Chẳng rõ vì lý do nào mà các sinh viên luôn có một tư duy thâm căn cố đế: cách tốt nhất để hoạch định công việc là sử dụng danh sách những việc cần làm hàng ngày. Hẳn bạn đã từng làm vậy. Cách làm này là viết ra danh sách tất cả công việc bạn phải làm, rồi gạch đi những việc đã hoàn thành theo một cách có thứ tự và hơn hết, theo cách đã định liệu. Ồ, phải rồi!
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất mà bạn từng nghe về việc quản lý thời gian cho sinh viên: Danh sách việc-cần-làm hàng ngày không có hiệu quả ở bậc đại học. Lịch của bạn quá phức tạp và nhiều khi không thể đoán trước. Một vài bài tập có thể dễ dàng ngốn hết cả buổi tối, trong khi một số khác chỉ lấy của bạn vài phút thôi. Bạn bè có thể đột ngột ghé qua, những bữa ăn có thể kéo dài hàng giờ liền, và các cơ hội giải trí hay ho thường xuất hiện đúng vào phút chót. Một danh sách việc-cần-làm hàng ngày không giúp bạn làm chủ cuộc sống bận rộn của mình. Nếu bạn chỉ đơn thuần làm việc cả ngày theo danh sách đó, cố gắng hoàn thành tất cả các công việc bất cứ khi nào có thời gian rảnh, bạn sẽ làm được rất ít việc. Dưới đây là cách tốt hơn để kiểm soát lịch làm việc của bạn:
Mỗi sáng, trước giờ học, bạn hãy lấy ra một tờ giấy trắng hoặc một quyển sổ ghi chép. Bên trái phía dưới mỗi dòng hãy ghi ra những giờ mà bạn không dùng để ngủ, lấy mỗi dòng làm định hướng từng giờ. Tiếp đó khoanh vùng những giờ mà bạn học trên lớp.
Rồi khoanh vùng thời gian những giờ ăn, những cuộc hẹn, và những sự kiện được lên lịch. Phần thời gian chưa khoanh vùng còn lại chính là khoảng thời gian rảnh rỗi mà bạn có thể sử dụng để làm việc trong ngày. Đây là một cách tuyệt vời giúp bạn dễ hình dung ra lịch của mình. Sau đó, bắt đầu chia những khoảng thời gian rảnh rỗi ấy thành từng giờ, và phân phối những khoảng thời gian ấy cho từng công việc hay bài tập cụ thể. Hãy để dành ít nhất một khoảng thời gian cho việc hoàn thành những việc lặt vặt. Bên cạnh bảng phân chia này hãy viết một danh sách việc-cần-làm đơn giản bao gồm những công việc nhỏ cần làm trong ngày. Làm như vậy sẽ bảo đảm rằng ngay cả khi có những bài tập lớn cần làm, những công việc nhỏ cần thiết cho cuộc sống của bạn – như mua kem đánh răng hoặc trả sách cho thư viện – sẽ không bị quên lãng.
Luôn mang theo tờ giấy này và thỉnh thoảng xem lại nó trong ngày để định hướng thói quen làm việc của bạn. Nếu như bị lệch giờ so với lịch đã vạch sẵn – điều này thường xuyên xảy ra, chỉ cần lấy tờ giấy ra vào lúc rảnh rỗi và bỏ ra khoảng nửa phút để sắp xếp lại những khoảng thời gian còn lại trong ngày.
Bạn chỉ mất vài phút trong ngày để thực hiện nó, nhưng hiệu quả hơn danh sách việc- cần-làm hàng ngày cả trăm lần. Trừ phi bạn là một kẻ ham thích sự căng thẳng, hãy cho bản thân một cơ hội và thử cách phân khúc thời gian này. Đây là cách rất thông minh để quản lý thời gian trong ngày của bạn.
Đừng quản lý thời gian của bạn, hãy quản lý cuộc sống của bạn.
– John C. Maxwell