Mùa hè năm 2007, công ty phần mềm 37signals (giờ là Basecamp) đã triển khai một thử nghiệm: Họ rút ngắn tuần làm việc từ năm ngày xuống còn bốn ngày một tuần. Nhân viên của họ có vẻ vẫn hoàn thành cùng một lượng công việc với lượng thời gian ít hơn một ngày, vì vậy, họ đã thực hiện thay đổi này vĩnh viễn: Hằng năm, từ tháng Năm đến tháng Mười, các nhân viên của 37signals chỉ làm việc từ thứ Hai đến thứ Năm (trừ bộ phận hỗ trợ khách hàng vẫn làm việc cả tuần). Theo nhà đồng sáng lập công ty, Jason Fried, chia sẻ trong một bài đăng trên blog về quyết định này: “Mọi người nên tận hưởng nắng gió mùa hè.”
Không lâu sau, những lời bàn tán bắt đầu xuất hiện trong giới báo chí. Vài tháng sau khi Fried công bố quyết định của công ty về chính sách tuần làm việc bốn ngày vĩnh viễn, nhà báo Tara Weiss đã viết một bài báo quan trọng trên tờForbes có tựa đề: “Tại sao tuần làm việc bốn ngày lại không hiệu quả.” Cô tóm tắt lập luận của mình về chiến lược này như sau:
Gói gọn 40 tiếng làm việc thành 4 ngày chưa hẳn đã là cách làm việc hiệu quả. Nhiều người thấy rằng tám tiếng làm việc đã đủ vất vả rồi; giờ anh lại buộc họ phải làm thêm hai tiếng nữa mỗi ngày. Việc này có thể gây suy giảm tinh thần và năng suất làm việc.
Fried đã nhanh chóng đáp lại. Trong một bài đăng trên blog có tiêu đề “Forbes Misses the Point of the 4-Day Work Week” (tạm dịch: Forbes đã bỏ lỡ điểm mấu chốt của tuần làm việc bốn ngày), anh bắt đầu bằng cách đồng tình với giả thuyết của Weiss về việc nó sẽ gây căng thẳng cho người lao động khi phải gói nỗ lực 40 tiếng trước kia thành bốn ngày làm việc. Nhưng anh cũng đã làm rõ, đó không phải là ý tưởng của anh. Anh viết: “Điểm mấu chốt của tuần làm việc bốn ngày là làm ít việc hơn.” Không phải là bốn ngày, mỗi ngày làm việc 10 tiếng mà là bốn ngày, mỗi ngày làm việc 8 tiếng như cũ.”
Ban đầu, điều này có vẻ khó hiểu. Fried tuyên bố trước đó rằng nhân viên của anh đã hoàn thành khối lượng công việc của năm ngày trong bốn ngày. Tuy nhiên, giờ đây, anh lại tuyên bố rằng nhân viên của mình đang làm việc ít giờ hơn. Làm sao mà cả hai tuyên bố này đều đúng được cơ chứ? Hóa ra, sự khác biệt nằm ở vai trò của làm việc hời hợt. Fried nói thêm rằng:
Rất ít người làm việc thậm chí là tám tiếng một ngày. Bất chấp những cuộc họp, sự gián đoạn, lướt web, tranh chấp nơi công sở và việc riêng thường xâm nhập vào ngày làm việc thông thường, bạn chỉ cần có vài giờ làm việc tập trung đã là may mắn lắm rồi.
Giảm bớt thời gian làm việc chính thức sẽ giúp siết chặt những khoảng thời gian dư thừa trong tuần làm việc điển hình. Khi mọi người không có nhiều thời gian để hoàn thành công việc, họ sẽ càng trân trọng khoảng thời gian hơn. Họ sẽ biết tiết kiệm và đó là điều tốt. Họ sẽ không lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng. Khi có ít thời gian hơn, bạn thường sử dụng chúng khôn ngoan hơn.
Nói cách khác, việc 37signals cắt giảm thời gian làm việc trong tuần đã loại bỏ được hiện tượng làm việc hời hợt để có thể tập trung làm việc sâu, từ đó nhanh chóng hoàn thành những công việc quan trọng. Những công việc hời hợt khoác cái mác “khẩn cấp” ngay trước mắt hóa ra lại là không hề cần thiết đến bất ngờ.
Thử nghiệm này cũng tạo ra một phản ứng tất yếu là nghi vấn về việc chuyện gì sẽ xảy ra nếu 37signals tiến thêm một bước nữa. Nếu việc loại bỏ những giờ làm việc hời hợt gần như không ảnh hưởng nhiều đến kết quả cuối cùng, vậy điều gì sẽ xảy ra nếu họ không chỉ loại bỏ những công việc hời hợt mà còn thay thế khoảng thời gian mới được phục hồi này bằng công việc chuyên sâu tập trung hơn? May mắn thay, sự tò mò của chúng ta đã được hóa giải, công ty đã sớm đưa ý tưởng táo bạo này vào thử nghiệm.
Fried luôn quan tâm đến chính sách của các công ty công nghệ như Google, nơi cho phép nhân viên được dành 20% thời gian làm việc để tập trung vào các dự án riêng. Dù rất thích ý tưởng này, nhưng anh cũng cảm thấy việc loại bỏ một ngày ra khỏi mỗi tuần làm việc bận rộn không đủ để hỗ trợ loại hình làm việc sâu không bị gián đoạn có thể tạo nên những bước đột phá thực sự. Anh giải thích rằng: “Tôi muốn dành năm ngày liên tiếp hơn là năm ngày trong suốt năm tuần. Như vậy, ý tưởng là chúng tôi sẽ đạt được những kết quả tốt hơn khi mọi người có một khoảng thời gian dài làm việc mà không bị gián đoạn.”
Để kiểm chứng cho giả thiết này, 37signals đã tiến hành một bước đi táo bạo: Công ty cho nhân viên nghỉ việc cả tháng Sáu để tập trung vào các dự án riêng của họ. Đó sẽ là khoảng thời gian không có bất kỳ nghĩa vụ công việc tầm phào nào – không có các cuộc họp kiểm điểm, không có biên bản ghi nhớ và may thay là không có cả các buổi trình chiếu PowerPoint. Vào cuối tháng, công ty sẽ tổ chức một “ngày thuyết trình ý tưởng” để nhân viên chia sẻ ý tưởng mà họ đang nghiên cứu.
Tóm tắt về thử nghiệm trong một bài báo trên tờ Inc., Fried cho rằng đó là một thành công. Ngày thuyết trình ý tưởng đã mang lại hai dự án sớm được đưa vào triển khai: Một bộ các công cụ tốt hơn để xử lý hoạt động hỗ trợ khách hàng và hệ thống hiển thị dữ liệu giúp công ty nắm rõ cách khách hàng sử dụng sản phẩm của họ. Những dự án này được dự đoán sẽ mang lại giá trị đáng kể cho công ty, nhưng chúng gần như chắc chắn sẽ không thể ra đời nếu công ty không tạo cho nhân viên của mình những khoảng thời gian làm việc tập trung sâu. Để phát huy hết mức tiềm năng của mình, họ cần hàng chục giờ nỗ lực không bị sao lãng.
“Làm thế nào chúng ta có thể dừng hoạt động của công ty trong suốt một tháng để ‘bù đầu’ trong những ý tưởng mới đây?” Fried hỏi. “Sao lại không cơ chứ?”
Các thử nghiệm của 37signals nêu bật lên một thực tế quan trọng rằng: Những công việc hời hợt đang ngày càng kiểm soát thời gian và sự chú ý của người lao động trí óc thường không mấy quan trọng vào thời điểm trước mắt. Đối với hầu hết các công ty, nếu loại bỏ số lượng đáng kể những việc tầm phào này, kết quả họ thu về vẫn không bị ảnh hưởng gì. Và như Jason Fried đã khám phá ra, nếu không chỉ loại bỏ công việc hời hợt mà còn thay thế nó bằng thời gian tiết kiệm được để làm việc sâu hơn, công ty sẽ không chỉ tiếp tục hoạt động; mà còn có thể thành công hơn nữa.
Quy tắc này yêu cầu bạn áp dụng những hiểu biết này vào đời sống công việc của mình. Các chiến lược tiếp theo được đưa ra để giúp bạn xác định rõ sự hời hợt trong lịch trình làm việc hiện tại, sau đó cắt giảm chúng đến mức tối đa – để có thể dành nhiều thời gian tập trung sâu vào những hoạt động quan trọng nhất.
Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào chi tiết của các chiến lược này, chúng ta cần phải đối mặt với thực tế rằng lối tư duy chống lại sự hời hợt trong công việc này có một hạn chế. Giá trị của làm việc sâu vượt rất xa so với giá trị của làm việc hời hợt, nhưng điều này không có nghĩa là bạn phải theo đuổi một lịch trình mà tất cả thời gian của bạn đều dành để tập trung sâu. Đôi lúc, bạn cũng cần một số công việc hời hợt để cập nhật thông tin cho những công việc chuyên sâu của mình. Bạn có thể tránh kiểm tra e-mail cứ 10 phút một lần, nhưng bạn không thể không bao giờ trả lời các e-mail quan trọng. Theo nghĩa này, chúng ta nên coi mục tiêu của quy tắc này là tiết chế những công việc hời hợt thay vì loại bỏ hoàn toàn chúng ra khỏi lịch trình.
Đây là một vấn đề về khả năng nhận thức. Làm việc sâu sẽ gây mệt mỏi vì nó buộc bạn phải dốc hết sức lực. Các nhà tâm lý học về hiệu suất làm việc đã nghiên cứu rộng rãi về việc một cá nhân cần bao nhiêu nỗ lực như vậy để duy trì sự chuyên tâm và tỉnh táo trong một ngày nhất định.45 Trong bài báo về thực hành có chủ ý, Anders Ericsson và các cộng sự đã khảo sát những nghiên cứu này. Họ lưu ý rằng đối với những người mới làm quen với phương pháp này (ví dụ điển hình là một đứa trẻ trong giai đoạn đầu phát triển kỹ năng). Một giờ mỗi ngày là một giới hạn hợp lý. Đối với những người đã quen với cường độ hoạt động cao, giới hạn sẽ lên tới bốn giờ, nhưng hơn nữa thì hiếm gặp.
Điều này có nghĩa là khi đã đạt đến giới hạn làm việc sâu của mình trong một ngày nhất định, hiệu suất sẽ giảm dần nếu bạn cố gắng nhồi nhét thêm công việc. Do đó, làm việc hời hợt sẽ không gây ra nguy hiểm cho đến khi bạn cố tham làm việc sâu khi đã quá tải. Lúc đầu, cảnh báo này có vẻ lạc quan. Ngày làm việc điển hình kéo dài 8 tiếng. Người làm việc sâu chỉ có thể dành tối đa 4 tiếng ở trạng thái tập trung chuyên sâu thực sự. Sau đó, bạn có thể thoải mái dành nửa ngày đắm mình trong những công việc hời hợt mà không lo gì đến ảnh hưởng tiêu cực. Phân tích này đã bỏ lỡ mất rủi ro là lượng thời gian rất dễ dàng bị tiêu tốn, đặc biệt là khi xét đến ảnh hưởng của các cuộc họp, cuộc hẹn, cuộc gọi và các sự kiện được lên lịch khác. Đối với nhiều công việc, khoảng thời gian hời hợt này có thể còn khiến bạn ngạc nhiên với thời gian ít ỏi còn lại để làm việc sâu.
