BẠN KHÔNG CẦN CHỜ TỚI LÚC ĐƯỢC MỜI ĐẶT CÂU HỎI
Trong khi điều thường xảy ra là người phỏng vấn mời người xin việc đặt câu hỏi, thì đôi khi, tốt hơn hết là bạn nên chủ động đặt câu hỏi. Đây là ba giai đoạn trong đó việc đặt câu hỏi (sau khi bạn đã xin phép được đặt câu hỏi) giúp bạn làm chủ tình thế hơn trong cuộc phỏng vấn.
Bắt đầu Brookshier, Giám đốc một công ty tuyển dụng tại Seattle, đồng thời là Chủ tịch của Seattlejobs.org, có một phong cách phỏng vấn thân mật, không trang trọng. Trong khi phỏng vấn ứng viên, bà nói rõ rằng ứng viên được quyền tự do đặt câu hỏi vào bất cứ lúc nào trong cuộc đối thoại. Brookshier lưu ý rằng: “Các ứng viên luôn được tự do đặt câu hỏi dù vấn đề được hỏi có lôi kéo sự chú ý hay không”.
Brookshier bắt đầu băn khoăn, thắc mắc nếu không nhận được những câu hỏi thông minh trong phần đầu tiên của cuộc phỏng vấn. Nhưng những nghi ngờ tồi tệ nhất của bà sẽ được chứng thực, khẳng định nếu ứng viên không đặt ra bất cứ câu hỏi nào ngay cả sau khi bà đã mời họ đặt câu hỏi. Bà nói: “Tôi coi cuộc phỏng vấn là một bài kiểm tra. Nếu bạn không có câu hỏi nào dành cho tôi, thì điều đó cho tôi biết rằng bạn quá bị động hoặc đơn giản là không nghiêm túc với công việc này. Cho dù lý do là gì đi nữa thì rất nhanh chóng tôi không còn thấy thích thú với ứng viên đó nữa”.
Điều làm Brookshier ấn tượng nhất là những câu hỏi xuất phát từ một câu hỏi mà bà đã đặt ra cho ứng viên ngay từ đầu cuộc phỏng vấn. Chẳng hạn như, nếu bà đã hỏi ứng viên rằng:
Anh tự hào nhất về những thành tích gì trong công việc, sự nghiệp của mình? hay
Anh có thể kể cho tôi nghe về nhược điểm lớn nhất của anh không?
Brookshier sẽ rất ấn tượng với ứng viên nào hỏi ngược lại mình:
Công ty ông/bà tự hào nhất về những thành tựu gì trong lịch sử của mình? hay
Ông/bà có thể kể cho tôi biết về điểm yếu lớn nhất của công ty không?
Câu hỏi cần ưu tiên
Nếu bạn thực sự muốn khẳng định bản thân và làm chủ tình thế trong cuộc phỏng vấn, thì có một câu hỏi rất hấp dẫn, câu hỏi này sẽ làm thay đổi cuộc phỏng vấn. Câu hỏi này được sử dụng phù hợp nhất trong trường hợp người phỏng vấn của bạn là giám đốc tuyển dụng, hoặc là người có quyền hạn cao. Câu hỏi này sẽ bớt đi tính hữu ích của nó nếu người phỏng vấn chỉ là người đại diện cho người thực sự tuyển dụng bạn. Câu hỏi đó là:
Ông/bà lựa chọn ứng viên cho công việc này theo những tiêu chuẩn nào?
Câu hỏi tuyệt vời này, được Irv Zuckerman đề xuất trong cuốn sách Hire Power của mình, cho phép ứng viên làm chủ tình thế một cách hiệu quả trong buổi phỏng vấn theo cách mà nhiều người phỏng vấn cảm thấy yên tâm. Đây là một cuộc trao đổi (có bình luận) giữa một người phỏng vấn và một ứng viên:
Người phỏng vấn: Cám ơn anh đã tới. Anh có muốn uống cà phê không?
Ứng viên: Không, xin cám ơn. Tôi dùng sau cũng được ạ. (Việc để ngỏ thái độ như thế này làm dịu đi việc từ chối trước lời mời thân thiện của người phỏng vấn. Hãy tránh bất cứ điều gì có thể làm hỏng buổi phỏng vấn. Bạn cũng sẽ cần phải rảnh tay để ghi chép những thông tin quan trọng mà bạn sẽ nhận được).
Người phỏng vấn: Ồ, vậy thì hãy tự nhiên, thoải mái nhé. Anh/chị có thể kể cho tôi nghe về bản thân anh/chị không?
