.” Vừa nói dứt lời, các đồng nghiệp đều bật cười, Khải Phong cũng cười theo, có điều vẻ mặt có chút khó xử.
Về sau, Khải Phong gặp riêng Minh Nghĩa, nhắc nhở anh ta sau này khi đùa ở công ty chú ý một chút, tránh ảnh hưởng không tốt. Minh Nghĩa tức giận nói: “Chẳng phải trước đây chúng ta đều như vậy sao? Bây giờ cậu thăng chức rồi, sống tốt hơn mình, nên coi thường bạn bè chứ gì.”
Chỉ vì chữ “bạn bè tốt” mà thành ra thế này thì cũng không đáng. Khải Phong không phải là người cạn tình cạn nghĩa như Minh Nghĩa nói, chỉ là do Minh Nghĩa không hiểu được vai trò trong quan hệ qua lại mà thôi. Trong quan hệ đó, họ không còn là quan hệ bạn bè thuần túy, mà đã là quan hệ cấp dưới và cấp trên, có bao nhiêu người ngồi cạnh nhìn, nếu họ quá tùy tiện thì sẽ tạo cho người khác cảm giác “dựa vào quyền riêng tư”, không có lợi cho việc lãnh đạo xây dựng uy tín. Vì thế, những lời nói đùa riêng tư nên nói trong lúc riêng tư, bên ngoài phạm vi công ty, chứ không phải nói bất kỳ lúc nào cũng được.
Thích đùa đương nhiên không phải là chuyện xấu, trêu đùa có thể mang lại tiếng cười vui vẻ cho mọi người, khiến không khí trở nên sôi nổi, hơn nữa còn có thể giải tỏa nỗi bực bội, phiền muộn trong lòng. Nhưng khi đùa, chúng ta nhất định phải giữ mức độ, tránh những điều cấm kỵ. Thông thường, trong những trường hợp trang trọng nghiêm túc thì không nên đùa. Đối với những người có thân phận, tính cách, tâm trạng khác nhau, thì khả năng chấp nhận lời nói đùa cũng khác nhau. Vẫn cùng một lời nói đùa, nhưng có thể đùa với người A chứ không được đùa với người B.
Chúng ta cũng cần chú ý một điều, thái độ khi nói đùa phải thân thiện. Quá trình nói đùa là quá trình giao lưu tình cảm, truyền đạt qua lại, nếu chúng ta mượn lời nói đùa để châm chọc người khác, giải tỏa cảm xúc căm ghét, bất mãn trong lòng, thì người khác sẽ dễ dàng nhận ra. Có thể một số người sẽ không nhanh mồm nhanh miệng như bạn, bề ngoài bạn chiếm thế thượng phong, nhưng họ sẽ cho rằng bạn không tôn trọng họ, từ đó không muốn giao lưu với bạn.
Đúng như câu “Kẻ nói vô tình, người nghe hữu ý”. Vì thế, khi chúng ta nói chuyện, trêu đùa với người bề trên, nên thận trọng, chú ý mức độ, không được chỉ vì vui đùa nhất thời mà vô tình hay hữu ý làm tổn thương đối phương, như thế chúng ta sẽ trở thành người không được chào đón. Đôi khi, một câu nói mang tính sỉ nhục hoàn toàn có thể chôn vùi tình cảm vốn đang tốt đẹp.
CẨM NANG NÓI CHUYỆN LÀM VIỆC
Trong trường hợp xã giao, chúng ta nói đùa phải chú trọng mức độ, cần chú ý hai điểm dưới đây:
(1) Nói đùa phải chú ý tới cảm xúc của đối phương
Khi người bề trên có tâm trạng vui vẻ hoặc đang tức giận vì chuyện nhỏ, chúng ta có thể thử dùng phương thức nói đùa để xoay chuyển cảm xúc của họ.
(2) Nói đùa phải xem xét trường hợp và hoàn cảnh
Trong trường hợp cần giữ nghiêm túc, thanh tịnh hoặc trong không khí u buồn, nhất định chúng ta không được trêu đùa.