Ví dụ, công việc của tôi với tư cách là một giáo sư về cơ bản ít bị ảnh hưởng bởi những cam kết như vậy hơn, nhưng dù vậy, chúng cũng thường chiếm rất nhiều thời gian của tôi, đặc biệt là trong suốt năm học. Ví dụ, hãy xem một ngày ngẫu nhiên trong lịch trình của tôi ở học kỳ trước (tôi viết bài này trong một tháng hè yên tĩnh), tôi thấy mình có một cuộc họp kéo dài từ 11 giờ đến 12 giờ, một cuộc họp nữa từ một 1 giờ đến 2 giờ 30 phút và lên lớp lúc 3 giờ đến 5 giờ. Ngày làm việc tám tiếng của tôi trong ví dụ này vừa bị khấu trừ mất bốn tiếng. Ngay cả khi tôi tiết chế hết mức những công việc tầm phào còn lại (e-mail, các nhiệm vụ) trong nửa giờ, tôi vẫn còn cách xa mục tiêu bốn tiếng làm việc sâu mỗi ngày. Nói cách khác, dù chúng ta không có khả năng dành cả ngày ở trạng thái tập trung sâu, thì thực tế này cũng không làm giảm bớt tính cấp thiết của việc tiết giảm công việc hời hợt, bởi ngày làm việc của người lao động trí óc điển hình thường dễ bị phân mảnh hơn nhiều so với những gì mọi người còn bán tín bán nghi.
Tóm lại, tôi khuyên bạn nên suy xét lại kỹ càng những công việc tầm phào vì thiệt hại của chúng thường bị đánh giá thấp trong khi tầm quan trọng của chúng lại được đánh giá quá cao. Bạn không thể tránh khỏi chúng tuyệt đối, nhưng bạn phải tiết chế chúng sao cho chúng không thể cản trở khả năng tận dụng tối đa mọi nỗ lực làm việc sâu chi phối tầm ảnh hưởng của bạn. Các chiến lược tiếp theo sẽ giúp bạn ứng phó với thực tế này.
Lập kế hoạch cho mỗi phút trong ngày
Nếu bạn ở độ tuổi từ 25 đến 34 và sống tại Anh, bạn có thể đang xem tivi quá nhiều. Năm 2013, cơ quan cấp phép truyền hình của Anh đã khảo sát các khán giả truyền hình về thói quen của họ. Những người trong độ tuổi 25-34 tham gia cuộc khảo sát ước tính rằng họ dành khoảng 15-16 tiếng mỗi tuần để xem tivi. Con số này có vẻ nhiều, nhưng thực ra đánh giá đó vẫn còn chưa đúng. Chúng tôi biết được điều này bởi khi nói đến thói quen xem tivi, chúng tôi đã biết được một sự thật. Ban Nghiên cứu Khán giả của các Đài truyền hình (tương đương với Công ty Nielsen của Mỹ) đã đặt các máy đo trong các hộ gia đình kiểu mẫu đại diện ghi lại chính xác thời gian xem tivi thực tế. Hóa ra, những người trong độ tuổi 25-34 nghĩ rằng họ xem 15 tiếng một tuần, nhưng thực tế, họ đã dành khoảng 28 tiếng ngồi trước màn hình tivi.
Không chỉ riêng người Anh mới đưa ra ước tính “không cân xứng” so với thực tế về số giờ xem tivi. Khi xem xét các nhóm khác nhau tự ước đoán các hành vi khác nhau, những khoảng cách này cũng không có gì khác. Trong một bài báo trên tờ Wall Street Journal với chủ đề này, tác giả chuyên viết sách kinh doanh Laura Vanderkam đã chỉ ra một vài ví dụ tương tự. Một cuộc khảo sát của Tổ chức Giấc ngủ Quốc gia cho biết người Mỹ nghĩ rằng họ đang ngủ trung bình khoảng bảy tiếng mỗi đêm. Nhưng Khảo sát Sử dụng Thời gian ở Mỹ đã yêu cầu mọi người đo giấc ngủ thực tế của mình và con số được đưa ra là 8,6 tiếng. Một nghiên cứu khác lại phát hiện ra rằng những người tuyên bố phải làm việc từ 60-64 tiếng mỗi tuần thì thực sự chỉ đang làm việc khoảng hơn 44 tiếng mỗi tuần, trong khi những người tuyên bố làm việc hơn 75 tiếng mỗi tuần chỉ thực sự làm việc chưa đến 55 tiếng.
Những ví dụ này nhấn mạnh một điểm quan trọng rằng: Chúng ta thường dành phần lớn thời gian trong ngày ở chế độ mất kiểm soát – không chú tâm suy nghĩ đến việc đang làm trước mắt. Đây là một vấn đề. Ngăn cản những công việc hời hợt lẻn vào lịch biểu của bạn là việc làm rất khó khăn nếu bạn không thẳng thắn đối mặt với cán cân làm việc sâu và làm việc hời hợt hiện tại của mình, sau đó tự hình thành thói quen tạm dừng trước khi hành động và tự hỏi: “Điều gì có ý nghĩa nhất với mình vào lúc này?” Chiến lược được mô tả trong các đoạn sau sẽ giúp bạn thực thi những hành vi này. Lúc đầu, đó có vẻ là một ý tưởng cực đoan, nhưng nó sẽ sớm chứng minh được giá trị trong việc giúp bạn tận dụng tối đa khả năng làm việc sâu để lập kế hoạch cho mỗi phút trong ngày.
Đây là gợi ý của tôi: Vào đầu ngày làm việc, hãy mở một trang mới trong cuốn sổ ghi chép để chuẩn bị lập kế hoạch. Ở phía bên trái trang, hãy đánh theo thứ tự từ trên xuống lần lượt các giờ trong ngày, bao gồm toàn bộ số giờ làm việc. Giờ đến phần quan trọng: Hãy chia giờ làm việc của bạn thành các khối và ghi chú hoạt động cho từng khối. Ví dụ: Bạn có thể có khối thời gian từ 9 giờ sáng đến 11 giờ trưa để viết thông cáo báo chí cho một khách hàng. Để làm vậy, hãy kẻ khung bao quanh các giờ này, sau đó viết “thông cáo báo chí” bên trong khung. Không phải khối nào cũng cần có một nhiệm vụ cụ thể. Có thể có những khối thời gian để nghỉ trưa hoặc thư giãn. Để rõ ràng, độ dài tối thiểu của một khối nên là 30 phút. Điều này có nghĩa là, thay vì có một khung nhỏ dành riêng cho mọi hoạt động nhỏ trong ngày – trả lời email của sếp, gửi biểu mẫu bồi hoàn, hỏi Carl về báo cáo – bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ tương tự thành các khối công việc chung hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể kẻ đường thẳng nối từ khung nhiệm vụ ra phía ngoài tay phải của trang giấy để liệt kê toàn bộ các tác vụ nhỏ mà bạn dự định thực hiện trong khối đó.
Khi lập kế hoạch theo ngày, bạn không được bỏ qua bất kỳ phút nào. Theo đó, mỗi phút trong ngày làm việc đều được dành cho nhiệm vụ nào đó. Giờ thì hãy để lịch trình này dẫn dắt bạn đi qua một ngày làm việc.
Dĩ nhiên, hầu hết mọi người sẽ bắt đầu gặp rắc rối lúc này. Có hai vấn đề có thể (và rất có khả năng) chệch hướng khỏi lịch trình của bạn khi ngày mới bắt đầu diễn ra. Vấn đề thứ nhất là bạn ước tính nhầm. Ví dụ, bạn có thể dành hai tiếng để viết một thông cáo báo chí, nhưng trên thực tế, bạn lại mất hai tiếng rưỡi. Vấn đề thứ hai là bạn sẽ bị gián đoạn và các nhiệm vụ mới sẽ bất ngờ xuất hiện. Những sự kiện này sẽ khiến lịch trình của bạn đổ bể.
Không sao cả. Nếu lịch trình của bạn bị gián đoạn, bạn nên dành vài phút ngay sau đó để sửa đổi quãng thời gian còn lại trong ngày. Bạn có thể chuyển sang một trang mới hay xóa và vẽ lại các khối. Hoặc hãy làm như tôi: Bỏ qua các khối cho phần còn lại trong ngày và tạo các khối mới ở bên phải các khối cũ trên trang đó. (Tôi đã vẽ các khối khá hẹp để còn chỗ trống cho việc sửa đổi.) Vào một số ngày, bạn có thể phải điều chỉnh lại lịch trình của mình 5-6 lần. Đừng nao núng nếu điều này xảy ra. Mục tiêu của bạn không phải là gắn chặt vào một lịch trình nhất định bằng mọi giá; mà là cẩn trọng hết mức có thể với những gì bạn đang làm với thời gian của mình – dù bạn có phải thực hiện nhiều lần quyết định này đi chăng nữa.
Nếu bạn thấy việc phải sửa đổi lịch trình quá nhiều khiến bạn quá tải, tôi sẽ đưa ra một vài chiến thuật giúp mang lại sự ổn định hơn. Trước hết, bạn nên nhận ra rằng gần như chắc chắn, bạn sẽ luôn đánh giá thấp khoảng thời gian cần thiết cho hầu hết mọi việc. Khi mới hình thành thói quen này, chúng ta có xu hướng sử dụng lịch trình của mình như là một bản mô phỏng những việc thích làm – kịch bản tối ưu cho một ngày. Qua thời gian, hãy cố gắng dự đoán một cách chính xác (nếu không cũng phải thận trọng một chút) thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ.
Chiến thuật hữu ích thứ hai là sử dụng các khối dự phòng. Nếu bạn không chắc chắn một hoạt động cụ thể sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành, hãy khoanh vùng khoảng thời gian dự kiến, tiếp sau đó, vẽ thêm một khung bổ sung với mục đích phân chia (hoặc dành cho việc này, hoặc dành cho việc khác). Nếu cần thêm thời gian cho hoạt động này, hãy sử dụng khung bổ sung này để tiếp tục làm việc đó. Tuy nhiên, nếu hoàn thành việc đó đúng giờ, hãy dành khung đó cho hoạt động thay thế (ví dụ, một số nhiệm vụ không cấp bách). Điều này cho phép những việc bất ngờ trong ngày không khiến bạn phải thay đổi lịch trình trên giấy. Ví dụ, trở lại trường hợp viết thông cáo báo chí, bạn có thể lên lịch hai tiếng để viết thông cáo báo chí, nhưng hãy kèm thêm một khối thời gian khoảng một tiếng nữa để bạn có thể tiếp tục viết thông cáo báo chí vào thời gian này nếu cần, còn nếu không, bạn có thể xử lý e-mail.