Ứng viên: Tôi rất sẵn lòng. Nhưng trước hết, tôi có thể đặt một câu hỏi không? (Luôn phải xin phép khi đặt câu hỏi).
Người phỏng vấn: Tất nhiên rồi. (Điều đó không bao giờ bị từ chối cả. Lúc này, người phỏng vấn rất tò mò muốn biết bạn sẽ hỏi họ điều gì).
Ứng viên: Câu hỏi của tôi là: Ông/bà lựa chọn ứng viên cho công việc này theo những tiêu chuẩn nào?
Người phỏng vấn: Một câu hỏi hay!
Ứng viên: Tôi có thể ghi chép lại chứ ạ? (Luôn phải xin phép).
Người phỏng vấn: Tất nhiên rồi. Nào, để tôi xem nào. Tôi nghĩ tiêu chuẩn đầu tiên là…
Bây giờ hãy lắng nghe. Khi người phỏng vấn đã nói xong tiêu chuẩn thứ nhất, hãy hỏi ông/bà ta về tiêu chuẩn thứ hai. Rồi tiêu chuẩn thứ ba. Bạn sẽ nhanh chóng có được bản danh sách những “điểm quan trọng” của người phỏng vấn, hình thành nên chân dung một ứng viên lý tưởng cho công việc này. Thách thức đối với bạn là phải nhấn mạnh rằng những phẩm chất và kinh nghiệm của bạn tình cờ lại phù hợp với từng tiêu chuẩn mà người phỏng vấn đã nêu ra.
Hãy ngưng lại để suy nghĩ một phút. Chú ý xem bạn đã đạt được những kết quả gì bằng cách đặt câu hỏi tuyệt vời này. Bạn đã làm chủ được tình thế trong cuộc phỏng vấn này. Tự nhiên, người phỏng vấn lại đi theo đúng kế hoạch trả lời của bạn. Câu hỏi – ông/bà lựa chọn ứng viên cho công việc này theo những tiêu chuẩn nào? – được đặt ra nhằm đưa bạn vào vị trí người điều khiển cuộc chơi. Hãy chấp nhận rủi ro với cách diễn đạt của mình. Chúng ta hãy thử phân tích từ ngữ của câu hỏi này:
Theo những tiêu chuẩn nào. Phần này của câu hỏi tập trung việc thảo luận những vấn đề chính – vào công việc hay những đòi hỏi của công việc, hơn là vào trình độ học vấn, kinh nghiệm, tuổi tác, giới tính, v.v… của bạn. Điều mà nhà tuyển dụng thực sự muốn là một người nào đó có thể thực hiện công việc này và sẽ phù hợp với công việc. Bạn có phải là người đó không? Bạn có thể chứng minh mình là người như thế không? Đó là mục tiêu của bạn trong những giai đoạn tiếp theo của cuộc phỏng vấn.
Ông/bà sẽ lựa chọn. Điều này xác định quyền hạn của người ra quyết định. Việc biết liệu, tình cờ, bạn có phải đang nói chuyện với một người nào đó là người ra quyết định hay không, hay chỉ là một người đại diện, là rất quan trọng đối với bạn. Dù người đó là ai đi nữa, bạn cũng cần tập trung vào động từ “lựa chọn” trong câu này và bạn phải chứng tỏ điều gì để được lựa chọn.
Ứng viên. Chỉ một ứng viên sẽ được lựa chọn cho công việc này. Bạn muốn ứng viên đó là bạn. Một trong những công việc của bạn trong buổi phỏng vấn là nhắc nhở nhà tuyển dụng rằng bạn là người cởi mở, dễ chịu, sẽ hòa đồng với những người khác trong tổ chức.
Cho công việc này. Cụm từ này nhấn mạnh một ý là chủ đề của cuộc nói chuyện xoay quanh công việc mà người phỏng vấn cần tuyển người vì một chức năng quan trọng của tổ chức chưa được thực hiện. Ngoài ra, ứng viên lý tưởng để giải quyết vấn đề này đã có sẵn và sẵn sàng bắt đầu công việc.
Trước khi bắt đầu
Một cuộc phỏng vấn xin việc có thể kết thúc thậm chí trước khi bạn nghĩ nó mới bắt đầu. Nói cách khác, một cuộc phỏng vấn xin việc có thể là một cuộc đối thoại bắt đầu diễn ra từ lâu trước khi những lời nói đầu tiên của bạn được thốt ra.