Bài 3: Sau khi bị phê bình, khéo léo phản bác lại như thế nào
Rất nhiều người khi làm sai việc gì đó đều sẽ phải chịu sự phê bình của người bề trên, khi có ý kiến bất đồng với những gì người bề trên nói và làm, bản thân liền có ý nghĩ phản bác lại. Phản bác là điều có thể nhưng phải cố gắng giữ thể diện cho đối phương. Với những tình huống khác nhau, chúng ta có thể áp dụng các phương thức khác nhau, nếu không sẽ rất khó đạt được mục đích phản bác, ngược lại sẽ ảnh hưởng tới quan hệ của hai bên và sự giao tiếp sau này.
“Vân Anh, gần đây nhà cháu có chuyện gì mà tối nào cũng có tiếng động lớn như vậy?” Bác Lý, tổ trưởng tổ dân phố tỏ vẻ tức giận nói với Vân Anh. Đây là lần thứ hai bác Lý nói với Vân Anh về chuyện này. Vân Anh biết là mình sai, bác Lý phê bình như vậy là đúng nên vội vàng tiếp lời: “Bác Lý, cháu thật ngại quá, cháu rất xin lỗi bác. Chủ yếu là gần đây con gái cháu chuẩn bị thi đàn piano. Ngày nào cũng phải ra sức luyện, nếu không tất cả mọi nỗ lực trước đây đều uổng phí. Cháu sẽ nghĩ cách để con gái điều chỉnh thời gian, tranh thủ luyện đàn ban ngày, buổi tối đi ngủ đúng giờ.” Bác Lý thấy Vân Anh chân thành như vậy liền không nói gì nữa.
“Định luật cảm xúc” (Emotional effect) của tâm lý học chỉ ra rằng: Con người có lý trí đến mấy thì vẫn ít nhiều chịu sự chi phối của tình cảm.
Trong xã giao, ai cũng có thể vì không cẩn thận mà mắc chút sai sót. Khi người bề trên phê bình chúng ta, chúng ta phải tạo đường lùi cho họ, cho dù lời phê bình của họ là sai, thì chúng ta cũng phải đối xử một cách bình tĩnh. Đôi khi, chúng ta có thể áp dụng thái độ lắng nghe cao kiến của người đó và “không bận tâm”. Ví dụ, khi bạn giới thiệu với cấp trên kế hoạch công việc. Cấp trên lại nói: “Thực hiện kế hoạch này có vẻ rất phức tạp”, trước câu nói này, phản ứng tốt nhất của bạn là nở một nụ cười hiểu ý, sau đó tiếp tục nói tiếp, không bận tâm tới sự nghi ngờ của ông ta. Hay ví dụ bạn là nhân viên bán bảo hiểm, khi bạn giảng giải kiến thức về bảo hiểm, có thể khách hàng lớn tuổi sẽ nói “Nghe có vẻ rất tốn tiền”, bạn có thể tiếp lời ngay là “đúng”, sau đó tiếp tục giải thích kế hoạch của bạn, đồng thời giới thiệu những lợi ích có được sau này vượt qua mức đầu tư ban đầu như thế nào.
Khi gặp phải sự phê bình của người bề trên, chúng ta hoàn toàn có thể bày tỏ sự cảm ơn một cách lễ phép, sau đó tạm thời gác lại sự bất mãn của mình và những lời đối phương nói một thời gian rồi xử lý. Bởi khi tức giận, con người sẽ không nghe lời khuyên giải của người khác. Sau khi sự việc qua đi, chúng ta có thể nói như sau: “Bác nói rất đúng, lát nữa cháu sẽ triển khai thảo luận vấn đề này”, hoặc “Cảm ơn ý kiến của bác, cháu đang tập trung làm việc này, để cháu giải quyết vấn đề đó sau được không ạ?” Nhưng tuyệt đối không được để người bề trên nảy sinh cảm giác bị đối phó và bị coi thường.