Chiến thuật thứ ba là linh hoạt trong việc sử dụng các khối nhiệm vụ. Triển khai nhiều khối nhiệm vụ trong cả ngày và dành những khoảng thời gian dài hơn mức yêu cầu để đảm bảo xử lý các tác vụ đã định vào buổi sáng. Có rất nhiều việc bất ngờ xảy ra trong một ngày làm việc điển hình của người lao động trí óc: Hãy luôn chuẩn bị sẵn các khối thời gian để giải quyết những tình huống đột xuất này giúp mọi thứ hoạt động thông suốt.
Trước khi để bạn áp dụng chiến lược này vào thực tế, tôi nên giải quyết một vấn đề thường gặp nữa. Theo kinh nghiệm của tôi, khi giới thiệu giá trị của các lịch trình hằng ngày, tôi phát hiện ra nhiều người thường lo lắng rằng kiểu lập kế hoạch này sẽ bị hạn chế nghiêm trọng. Ví dụ sau là một phần bình luận của độc giả Joseph dưới một bài đăng trên blog mà tôi đã viết về chủ đề này:
Tôi nghĩ rằng ông đã đánh giá thấp vai trò của sự không chắc chắn... Tôi [e rằng] độc giả đang áp dụng quá nghiêm túc những quan sát này tới mức ám ảnh (và không lành mạnh) với lịch trình của mình, thứ vốn có vẻ phóng đại tầm quan trọng của việc chuẩn chỉnh từng phút so với việc bỏ lỡ các hoạt động, nếu chúng ta đang nói về các nghệ sĩ, thì đó thường là hành động thực sự hợp lý duy nhất.
Tôi hiểu những mối bận tâm này và Joseph chắc chắn không là người đầu tiên có suy nghĩ ấy. May thay, chúng lại dễ giải quyết. Về thói quen lập kế hoạch hằng ngày, ngoài việc thường xuyên sắp xếp các khối thời gian quan trọng dành cho hoạt động suy nghĩ và thảo luận mang tính tự biện, tôi cũng đặt ra quy tắc rằng nếu bản thân nảy ra một việc quan trọng nào đó, thì đây là lý do hoàn toàn hợp lệ để tôi bỏ qua phần còn lại trong lịch trình hằng ngày (tất nhiên là trừ những việc không thể bỏ qua). Sau đó, tôi sẽ dành hết tâm sức cho việc quan trọng bất ngờ này cho đến khi nó không còn là mối bận tâm nữa. Lúc này, tôi sẽ sắp xếp lại lịch trình cho khoảng thời gian còn lại trong ngày.
Nói cách khác, tôi không chỉ cho phép mà còn khuyến khích sự tự phát trong lịch trình của mình. Lời phê phán của Joseph bắt nguồn từ ý tưởng sai lầm rằng lịch trình được lập ra nhằm buộc bạn phải tuân theo một kế hoạch cứng nhắc. Tuy nhiên, lên lịch trình không có nghĩa là ràng buộc mà là chu đáo. Nó chỉ đơn thuần là một thói quen buộc bạn phải liên tục dành một chút thời gian trong suốt cả ngày để tự hỏi: “Mình nên dành khoảng thời gian còn lại trong ngày để làm việc gì quan trọng đây?” Chính thói quen đặt câu hỏi chứ không phải sự chuẩn chỉnh về câu trả lời mới là thứ tạo ra kết quả.
Tôi sẽ tiếp tục với lập luận rằng người nào biết cách kết hợp khả năng lập kế hoạch toàn diện và sẵn sàng thích ứng hoặc sửa đổi kế hoạch khi cần thiết thường sẽ có tầm nhìn sáng tạo hơn so với người “tự phát” với lịch trình trong ngày kiểu truyền thống, nghĩa là họ sẽ luôn để ngỏ thời gian và có phần vô tổ chức. Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ dễ phung phí thời gian vào những thứ tầm phào như e-mail, phương tiện truyền thông xã hội, lướt web... Loại hành vi hời hợt này, dù khiến bạn thỏa mãn trong phút chốc, nhưng về lâu dài lại triệt tiêu sự sáng tạo. Mặt khác, với một kế hoạch cụ thể, bạn sẽ thường xuyên phân ra các khối thời gian để sẵn sàng nắm bắt một ý tưởng mới mẻ, tập trung cao độ vào một vấn đề nào đó đầy thử thách, hoặc vắt óc suy nghĩ trong một khoảng thời gian nhất định – kiểu cam kết này có khả năng thúc đẩy sự đổi mới. (Ví dụ, hãy nhớ lại cuộc thảo luận trong Quy tắc số 1 về những nghi thức cứng nhắc của nhiều nhà tư tưởng sáng tạo lớn.) Và vì luôn sẵn sàng từ bỏ kế hoạch của mình khi một ý tưởng đột phá bất chợt nảy ra, nên bạn được liệt vào nhóm những người “tùy cơ ứng biến” với lịch trình của mình.
Tóm lại, chiến lược này buộc bạn phải nhận ra rằng thói quen làm việc sâu buộc bạn phải tôn trọng thời gian của mình. Để làm được điều đó, bước đầu tiên là xác định trước những việc bạn sẽ làm với mỗi phút trong ngày làm việc. Ban đầu, bạn có thể thấy ý tưởng này khó triển khai, vì việc tiếp tục để cả lý trí lẫn cảm xúc chi phối lịch trình của mình bao giờ cũng dễ dàng hơn nhiều. Nhưng bạn phải vượt qua sự hồ nghi về khả năng lập kế hoạch này nếu muốn tiếp cận tiềm năng thực sự trong vai trò người kiến tạo những điều quan trọng.
Định lượng độ sâu của mỗi hoạt động
Một lợi thế của việc lên lịch trình trong ngày là bạn có thể nắm rõ mình đang thực sự dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động không quan trọng. Tuy nhiên, tách bạch thời gian này ra khỏi lịch trình của mình là rất khó bởi không phải lúc nào bạn cũng có thể xác định rõ ràng mức độ quan trọng của một nhiệm vụ nhất định. Với việc giải quyết thách thức này, hãy bắt đầu bằng cách nhớ lại định nghĩa chính thức về công việc hời hợt, không quan trọng mà tôi đã đưa ra trong phần giới thiệu:
Công việc hời hợt không quan trọng: Là những công việc mang tính hỗ trợ, không yêu cầu cao về nhận thức và thường được thực hiện trong khi bị phân tâm. Chúng thường không tạo ra nhiều giá trị mới và dễ bắt chước.
Một số hoạt động rõ ràng “đáp ứng đúng tiêu chí đưa ra” trong định nghĩa này. Kiểm tra e-mail hoặc lên lịch một cuộc gọi hội nghị chẳng hạn, về bản chất, đây là những công việc dễ dàng và không quá quan trọng. Nhưng một số hoạt động khác có vẻ khó phân loại hơn. Hãy xem xét các công việc sau:
• Ví dụ số 1: Chỉnh sửa bản nháp của một bài báo mà bạn và cộng sự sớm phải gửi tới một tạp chí.
• Ví dụ số 2: Lập PowerPoint cho bài thuyết trình về doanh số bán hàng của quý này.
• Ví dụ số 3: Tham dự một cuộc họp thảo luận về hiện trạng của một dự án quan trọng và thống nhất các bước tiếp theo.
Rõ ràng, ban đầu, việc phân loại các ví dụ này không hề dễ dàng. Hai ví dụ đầu tiên mô tả những công việc yêu cầu cao, và ví dụ thứ ba có vẻ quan trọng để thúc đẩy một mục tiêu công việc chủ chốt. Chiến lược này cung cấp cho bạn một thước đo chính xác để xua tan sự mơ hồ – mang đến phương pháp ra quyết định rõ ràng và nhất quán về thang điểm mức độ quan trọng của các nhiệm vụ nhất định. Để làm được điều đó, bạn phải đánh giá các hoạt động bằng cách đặt ra câu hỏi đơn giản (nhưng sẽ làm rõ vấn đề một cách đáng ngạc nhiên):
Phải mất bao lâu (trong vài tháng) để đào tạo một người thông minh mới tốt nghiệp đại học nhưng chưa được đào tạo chuyên biệt trong lĩnh vực của tôi hoàn thành được nhiệm vụ này?
Để minh họa cho cách tiếp cận này, hãy áp dụng câu hỏi này vào các ví dụ về những nhiệm vụ mơ hồ chưa rõ của chúng ta.
• Phân tích ví dụ 1: Để chỉnh sửa chính xác một bài báo, bạn phải hiểu các sắc thái của công việc này (để bạn có thể đảm bảo công việc đã được mô tả chính xác) và các sắc thái của bối cảnh văn chương rộng hơn (để bạn có thể đảm bảo nó được trích dẫn đúng cách). Những yêu cầu này đòi hỏi lượng kiến thức cập nhật về một lĩnh vực học thuật – một nhiệm vụ thuộc về chuyên môn mà bạn phải mất nhiều năm siêng năng học hỏi ở cấp đại học và tích lũy kinh nghiệm. Khi nói đến ví dụ này, câu trả lời cho câu hỏi của chúng ta là khá lâu, phải từ 50-75 tháng.
• Phân tích ví dụ 2: Để lập bài thuyết trình bằng PowerPoint mô tả doanh số bán hàng hằng quý cần phải có ba điều: Đầu tiên là kiến thức về cách lập bài trình bày bằng PowerPoint; thứ hai, hiểu biết về định dạng chuẩn của các bài trình bày hiệu quả hằng quý trong tổ chức của bạn; và thứ ba, hiểu rõ số liệu bán hàng thể hiện điều gì theo tiêu chí của tổ chức và cách chuyển đổi chúng thành đồ thị hợp lý. Chúng ta có thể giả định rằng anh chàng sinh viên mới tốt nghiệp đại học trong phần trước đã biết cách sử dụng PowerPoint và đang tìm hiểu định dạng chuẩn cho các bài thuyết trình trong tổ chức của bạn, bài trình bày này không cần quá một tuần. Do đó, câu hỏi thực sự là một sinh viên sáng dạ mới tốt nghiệp đại học có thể hiểu các số liệu bạn đang theo dõi bằng cách nào, anh ta có thể tìm ra kết quả ở đâu và làm thế nào để xử lý và biến chúng thành biểu đồ và đồ thị phù hợp với bài thuyết trình bằng PowerPoint. Đây không phải là một việc “nhẹ nhàng”, nhưng đối với một sinh viên sáng dạ mới tốt nghiệp thì không mất đến một tháng để đào tạo – vì vậy, chúng ta có thể đưa ra câu trả lời là hai tháng.