Viễn cảnh này cho thấy rằng việc bạn cho rằng mình có thể chọn thời điểm để bắt đầu một buổi phỏng vấn xin việc quả là một sai lầm.
Susan đến buổi phỏng vấn xin việc của mình từ sớm. Vào thời điểm được hẹn tới, người phỏng vấn Susan chào mừng cô và đề nghị cô đi theo ông lên phòng làm việc của mình. Ngay lập tức, Susan nhận ra rằng người phỏng vấn trông có vẻ hơi ngớ ngẩn như thể ông đã quên mất phòng làm việc của mình nằm ở đâu. Khi họ bắt đầu đi qua một dãy phòng làm việc, ông có vẻ do dự, đầu tiên là nhìn sang bên trái, sau đó bên phải. Không để ý tới Susan, ông dừng lại ở mỗi đoạn giao nhau, như thể ông là người đầu tiên khám phá khu vực này. Có Susan đi theo sau, thậm chí ông ấy còn quay lại đường cũ một đôi lần. Susan cảm thấy rất khó chịu, nhưng cô chẳng biết nên cư xử thế nào. Cô có nên nói gì chăng? Lời bình luận gì lúc này có làm ông thêm khó chịu không? Có lẽ người phỏng vấn đã không có khả năng trong một số lĩnh vực. Vì thế, Susan chững lại và chờ người phỏng vấn hành động. Cuối cùng thì họ cũng tìm được lối dẫn tới phòng phỏng vấn, tại đó, người phỏng vấn đặt ra cho Susan một vài câu hỏi chiếu lệ, sau đó cám ơn cô ấy đã tới. Susan không được nhận vào làm công việc đó.
Điều gì diễn ra ở đây vậy? Nếu bạn là Susan, bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào? Trước khi đọc tiếp, bạn hãy dành một phút suy nghĩ kỹ về thách thức này vì đây quả thực là một thách thức đấy.
Susan không nhận ra đây là một thách thức đối với mình, nhưng chạy loăng quăng khắp nơi như thế chính là một phần của buổi phỏng vấn. Khi người phỏng vấn bắt đầu mở màn cuộc nói chuyện thì buổi phỏng vấn đã kết thúc và ứng viên đã bị loại. Vâng, điều này có vẻ lạ kỳ, nhưng người phỏng vấn đã tỏ ra ngớ ngẩn, kém cỏi để kiểm tra phẩm chất lãnh đạo của Susan. Cô ấy có đề nghị sẽ giúp đỡ ông ta không? Cô có nắm vai trò chủ động trong lĩnh vực gì không, có huy động bất cứ kỹ năng gì mình có để tập trung cho cơ hội này hay không? Hay cô vẫn tỏ ra bị động? Người phỏng vấn đã hy vọng rằng Susan sẽ đặt ra một câu hỏi. Phần quan trọng nhất của
buổi phỏng vấn đã diễn ra trước khi ứng viên hiểu được rằng điều quan trọng gì đó đã xảy ra.
Lẽ ra Susan có thể làm gì? Điều đầu tiên, lẽ ra cô nên nhận ra rằng mình đang bị thử thách. Trên thực tế, tất cả mọi ứng viên đều rất hiểu rõ rằng họ đang bị đánh giá ngay khi họ ra khỏi nhà mình. Susan lẽ ra có thể làm gì hoặc nói gì? Một nhà đào tạo xin việc tại Dallas thường có khách hàng rơi vào biện pháp thử thách này đã đề xuất một phương pháp.
Ồ, ở đây không có gì là đúng hay sai cả. Nhưng tôi đã dạy Susan làm một điều gì đó để hiểu rằng rốt cuộc thì một tình huống khó chịu có nghĩa là gì. Nếu tôi đang tuyển người vào vị trí lãnh đạo hoặc quản lý nhóm, thì tôi tìm kiếm những ứng viên đáng tin cậy, họ phải đề nghị giúp đỡ về một mặt nào đó, hoặc ít nhất là dùng khiếu hài hước làm giảm bớt sự căng thẳng. Một ứng viên đã làm tôi bật cười khi cô ta đùa tếu rằng: “Có lẽ chúng ta nên rải mẩu bánh mì để tìm được đường về!” Chủ yếu là tôi muốn thấy được bằng chứng cho thấy ứng viên đang suy nghĩ. Điều làm tôi do dự nhất là khi các ứng viên không có dấu hiệu nghĩ xem cần làm gì hay quá rụt rè làm việc đó.