Một số người thông minh sẽ đoán trước được người bề trên có thể sẽ đưa ra các quan điểm và ý kiến khác với lời nói hoặc hành vi của mình. Họ biết cách “tiêm mũi dự phòng” trước cho đối phương. Ví dụ, khi báo cáo công việc với lãnh đạo công ty, chúng ta có thể nói như sau: “Hiện nay có một số người nói kế hoạch này có thể khó mà thực hiện được, có thể họ nói có lý, nhưng quan trọng hơn cả là khả năng thực hiện của chúng ta, chỉ cần chúng ta nghiêm khắc tuân theo kế hoạch đã định sẵn thì sẽ không có vấn đề gì…” hoặc: “Một số người sẽ cho rằng thiết bị mà chúng ta phải thay quá đắt, nhưng qua kiểm tra thì tôi thấy đây là mức chi tiêu cần thiết thích hợp, bởi vì sau khi thay thiết bị, bình quân mỗi tháng chúng ta có thể tăng thêm 300 triệu đồng lợi nhuận, chỉ cần nửa năm là có thể thu về khoản vốn đầu tư ban đầu cho thiết bị, trong khi đó tuổi thọ của thiết bị là 10 năm. Anh có thể xem báo cáo phân tích chi tiết bên dưới.” Khi chúng ta nói trước những vấn đề có khả năng bị phủ nhận và dùng thái độ nhiệt tình, chân thành để làm rõ sự thực, khiến lãnh đạo nhìn thấy những ưu điểm thì có thể đạt được mục đích của mình.
Tóm lại, khi người bề trên phê bình chúng ta, tốt nhất chúng ta nên độ lượng một chút, cái gì có thể khoan dung được thì cố gắng khoan dung, không được phản ứng quá khích. Nếu quả thực chúng ta có vấn đề mang tính nguyên tắc cần phải làm rõ thì có thể khiêm tốn nêu ra ý kiến của mình, thẳng thắn giao lưu, thậm chí thuyết phục đối phương tiếp nhận quan điểm của mình. Nếu đối phương phê bình chúng ta là có ý tốt, chúng ta nên cảm ơn chân thành, không được vì giữ thể diện của mình mà phản bác lại một cách thái quá, thậm chí bóp méo thiện ý và thành ý của đối phương.
CẨM NANG NÓI CHUYỆN LÀM VIỆC
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta phản bác lời phê bình của người trên cần chú trọng phương pháp. Dưới đây là hai kỹ năng nho nhỏ:
(1) Dùng lý lẽ thuyết phục
Khi người trên phê bình chúng ta, nếu chúng ta cần phản bác, hãy cố gắng dùng giọng điệu thương lượng, nêu ra sự thật, nói lý lẽ, khiến người trên tâm phục khẩu phục, như thế mới có thể đạt được mục đích phản bác.
(2) Giữ thái độ tốt khi đối mặt với phê bình
Đôi khi sự phê bình của người trên đối với chúng ta là do hiểu lầm. Cho dù người trên phê bình không đúng, chúng ta cũng phải kiên nhẫn nghe họ nói, sau đó mới giải thích nguyên nhân. Dù cho xảy ra chuyện gì, chúng ta cũng đều không được có thái độ tiêu cực hay đối đầu.
Bài 4: Phát ngôn chính thức trước mặt người trên cần có trình tự
Khi phát ngôn trước mặt người trên, chúng ta phải lễ phép, cố gắng dùng cách nói khiêm tốn và lễ phép để thể hiện sự tu dưỡng tốt đẹp của bản thân, chiếm được thiện cảm của đối phương, từ đó tạo cơ sở để hai bên đi sâu giao lưu trò chuyện. Đặc biệt là khi báo cáo công việc với lãnh đạo, chúng ta phải chú ý phương thức biểu đạt ngôn ngữ của mình, nếu không sẽ khiến lãnh đạo phát hiện ra chỗ không thỏa đáng, giống như Lệ Thu trong ví dụ dưới đây.
Buổi sáng, giám đốc đang xử lý văn bản thì nhân viên Lệ Thu bước vào, khẽ nói: “Em chào giám đốc, em đến báo cáo tình hình công việc tuần này.”