• Phân tích ví dụ số 3: Họp hành có thể là một chủ đề phân tích khá phức tạp. Đôi khi, chúng có vẻ tẻ nhạt nhưng lại thường đóng vai trò chủ chốt trong các hoạt động quan trọng nhất của tổ chức. Phương pháp được trình bày ở đây sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Đào tạo một sinh viên thông minh mới tốt nghiệp đại học để thay thế vị trí của bạn trong một cuộc họp lập kế hoạch sẽ mất bao lâu? Anh ta sẽ phải hiểu rõ về dự án đủ để biết các mốc quan trọng và các kỹ năng của những người tham gia. Anh chàng sinh viên này cũng cần có các kỹ năng giao tiếp và nắm rõ thực tế về cách mọi người triển khai dự án đó. Về điểm này, bạn có thể tự hỏi liệu sinh viên này có cần chuyên môn sâu về chủ đề của dự án hay không. Với một cuộc họp lập kế hoạch thì có lẽ là không. Những cuộc họp như vậy hiếm khi đi sâu vào nội dung và thường chú trọng nhiều đến những thảo luận bên lề hoặc làm ra vẻ tham gia theo kiểu họ đang rất quan tâm. Hãy cho sinh viên này ba tháng học hỏi để có thể thay thế vị trí của bạn mà không gặp vấn đề gì trong những cuộc họp trao đổi thông tin kéo dài như vậy. Do đó, câu trả lời của chúng ta là ba tháng.
Câu hỏi này chỉ mang tính tình huống (tôi sẽ không yêu cầu bạn thực sự thuê một sinh viên mới tốt nghiệp đại học để phụ trách những công việc không quan trọng). Nhưng các câu trả lời sẽ giúp bạn định lượng một cách khách quan mức độ chuyên sâu/hời hợt của các hoạt động khác nhau. Nếu anh chàng sinh viên này cần nhiều tháng đào tạo mới có thể đảm nhiệm công việc, điều này cho thấy công việc ấy đòi hỏi chuyên môn cao. Như đã lập luận trước đó, những công việc đòi hỏi chuyên môn có xu hướng là các nhiệm vụ chuyên sâu, do đó, chúng có thể mang lại lợi ích kép: Mang lại nhiều giá trị hơn trên mỗi đơn vị thời gian được sử dụng, nâng cao khả năng và dẫn đến sự cải thiện. Mặt khác, một công việc mà sinh viên này có thể đảm nhận một cách nhanh chóng thường không cần đến kiến thức chuyên môn, do đó, nó có thể được coi là không mấy quan trọng.
Bạn nên làm gì với chiến lược này? Khi biết các hoạt động của mình đang ở vào khoảng nào của thang đo mức độ chuyên sâu, hãy dành nhiều thời gian cho những hoạt động được đánh giá là chuyên sâu. Ví dụ, khi xem xét lại các nghiên cứu tình huống, chúng tôi nhận thấy nhiệm vụ đầu tiên là thứ bạn sẽ muốn ưu tiên tận dụng tốt thời gian, trong khi nhiệm vụ thứ hai và thứ ba là các hoạt động nhóm mà bạn nên giảm bớt thời gian – chúng có vẻ mang lại năng suất cao, nhưng thực ra, lợi tức đầu tư (về thời gian) lại chẳng đáng là bao.
Tất nhiên, không phải lúc nào việc nghiêng về những nhiệm vụ cần chuyên sâu và tránh xa những nhiệm vụ hời hợt cũng rõ ràng – ngay cả khi bạn biết cách gọi tên chính xác các cam kết của mình. Điều này đưa chúng ta đến với các chiến lược tiếp theo, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách hoàn thành mục tiêu khó khăn này.
Hãy hỏi sếp về quỹ thời gian dành cho nhiệm vụ không chuyên sâu
Đây là một câu hỏi quan trọng nhưng hiếm khi được đặt ra: Tôi nên dành bao nhiêu thời gian cho những công việc không chuyên sâu? Chiến lược này khuyên bạn nên đặt ra câu hỏi này. Nói cách khác, nếu bạn là nhân viên, hãy trao đổi với cấp trên của mình về vấn đề này. (Trước tiên, bạn phải xem xem với họ, công việc “hời hợt” và “chuyên sâu” là gì.) Nếu bạn đang đảm nhiệm vị trí lãnh đạo, hãy tự hỏi bản thân câu hỏi này. Trong cả hai trường hợp, hãy đưa ra câu trả lời cụ thể. Sau đó – đây mới là thời điểm quan trọng – hãy bám chặt vào quỹ thời gian này. (Các chiến lược được nêu trước và sau chiến lược này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu này.)
Đối với hầu hết những người lao động trí óc đang làm các công việc không đòi hỏi đánh giá đầu vào, câu trả lời cho câu hỏi này sẽ rơi vào khoảng 30-50% (bạn sẽ thấy khó chịu khi phải dành phần lớn thời gian vào các nhiệm vụ không đòi hỏi kỹ năng đặc biệt, vì vậy 50% là giới hạn vượt mức tự nhiên, trong khi hầu hết các ông chủ sẽ bắt đầu lo lắng nếu tỷ lệ này thấp hơn nhiều so với mức 30%, bởi khi đó, bạn sẽ trở thành một ẩn sĩ, đắm mình trong những tư tưởng lớn nhưng không bao giờ trả lời e-mail).
Tuân thủ quỹ thời gian này có thể buộc bạn phải thay đổi hành vi. Bạn gần như chắc chắn phải từ chối những dự án có vẻ không mấy quan trọng, đồng thời phải giảm thiểu đáng kể số lượng công việc hời hợt trong các dự án hiện tại của mình. Quỹ thời gian này có thể khiến bạn không còn cần tổ chức một cuộc họp hiện trạng hằng tuần để báo cáo định hướng kết quả. (“Hãy cho tôi biết khi nào anh có tiến bộ rõ rệt; lúc đó chúng ta sẽ nói chuyện.”) Quỹ thời gian này cũng khiến bạn bắt đầu dành nhiều buổi sáng tránh xa các hoạt động giao tiếp hoặc cho rằng việc nhanh chóng phản hồi chi tiết mọi e-mail trong hộp thư đến không quan trọng như bạn từng nghĩ.
Những thay đổi này đều mang tính tích cực giúp đưa khả năng tập trung sâu trở thành trọng tâm trong công việc của bạn. Một mặt, chúng không buộc bạn phải từ bỏ những nghĩa vụ hời hợt cốt lõi – một động thái có thể gây ra nhiều vấn đề và sự bực mình – trong khi bạn vẫn có thể dành nhiều thời gian cho những nỗ lực đó. Mặt khác, chúng buộc bạn phải đặt ra một giới hạn rõ ràng về số lượng những công việc không khẩn cấp lắm được phép xuất hiện trong lịch trình của mình. Giới hạn này sẽ giải phóng không gian cho nhiều nỗ lực làm việc sâu trên cơ sở nhất quán hơn.
Những quyết định này nên bắt đầu bằng một cuộc trao đổi với cấp trên bởi thỏa thuận này sẽ tạo ra sự hỗ trợ ngầm cho bạn ở nơi làm việc. Nếu bạn đi làm thuê, chiến lược này sẽ cho bạn lý do để từ chối một nghĩa vụ hoặc cơ cấu lại một dự án để giảm thiểu sự hời hợt. Bạn có thể biện minh cho động thái này là vì bạn cần đạt được mục tiêu hỗn hợp về các loại hình công việc như đã mô tả. Như tôi đã thảo luận trong Chương 2, một phần lý do mà những công việc tầm phào vẫn chiếm ưu thế trong lao động trí óc là vì chúng ta hiếm khi thấy tác động tổng thể của chúng lên lịch trình của mình. Thay vào đó, chúng ta có xu hướng đánh giá từng hành vi này, nên mỗi nhiệm vụ đều có vẻ khá hợp lý và thuận tiện. Tuy nhiên, các công cụ trước đó trong quy tắc này sẽ giúp bạn bóc trần tác động này. Giờ đây, bạn có thể tự tin nói với cấp trên rằng: “Đây chính là lượng thời gian tôi đã dành cho những công việc không quan trọng vào tuần trước” và buộc cấp trên phải công nhận tỷ lệ đó. Đối diện với những con số này và thực tế kinh tế mà họ làm rõ (ví dụ, thật lãng phí khi trả lương cho một chuyên gia trình độ cao chỉ để gửi e-mail và tham dự các cuộc họp trong khoảng 30 tiếng mỗi tuần), cấp trên sẽ nhận ra rằng bạn cần phải nói “không” với một số nhiệm vụ và sắp xếp hợp lý những việc khác – ngay cả khi điều này gây bất tiện cho sếp, cho bạn hoặc đồng nghiệp. Tất nhiên, đó là vì mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là tạo ra giá trị chứ không phải là tạo điều kiện để nhân viên có một cuộc sống dễ dàng nhất có thể.
Nếu bạn đang tự kinh doanh, bài tập này sẽ buộc bạn phải đối diện với thực tế rằng có rất ít thời gian trong lịch trình “bận rộn” của bạn đang thực sự tạo ra giá trị. Những con số này sẽ giúp bạn tự tin giảm bớt các hoạt động không quan trọng đang gây lãng phí thời gian. Nếu không có những con số này, một doanh nhân khó có thể nói “không” với bất kỳ cơ hội nào có thể tạo ra một số kết quả tích cực nào đó. Bạn tự nhủ: “Mình phải dùng Twitter!”, “Mình phải thường xuyên có mặt trên Facebook!”, “Mình phải tinh chỉnh các tiện ích trên blog!” bởi khi xem xét riêng rẽ những việc này, việc nói “không” với bất kỳ hoạt động nào trong số này đều có vẻ đang gán cho bạn cái mác “lười biếng”. Thay vì lựa chọn và bám sát tỷ lệ công việc hời hợt trên công việc chuyên sâu một cách cứng nhắc, bạn có thể loại bỏ sự chấp nhận vô điều kiện do cảm giác tội lỗi gây ra này bằng một thói quen lành mạnh hơn là cố gắng tận dụng tối đa thời gian dành cho công việc hời hợt (vẫn sẵn sàng đón nhận nhiều cơ hội), trong khi vẫn duy trì những nỗ lực hạn chế này trong một phần nhỏ thời gian và sự chú ý của bạn đủ để tạo điều kiện cho sự tập trung vào công việc chuyên sâu nhằm thúc đẩy tổ chức phát triển.