Thật may là những biện pháp thử thách như thế này không còn được mấy ai dùng nữa, vì thế, có thể bạn sẽ không gặp phải quá nhiều kỹ thuật thử thách bằng cách diễn kịch như vậy. Nhưng điều cần lưu ý vẫn là: Cuộc phỏng vấn bắt đầu diễn ra sớm hơn bạn nghĩ đấy. Hãy liên tục suy nghĩ và đừng ngại đặt câu hỏi. Đây là một viễn cảnh khác bạn có thể gặp phải.
Charles đang tham dự buổi phỏng vấn vào một chức vụ cao trong phòng bán hàng, và mọi thứ đang diễn ra rất suôn sẻ. Kinh nghiệm của anh vô cùng phù hợp. Hơn thế nữa, Charles và nhà tuyển dụng, phó phòng bán hàng, dường như đều cảm thấy rất hài lòng. Vì thế, các bạn hãy tưởng tượng xem Charles đã ngạc nhiên như thế nào khi đột nhiên, người phỏng vấn đứng dậy và nói: “Xin lỗi, Charles. Tôi không nghĩ là cuối cùng chúng tôi đã tìm được ứng viên phù hợp. Cám ơn anh đã có cuộc chuyện trò với tôi và xin chúc anh may mắn”. Lời từ chối được thốt ra hết sức bất ngờ đến nỗi Charles chỉ có thể nói lẩm nhẩm mấy câu khi bước ra ngoài.
Điều gì diễn ra ở đây vậy? Lại một lần nữa, bạn hãy dành một phút đặt mình vào vị trí của Charles. Bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?
Charles không nhận ra rằng thái độ phản đối của nhà tuyển dụng báo hiệu sự khởi đầu cho cuộc phỏng vấn chứ không phải là báo hiệu sự kết thúc. Hãy nhớ rằng, Charles đang bị thử thách vào một vị trí cao trong bộ phận bán hàng. Một kỹ năng quan trọng cần có cho vị trí này là sự khéo léo trong việc đối mặt với những lý do phản đối hoặc thái độ từ chối có thể xảy ra trong tương lai. Vì thế, nhà tuyển dụng bất ngờ từ chối ứng viên để xem anh ta sẽ phản ứng như thế nào.
Lẽ ra Charles có thể làm gì? Một nhà tuyển dụng của Fortune 500 khuyên rằng lẽ ra
Charles có thể trả lời là:
Xin lỗi ông, ông có thể dành cho tôi vài phút nữa được không? Tôi cảm thấy hơi khó hiểu. Tôi nghĩ là cuộc phỏng vấn đã diễn ra khá tốt đẹp và kinh nghiệm của tôi rất phù hợp với công việc mà ông đã mô tả. Nhưng hình như tôi đã quên mất điều gì đó quan trọng. Tôi rất muốn biết ông thấy những kỹ năng của tôi không phù hợp với công việc này ở điểm nào, từ đó, tôi có thể có cơ hội chứng tỏ rằng tôi thực sự là ứng viên phù hợp nhất cho công việc này.
Nhà tuyển dụng nói thêm rằng: “Kiểu trả lời như thế sẽ giúp tôi biết rằng Charles có thể xử lý những lời phản đối, chấp nhận trách nhiệm về trường hợp của mình, và đề nghị được cung cấp thông tin để từ đó anh ta có thể tiếp tục bán hàng, đó là lý do tôi sẽ tuyển anh ta”. Nói tóm lại, Charles cần một câu hỏi “kêu gọi hành động” mà tôi sẽ đề cập tới trong Chương 12.
Kết thúc
Đây là một giai đoạn tiêu biểu, trong đó, bạn sẽ được mời đặt bất cứ câu hỏi nào mà bạn có. Người phỏng vấn sẽ ngồi dựa lưng vào ghế và trao quyền phỏng vấn cho bạn. Có vẻ như là cuộc phỏng vấn sắp kết thúc. Nhưng không phải đâu. Những người phỏng vấn không nhất trí cho là như vậy: Họ thực sự mong đợi bạn sẽ đặt ra những câu hỏi thông minh.
Đừng cho là bạn biết khi nào cuộc phỏng vấn kết thúc. An toàn nhất là hãy áp dụng quy tắc này: Cuộc phỏng vấn không kết thúc cho tới khi bạn không còn thích thú với công việc nữa. Cho tới lúc đó, đồng hồ vẫn chạy đấy nhé.