Giám đốc dừng việc đang làm và nói: “Được!”
Lệ Thu bắt đầu nói chi tiết một số công việc đơn giản mà bản thân đã xử lý tốt.
“Được, tốt lắm, những chuyện nhỏ này cô cứ tự xem xét và giải quyết.” Giám đốc ngắt lời Lệ Thu rồi hỏi: “Đúng rồi, chuyện đấu thầu của chúng ta xử lý thế nào rồi?”
Lệ Thu ấp úng nói: “Văn bản bên ấy vẫn đang chờ phê duyệt, đã nói là tuần trước duyệt xong rồi, nhưng có chút vấn đề, bây giờ vẫn chưa nhìn thấy.”
Giám đốc cau mày nói: “Sao không nói sớm với tôi?”
Lệ Thu cúi đầu nói: “Thưa giám đốc, tại em sợ anh lo lắng.”
Giám đốc tức giận nói:“Thế bây giờ nói tôi không lo lắng sao? Hãy nhớ sau này có tình huống gì, nhất định phải báo cáo với tôi đầu tiên!”
Thực ra, nếu phương thức báo cáo của Lệ Thu biến đổi một chút thì cục diện có thể không đến mức tệ hại như thế. Chúng ta hãy thử xem xét vấn đề của nhân viên này xuất phát từ đâu: Thứ nhất, ngay từ đầu Lệ Thu đã nói rất chi tiết một vài chuyện nhỏ, khiến lãnh đạo thấy lãng phí thời gian, vì thế đã “ngắt lời” cô; thứ hai, đối với nhiệm vụ công tác có thay đổi và được giám đốc quan tâm, Lệ Thu không kịp thời nói ra, khiến giám đốc rất tức giận, nhấn mạnh “báo cáo đầu tiên”.
Nếu Lệ Thu có thể thay đổi trình tự báo cáo thì hiệu quả sẽ khác. Cô nên nói ra việc giám đốc quan tâm trước, hơn nữa với những vấn đề đáng quan tâm trong công việc thì việc nói trước nói sau sẽ có hiệu quả hoàn toàn khác nhau. Lệ Thu nên chỉ ra sự sơ suất của mình trước, dũng cảm thừa nhận sai lầm, sau đó đưa ra phương án sửa chữa, thể hiện rằng bản thân đang cố gắng làm việc. Nhất định không được tìm cách lấp liếm lỗi lầm trước, đợi bản thân bù đắp lỗi lầm này rồi mới nói với giám đốc, như thế anh ta sẽ nổi giận.
Cho dù là đối mặt với lãnh đạo hay người bề trên, thì khi chính thức phát ngôn, chúng ta cũng đều phải trình bày một cách có trình tự, thể hiện sự lễ phép của bản thân. Cổ nhân có câu: “Người kính ta một thước, ta kính người một trượng”. Chỉ cần chúng ta bày tỏ sự lễ phép của mình, tôn trọng người khác, dĩ nhiên đối phương sẽ tôn trọng chúng ta, cho chúng ta thêm nhiều không gian, cuối cùng chúng ta cũng sẽ có được kết quả như kỳ vọng.
Trong tâm lý học, “hiệu ứng lễ phép” dùng để chỉ việc ăn nói lễ phép không những có thể nâng cao khả năng giao tiếp của bản thân mà còn khiến bản thân nhanh chóng có được bạn tri kỷ. Nếu lễ nghĩa cơ bản của chúng ta có vấn đề thì rất dễ khiến đối phương cảm nhận được, dẫn đến việc hiểu lầm, gây trở ngại cho vấn đề giao tiếp.
Trên thực tế, khi giao tiếp, cho dù là một câu nói đơn giản, một ánh mắt thiện ý, một khuôn mặt tươi cười, người bề trên cũng đều sẽ cảm nhận được sự tôn trọng của chúng ta dành cho họ. Lấy lòng đo lòng, chúng ta nhờ vậy mà có thể chiếm được tình cảm của người khác. Ngược lại, nếu chúng ta không tôn trọng người bề trên thì sẽ rất dễ mất đi sức hút, họ sẽ không muốn giao tiếp với chúng ta nữa.