Tất nhiên, khi đặt câu hỏi, bạn luôn có khả năng nhận được câu trả lời cứng nhắc. Không có ông chủ nào dứt khoát trả lời: “Anh nên dành toàn bộ thời gian cho những việc hời hợt!” (trừ khi là lính mới vào nghề, bạn mới cần trì hoãn thực hiện bài tập này cho đến khi tích lũy đủ kỹ năng để bổ sung những nhiệm vụ chuyên sâu vào trách nhiệm chính thức của mình trong công việc), mà họ có thể trả lời dài dòng rằng: “Chúng tôi cần anh hoàn thành lượng công việc không mấy quan trọng như thế lúc này.” Trong trường hợp này, câu trả lời vẫn hữu ích, vì nó cho biết đây không phải là một công việc hỗ trợ cho các nhiệm vụ chuyên sâu và một công việc như thế chắc chắn không thể giúp bạn thành công trong nền kinh tế thông tin hiện nay. Bạn nên cảm ơn cấp trên của mình vì đã phản hồi, rồi nhanh chóng bắt tay vào việc “nhảy” sang một công việc mới mang lại nhiều giá trị.
Hoàn thành công việc trước 5 giờ 30 phút chiều
Bảy ngày trước khi tôi bắt tay vào viết những dòng này, tôi đã tham gia 65 cuộc trao đổi e-mail khác nhau. Trong 65 cuộc trao đổi ấy, tôi đã gửi chính xác năm e-mail sau 5 giờ 30 phút chiều. Những con số này cho thấy một điều, tôi gần như không bao giờ gửi e-mail sau 5 giờ 30 phút chiều, dù có vài ngoại lệ. Nhưng dựa trên mối quan hệ mật thiết giữa e-mail và công việc, nhìn chung, hành vi này gợi ra một thực tế đáng ngạc nhiên: Tôi không làm việc sau 5 giờ 30 phút chiều.
Tôi gọi cam kết này là năng suất lịch trình cố định, bởi tôi đã đưa ra mục tiêu chắc chắn về việc không làm việc quá một mốc thời gian cụ thể, sau đó lần ngược trở lại lịch trình để tìm ra các chiến lược hiệu suất cho phép tôi thỏa mãn tuyên bố này. Tôi đã thực hành chiến lược năng suất lịch trình cố định một cách vui vẻ trong hơn nửa thập kỷ và đã phải rất cố gắng để tạo ra công việc chuyên môn hiệu suất cao dựa trên khả năng tập trung sâu của mình. Trong các trang tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng chiến lược này.
Hãy để tôi giới thiệu về chiến lược năng suất lịch trình cố định bằng việc lưu ý trước rằng, người ta thường nói, trong giới học thuật nói chung, chiến lược này luôn thất bại. Các giáo sư – đặc biệt là giáo sư có tiếng – thường sử dụng những lịch trình đầy mệt mỏi kéo dài đến tận đêm khuya trong suốt dịp cuối tuần. Ví dụ, hãy xem xét một bài đăng trên blog của một giáo sư khoa học máy tính trẻ tuổi mà tôi gọi là “Tom”. Trong bài đăng vào mùa đông năm 2014, anh đã ghi ra lịch trình 12 tiếng tại văn phòng của mình trong một ngày gần đây. Lịch trình này gồm năm cuộc họp khác nhau và ba tiếng làm những công việc “hành chính”, trong đó anh “giải quyết các e-mail, điền các biểu mẫu văn thư, tổ chức các ghi chú cuộc họp, lập kế hoạch cho các cuộc họp sắp tới”. Theo ước tính, anh chỉ dành một tiếng rưỡi trong tổng số 12 tiếng ngồi trong văn phòng để giải quyết công việc “thực sự”, những công việc mà anh định nghĩa là những nỗ lực nhằm “hoàn thành một nghiên cứu”. Không có gì ngạc nhiên khi Tom buộc phải làm việc ngoài ngày làm việc tiêu chuẩn. Anh đã kết luận trong một bài đăng khác rằng: “Tôi phải chấp nhận làm việc vào cuối tuần. Có giảng viên nào thoát được chuyện này đâu.”
Tuy nhiên, tôi thì lại có thể. Dù tôi không làm việc khuya và hiếm khi làm việc vào cuối tuần, nhưng từ khi chuyển đến Georgetown vào mùa thu năm 2011 và bắt đầu viết chương này vào mùa thu năm 2014, tôi đã cho ra mắt khoảng 20 bài báo được hội đồng chuyên gia trong lĩnh vực bình duyệt. Tôi cũng giành được hai khoản tài trợ cạnh tranh, xuất bản một cuốn sách (không liên quan đến học thuật) và sắp hoàn thành một cuốn sách khác (cuốn sách bạn đang cầm trên tay lúc này). Tôi đã làm được tất cả những điều đó trong khi nhiều nhân vật Tom khác trong xã hội đang phải vật lộn với các lịch trình dày đặc đầy áp lực.
Nghịch lý này là sao đây? Chúng ta có thể tìm ra một câu trả lời hấp dẫn trong một bài báo nổi tiếng được Radhika Nagpal, Giáo sư Khoa học Máy tính tại Đại học Harvard, công bố. Nagpal mở đầu bài viết bằng tuyên bố rằng nhiều giáo sư tự gây căng thẳng cho bản thân: “Những ngộ nhận và số liệu đáng sợ đã bủa vây cuộc sống của một giảng viên khi người này được biên chế tại một trường đại học ‘R1’ [chuyên nghiên cứu]”, trước khi tiếp tục giải thích về việc cuối cùng cô đã quyết định bước ra khỏi “những gì người ta thường nói” và thay vào đó, “đã làm điều cụ thể một cách có chủ ý để giữ gìn hạnh phúc của mình” bằng cách nào. Nỗ lực có chủ đích này đã giúp Nagpal tận hưởng thời gian trước nhiệm kỳ của mình “một cách khác thường”.
Nagpal đã đưa ra một số ví dụ chi tiết về những nỗ lực này, nhưng có một chiến thuật cụ thể nghe có vẻ quen thuộc. Nagpal thừa nhận rằng ngay từ hồi đầu sự nghiệp nghiên cứu, cô đã thấy bản thân cố gắng nhồi nhét công việc vào mọi thời gian rảnh rỗi từ 7 giờ sáng đến nửa đêm (vì cô có con nhỏ, nên thời gian này, đặc biệt là vào buổi tối, thường bị chia nhỏ cho nhiều việc nên thường rất mất tập trung). Không lâu sau, cô sớm nhận ra chiến lược này không phù hợp, do đó, cô đặt ra giới hạn làm việc 50 giờ một tuần, từ đó thiết lập các quy tắc và thói quen cần thiết để đáp ứng được quyết tâm này. Nói cách khác, Nagpal đã triển khai chiến lược năng suất lịch trình cố định.
Chúng ta biết chiến lược này không ảnh hưởng tiêu cực đến sự nghiệp nghiên cứu học thuật của Nagpal, vì cuối cùng, cô cũng được làm giảng viên chính thức, rồi được phong hàm giáo sư sau ba năm cống hiến (một sự bứt phá ấn tượng). Cô đạt được điều này bằng cách nào? Theo bài viết của cô, một trong những kỹ thuật chủ đạo giúp cô tôn trọng giới hạn thời gian là áp đặt các hạn ngạch rõ ràng vào những công việc hời hợt trong lĩnh vực học thuật của mình. Ví dụ, cô quyết định sẽ chỉ thực hiện năm chuyến công tác mỗi năm vì bất kỳ mục đích gì, vì các chuyến đi có thể tạo ra rất nhiều công việc hời hợt (từ việc sắp xếp chỗ ở đến việc viết bài thuyết trình). Năm chuyến đi mỗi năm có vẻ nhiều, nhưng với các giáo sư, đây là một con số khá nhỏ. Để nhấn mạnh điểm này, xin lưu ý rằng Matt Welsh, một cựu đồng nghiệp của Nagpal ở Khoa Khoa học Máy tính thuộc Đại học Harvard (hiện làm việc cho Google) từng viết một bài đăng trên blog, trong đó, anh nói rằng các giáo sư đi công tác 12-24 lần một năm là chuyện thường (Hãy tưởng tượng ra việc Nagpal có thể tránh được bao nhiêu việc hời hợt khi bỏ ra khỏi lịch trình của mình khoảng 15 chuyến công tác!). Giới hạn các chuyến công tác chỉ là một trong nhiều chiến thuật mà Nagpal sử dụng để kiểm soát ngày làm việc của mình (ví dụ, cô cũng đặt giới hạn về số bài báo cần đánh giá mỗi năm), nhưng điểm chung của tất cả chiến thuật là cam kết giảm thiểu tối đa những công việc hời hợt tầm phào để bảo vệ những nỗ lực chuyên sâu – công việc nghiên cứu – thứ làm nên danh tiếng trong nghề của cô.
Trở lại với ví dụ của chính tôi, cam kết tương tự này cũng đã giúp tôi thành công với lịch trình cố định của mình. Tôi cũng vô cùng thận trọng khi sử dụng từ “Có/Đồng ý”, vốn là từ nguy hiểm nhất trong kho từ vựng hiệu suất của một người. Tôi thường mất rất nhiều thời gian cân nhắc đồng ý với việc gì đó mang tính không chuyên sâu. Nếu bạn yêu cầu tôi tham gia vào một hoạt động không thực sự cần thiết ở trường đại học, tôi có thể đáp lại bằng một câu mà tôi đã học được từ vị trưởng khoa: “Hãy nói chuyện với tôi sau khi được bổ nhiệm chính thức.” Một chiến thuật khác cũng hiệu quả không kém là từ chối rõ ràng nhưng giải thích mơ hồ về lý do từ chối. Phải tránh nói rõ lý do từ chối khiến người đề nghị có cơ hội xoa dịu. Ví dụ, nếu từ chối một lời mời phát biểu tốn thời gian với lý do là tôi có các chuyến công tác khác được lên lịch trong cùng khoảng thời gian đó, tôi sẽ không nói rõ chi tiết – một việc khiến người đề nghị đưa ra gợi ý nào đó giúp “chen” sự kiện của họ vào lịch trình bận rộn của tôi – thay vào đó, tôi chỉ nói: “Sự kiện của anh rất thú vị, nhưng tôi rất tiếc phải từ chối vì bị trùng lịch mất rồi.” Khi từ chối các nhiệm vụ, tôi cũng cố không đưa ra một phương án thay thế, vốn có thể ngốn rất nhiều thời gian trong lịch trình của mình (ví dụ: “Tôi rất lấy làm tiếc khi không thể tham gia vào hội đồng của chị, nhưng tôi có thể xem qua một số đề xuất tổng thể và bày tỏ suy nghĩ của mình”). Một lời từ chối “cắt đuôi” là lựa chọn tốt nhất.
Ngoài việc bảo vệ chặt chẽ các nhiệm vụ, tôi cũng quản lý cẩn trọng cả thời gian của mình. Bởi thời gian hữu hạn, nên tôi không thể dàn trải tâm sức cho nhiều việc, hoặc lãng phí cả buổi sáng vào những việc tầm phào khi chưa dành thời gian để lập ra kế hoạch thông minh. Lập kế hoạch cẩn trọng nhưng cũng sẵn sàng từ bỏ kế hoạch nếu có việc gì đó quan trọng hơn xuất hiện cùng với chiến lược năng suất lịch trình cố định đã giúp tôi duy trì được hoạt động nhạy bén trong tổ chức. Nếu không có giới hạn này, tôi chắc chắn sẽ buông thả bản thân với các thói quen của mình.
Tóm lại, cả Nagpal và tôi đều có thể thành công trong sự nghiệp học thuật mà không bị quá tải theo kiểu của Tom vì hai lý do. Đầu tiên, chúng tôi không đồng nhất trong việc phân loại dựa trên cam kết lịch trình cố định của mình. Bằng cách giảm thiểu tối đa những công việc hời hợt và duy trì những công việc chuyên sâu, chiến lược này giúp giải phóng thời gian của chúng tôi mà không làm giảm đi số lượng giá trị mới tạo ra. Thật vậy, tôi cho rằng việc giảm thiểu những việc hời hợt sẽ giúp giải phóng thêm năng lượng dành cho những việc chuyên sâu, cho phép chúng tôi tạo ra nhiều thành quả hơn việc mặc định phải tuân theo một lịch trình dày đặc. Thứ hai, với thời gian hạn chế, chúng tôi phải suy nghĩ cẩn trọng hơn về thói quen tổ chức của mình, cũng như để tạo ra nhiều giá trị hơn so với lịch trình dài hơn nhưng lại được tổ chức kém hơn.
Chiến lược này khẳng định rằng với mọi lĩnh vực lao động trí óc, những lợi ích này vẫn giữ nguyên. Dù bạn không phải là một giáo sư, năng suất lịch trình cố định cũng có thể mang lại những lợi ích to lớn. Trong hầu hết các công việc trí óc, việc từ chối một nhiệm vụ không chuyên sâu có vẻ vô hại khi đứng riêng rẽ nhưng lại là việc không hề dễ dàng ngay tại thời điểm đó – bạn có thể chấp nhận lời mời đi uống cà phê hoặc đồng ý “tham gia một cuộc gọi”. Đột nhiên, bất kỳ nghĩa vụ nào ngoài những nỗ lực chuyên sâu cũng đều đáng ngờ và được xem là có khả năng gây ra rắc rối. Câu trả lời mặc định của bạn lúc này là “Không”, ngưỡng tiếp cận thời gian và sự chú ý của bạn được nâng lên đáng kể và bạn bắt đầu nỗ lực vượt qua những trở ngại này một cách hiệu quả. Việc này cũng khiến bạn kiểm thử các giả định về văn hóa công việc trong công ty mà bạn nghĩ là cứng rắn nhưng hóa ra lại rất mềm dẻo. Ví dụ, nhận e-mail từ sếp sau giờ làm việc là chuyện thường. Nhưng năng suất lịch trình cố định sẽ khiến bạn bỏ qua những e-mail này đến tận sáng hôm sau. Nhiều người nghĩ rằng điều này sẽ gây ra nhiều vấn đề vì sếp sẽ chờ nhận được phản hồi, nhưng trong nhiều trường hợp, thực tế là sếp tình cờ gửi thư cho bạn vào ban đêm không có nghĩa là họ sẽ mong nhận được phản hồi ngay lập tức – một bài học mà chiến lược này sẽ sớm giúp bạn khám phá ra.
Nói cách khác, năng suất lịch trình cố định là một siêu thói quen dễ áp dụng nhưng lại có phạm vi ảnh hưởng sâu rộng. Nếu bạn chỉ được chọn một hành vi để định hướng lại sự tập trung của mình vào những công việc chuyên sâu, thì hành vi này nên đứng đầu trong danh sách. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không chắc chắn về ý tưởng rằng các giới hạn tạm đặt trong ngày làm việc có thể khiến bạn thành công hơn, tôi khuyên bạn một lần nữa hãy chú ý tới sự nghiệp của Radhika Nagpal, người rất ủng hộ lịch trình cố định. Thật trùng hợp, gần như đúng vào lúc Tom than vãn trên mạng về khối lượng công việc quá lớn khó tránh khỏi trên cương vị của một giáo sư trẻ, thì Nagpal lại đang ăn mừng chiến thắng mới nhất trong vô vàn thành công trong sự nghiệp của mình dù có một lịch trình cố định: Nghiên cứu của cô mới xuất hiện đầy nổi bật trên trang bìa tạp chí Science.
Trở nên khó tiếp cận
Cuộc thảo luận về công việc hời hợt sẽ thật thiếu sót nếu không xét đến các e-mail. Hoạt động hời hợt thuần túy này luôn “biết cách” thu hút sự chú ý của hầu hết các lao động trí óc, vì nó mang đến hàng loạt các tác nhân gây sao lãngmà bạn nắm rõ. Việc truy cập e-mail khắp nơi đã ăn sâu bén rễ, trở thành thói quen của chúng ta trong công việc đến nỗi chúng ta đang dần quên mất cuộc sống của mình. Như John Freeman từng cảnh báo trong cuốn sách ra mắt năm 2009 có tựa đề The Tyranny of E-mail (tạm dịch: Sự chuyên chế của e-mail), với sự nổi lên của công nghệ này, “chúng ta đang dần làm xói mòn khả năng giải thích – một cách cẩn thận, tỉ mỉ – tại sao việc chúng ta phàn nàn, kháng cự hoặc thiết kế lại ngày làm việc của mình để chúng dễ quản lý hơn lại là hành động sai trái?” E-mail có vẻ là một sự đã rồi. Kháng cự lại chỉ điều vô ích mà thôi.
Chiến lược này đẩy lùi thuyết định mệnh. Chỉ vì không tránh được công cụ này hoàn toàn không có nghĩa là bạn phải bất lực nhìn nó hoành hành trong đời sống tinh thần của mình. Trong các phần sau, tôi sẽ mô tả ba mẹo giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát cách thức mà công nghệ này tiếp cận thời gian và sự chú ý của bạn, đồng thời nắm giữ sự tự chủ như Freeman đã nêu ra. Kháng cự không phải là điều vô ích: Bạn có nhiều quyền kiểm soát công cụ liên lạc điện tử này hơn bạn nghĩ lúc đầu.
Mẹo số 1: Khiến những người gửi e-mail hao tâm tốn sức hơn
Ai cũng có thể tiếp cận các tác giả sách phi hư cấu. Họ thường cung cấp địa chỉ e-mail trên trang web tác giả cùng lời mời hãy gửi cho họ bất kỳ yêu cầu hoặc đề xuất nào mà độc giả quan tâm. Nhiều người thậm chí còn coi phản hồi này như một cam kết cần thiết với tầm quan trọng khó nắm bắt nhưng được đề cao của hoạt động “xây dựng cộng đồng” độc giả. Nhưng đây mới là vấn đề: Tôi lại không hề làm thế.
Nếu bạn ghé thăm phần liên hệ trên trang web của tôi, bạn sẽ không thấy địa chỉ e-mail cho mục đích chung nào. Thay vào đó, tôi liệt kê các cá nhân khác nhau để bạn có thể liên hệ với các mục đích cụ thể. Ví dụ, mục đại diện văn học dành cho các yêu cầu về bản quyền, hoặc đại diện phát ngôn dành cho các yêu cầu về diễn giả. Nếu muốn liên hệ với tôi, tôi đã đưa ra một địa chỉ e-mail chỉ phục vụ cho mục đích đặc biệt đi kèm với các điều kiện và khả năng tôi sẽ phản hồi lại là không cao:
Nếu quý độc giả có đề nghị, cơ hội hoặc lời giới thiệu có thể khiến cuộc sống của tôi trở nên thú vị hơn, xin vui lòng gửi e-mail cho tôi theo địa chỉ interesting [at] calnewport.com. Vì những lý do đã nêu, tôi sẽ chỉ phản hồi những đề xuất phù hợp với lịch trình và sở thích của mình.
Tôi gọi phương pháp này là bộ lọc người gửi, vì tôi yêu cầu bộ phận thư tín tự lọc trước khi kết nối với tôi. Bộ lọc này giúp tôi giảm đáng kể thời gian kiểm tra hộp thư đến của mình. Trước khi bắt đầu sử dụng bộ lọc người gửi, tôi đã đính kèm một địa chỉ e-mail cho mục đích chung lên trang web. Chẳng có gì phải ngạc nhiên khi tôi thường nhận được rất nhiều e-mail dài xin tư vấn cho những câu hỏi về sinh viên hoặc nghề nghiệp cụ thể (và thường khá phức tạp). Tôi muốn giúp đỡ các cá nhân, nhưng những yêu cầu này quá nhiều – người gửi không mất nhiều thời gian để soạn tin nhưng tôi lại mất khá nhiều thời gian để viết câu trả lời. Bộ lọc người gửi giúp tôi loại bỏ hầu hết các cuộc giao tiếp như vậy, nhờ đó giảm đáng kể số lượng thư đến. Vì mục đích giúp đỡ các độc giả, giờ đây tôi chuyển hướng năng lượng này sang những việc mà tôi cẩn thận lựa chọn để tối đa hóa tầm ảnh hưởng. Ví dụ, thay vì để bất kỳ sinh viên nào trên thế giới cũng có thể gửi câu hỏi, hiện tôi đang liên kết chặt chẽ với một số lượng nhỏ các nhóm sinh viên dễ liên hệ và cố vấn cho họ hiệu quả hơn.
Một lợi ích khác của bộ lọc người gửi là nó thiết lập lại ngưỡng kỳ vọng. Dòng quan trọng nhất trong mô tả trên là: “Tôi sẽ chỉ phản hồi những đề xuất phù hợp với lịch trình và sở thích của mình.” Điều này tuy nhỏ nhưng lại có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về việc các độc giả nghĩ những tin nhắn của họ gửi đến tôi quan trọng tới nhường nào. Quy ước xã hội mặc định xung quanh e-mail là trừ khi bạn nổi tiếng, còn không, nếu ai đó gửi cho bạn thứ gì đó, bạn nợ họ một câu trả lời. Do đó, đối với hầu hết mọi người, một hộp thư đến đầy e-mail đồng nghĩa với một nghĩa vụ rất lớn.
Thay vào đó, hãy đặt lại kỳ vọng của độc giả về thực tế rằng có thể các bạn sẽ không nhận được câu trả lời, lúc này trải nghiệm đã được biến đổi. Hộp thư đến giờ đây là tập hợp những cơ hội mà bạn có thể lướt qua khi có thời gian rảnh – tìm ra những e-mail cần phải giải quyết. Nhưng đống tin nhắn chưa đọc không còn chứa đựng nghĩa vụ phải trả lời nữa. Nếu muốn, bạn có thể bỏ qua tất cả mà chẳng ảnh hưởng gì. Về mặt tâm lý, điều này có thể giúp bạn nhẹ nhõm hơn.