Trong cuộc sống hàng ngày, những người chúng ta phải giao tiếp có thể là các bậc tiền bối ở mọi ngành nghề. Đôi khi không nằm ở chỗ chúng ta nói hay như thế nào mà nằm ở chỗ chúng ta đã giao lưu với người bề trên bằng tấm lòng chân thực, bày tỏ sự lễ phép của bản thân, bày tỏ sự chân thành của bản thân, như thế vừa có thể có được sự tín nhiệm của đối phương, vừa có thể xây dựng được quan hệ tin tưởng.
Khi chính thức bày tỏ quan điểm, cho dù phải đối mặt với người mà chúng ta không yêu quý thì cũng không được đối xử lạnh nhạt, càng không được tùy tiện hạ thấp đối phương, nói thẳng ra việc đối phương làm không tốt chỗ nào, như thế sẽ càng tệ hại hơn, khiến đối phương có tâm lý chống đối, nếu đối phương không phải là người rộng lượng thì có thể sẽ đả kích và trả thù chúng ta.
Trước mặt người bề trên, chúng ta phải thể hiện sự lễ phép của mình, đây là tố chất cơ bản nhất. Chỉ có như vậy, chúng ta mới có thể nhận được sự yêu mến, trong công việc cũng dễ dàng được cất nhắc.
CẨM NANG NÓI CHUYỆN LÀM VIỆC
Khi phát ngôn chính thức trước mặt người bề trên cần có trình tự, dưới đây là hai kỹ năng nho nhỏ:
(1) Lựa chọn thời cơ thích hợp
Nhìn vào sắc mặt của người trên để “liệu cơm gắp mắm”, để hành sự. Tốt nhất là nhân lúc tâm trạng của người bề trên vui vẻ, chúng ta hãy chính thức phát ngôn, có công thì thưởng, có tội có thể tha thứ. Chúng ta không nên liên tiếp nói đến một số sai lầm hay điều không vui khi tâm trạng của người bề trên không tốt, bởi rất có thể người bề trên sẽ trút giận lên chúng ta. Chúng ta cũng không được làm phiền người bề trên khi họ đang chuyên tâm vào việc gì đó, tốt nhất là đợi họ làm xong việc.
(2) Nói nhiều đến kết quả, hạn chế nêu vấn đề
Chúng ta phải nhớ, khi chính thức phát ngôn trước mặt người trên, hãy xin ý kiến chứ không phải nêu vấn đề. Người bề trên thích chúng ta nêu ra phương án và kiến nghị giải quyết vấn đề chứ không phải liệt kê vấn đề. Nếu chúng ta có thể nêu ra vài phương án lựa chọn thì họ sẽ cảm nhận được thái độ tốt của chúng ta.
Bài 5: Đưa ra nhiều kiến nghị, để người khác tự quyết định
Trong tâm lý học, ý thức tham gia là chỉ trạng thái tâm lý con người khi tham gia vào các sự việc. Tốt nhất là tích cực chủ động tham gia các sự việc, có chủ kiến riêng của mình chứ không phải tham gia một cách mù quáng bị động.
Tâm lý học nghiên cứu chứng minh, khi con người tham gia vào một sự việc nào đó thì sẽ nảy sinh thêm nhiều hứng thú với việc này. Đây chính là ý thức tham gia. Bản thân chúng ta có thể có chủ kiến, có thể đưa ra nhiều kiến nghị, nhưng tốt nhất là để người trên đưa ra quyết định, đồng thời quy công lao cho họ, tăng cường “ý thức tham gia” của họ, như vậy họ sẽ có cảm giác thành công.