Lần đầu tiên bắt đầu sử dụng bộ lọc người gửi, tôi lo ngại rằng hành động của mình có vẻ hơi ngạo mạn – như thể thời gian của tôi giá trị hơn so với thời gian của các độc giả vậy – và điều đó sẽ khiến mọi người không hài lòng. Nhưng không ai nhận ra sự bận tâm này. Hầu hết mọi người đều dễ dàng chấp nhận việc bạn có quyền kiểm soát chiều đến của thông tin liên lạc của riêng bạn, vì họ cũng muốn cùng tận hưởng quyền lợi này. Quan trọng hơn, mọi người đều đánh giá cao sự rõ ràng. Hầu hết mọi người đều ổn khi không nhận được phản hồi nếu không mong đợi (nói chung, những người có chút nổi tiếng, chẳng hạn như các tác giả, thường đánh giá quá cao việc mọi người có thực sự quan tâm đến phản hồi tin nhắn của họ hay không).
Trong một số trường hợp, việc thiết lập lại kỳ vọng này thậm chí có thể giúp bạn được tin tưởng hơn khi phản hồi. Ví dụ, biên tập viên của một ấn phẩm trực tuyến từng gửi cho tôi bài viết và giả định rằng tôi có thể sẽ không trả lời. Khi nhận được phản hồi của tôi, cô ấy đã vô cùng bất ngờ. Đây là bản tóm tắt phản hồi của cô ấy:
Khi gửi e-mail cho Cal để hỏi xem liệu anh ấy có muốn tham gia vào [ấn bản của chúng tôi] hay không, tôi đã đặt ra những kỳ vọng của riêng mình. Anh ấy không có bất kỳ ý muốn đăng bài trên các blog thông qua [bộ lọc người gửi], vì vậy nếu không nhận được phản hồi, tôi cũng không cảm thấy khó chịu. Sau đó, khi nhận được câu trả lời của anh ấy, tôi đã rất cảm động.
Bộ lọc người gửi của tôi chỉ là một ví dụ về chiến lược chung này. Hãy xem xét trường hợp của cố vấn Clay Herbert, một chuyên gia trong việc vận hành các chiến dịch tài trợ cộng đồng cho các doanh nghiệp khởi sự trong lĩnh vực công nghệ: Một chuyên ngành thu hút rất nhiều độc giả với hy vọng thu thập được một vài lời khuyên hữu ích. Một bài viết trên trang Forbes.com viết về bộ lọc người gửi cho hay: “Tại một thời điểm nào đó, số lượng người liên hệ đã vượt quá khả năng của [Herbert], vì vậy anh đã tạo ra các bộ lọc trao nhiệm vụ cho người yêu cầu trợ giúp.”
Dù bắt đầu từ động lực tương tự như tôi, nhưng cuối cùng, các bộ lọc của Herbert đã chọn một dạng thức khác. Để liên hệ với anh, trước tiên bạn phải tham khảo FAQ (Frequently Asked Questions – Những câu hỏi thường gặp) để đảm bảo câu hỏi của bạn chưa từng được trả lời (đó là trường hợp đối với rất nhiều tin nhắn mà Herbert phải xử lý trước khi đặt bộ lọc). Nếu qua được vòng này, bạn buộc phải điền vào một bản khảo sát tra soát mức độ liên quan của câu hỏi với chuyên môn của anh ấy. Đối với những người vượt qua bước này, Herbert sẽ thu một khoản phí nhỏ mà bạn phải trả trước khi liên lạc với anh. Khoản phí này không nhằm mục đích lợi nhuận, mà thay vào đó, nó được dùng để chọn những người nghiêm túc tiếp nhận và hành động theo lời khuyên. Bộ lọc của Herbert vẫn cho phép anh giúp mọi người và có được những cơ hội thú vị. Nhưng đồng thời, nó cũng hạn chế kết nối tới anh sao cho anh có thể dễ dàng xử lý và phản hồi.
Thêm một ví dụ khác, hãy xem xét trường hợp của Antonio Centeno, nhà điều hành blog nổi tiếng Real Man Style.Bộ lọc người gửi của Centeno đưa ra một quy trình hai bước. Nếu bạn có câu hỏi, anh ấy sẽ chuyển hướng bạn đến một vị trí công khai để đăng câu hỏi. Centeno nghĩ thật lãng phí khi trả lời nhiều lần cùng một câu hỏi trong những cuộc trò chuyện riêng. Nếu bạn qua được bước này, anh ấy sẽ khiến bạn phải cam kết ba điều sau bằng cách nhấp vào các ô đánh dấu:
✓ Tôi sẽ không hỏi Antonio một câu hỏi về phong cách mà tôi có thể tìm kiếm câu trả lời trên Google trong 10 phút.
✓ Tôi sẽ không GỬI THƯ RÁC cho Antonio bằng một yêu cầu cắt-dán chung chung để quảng cáo hoạt động kinh doanh không liên quan của tôi.
✓ Tôi sẽ làm một việc tốt cho một người lạ ngẫu nhiên nào đó nếu Antonio phản hồi lại trong 23 giờ.
Hộp tin nhắn để bạn có thể nhập câu hỏi không xuất hiện trên trang liên hệ cho đến khi bạn đã đánh dấu tích vào cả ba cam kết này.
Tóm lại, các công nghệ đứng sau e-mail có thể đã thay đổi, nhưng các quy ước xã hội hiện tại chi phối cách chúng ta áp dụng công nghệ này thì vẫn còn kém phát triển. Khái niệm cho rằng mọi tin nhắn, bất kể mục đích gì hay người gửi là ai, đều được chuyển đến cùng một hộp thư và mọi tin nhắn đều xứng đáng nhận được phản hồi (kịp thời) không hiệu quả đến mức lố bịch. Bộ lọc người gửi là một bước nhỏ nhưng “có võ” giúp hướng tới một trạng thái tốt hơn và là một ý tưởng hợp thời – ít nhất là với số lượng doanh nhân và người làm việc tự do đang ngày càng gia tăng, họ thường nhận được rất nhiều yêu cầu liên hệ và có khả năng hạn chế mọi người tiếp xúc với mình. (Tôi cũng hy vọng rằng các quy tắc tương tự sẽ trở nên phổ biến trong giao tiếp nội bộ ở các tổ chức lớn, nhưng vì những lý do được đề cập trong Chương 2, còn lâu chúng ta mới có thể đạt được thực tế đó.) Nếu bạn thuộc nhóm này, hãy cân nhắc sử dụng bộ lọc người gửi như một cách để truy hồi lại một số quyền kiểm soát đối với thời gian và sự chú ý của mình.
Mẹo số 2: Đưa ra nhiều nội dung hơn khi bạn gửi hoặc trả lời các e-mail
Hãy xem xét các e-mail điển hình sau:
E-mail số 1: “Thật tuyệt khi được gặp anh tuần trước. Tôi muốn trao đổi thêm một số vấn đề mà chúng ta đã thảo luận. Đi cà phê nhé?”
E-mail số 2: “Chúng ta nên trao đổi lại vấn đề nghiên cứu đã thảo luận trong lần gặp trước. Hãy nhắc tôi xem chúng ta nói tới đâu rồi nhé?”
E-mail số 3: “Tôi đã phác thảo bài báo mà chúng ta nói hôm trước. Nó đã được đính kèm dưới đây. Anh nghĩ thế nào về vấn đề này?”
Ba ví dụ này có lẽ rất quen thuộc với hầu hết những người lao động trí óc, vì chúng đại diện cho rất nhiều các tin nhắn chất đầy trong hộp thư đến của họ. Chúng cũng là mỏ vàng năng suất tiềm năng: Cách bạn phản hồi chúng sẽ ảnh hưởng đáng kể đến lượng thời gian và sự chú ý mà bạn dành cho cuộc trò chuyện sau đó.
Đặc biệt, các e-mail với câu hỏi mở như thế này khiến người nhận không thể xóa tin nhắn – tạm thời – khỏi hộp thư đến của bạn. Trong chốc lát, một phản ứng nhanh chóng sẽ giúp bạn thở phào một chút vì bạn đã đẩy trách nhiệm về phía người gửi bằng cách trả lời tin nhắn. Tuy nhiên, cảm giác “giải thoát” này sẽ không kéo dài vì trách nhiệm này sẽ bị đẩy qua lại nhiều lần nữa, tiếp tục xâm chiếm thời gian và sự chú ý của bạn. Do đó, theo tôi, chiến lược đúng đắn để đối mặt với câu hỏi dạng này là tạm dừng một chút trước khi trả lời và dành thời gian để trả lời gợi ý chính sau:
Dự án mà tin nhắn nhắc tới là gì và đâu là quy trình hiệu quả nhất để dự án này kết thúc tốt đẹp?
Khi bạn tự trả lời được câu hỏi này, hãy thay thế một câu trả lời nhanh chóng bằng một câu trả lời mô tả quy trình đã xác định, chỉ ra bước hiện tại và nhấn mạnh bước tiếp theo. Tôi gọi đây là phương pháp tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm đối với e-mail, có khả năng giảm thiểu cả số lượng e-mail bạn nhận được và những phiền nhiễu tinh thần mà chúng tạo ra.
Để giải thích rõ hơn quá trình này và hiểu được tại sao nó lại hiệu quả, hãy xem xét các phản hồi lấy quy trình làm trung tâm sau đây đối với các email mẫu từ trước:
Phản hồi e-mail số 1: “Tôi cũng muốn dùng cà phê. Gặp nhau ở quán Starbucks trong khuôn viên nhé. Tôi đã liệt kê hai ngày mình rảnh vào tuần tới. Mỗi ngày vào ba khung giờ dưới đây. Nếu lúc đó anh rảnh, hãy báo cho tôi biết. Tôi sẽ xem anh rảnh lúc nào để sắp xếp cuộc gặp. Nếu không, hãy gọi cho tôi theo số điện thoại bên dưới và chúng ta sẽ cùng thu xếp thời gian. Mong nhận được phản hồi của anh.”
Phản hồi e-mail số 2: “Đúng là chúng ta nên xem lại vấn đề này. Dưới đây là đề xuất của tôi:
Hãy gửi e-mail cho tôi chia sẻ mọi điều anh còn nhớ về cuộc thảo luận của chúng ta bất kỳ lúc nào trong tuần tới. Khi nào nhận được e-mail, tôi sẽ lập một thư mục chung cho dự án và thêm vào đó một tài liệu tóm tắt những gì anh gửi, kèm với những thông tin tôi còn nhớ về cuộc thảo luận trước của chúng ta. Trong tài liệu, tôi sẽ đánh dấu hai hoặc ba bước chắc chắn nhất tiếp theo.
Sau đó, chúng ta có thể thử nghiệm các bước tiếp theo này trong vài tuần và kiểm tra lại. Tôi nghĩ chúng ta nên đặt lịch gọi cho nhau mỗi tháng một lần để xử lý việc này. Dưới đây là một số ngày và giờ tôi có thể nghe điện thoại. Khi phản hồi thư này, anh hãy cho tôi biết về ngày và giờ phù hợp nhất với anh để chúng ta có thể xác nhận giờ gọi. Hy vọng chúng ta sẽ sớm được thảo luận kỹ hơn về vấn đề này.”
Phản hồi e-mail số 3: “Cảm ơn anh vì đã gửi lại bản nháp cho tôi. Tôi sẽ đọc nó và gửi một bản chỉnh sửa được chú thích bằng các nhận xét bình luận vào thứ Sáu (ngày 10). Tôi sẽ chỉnh sửa trong khả năng và thêm những nhận xét để anh biết những chỗ mà tôi nghĩ anh nên sửa đổi một chút cho hoàn thiện. Anh sẽ chuốt lại và gửi bản thảo cuối cùng, vì vậy tùy anh nhé – không cần trả lời lại thư này hoặc gửi lại tôi bản chỉnh sửa – tất nhiên là trừ khi có vấn đề nào đó.”
Khi thảo ra các phản hồi mẫu này, tôi bắt đầu bằng cách xác định dự án mà tin nhắn nhắc tới. Hãy lưu ý rằng từ “dự án” được sử dụng ở đây mang tính bao quát. Nó có thể là các dự án lớn và rõ ràng, chẳng hạn như sự tiến triển của một vấn đề nghiên cứu (ví dụ số 2), nhưng nó cũng có thể là những hoạt động hậu cần nhỏ như sắp xếp một buổi đi uống cà phê (ví dụ số 1). Sau đó, tôi sẽ dành vài phút để suy xét về quá trình đưa chúng ta từ hiện trạng tới kết quả mong muốn với lượng tin nhắn tối thiểu. Bước cuối cùng là viết một câu trả lời mô tả rõ ràng quá trình này và vị trí mà chúng ta đang đứng. Những ví dụ này tập trung vào việc trả lời e-mail, nhưng rõ ràng là cách tiếp cận tương tự cũng có hiệu quả khi viết e-mail từ đầu.
Cách tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm đối với e-mail có thể giảm thiểu đáng kể tác động của công nghệ này lên thời gian và sự chú ý của bạn. Có hai lý do. Thứ nhất, nó làm giảm lượng e-mail đến của bạn – đôi khi là giảm đáng kể (một việc đơn giản như lên kế hoạch cho một buổi gặp gỡ ở quán cà phê có thể dễ dàng biến thành nửa tá tin nhắn hoặc hơn thế trong khoảng thời gian nhiều ngày nếu bạn không cẩn trọng về câu trả lời của mình). Đổi lại, e-mail kiểu này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian truy cập hộp thư đến và đỡ phải động não suy nghĩ nhiều về những việc cần làm.
Thứ hai, bạn có thể dùng thuật ngữ của David Allen. Khi một dự án được khởi xướng bằng một e-mail mà bạn gửi đi hoặc nhận về, nó sẽ ngự trị trong tâm trí bạn – trở thành điều gì đó “bạn phải quan tâm” và cần được giải quyết. Phương pháp này sẽ đóng vòng lặp ngay sau khi nó hình thành. Bằng cách xem xét toàn bộ quy trình, thêm vào danh sách công việc và lịch trình của bạn bất kỳ cam kết liên quan nào về phía bạn và thúc đẩy đối tác của bạn, tâm trí của bạn có thể được giải phóng khỏi dự án. Ít xáo trộn tinh thần hơn đồng nghĩa với nguồn lực tinh thần dồi dào hơn để tập trung suy nghĩ sâu.
Các e-mail lấy quy trình làm trung tâm lúc đầu có thể miễn cưỡng. Vì chúng đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian hơn suy nghĩ về phản hồi trước khi soạn e-mail. Lúc này, có vẻ như bạn đang phải dành nhiều thời gian hơn vào e-mail. Nhưng điểm quan trọng cần nhớ là dành thêm 2-3 phút lúc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều phút đọc và trả lời những tin nhắn không cần thiết về sau.
Một vấn đề khác nữa là những lời nhắn tập trung vào quá trình có vẻ đã được tóm tắt và quá khô khan. Những cuộc trao đổi xã giao hiện tại xoay quanh e-mail ngày càng trở nên mâu thuẫn với lịch trình. Nếu bạn rơi vào trường hợp này, tôi khuyên bạn nên bổ sung phần mở đầu mang tính trò chuyện dài hơn. Bạn thậm chí có thể tách phần lời nhắn tập trung vào tiến trình khỏi phần mở đầu cuộc hội thoại bằng một đường phân chia, hoặc đề tên nó là: “Các bước đề xuất tiếp theo”, để sự khô khan phù hợp hơn trong ngữ cảnh.
Cuối cùng, những rắc rối nhỏ này đều mang lại giá trị riêng. Bằng cách suy nghĩ kỹ hơn về các thông điệp được lọc ngay từ đầu vào và đầu ra khỏi hộp thư đến, bạn sẽ giảm bớt đáng kể tác động tiêu cực của công nghệ này tới khả năng tập trung vào những công việc quan trọng của mình.
Mẹo số 3: Không phản hồi
Là một sinh viên tốt nghiệp tại MIT, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với các học giả nổi tiếng. Mỗi dịp như vậy, tôi nhận thấy nhiều người trong số họ đều có cùng cách tiếp cận e-mail hiếm có và khá hay: Hành vi mặc định của họ khi nhận được một tin nhắn e-mail là không trả lời.
Qua thời gian, tôi đã biết được triết lý thúc đẩy hành vi này: Khi nhắc đến e-mail, họ tin rằng trách nhiệm của người gửi là phải thuyết phục được người nhận rằng đó là tin nhắn đáng được phản hồi. Nếu bạn không tạo ra một tình huống thuyết phục và giảm thiểu tối đa nỗ lực mà vị giáo sư phải bỏ ra để trả lời bạn, bạn sẽ không nhận được phản hồi.
Ví dụ: Đối với nhiều người nổi tiếng tại MIT, e-mail sau có khả năng không nhận được câu trả lời:
Chào giáo sư! Em muốn ghé qua chỗ thầy để nói về <chủ đề X>. Thầy có rảnh không ạ?
Trả lời tin nhắn này đòi hỏi quá nhiều việc (Câu “Thầy có rảnh không ạ?” quá mơ hồ để có thể nhận được trả lời một cách nhanh chóng). Ngoài ra, không hề có nỗ lực cho thấy cuộc trò chuyện này đáng để vị giáo sư tốn thời gian của mình. Dưới đây là một phiên bản khác của lời nhắn trên mà nhiều khả năng sẽ nhận được câu trả lời:
Chào giáo sư! Em đang xử lý một dự án liên quan tới <chủ đề X> với cố vấn của mình là <giáo sư Y>. Em viết thư cho thầy để hỏi liệu có tiện cho thầy không nếu em ghé qua chỗ thầy vào 15 phút cuối cùng trong giờ làm việc vào ngày thứ Năm để trao đổi chi tiết hơn về dự án và xem xem liệu nó có thể bổ sung cho dự án hiện tại của thầy hay không ạ?
Không giống như lời nhắn đầu tiên, lời nhắn này đưa ra một tình huống rõ ràng giải thích tại sao cuộc gặp này cần diễn ra, đồng thời giảm thiểu tối đa nỗ lực cần thiết mà người nhận phải bỏ ra khi phản hồi lại.
Để giúp bạn làm việc này, hãy thử áp dụng ba quy tắc sau đây nhằm phân loại tin nhắn nào cần phản hồi và tin nhắn nào thì không.
Phân loại e-mail chuyên môn: Đừng trả lời một e-mail nếu nó rơi vào bất kỳ trường hợp nào sau đây:
• Mơ hồ, khó hiểu hoặc khiến bạn khó có thể đưa ra một phản hồi hợp lý.
• Không phải là một câu hỏi hay đề nghị mà bạn quan tâm.
• Phản hồi cũng được mà không cũng chẳng sao.
Trường hợp nào cũng có ngoại lệ. Ví dụ, nếu CEO của công ty gửi cho bạn một e-mail mơ hồ về một dự án mà bạn không quan tâm, bạn sẽ phải trả lời. Nhưng khi xem xét những trường hợp ngoại lệ này, phương pháp tiếp cận này yêu cầu bạn phải quyết liệt hơn trong việc có trả lời hay không.
Lúc đầu, bí quyết này có thể khiến bạn khó chịu một chút vì nó sẽ buộc bạn phải phá vỡ quy ước quan trọng hiện có về e-mail khi cho rằng đã nhận được e-mail thì phải trả lời, bất kể mức độ liên quan hoặc phù hợp của nó ra sao. Cũng không thể tránh được việc sẽ có một số điều tồi tệ xảy ra nếu bạn sử dụng phương pháp này. Ở mức tối thiểu, một số người có thể thấy lúng túng hay bối rối – đặc biệt nếu họ chưa bao giờ thấy những lệ thường tiêu chuẩn về e-mail bị nghi ngờ hoặc bỏ qua. Đây chính là vấn đề: Điều này không sao cả. Tác giả Tim Ferriss từng viết: “Hãy hình thành thói quen cho phép những điều tồi tệ nhỏ nhặt xảy ra. Nếu không, bạn sẽ không bao giờ thấy mình có thời gian cho những điều lớn lao làm thay đổi cuộc sống.” Các giáo sư tại MIT đã khám phá ra rằng bạn nên cảm thấy an lòng phần nào khi nhận ra rằng mọi người sẽ nhanh chóng điều chỉnh kỳ vọng của họ tương xứng với các chi tiết cụ thể trong thói quen giao tiếp của bạn. Việc bạn không trả lời các tin nhắn vội vàng của họ có lẽ không phải là chuyện gì đó lớn lao trong cuộc sống của họ như bạn vẫn nghĩ.
Một khi đã vượt qua được sự khó chịu do cách tiếp cận này gây ra, bạn sẽ bắt đầu trải nghiệm phần thưởng mà nó mang lại. Khi thảo luận về các giải pháp xử lý tình trạng quá tải e-mail, có hai quan điểm nổi cộm xuất hiện. Có người cho rằng gửi e-mail sẽ tạo ra nhiều e-mail hơn, trong khi có người khác lại nói rằng xử lý đống e-mail mơ hồ khó hiểu hoặc không liên quan là nguồn cơn chủ yếu gây ra áp lực liên quan. Cách tiếp cận được đề xuất ở đây nhằm hóa giải cả hai vấn đề này là hãy gửi ít e-mail hơn và bỏ qua những e-mail không dễ xử lý. Bằng cách đó, bạn sẽ giảm bớt đáng kể thời gian và sự chú ý của mình cho việc xử lý hộp thư đến.