Trong cuộc sống, có một số người chồng không giỏi nấu nướng, vào bếp toàn làm hỏng việc. Nhưng các bà vợ vì muốn khích lệ họ, nên đã để họ luộc rau, thái củ quả gì đó. Lúc bày lên bàn ăn, vợ nhân lúc múc canh cho chồng, mỉm cười và dịu dàng nói: “Nhìn xem món canh chúng ta cùng nấu mới ngon làm sao, rau anh thái rất đều, xem ra anh rất có tiềm năng trở thành đầu bếp giỏi!” Vợ chia một nửa công lao nấu ăn cho chồng, hành động này tuy là có ý đồ nhưng vô hình chung đã tăng cường ý thức tham gia của chồng, khiến người chồng nảy sinh hứng thú và nhiệt tình với việc nấu nướng. Gánh nặng việc nhà của người vợ tự nhiên có thể được giảm nhẹ, cuối cùng đạt được mục đích của mình.
Để người khác có ý thức tham gia, chúng ta hoàn toàn có thể đưa ra vài kiến nghị với đối phương, sau đó hỏi đối phương: “Anh có ý kiến gì với việc này không ạ?” Khi đối phương có quyền quyết định phán đoán, sẽ cảm thấy mình được tôn trọng, nên dễ dàng có cảm giác tán đồng với người đưa ra kiến nghị, đặc biệt khi đối phương là lãnh đạo, phương thức nói chuyện này càng dễ khiến hai bên có sự cộng hưởng.
“Lần này phải làm thế nào?” Giám đốc Ninh không ngừng xoa tay trong phòng làm việc, buồn phiền vì lô hàng kém chất lượng, anh nói: “Lúc ấy đối phương đưa ra giá thấp như vậy, tôi đã cảm thấy có vấn đề, nhưng vì tham chiết khấu nên không suy nghĩ nhiều, thì ra lô hàng này không phải là hàng đúng tiêu chuẩn! Suýt chút nữa thì uy tín của công ty chúng ta bị hủy hoại!”
Thư ký Hà Trang khẽ hỏi: “Giám đốc, vậy thì nhập hàng từ xưởng trước đây chứ ạ?”
Giám đốc Ninh thở dài nói: “Tuần trước, tôi chẳng bảo cô gửi email cho giám đốc An đã từng hợp tác với chúng ta, nói là ông ta ra giá quá cao, không tiếp tục hợp tác được. Bây giờ thì hay rồi, đắc tội với ông ấy rồi.”
Hà Trang nói: “Đúng vậy, khi ấy em cũng nhắc nhở anh phải suy nghĩ thật kỹ rồi mới gửi.”
Giám đốc Ninh nghĩ một lúc rồi nói: “Giúp tôi nhấn số của giám đốc An, tôi phải đích thân xin lỗi ông ta, xem ông ta có thể tiếp tục hợp tác với chúng ta hay không!”
Hà Trang nói: “Giám đốc, anh không cần gọi đâu ạ, bởi vì giám đốc An sẽ không tức giận. Bức email ấy em vẫn chưa gửi đi.”
Thoạt nghe, giám đốc Ninh rất vui nhưng sau đó lại cau mày nói: “Chẳng phải lúc đó tôi đã bảo cô gửi đi rồi sao? Ngoài bức email ấy, cô còn giấu những gì khác nữa? Lần trước bức email bảo cô gửi cho công ty con ở chi nhánh miền Bắc, cô cũng chưa gửi sao?”
Hà Trang nói: “Không ạ, bức email của chi nhánh miền Bắc, em đã lập tức gửi đi rồi ạ.”
“Đừng nói gì nữa, rốt cuộc ai là chủ công ty?” Giám đốc Ninh tức giận xua tay và nói: “Cô ra ngoài đi!”
Hà Trang cảm thấy ấm ức, rõ ràng là mình tùy cơ ứng biến, cống hiến tận lực cho công ty, ấy vậy mà giám đốc không những không khen thưởng mà còn trách mắng. Vì sao vậy? Điều khiến giám đốc tức giận là việc “rốt cuộc ai là chủ”, Hà Trang sai ở chỗ chưa nói với giám đốc đã tự mình quyết định, mặc dù là làm đúng nhưng lại vô tình lấy đi quyền quyết định của giám đốc.
Nghiên cứu tâm lý xã hội học phân tích, lãnh đạo đều có “ham muốn khống chế” người cấp dưới, bạn quyết định giúp anh ta đồng nghĩa với việc bạn cướp đi quyền khống chế của anh ta. Dĩ nhiên anh ta sẽ cảm thấy tâm trạng không tốt, từ đó trút giận lên bạn.
Bởi vậy, điều chúng ta rút ra ở đây là: Chúng ta không được quyết định thay lãnh đạo, cũng không nên đưa ra các quyết định thay cho các bậc tiền bối hoặc người bề trên, cách tốt nhất chúng ta làm là chỉ đưa ra kiến nghị, còn quyền quyết định là ở đối phương. Chúng ta có thể tham khảo cách này: Khi bàn luận một sự việc, hãy nêu ra một vài vấn đề nhỏ, bày tỏ kiến nghị của mình, đồng thời khéo léo thỉnh giáo đối phương vào thời điểm thích hợp, đối phương sẽ cảm thấy vai trò của mình rất quan trọng, từ đó sẽ càng cảm thấy hứng thú với sự việc của chúng ta, như thế nhu cầu tâm lý được tôn kính của anh ta sẽ được thỏa mãn.
Không một lãnh đạo nào thích nhân viên tự ý quyết định, không một người bề trên nào thích người bề dưới của mình quyết định. Thông thường, người bề trên đều đã từng trải, có rất nhiều kinh nghiệm, có trí tuệ và khả năng phán đoán, khả năng quyết đoán. Đối với những việc mà bản thân họ tham gia, họ muốn làm đạo diễn, muốn hưởng thụ đặc quyền quyết định bất cứ lúc nào. Còn chúng ta tương đương với biên kịch. Biên kịch có chủ ý hay, nhưng không được nói với đạo diễn rằng: “Bộ phim này tôi muốn thế nào thì phải diễn như thế ấy”, mà nên nói “Bộ phim này tôi có mấy mạch suy nghĩ khác nhau, nhờ đạo diễn giúp tôi xác định cốt truyện nên diễn biến như thế nào.”
Vì thế, khi giao tiếp với người trên, nếu chúng ta có kiến nghị hay, cho dù là hay đến đâu, đúng đắn đến đâu cũng không được nói “Tôi nghĩ ý kiến này hay nhất”, mà nên nói “Tôi nghĩ rằng mấy ý kiến này đều hay, nhưng tôi không có kinh nghiệm, cũng không dám chắc, xin anh hãy quyết định.” Sau đó, chúng ta khẳng định sự quyết định của người trên, như thế sẽ khiến họ thấy mình rất có thể diện. Dĩ nhiên, sau đó, họ sẽ bảo vệ chúng ta trong mọi việc, tăng thêm thành công cho chúng ta.
CẨM NANG NÓI CHUYỆN LÀM VIỆC
Trong cuộc sống hàng ngày, muốn bảo vệ sự tôn nghiêm của người trên, cách tốt nhất là chúng ta nên tự mình đưa ra nhiều kiến nghị để người trên quyết định, như thế người trên sẽ cảm thấy bản thân rất được tôn trọng, vui vẻ giao lưu với chúng ta, sau đó cố gắng hết sức giúp đỡ chúng ta. Hai phương pháp dưới đây có thể khiến người trên đưa ra quyết định:
(1) Để người trên chọn một trong hai ý kiến hay
Để người bề trên chọn một trong hai phương án mà chúng ta đã chuẩn bị, cho dù anh ta phủ định phương án nào thì cũng đều có phương pháp giải quyết vấn đề mà chúng ta đưa ra, đồng thời người bề trên cũng đưa ra được các quyết định tương ứng.
(2) Để người trên biết rằng, chúng ta đang mong chờ anh ta đưa ra câu trả lời khẳng định
Chúng ta phải tạo cho người bề trên một cảm giác đó là muốn được nghe câu trả lời khẳng định của họ. Một khi người bề trên nhận ra sự chờ đợi của chúng ta thì sẽ lựa chọn đáp án mà chúng ta mong muốn nhất.